Gestire operazioni, eventi ed email
Obiettivi di apprendimento
Al completamento di questa unità, sarai in grado di:
- Rivedere la cronologia delle attività e gli impegni successivi nella tempistica attività.
- Aggiornare le attività.
- Utilizzare gli eventi del calendario in modo efficiente.
- Identificare due punti da cui puoi inviare email in Lightning Experience.
Tempistica attività
Quando apri un record in Salesforce Classic, ad esempio un referente o un'opportunità, utilizzi gli elenchi correlati Attività aperte e Cronologia attività per tenere le attività sotto controllo.
In Lightning Experience, i dettagli degli stessi elenchi sono presentati in maniera più intelligente nella tempistica attività.
La tempistica attività è come una centrale operativa delle attività per tutto ciò che riguarda il record corrente. Invece di dover consultare più elenchi correlati per avere una visione d'insieme, trovi tutto in un solo posto e direttamente nel record su cui stai lavorando.
È una funzionalità esclusiva di Lightning Experience, approfittane.
Visualizzare una sintesi delle attività più recenti
La tua collega è in ferie e devi gestire i suoi account fino al suo ritorno. Quando un cliente chiama, come fai per avere subito un quadro della situazione?
O forse, eri tu a essere in ferie. Ora hai ripreso il lavoro e hai bisogno di sapere cosa è successo durante la tua assenza.
In entrambi i casi, la tempistica attività è il tuo miglior alleato.
Vediamo alcuni modi in cui puoi capire che progressi ci sono stati relativamente al cliente.
La prima cosa che noterai è che, nella tempistica attività, le attività sono suddivise in imminenti e scadute (1) e attività svolte nei mesi precedenti (2), quindi puoi vedere che cosa è in programma e che cosa è già stato fatto. Puoi utilizzare i pulsanti (3) per espandere e comprimere un mese.
Se ti servono più dettagli su un'attività, fai clic sul pulsante a sinistra dell'attività (4) per espanderla, quindi fai clic di nuovo per comprimerla quando hai finito. In alternativa puoi fare clic su Espandi tutto (5) per visualizzare i dettagli di tutte le attività.
Per vedere altre attività imminenti fai clic su Visualizza altro (6).
Individuare le attività più importanti
Se lavori con un account, un'opportunità o un altro record da molto tempo probabilmente nella tua tempistica avrai molte attività diverse. Come fare per trovare i dati che stai cercando?
Puoi usare i filtri nelle impostazioni per restringere la ricerca. Filtrando per tipo di attività e intervallo date puoi trovare le informazioni chiave in un attimo.
Altre funzionalità della tempistica attività
Nella tempistica attività puoi fare molto altro.
Puoi aggiornare un'attività mentre rivedi l'elenco. Nella riga dell'attività, fai clic sulla freccia dell'elenco a discesa per visualizzare le opzioni di modifica.
Oppure, quando completi un'operazione, fai clic sulla casella di controllo per contrassegnarla come completata.
Puoi trovare molti modi per utilizzare la tempistica attività mentre esplori Lightning Experience.
Operazioni ed elenchi operazioni
In Salesforce Classic, al di là dell'elenco Operazioni personali nella Pagina iniziale, non ci sono schede Operazioni.
Tuttavia, a volte puoi aver bisogno di vedere che cosa c'è in tutto il tuo elenco delle cose da fare, non solo le attività imminenti per uno specifico referente o account. In questo caso non sarebbe comodo poter andare direttamente all'elenco operazioni da qualsiasi pagina, invece che dover sempre passare per la pagina iniziale?
È qui che torna utile la pagina delle operazioni di Lightning Experience.
È facilmente accessibile e offre un punto unico in cui creare le operazioni e gestire quelle esistenti. Fai clic sulla scheda Operazioni oppure fai clic su Visualizza tutto nell'elenco Operazioni odierne nella Pagina iniziale di Lightning Experience.
Tenere aggiornato l'elenco delle cose da fare
Un altro importante aspetto dell'elenco delle operazioni è che, mentre guardi l'elenco sulla sinistra, sulla destra viene visualizzata l'espansione dei dettagli relativi all'operazione selezionata.
Fai clic su un'operazione a sinistra e vedi le relative informazioni sulla destra.
