Conoscere i rapporti e i cruscotti digitali Lightning

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

Formulare le esigenze dell'azienda come domande a cui è possibile dare risposte tramite i rapporti.
Spiegare la differenza tra un rapporto, un cruscotto digitale e un tipo di rapporto.

Accessibilità

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Perché i rapporti e i cruscotti digitali?

La tua azienda ha delle domande. I dati di Salesforce hanno le risposte. Quando ti viene chiesto di creare un rapporto, la richiesta arriva solitamente sotto forma di domanda. La domanda potrebbe essere qualcosa di simile a:

Quali sono i miei prodotti più venduti?
Chi sono i miei clienti potenziali di maggior valore?
Quali sono le campagne di marketing che hanno avuto maggior successo?
Quanto sono soddisfatti i miei clienti?

Prima di creare un rapporto, il segreto è analizzare la domanda, fare domande di approfondimento, scrivere i requisiti e poi mappare quei requisiti ai criteri del rapporto.

Prendiamo la vicenda di Maria Jimenez, l'amministratrice di Ursa Major Solar. Un giorno la CEO, Sita Nagappan-Alvarez, si è rivolta a lei chiedendo come stesse andando il business. In particolare, voleva sapere quali fossero i prodotti più venduti.

Illustrazione di Maria e Sita che parlano in ufficio.

Prendendo spunto dalla domanda iniziale di Sita, Maria ha posto alcune domande di chiarimento.

Tipo di informazioni	Esempi
Domanda originale di Sita	Quali sono i miei prodotti più venduti?
Domande di approfondimento di Maria	In base a cosa si considera un prodotto "il più venduto"? In base ai ricavi generati o in base ai quantitativi? Vuoi vedere i risultati raggruppati per famiglia di prodotti? Di che intervallo di date stiamo parlando? Se smettiamo di vendere un prodotto, questo deve figurare nel rapporto?
Requisiti	Per "prodotti più venduti" si intendono le quantità piuttosto che i ricavi. Raggruppare i prodotti per famiglia di prodotto. Mostrare tutte le opportunità chiuse/conseguite. Non mostrare prodotti inattivi.
Criteri	Tipo di rapporto = Opportunità con prodotti Formato del rapporto = Riepilogo Raggruppamento = Famiglia di prodotti Mostra = Tutte le opportunità Campo Data = Data di chiusura Intervallo = AF corrente Filtro = Prodotto uguale ad Attivo Filtro = Fase opportunità "uguale" a Chiusa/conseguita Logica del filtro = 1 AND 2

Magari in questo momento stai guardando la colonna dei criteri e ti chiedi: "Che cosa significa tutto questo?" Non preoccuparti: tratteremo questi argomenti in dettaglio mentre studi per ottenere il badge per questo modulo.

Il fatto è che la maggior parte del personale della tua azienda si rivolgerà a te facendoti domande proprio come quella che Sita ha fatto a Maria. Ecco alcune domande tipiche che il personale di Ursa Major Solar rivolge a Maria.

Lincoln Ulrich, un account executive che pianifica le telefonate della giornata, chiede quali clienti potenziali debbano essere contattati per primi dal suo team.
Roberto Alvarez, il COO, che dal lancio della community self-service l'estate scorsa analizza il tasso di deviazione su base mensile, chiede informazioni sui casi dell'ultimo anno.
Sita, la CEO, impegnata nella stesura del piano annuale dell'azienda e nel decidere la direzione futura, chiede quali sono le città con il maggior numero di lead.

Per ognuno di questi scenari, un rapporto o un cruscotto digitale possono fornire le informazioni necessarie a ciascun membro del team per agire e fare le cose in grande, sia su base giornaliera, che mensile o annuale. Tu puoi essere la persona che traduce la domanda nel rapporto o nel cruscotto digitale di cui c'è bisogno.

Continua a leggere per scoprire come iniziare a creare rapporti e cruscotti digitali per la tua azienda. E se ti piacciono i video, prova a guardare questo video che offre una panoramica su rapporti e cruscotti digitali.

Che cos'è un rapporto?

Nella sua forma più semplice, un rapporto è un elenco di record (ad esempio opportunità o account) che soddisfano i criteri definiti dall'utente. I rapporti però sono molto di più di un semplice elenco. Per ottenere i dati desiderati, è possibile filtrare, raggruppare e fare calcoli sui record. È persino possibile visualizzarli graficamente in un diagramma!

Quando Sita ha chiesto a Maria quali fossero i prodotti più venduti, Maria ha creato un rapporto che restituiva un elenco di tutte le opportunità collegate ai prodotti. Successivamente:

Ha utilizzato i filtri per mostrare solo le opportunità Chiuse/conseguite per i prodotti "attivi" dell'anno fiscale in questione.
Ha creato un raggruppamento per famiglia di prodotti.
Ha sommato il numero totale di vendite.
Ha visualizzato i risultati in un grafico a barre verticali, per permettere a Sita di vedere facilmente le conclusioni.

