Implementare Lightning Experience per gli utenti
Obiettivi di apprendimento
Fase di implementazione: avviare il piano di transizione
Ricordi l'analogia musicale con Broadway? Immagina di dirigere uno spettacolo che è appena stato approvato. E adesso?
È il momento di preparare la tua organizzazione, e i tuoi utenti, a Lightning Experience. Nella fase di implementazione potrai mettere in atto la tua strategia di gestione del cambiamento. Allo stesso tempo, potrai sviluppare ulteriormente la versione implementando le funzionalità di Lightning Experience e risolvendo i principali problemi individuati nel rapporto sulla preparazione. L'ultimo passaggio consiste nel dare agli utenti l'accesso alla nuova interfaccia.
Eseguire il progetto di transizione a Lightning Experience richiede sicuramente molti sforzi. Ma può anche rivelarsi divertente! Dopotutto, che senso ha introdurre funzionalità innovative se gli utenti non ne sono entusiasti? Scopriamo qualche idea per realizzare un'implementazione di successo nella tua azienda.
Se è graduale per vari gruppi di utenti, in questa fase dovrai ripetere alcune attività finché tutti non saranno passati alla nuova interfaccia. E ricorda, non devi fare tutto in una volta!
Scopriamo qualche dettaglio in più.
Preparare gli utenti a lavorare in Lightning Experience
Avvia subito le attività di gestione del cambiamento e tieni gli utenti aggiornati durante l'intero progetto di transizione. Se hanno troppo da fare, non saranno sempre aperti al cambiamento. Il tuo obiettivo, pertanto, è di aumentare il coinvolgimento con attività di comunicazione, collaborazione, formazione... e anche con un po' di marketing per destare più interesse. In ogni passaggio, utilizza Lightning Experience Transition Change Management Hub per ottenere le istruzioni e gli strumenti necessari per preparare gli utenti all'implementazione.
Diamo un'occhiata alle attività di gestione del cambiamento che dovrebbero essere alla base della fase di implementazione.
Creare un gruppo Chatter per il team di implementazione
Ciò di cui hai bisogno è un posto in cui comunicare e collaborare con le parti coinvolte e gli utenti interessati durante l'implementazione di Lightning Experience. Consigliamo di creare un gruppo Chatter e di inviare tutti gli inviti del caso.
Change Management Hub rende tutto più semplice. Offre anche un modello di "messaggio di benvenuto" per partire con il piede giusto nel gruppo Chatter.
Il gruppo Chatter permette di condividere il programma di implementazione, pubblicare aggiornamenti e collaborare sulla base di informazioni contestuali.
Liberare il potenziale dei promotori Salesforce
I promotori sono dipendenti che comprendono il valore della tua implementazione, vogliono aiutarti a migliorare quanto già attuato e promuovono l'adozione di Salesforce tra gli altri utenti. Agiscono spesso in stretta collaborazione con la comunità di dipendenti e hanno una buona conoscenza delle funzionalità e dei processi utilizzati, così come dei problemi che ostacolano l'adozione. Coinvolgi i promotori sin dalle prime fasi del progetto di transizione in modo che possano agire come sostenitori di Lightning Experience, aiutandoti a rispondere alle domande e a fornire supporto.
Dai ai tuoi promotori un'anteprima di Lightning Experience. Assicurati la loro collaborazione all'inizio della fase di implementazione per confermare le priorità del piano. Invitali a provare Lightning Experience. O meglio ancora, proponi loro di lavorare nella nuova interfaccia per una settimana. A quel punto, chiedi un feedback per capire cosa funziona e cosa no. Potresti renderti conto di aver etichettato come problematici aspetti che in realtà non lo erano o, al contrario, di aver trascurato funzionalità o processi necessari per gli utenti.
Suggerimento: quest'idea ti piace? Nell'articolo Ottenere la collaborazione dei Promotori per confermare le priorità dell'implementazione di Lightning Experience della Guida di Salesforce sono indicati tutti i passaggi da seguire.