La visualizzazione dei dettagli in Lightning Experience offre molte azioni rapide, disponibili facendo clic sulla freccia del menu a discesa, per rendere più efficiente l'aggiornamento delle operazioni. Puoi cambiare lo stato o la priorità di un'operazione,modificarla ed eliminarla.
Oppure, puoi fare clic su Contrassegna come completato per aggiornare lo stato dell'operazione allo in Completato. Puoi contrassegnare le operazioni come completate da qualsiasi visualizzazione elenco. Naturalmente le operazioni sono visualizzate anche nella tempistica attività del record su cui stai lavorando e puoi modificarle anche da lì.
Calendario
Salesforce Classic include un calendario per aiutarti a ricordare gli appuntamenti.
Il calendario in Lightning Experience fa di più e ti permette di lavorare in modo ancora più produttivo.
La prima cosa che noti è la scheda Calendario, che semplifica l'accesso alla pianificazione.
Anche creare un evento è facile è veloce. Fai clic su Nuovo evento oppure fai clic sul giorno e l'ora di inizio dell'evento e trascina il cursore fino all'ora in cui finisce. Viene visualizzata la finestra Crea evento con l'ora di inizio e di fine già compilate. Inserisci i dati dell'evento e fai clic su Salva.
Vuoi concentrarti sulla pianificazione imminente o fare un po' d'ordine sullo schermo di un piccolo portatile? Fai clic su 
per nascondere il riquadro laterale del calendario; per visualizzarlo nuovamente, fai clic un'altra volta sul pulsante.
Visualizzare altri calendari
Una caratteristica particolarmente utile in Lightning Experience è la possibilità di condividere i tuoi calendari e visualizzare i calendari che i colleghi condividono con te, tutto dal tuo calendario.
Inoltre, con gli elenchi utenti, puoi aggiungere più calendari contemporaneamente. Se non vedi gli elenchi utenti come categoria di ricerca nella finestra di dialogo Aggiungi calendari, chiedi al tuo amministratore come impostare i calendari degli elenchi utenti.
Con i calendari condivisi è facile vedere se gli eventi si sovrappongono. Per esempio, puoi vedere se una collega è impegnata e accertarti che sia disponibile per un evento che stai pianificando e che durerà un giorno intero.
Quando condividi il calendario con un collega, puoi specificare i dettagli che può vedere modificando il livello di accesso predefinito. Per mostrare a un determinato collega più o meno dettagli sulla tua pianificazione, fai clic su 
accanto al calendario Eventi personali, quindi seleziona Condividi calendario. Seleziona il nome di un collega dall'elenco a discesa Condividi con e seleziona il livello di accesso dall'elenco a discesa Accesso. Quando hai finito di apportare le modifiche, fai clic su Condividi .
Tieni presente che l'amministratore può limitare i dettagli che tutti possono condividere con gli altri. Inoltre, gli amministratori che dispongono dell'autorizzazione Visualizza tutti i dati possono visualizzare i calendari degli utenti anche se non sono stati condivisi.
Se vuoi concentrarti su un solo calendario, fai clic sulle caselle colorate degli altri calendari per nasconderli e, per visualizzarli nuovamente, fai clic un'altra volta sulle caselle.
Visualizzare i dati di Salesforce come date nel calendario
Un modo pratico per usare un calendario è visualizzare i dati di Salesforce come eventi nel calendario. In questa schermata le date di chiusura delle opportunità sono visualizzate nel calendario.
È facile, basta creare un calendario per i dati che ti interessano.
Scegli l'oggetto che vuoi visualizzare nel calendario e seleziona i campi data che rappresentano i dati che vuoi monitorare, ad esempio le date di chiusura in sospeso.
A questo punto hai una visuale d'insieme di quello che ti aspetta. A giudicare dalla schermata, hai una settimana con diverse trattative da chiudere. Ora puoi pianificare di conseguenza e riprogrammare qualche riunione o semplicemente riservare del tempo per concentrarti sulla chiusura delle trattative.
Calendari in azione
Se è vero che un'immagine vale più di mille parole, i video sono ancora più efficaci per spiegare i concetti. Eccone uno molto sintetico sull'uso dei calendari in Lightning Experience.
Anche se oggi possiamo comunicare in molti modi, i tuoi clienti si affideranno principalmente all'email, come te del resto.
