Gestire operazioni, eventi ed email

Visualizzare una sintesi delle attività più recenti

La tua collega è in ferie e devi gestire i suoi account fino al suo ritorno. Quando un cliente chiama, come fai per avere subito un quadro della situazione?

O forse, eri tu a essere in ferie. Ora hai ripreso il lavoro e hai bisogno di sapere cosa è successo durante la tua assenza.

In entrambi i casi, la tempistica attività è il tuo miglior alleato.

Vediamo alcuni modi in cui puoi capire che progressi ci sono stati relativamente al cliente.

La prima cosa che noterai è che, nella tempistica attività, le attività sono suddivise in imminenti e scadute (1) e attività svolte nei mesi precedenti (2), quindi puoi vedere che cosa è in programma e che cosa è già stato fatto. Puoi utilizzare i pulsanti (3) per espandere e comprimere un mese.

Se ti servono più dettagli su un'attività, fai clic sul pulsante a sinistra dell'attività (4) per espanderla, quindi fai clic di nuovo per comprimerla quando hai finito. In alternativa puoi fare clic sui Espandi tutto (5) per visualizzare i dettagli di tutte le attività.

Per vedere altre attività imminenti fai clic su Visualizza altro (6).

Individuare le attività più importanti

Se lavori con un account, un'opportunità o un altro record da molto tempo probabilmente nella tua tempistica avrai molte attività diverse. Come fare per trovare i dati che stai cercando?

Puoi usare i filtri nelle impostazioni per restringere la ricerca. Filtrando per tipo di attività e intervallo date puoi trovare le informazioni chiave in un attimo.

Altre funzionalità della tempistica attività

Nella tempistica attività puoi fare molto altro.

Puoi aggiornare un'attività mentre rivedi l'elenco. Nella riga dell'attività, fai clic sulla freccia dell'elenco a discesa per visualizzare le opzioni di modifica.

Oppure, quando completi un'operazione, fai clic sulla casella di controllo per contrassegnarla come completata.

Puoi trovare molti modi per utilizzare la tempistica attività mentre esplori Lightning Experience.

Tenere aggiornato l'elenco delle cose da fare

Un altro importante aspetto dell'elenco delle operazioni è che, mentre guardi l'elenco sulla sinistra, sulla destra viene visualizzata l'espansione dei dettagli relativi all'operazione selezionata.

Fai clic su un'operazione a sinistra e vedi le relative informazioni sulla destra.

La visualizzazione dei dettagli in Lightning Experience offre molte azioni rapide, disponibili facendo clic sulla freccia del menu a discesa, per rendere più efficiente l'aggiornamento delle operazioni. Puoi cambiare lo stato o la priorità di un'operazione,modificarla ed eliminarla.

Oppure, puoi fare clic su Contrassegna come completato per aggiornare lo stato dell'operazione allo in Completato. Puoi contrassegnare le operazioni come completate da qualsiasi visualizzazione elenco. Naturalmente le operazioni sono visualizzate anche nella tempistica attività del record su cui stai lavorando e puoi modificarle anche da lì.

Visualizzare altri calendari

Una caratteristica particolarmente utile in Lightning Experience è la possibilità di condividere i tuoi calendari e visualizzare i calendari che i colleghi condividono con te, tutto dal tuo calendario. 

Inoltre, con gli elenchi utenti, puoi aggiungere più calendari contemporaneamente. Se non vedi gli elenchi utenti come categoria di ricerca nella finestra di dialogo Aggiungi calendari, chiedi al tuo amministratore come impostare i calendari degli elenchi utenti.

Con i calendari condivisi è facile vedere se gli eventi si sovrappongono. Per esempio, puoi vedere se una collega è impegnata e accertarti che sia disponibile per un evento che stai pianificando e che durerà un giorno intero.

Quando condividi il calendario con un collega, puoi specificare i dettagli che può vedere modificando il livello di accesso predefinito. Per mostrare a un determinato collega più o meno dettagli sulla tua pianificazione, fai clic su accanto al calendario Eventi personali, quindi seleziona Condividi calendario. Seleziona il nome di un collega dall'elenco a discesa Condividi con e seleziona il livello di accesso dall'elenco a discesa Accesso. Quando hai finito di apportare le modifiche, fai clic su Condividi .

Tieni presente che l'amministratore può limitare i dettagli che tutti possono condividere con gli altri. Inoltre, gli amministratori che dispongono dell'autorizzazione Visualizza tutti i dati possono visualizzare i calendari degli utenti anche se non sono stati condivisi.