Assegna ufficialmente lo stato di super utente ai tuoi promotori attraverso un riconoscimento speciale, come un'icona personalizzata sulla foto del loro profilo Chatter, una spilletta, una t-shirt o tutte queste cose insieme! Rendili moderatori o manager del tuo gruppo Lightning Experience Rollout Chatter. In questo modo, potrai confermare il loro ruolo di leader del progetto di transizione e autorizzarli ad aiutare gli altri.
Ci siamo quasi (o: Come promuovere il lancio)
Per preparare gli utenti a Lightning Experience, è fondamentale informarli in anticipo dell'arrivo della nuova interfaccia. Altrettanto importante è mostrare il valore di Lightning Experience e cosa può fare per loro. Usando semplici strategie di marketing, puoi raggiungere pienamente questi obiettivi e destare un forte interesse.
È in questa fase che puoi rendere il progetto divertente. Indipendentemente dal budget, sfrutta la tua creatività per trasformare l'implementazione in un grande evento. Ecco alcune idee per iniziare.
- Crea un argomento nel tuo gruppo Chatter per tutti gli aggiornamenti di comunicazione. Sin dalle prime fasi del progetto, pubblica post a intervalli regolari per aumentare la consapevolezza. Prima del lancio, concentrati principalmente su funzionalità e vantaggi specifici. Potresti introdurre un segmento "funzionalità della settimana".
- Esegui una campagna di drip marketing per promuovere Lightning Experience e mostrare agli utenti cosa può fare per loro. Change Management Hub (e la cartella Fase di implementazione nel pacchetto di abilitazione) include diversi modelli di campagne che evidenziano le funzionalità chiave di Lightning Experience. I messaggi possono essere personalizzati per riflettere una determinata implementazione. È anche possibile utilizzare l'hub per pubblicare la campagna su Chatter o utilizzare altri canali di comunicazione, ad esempio l'email.
- Organizza un'estrazione a premi, come buoni regalo, un giorno libero o un pranzo con un dirigente.
- Organizza una festa per il lancio con torte o cupcake.
- Ordina accessori e articoli di marca da distribuire il giorno dell'implementazione.
Creare un piano di comunicazione e un calendario eventi con i principali appuntamenti può rivelarsi una mossa vincente. Ad esempio, assicurati che l'intera azienda riceva una comunicazione ufficiale il giorno del lancio, come un post Chatter o un'email da parte dello sponsor esecutivo, del vicepresidente vendite o del CEO.
Ecco un esempio di programma di comunicazione:
| 4 settimane prima | Email dello sponsor esecutivo |
| 4 settimane prima | Creazione del gruppo Chatter |
| 3 settimane prima | Campagna di drip marketing n.1 |
| 3 settimane prima | Identificazione e annuncio dei promotori |
| 2 settimane prima | Campagna di drip marketing n.2 |
| 2 settimane prima | Annuncio dell'estrazione a premi |
| 1 settimana prima | Campagna di drip marketing n.3 |
| 1 settimana prima | Email dal presidente dell'azienda |
| 1 giorno prima | Email con promemoria, istruzioni e suggerimenti per ottenere aiuto |
| Giorno del lancio | Post Chatter del CEO dell'azienda e festa per il lancio |
Insegnare agli utenti come lavorare in Lightning Experience
Spiega agli utenti come lavorare in Lightning Experience per ottenere la massima praticità e produttività dal primo giorno dopo il lancio.
Un buon punto di partenza è la formazione autonoma. Indirizza gli utenti su Trailhead e al modulo Lightning Experience per gli utenti di Salesforce Classic. Questo modulo è pensato per mostrare agli utenti di Salesforce Classic come passare a Lightning Experience.
A seconda della personalizzazione dell'interfaccia utente o della complessità dei processi, si potrebbero eseguire anche alcune sessioni di formazione di persona. La cartella Fase di implementazione del pacchetto di abilitazione include una piattaforma di apprendimento personalizzabile che può essere utilizzata come punto di partenza.