Inviare email da qualsiasi pagina
In Salesforce Classic in genere puoi creare e inviare email dall'elenco correlato Stato email HTML.
Qui sono visualizzati anche i messaggi già inviati.
In Lightning Experience, hai numerose opzioni per creare e inviare email. Il composer attività all'interno di un record e il menu delle azioni globali sono le opzioni che probabilmente userai più di frequente.
Come puoi vedere in questa immagine della schermata del composer email, proprio come in Salesforce Classic, quando invii un'email da un record, il sistema compila l'indirizzo del destinatario automaticamente. Se a un Account personale è associato un indirizzo email, anche questo viene compilato automaticamente, ma solo in Lightning Experience.
Immagina di ricordare all'improvviso che devi inviare un messaggio di ringraziamento a un referente. Fai clic sull'azione rapida Email per aprire il composer e inserisci i dettagli, non è necessario che tu vada prima al record corrispondente. Ricorda di aggiornare il campo del destinatario in modo che l'email arrivi alla persona giusta. Vedrai l'email nella tempistica attività del destinatario.
Funzionalità dell'email in Lightning Experience
Nel composer email sono disponibili varie funzionalità che renderanno il tuo messaggio ancora più efficace.
Una delle prime cose che noterai è che puoi correlare l'email a un altro record, ad esempio all'opportunità a cui stai lavorando.
Vedrai quindi l'email in contesto, nella tempistica attività, quando visualizzerai quell'opportunità.
Nel composer email puoi fare molto altro: aggiungere allegati, inserire campi di unione, inserire o creare un modello, visualizzare l'anteprima dell'email prima di inviarla, cancellare il contenuto dell'email per ricominciare da capo ed espandere il composer email per avere più spazio.
Inviare un'email a un gruppo
In Salesforce Classic hai usato le email di gruppo, ovvero l'Invio globale di email, per arrivare a molti clienti contemporaneamente.
Puoi fare lo stesso in Lightning Experience per i referenti e i lead, con la funzionalità Email elenco. In Lightning Experience, parti da una visualizzazione elenco salvata, in cui l'elenco è già stato filtrato per selezionare un gruppo di destinatari specifici.
Nell'email elenco puoi includere modelli e campi di unione, nonché aggiungere allegati (2) per essere ancora più efficiente. Assicurati di selezionare la scheda Esamina per confermare che i destinatari ed eventuali campi unione siano visualizzati come vuoi (1) prima di fare clic su Invia.
Inviare le email a un gruppo è un ottimo metodo per rendere più efficienti le comunicazioni.
Modelli di email
In Lightning Experience puoi creare due nuovi tipi di modelli di email. I modelli Lightning, inclusi quelli che puoi creare nel Generatore modello di email, supportano il formato RTF e ti consentono di visualizzare facilmente l'anteprima dei file e di condividerli. Non devi far altro che inviare gli allegati alle email come link. Inoltre, è facile tenere aggiornati questi modelli.
Tuttavia, se ti servono modelli su carta intestata, con HTML personalizzato o Visualforce, puoi continuare a usare i tuoi modelli di Salesforce Classic fino a quando queste funzionalità non saranno disponibili nei modelli Lightning.
Puoi accedere facilmente ai tuoi modelli di Salesforce Classic esistenti in formato Testo, HTML e Personalizzato in Lightning Experience. Devi usare Salesforce Classic solo per modificarli. Quando selezioni un modello, scegli Tutti i modelli Classic dall'elenco a discesa.
Email elenco e modelli di email in azione
Per ricapitolare, guardiamo le email elenco e i modelli di email in azione. Questo video mostra come inviare email personalizzate a un gruppo.
Risorse
- Guida: Scelte rapide da tastiera
- Trailhead: Produttività nelle vendite, vedi l'unità Aiutare gli agenti a utilizzare le attività
- Guida: Tempistica attività
- Video Salesforce: Use Tasks to Boost Your Sales Productivity (Usare le operazioni per migliorare la produttività nelle vendite)
- Guida: Operazioni
- Guida: Visualizzazioni calendario in Lightning Experience
- Guida: Utilizzo dei calendari per monitorare e visualizzare date nei Salesforce Object in Lightning Experience
- Guida: Inviare email da Salesforce