Se vuoi concentrarti su un solo calendario, fai clic sulle caselle colorate degli altri calendari per nasconderli e, per visualizzarli nuovamente, fai clic un'altra volta sulle caselle.

Visualizzare i dati di Salesforce come date nel calendario

Un modo pratico per usare un calendario è visualizzare i dati di Salesforce come eventi nel calendario.

In questa schermata le date di chiusura delle opportunità sono visualizzate nel calendario.

È facile, basta creare un calendario per i dati che ti interessano.

Scegli l'oggetto che vuoi visualizzare nel calendario e seleziona i campi data che rappresentano i dati che vuoi monitorare, ad esempio le date di chiusura in sospeso.

A questo punto hai una visuale d'insieme di quello che ti aspetta. A giudicare dalla schermata, hai una settimana con diverse trattative da chiudere. Ora puoi pianificare di conseguenza e riprogrammare qualche riunione o semplicemente riservare del tempo per concentrarti sulla chiusura delle trattative.

Calendari in azione

Se è vero che un'immagine vale più di mille parole, i video sono ancora più efficaci per spiegare i concetti. Eccone uno molto sintetico sull'uso dei calendari in Lightning Experience.

Inviare email da qualsiasi pagina

In Salesforce Classic in genere puoi creare e inviare email dall'elenco correlato Stato email HTML.

Qui sono visualizzati anche i messaggi già inviati.

In Lightning Experience, hai numerose opzioni per creare e inviare email. Il composer attività all'interno di un record e il menu delle azioni globali sono le opzioni che probabilmente userai più di frequente.

Come puoi vedere in questa immagine della schermata del composer email, proprio come in Salesforce Classic, quando invii un'email da un record, il sistema compila l'indirizzo del destinatario automaticamente. Se a un Account personale è associato un indirizzo email, anche questo viene compilato automaticamente, ma solo in Lightning Experience.

Immagina di ricordare all'improvviso che devi inviare un messaggio di ringraziamento a un referente. Fai clic sull'azione rapida Email per aprire il composer e inserisci i dettagli, non è necessario che tu vada prima al record corrispondente. Ricorda di aggiornare il campo del destinatario in modo che l'email arrivi alla persona giusta. Vedrai l'email nella tempistica attività del destinatario.

Funzionalità dell'email in Lightning Experience

Nel composer email sono disponibili varie funzionalità che renderanno il tuo messaggio ancora più efficace.

Una delle prime cose che noterai è che puoi correlare l'email a un altro record, ad esempio all'opportunità a cui stai lavorando.

Vedrai quindi l'email in contesto, nella tempistica attività, quando visualizzerai quell'opportunità.

Nel composer email puoi fare molto altro: aggiungere allegati, inserire campi di unione, inserire o creare un modello, visualizzare l'anteprima dell'email prima di inviarla, cancellare il contenuto dell'email per ricominciare da capo ed espandere il composer email per avere più spazio.

Inviare un'email a un gruppo

In Salesforce Classic hai usato le email di gruppo, ovvero l'Invio globale di email, per arrivare a molti clienti contemporaneamente.

Puoi fare lo stesso in Lightning Experience per i referenti e i lead, con la funzionalità Email elenco. In Lightning Experience, parti da una visualizzazione elenco salvata, in cui l'elenco è già stato filtrato per selezionare un gruppo di destinatari specifici.

Nell'email elenco puoi includere modelli e campi di unione, nonché aggiungere allegati (2) per essere ancora più efficiente. Assicurati di selezionare la scheda Esamina per confermare che i destinatari ed eventuali campi unione siano visualizzati come vuoi (1) prima di fare clic su Invia.

Inviare le email a un gruppo è un ottimo metodo per rendere più efficienti le comunicazioni.

Modelli di email

In Lightning Experience puoi creare due nuovi tipi di modelli di email. I modelli Lightning, inclusi quelli che puoi creare nel Generatore modello di email, supportano il formato RTF e ti consentono di visualizzare facilmente l'anteprima dei file e di condividerli. Non devi far altro che inviare gli allegati alle email come link. Inoltre, è facile tenere aggiornati questi modelli.

Tuttavia, se ti servono modelli su carta intestata, con HTML personalizzato o Visualforce, puoi continuare a usare i tuoi modelli di Salesforce Classic fino a quando queste funzionalità non saranno disponibili nei modelli Lightning.

Puoi accedere facilmente ai tuoi modelli di Salesforce Classic esistenti in formato Testo, HTML e Personalizzato in Lightning Experience. Devi usare Salesforce Classic solo per modificarli. Quando selezioni un modello, scegli Tutti i modelli Classic dall'elenco a discesa.

Email elenco e modelli di email in azione