Per prepararti alle sessioni di formazione, prova a rispondere a queste domande:
| Obiettivi | Quale risultato specifico desideri ottenere? |
| Istruttore | Chi impartirà il corso? |
| Allievi | Chi deve ricevere la formazione? |
| Materiali | Di quali materiali hai bisogno per la formazione? Che contenuti devono essere sviluppati? |
| Posizione | La formazione verrà svolta da remoto o di persona? |
| Metriche | Come capirai se la formazione ha avuto successo? |
Per ampliare la portata della formazione, considera l'utilizzo di un modello di formazione degli istruttori con l'aiuto dei tuoi promotori. Anziché istruire personalmente tutti i tuoi utenti, potresti occuparti della formazione dei promotori. A quel punto, saranno loro a impartire i corsi agli utenti. I tuoi promotori comprendono il valore di Lightning Experience e le esigenze dei tuoi utenti, quindi hanno la giusta autorità per interagire con gli altri.
Valuta anche l'opzione di tenere sessioni di formazione di follow-up o riunioni in ufficio dopo il lancio di Lightning Experience, così da incoraggiare i comportamenti giusti e mantenere aggiornati gli utenti. Se hai un team di assistenza, coinvolgi i membri nella formazione in modo da prepararli alle domande degli utenti.
Implementare le funzionalità di Lightning Experience
Sfrutta le funzionalità innovative di Lightning Experience per cambiare il modo di lavorare degli utenti. Ci sono centinaia di opzioni tra cui scegliere, quindi inizia con le funzionalità che avvantaggiano direttamente i gruppi di utenti coinvolti nella transizione. Esegui ripetutamente il piano per aggiungere ancora più valore.
Ecco alcuni punti chiave da prendere in considerazione.
Tempistica attivitàOffri agli utenti un modo più semplice ed efficiente per tenere traccia delle attività correnti e passate. Tutti i dettagli chiave per ogni attività, riunione, chiamata registrata e email inviata sono raggruppati insieme nella pagina con gli altri dettagli di registrazione. Le attività condivise rappresentano in modo più accurato le relazioni corrispondenti, consentendo agli agenti di vendita di associare più referenti a singoli eventi e attività. Le attività condivise sono permanenti. Quando la funzione è attivata, non può più essere disabilitata.
Note ottimizzate
Aiuta gli utenti a mantenersi organizzati con il nostro strumento di annotazione ottimizzato. Creare note RTF e associarle rapidamente a record specifici è un gioco da ragazzi. All'attivazione di Note ottimizzate, ricordati di aggiungere il nuovo elenco correlato Note ai layout di pagina. L'aggiunta dell'elenco correlato Note consente agli utenti di creare e leggere le note direttamente nei loro record.
Salesforce Files
Sfrutta la flessibilità e le funzionalità avanzate di Salesforce Files a partire dagli oggetti Salesforce standard e dai tuoi oggetti personalizzati. Aggiungi il nuovo elenco correlato File ai layout di pagina. L'aggiunta dell'elenco correlato File consente agli utenti di caricare file su record, vedere i file associati ai record e sfogliare rapidamente i file nel lettore di anteprima ricco di elementi grafici.
Percorso
Per lavorare in modo più efficiente o concludere più trattative, aiuta gli utenti ad adottare i tuoi processi aziendali. Imposta un processo in base allo stato o alla fase di un oggetto. Aggiungi istruzioni per superare ogni fase del processo.
Notizie
Dai ai tuoi agenti accesso immediato a notizie pertinenti e tempestive su account, referenti, lead e opportunità. Questa funzione è disponibile solo in inglese, quindi se la tua organizzazione usa un'altra lingua principale, pensa se vuoi mantenere questa opzione.
Pagina iniziale
Dai ai tuoi utenti tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per gestire le loro attività quotidiane dalla pagina iniziale di Lightning Experience. Gli agenti di vendita possono vedere il loro riepilogo trimestrale delle prestazioni e ottenere aggiornamenti importanti su attività e opportunità critiche. È anche possibile personalizzare la pagina per diversi tipi di utenti e assegnare pagine personalizzate per diversi profili.
Gestione dei duplicati
Crea regole di duplicazione quando un utente sta per creare un record duplicato. Le regole di duplicazione stabiliscono se e quando gli utenti possono creare record duplicati in Salesforce.