Questa tipologia di analisi avanzata è uno dei motivi per cui i rapporti sono lo strumento preferito da Maria quando ha domande sul business. Tutto il personale di Ursa Major Solar adora i rapporti di Maria!

Ogni rapporto viene archiviato in una cartella. Le cartelle dei rapporti determinano le modalità di accesso ai rapporti e chi può accedervi per visualizzarli, modificarli o gestirli. Le cartelle possono essere pubbliche, nascoste o condivise. Tramite i ruoli, le autorizzazioni, i gruppi pubblici, i territori e i tipi di licenza, consentono di controllare chi ha accesso ai contenuti della cartella. È possibile rendere una cartella disponibile all'intera organizzazione, oppure renderla privata, consentendo l'accesso solo al titolare.

Che cos'è un tipo di rapporto?

Un tipo di rapporto è come un modello. Scegliere il tipo di rapporto giusto è importante nella creazione di un rapporto, perché quando scegli un tipo di rapporto, stai selezionando i record e i campi disponibili per il rapporto.

Ogni tipo di rapporto ha un oggetto principale e può, facoltativamente, includere oggetti correlati. Salesforce offre una varietà di tipi di rapporto standard basati su singoli oggetti, come Account, Lead e Prodotti, e con oggetti correlati, come Opportunità con prodotti e Campagne con referenti.

Ma a volte un tipo di rapporto standard non fornisce tutti gli oggetti e i campi che ti servono. È qui che i tipi di rapporto personalizzati tornano utili. Ad esempio, supponiamo che Erin Donaghue, agente di vendita di Ursa Major Solar, voglia creare un rapporto su tutti i suoi lead con attività associate. Potrebbe scegliere il tipo di rapporto Lead, ma il suo rapporto restituirebbe tutti i lead, non solo quelli con attività.

Con i tipi di rapporto personalizzati, Maria può creare un tipo di rapporto denominato Lead con attività che utilizza Lead come oggetto principale e Attività come oggetto correlato. Poi, tutto ciò che Erin deve fare è selezionare il tipo di rapporto personalizzato Lead con attività per visualizzare solo i suoi lead con attività.

Per informazioni su creazione, modifica e visualizzazione dei tipi di rapporto, vedi Creazione di un tipo di rapporto personalizzato.

Che cos'è un cruscotto digitale?

Un cruscotto digitale è una visualizzazione che mostra le metriche chiave e le tendenze riguardanti i record dell'organizzazione. Ciascun widget del cruscotto digitale si basa su un unico rapporto di origine. Per i vari widget di un cruscotto digitale è possibile utilizzare lo stesso rapporto di origine oppure rapporti diversi (ad esempio, utilizzare lo stesso rapporto in un grafico a barre e in un grafico a torta). Aggiungendo più widget a una singola pagina di un cruscotto digitale, è possibile creare una potente visualizzazione di dati su un tema comune, come la performance delle vendite o dell'assistenza clienti.

Come i rapporti, anche i cruscotti digitali vengono archiviati in cartelle. Se si dispone dell'accesso a una cartella, è possibile visualizzarne i cruscotti digitali. Per visualizzare i singoli widget del cruscotto digitale, è necessario poter accedere anche ai rapporti sottostanti.

Ciascun cruscotto digitale ha un utente in esecuzione, le cui impostazioni di sicurezza determinano i dati visualizzati nel cruscotto. Se l'utente in esecuzione è un utente specifico, tutti i visualizzatori del cruscotto digitale vedono i dati in base alle impostazioni di sicurezza di quell'utente, a prescindere dalle loro impostazioni di sicurezza personali. Per questo motivo, occorre scegliere l'utente in esecuzione con criterio, per evitare di offrire una visibilità eccessiva. Ad esempio, imposta il responsabile delle vendite come utente in esecuzione per la classifica dei leader del suo team. In questo modo i membri del team possono visualizzare la classifica del proprio team, ma non quella degli altri team.

I cruscotti digitali dinamici sono cruscotti per i quali l'utente in esecuzione è sempre l'utente connesso. In tal modo, ciascun utente che ha effettuato l'accesso vede il cruscotto digitale in base al proprio livello di accesso. Se temi il rischio di un'accessibilità eccessiva, i cruscotti dinamici potrebbero essere la soluzione migliore.

Organizzare i rapporti e i cruscotti digitali

Ogni rapporto o cruscotto digitale è archiviato in una cartella di rapporti o cruscotti digitali. Le cartelle determinano in che modo sono organizzati i rapporti e i cruscotti digitali e chi può accedervi. Le cartelle possono essere pubbliche, nascoste o condivise. Tramite i ruoli, le autorizzazioni, i gruppi pubblici, i territori e i tipi di licenza, consentono di controllare chi ha accesso ai contenuti della cartella. È possibile rendere una cartella disponibile all'intera organizzazione, oppure renderla privata, consentendo l'accesso solo al titolare.