Conversione dei lead
Mantieni il processo di vendita in continua attività, autorizzando gli agenti di vendita a convertire lead qualificati in referenti. Al momento della conversione, gli agenti di vendita selezionano un account per il referente appena creato o ne creano uno se non ancora presente in Salesforce. I rappresentanti possono anche creare immediatamente un'opportunità. Aggiungi il pulsante Converti al layout della pagina Lead.
Applicazioni Lightning
Aiuta gli utenti a lavorare in modo più efficiente dando loro accesso a tutti i dati e gli strumenti di cui hanno bisogno. Quali sono le priorità degli agenti di vendita? Account, eventi e organizzazioni. E per quanto riguarda i responsabili delle vendite? Rapporti e cruscotti digitali sono la priorità. Le applicazioni Lightning sono un passo avanti rispetto alle applicazioni Classic, dato che consentono di usare un colore, un logo e una barra delle utilità personalizzati.
Applicazioni Lightning Console
Gli utenti lavorano in ambienti frenetici come call center o contact center? Le app Console sono perfette in queste situazioni. Gli utenti possono visualizzare più record sullo stesso schermo, compresi quelli correlati, e passare rapidamente da uno all'altro usando la vista affiancata. Potrai spostarti avanti e indietro tra elenchi e record senza perdere di vista ciò su cui stai lavorando.
Adattare le funzionalità e le personalizzazioni esistenti
La maggior parte delle personalizzazioni di Salesforce funziona perfettamente in Lightning Experience. Tuttavia, per ottenere il massimo dalla nuova interfaccia, occorre prestare particolare attenzione ad alcuni aspetti dell'implementazione. Utilizza il rapporto sulla preparazione Lightning Experience, il convertitore di configurazioni Lightning Experience e i classici test per identificare eventuali situazioni critiche.
Sfrutta i dati di utilizzo in ogni sezione del rapporto sulla preparazione e del convertitore di configurazioni per decidere se vale la pena affrontare i problemi individuati. Ad esempio, se hai pulsanti JavaScript personalizzati ma nessuno li sta usando, perché dovresti preoccuparti di convertirli per Lightning Experience?
Prima di intraprendere una qualsiasi azione, controlla gli strumenti di transizione a tua disposizione. Questi strumenti alleggeriscono il carico di lavoro automatizzando le modifiche da apportare e semplificando i passaggi rimanenti.
| Problema | Strumento di transizione | Dettagli |
|---|---|---|
| Azioni e pulsanti mancanti | Lightning Experience Configuration Converter (Convertitore di configurazioni Lightning Experience) - Scheda Actions and Buttons (Azioni e Pulsanti) | Se alcune azioni, come Log a Call (Registra una chiamata) e New Task (Nuova operazione), non sono presenti nelle pagine di Lightning Experience, utilizza il convertitore di configurazioni per spostarle automaticamente nelle sezioni giuste. |
| Pulsanti, collegamenti e avvisi JavaScript | Lightning Experience Configuration Converter (Convertitore di configurazioni Lightning Experience) - Scheda JavaScript Buttons (Pulsanti JavaScript) | I pulsanti, i collegamenti e gli avvisi JavaScript non sono supportati in Lightning Experience. Utilizza il Configuration Converter (Convertitore di configurazioni) per cercare questi elementi nella tua organizzazione. Lo strumento può ricreare automaticamente molti pulsanti, collegamenti e avvisi come alternative compatibili con Lightning. Inoltre, fornisce indicazioni su come ricreare manualmente gli elementi che non possono essere convertiti automaticamente. |
| URL codificati | Lightning Experience Configuration Converter (Convertitore di configurazioni Lightning Experience) - Scheda Hard Coded URLs (URL codificati) | I riferimenti all'URL dell'istanza dell'organizzazione specificati a livello di codice, ad esempio https://na189.salesforce.com, non sono consigliati perché il nome dell'istanza può cambiare se viene eseguita una migrazione dell'organizzazione. Utilizza l'URL di accesso di My Domain (Dominio personale) della tua organizzazione. L'URL di accesso del dominio personale dell'organizzazione è riportato nella pagina My Domain (Dominio personale) in Setup (Imposta). Quindi, utilizza il convertitore di configurazioni per individuare gli URL codificati e aggiornarli con un solo clic utilizzando gli URL del dominio personale. |
| Pagine Visualforce | Lightning Experience Configuration Converter (Convertitore di configurazioni Lightning Experience) - Scheda Visualforce Pages (Pagine Visualforce) | La maggior parte delle pagine Visualforce funzionano come in Lightning Experience. Tuttavia, alcuni attributi e funzionalità di Salesforce Classic non sono compatibili con la nuova interfaccia. Il convertitore di configurazioni cerca nell'organizzazione le pagine che potrebbero richiedere modifiche e fornisce istruzioni su come procedere. Lo strumento può anche essere utilizzato per applicare automaticamente l'aspetto e le funzionalità di Lightning alle tue pagine Visualforce, senza influire su come vengono visualizzate in Salesforce Classic. |
| Pacchetti AppExchange | Lightning Experience Configuration Converter (Convertitore di configurazioni Lightning Experience) - Scheda AppExchange Packages (Pacchetti AppExchange) | Cerca i pacchetti AppExchange nella tua organizzazione e scopri quali sono pronti per Lightning Experience e quali devono essere aggiornati o sostituiti. |
| Allegati e note classiche | Magic Mover for Notes and Attachments (Utilità di spostamento per le note e gli allegati) | Sposta gli allegati e le note classiche della tua organizzazione in modo da offrire agli utenti un'esperienza migliore e non dover più supportare funzionalità inutili. Scarica questa app Salesforce Labs da AppExchange, quindi eseguila per automatizzare la conversione delle note classiche in note e allegati ottimizzati per Salesforce Files. |
| Knowledge Base Classic | Lightning Knowledge Migration Tool (Strumento di migrazione a Lightning Knowledge) | Se la tua azienda utilizza Classic Knowledge, gli utenti di Lightning Experience devono passare a Salesforce Classic per eseguire operazioni come trovare o creare articoli Knowledge. Lo spostamento della Knowledge Base Classic in Lightning Knowledge offre agli utenti di Lightning Experience un'esperienza integrata e un flusso di lavoro molto più efficace. Quando è tutto pronto, lo strumento di migrazione di Lightning Knowledge esegue la maggior parte delle operazioni più gravose. |
Per saperne di più su ciascuno di questi strumenti, consulta Modifica delle personalizzazioni esistenti nella Guida di Salesforce.
Avviare Lightning Experience per gli utenti
Dopo aver pianificato ed eseguito ogni dettaglio di un progetto, arriva finalmente la data di lancio. Paragonando il tuo lavoro a un musical di Broadway, questo momento coincide con la serata di apertura, in cui hai l'occasione di mettere in luce le tue doti di amministratore Salesforce!
Prima del lancio, configura l'accesso a Lightning Experience per il gruppo di utenti previsto. Se stai implementando tutto in una volta sola, dai l'accesso a tutti i componenti della tua organizzazione. Al contrario, se l'implementazione avverrà gradualmente, configura solo gli utenti del primo gruppo (e così via). Diamo un'occhiata più da vicino.
Nel gennaio 2020, l'aggiornamento critico per l'attivazione di Lightning Experience ha abilitato automaticamente Lightning Experience per le organizzazioni che non lo avevano ancora fatto. Di conseguenza, nella fase di implementazione, avrai un passaggio in meno da affrontare! Per verificare che Lightning Experience sia attivato per la tua organizzazione, utilizza l'Assistente di transizione a Lightning Experience. Vedi Verifica dell'attivazione di Lightning Experience nella Guida di Salesforce per maggiori dettagli.
Decidere chi può utilizzare Lightning Experience
Per utilizzare Lightning Experience, gli utenti devono disporre dell'autorizzazione utente Lightning Experience. Questa autorizzazione viene attivata automaticamente in tutti i profili Salesforce standard. Al contrario, i profili personalizzati di solito non includono questa autorizzazione per impostazione predefinita.
Se desideri implementare Lightning Experience per tutti in una volta sola o in più fasi, utilizza questo elenco di controllo per assicurarti di non aver incluso o escluso qualcuno inavvertitamente.
| Vuoi riservare l'implementazione a un piccolo gruppo di profili personalizzati senza dare accesso a tutti gli utenti ad essi assegnati? | Crea un insieme di autorizzazioni che includa l'autorizzazione Lightning Experience User (Utente Lightning Experience). Quindi applicalo a ogni utente. |
| Vuoi eseguire l'implementazione per tutti gli utenti assegnati a un profilo personalizzato specifico? | Modifica il profilo e attiva l'autorizzazione Lightning Experience User (Utente Lightning Experience). |
| Hai creato profili personalizzati clonando un profilo standard? | Dall'inverno 2016, i profili personalizzati ereditano l'autorizzazione Lightning Experience User (Utente Lightning Experience) dai profili standard. Se necessario, questi profili possono essere modificati per disabilitare l'autorizzazione utente. |
| Hai utenti con profili standard che non sono ancora pronti per Lightning Experience? | Spostali su profili personalizzati che non includono l'autorizzazione Lightning Experience User (Utente Lightning Experience). |
Cosa succede quando gli utenti accedono a Lightning Experience
| Se un utente è stato aggiunto a Salesforce... | La sua interfaccia predefinita quando ottiene l'autorizzazione Lightning Experience User (Utente Lightning Experience) è... | Come funziona |
|---|---|---|
| Prima dell'attivazione di Lightning Experience | Salesforce Classic | Questi utenti possono accedere a Lightning Experience, ma restano in Salesforce Classic fino al passaggio alla nuova interfaccia. Se vuoi, puoi rendere Lightning Experience l'impostazione predefinita per tutti o una parte di questi utenti. Leggi come Trasformare Lightning Experience nell'interfaccia predefinita nella Guida di Salesforce. |
| Dopo l'attivazione di Lightning Experience | Lightning Experience | Questi utenti accedono direttamente a Lightning Experience. Se necessario, possono comunque accedere a Salesforce Classic. |
Tutti gli utenti abilitati per Lightning Experience hanno automaticamente accesso al commutatore. In questo modo, possono passare in qualsiasi momento da Lightning Experience a Salesforce Classic e viceversa.
- Nell'intestazione di Salesforce Classic, fai clic su Switch to Lightning Experience (Passa a Lightning Experience).
- Nell'intestazione di Lightning Experience, fai clic sull'immagine del profilo e seleziona Switch to Salesforce Classic (Passa a Salesforce Classic).
Missione di implementazione compiuta
Ottimo! Il lancio di Lightning Experience è stato un successo e i tuoi utenti possono esplorare a piacimento la nuova interfaccia. Prima di gettarti a capofitto nella fase successiva della transizione, prenditi un momento per festeggiare questo traguardo. Organizza una festa per il lancio. Riconosci gli sforzi di ciascuno. Una torta è più che meritata.
Nella prossima unità vedremo come concludere nel migliore dei modi il processo di transizione assicurandoci che Lightning Experience offra a tutti ciò di cui hanno bisogno.
Risorse
- Video: Manage Change for a Successful Transition (Gestire il cambiamento per una transizione di successo)
- Video: Lightning Experience Transition Tools (Strumenti per la transizione a Lightning Experience)
- Guida: Suggerimenti introduttivi sul Convertitore di configurazioni Lightning Experience
- Video: Convert Your JavaScript Buttons (Convertire i pulsanti JavaScript)
- Video: Prepare Your Visualforce Pages (Preparare le pagine Visualforce)
- AppExchange: Magic Mover for Notes and Attachments (Utilità di spostamento per le note e gli allegati)
- Guida: Strumento di migrazione a Lightning Knowledge
- Blog: Serie di suggerimenti per Lightning Experience
- Video: Lightning Experience at Your Pace (Lightning Experience al tuo ritmo)
- Guida: Configurazione dell'accesso degli utenti a Lightning Experience
- Guida: Trasformare Lightning Experience nell'interfaccia predefinita