Utilizzare i gruppi Chatter
Obiettivi di apprendimento
Accessibilità
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Introduzione ai gruppi
I gruppi costituiscono il principale spazio di collaborazione di Chatter. È possibile organizzare un gruppo per un progetto e aggiungervi tutti i partecipanti di quel progetto. I membri utilizzano il feed del gruppo per scambiare informazioni, elaborare una decisione oppure porre e rispondere a domande. Che si tratti di un progetto, di un argomento, di una linea di business o quant'altro, è possibile creare un gruppo per sostenerlo. I gruppi aiutano gli utenti a creare, conservare e condividere conoscenze fondamentali per portare a termine il lavoro e mantenere l'allineamento di tutti.
Tipi gruppo
Salesforce propone tipi di gruppo diversi per differenti tipologie di pubblico e di finalità.
- I gruppi pubblici sono visibili e aperti a tutti i dipendenti. Chiunque faccia parte dell'azienda può unirsi a un gruppo pubblico e quindi pubblicare post, commentare e aggiungere file a quel gruppo.
- I gruppi privati sono riservati ai membri. Per entrare a far parte di un gruppo privato è necessario farne richiesta. In un gruppo privato, solo i membri del gruppo possono pubblicare post, commentare e aggiungere file. Chi non è membro può vedere l'immagine e la descrizione del gruppo, ma non il feed o i file del gruppo. Se il gruppo permette a utenti esterni, ad esempio i clienti, di entrare a farne parte, il titolare o il responsabile del gruppo deve invitarli.
- I gruppi non elencati sono solo su invito e non appaiono nelle visualizzazioni elenco né nei risultati di ricerca. Un gruppo non elencato è invisibile a tutti, tranne che ai membri del gruppo stesso. Solo il titolare e i responsabili del gruppo possono invitare altre persone a unirsi a un gruppo non elencato. In qualità di amministratore, sei tu a dover abilitare l'opzione per la creazione di gruppi non elencati. Tra un minuto esamineremo questo processo.
- I gruppi solo per diffusione servono per fare annunci. Solamente il titolare e i responsabili di un gruppo contrassegnato come "Solo diffusione" possono pubblicare contenuti su di esso. Tuttavia, i membri del gruppo possono commentare i post. È possibile trasformare qualsiasi gruppo in un gruppo solo per diffusione.
In qualità di amministratore, puoi riorganizzare il layout del gruppo per includere o escludere alcuni elementi. Ad esempio, puoi scegliere se mostrare l'opzione Broadcast Only (Solo diffusione) nella finestra di dialogo Create Group (Crea gruppo) o se ometterla. Se quando crei un gruppo non vedi un controllo che ti aspetti di vedere, puoi modificare il layout del gruppo tramite Setup (Imposta) | Group Layouts (Layout gruppo).
Monitorare le interazioni
In tutti i gruppi è presente una scheda Engagement (Partecipazione) che consente di monitorare i membri e le attività del gruppo nel tempo.
La scheda Engagement (Partecipazione) serve a monitorare il livello di attività del gruppo, la frequenza delle attività, la stabilità del numero di membri del gruppo e varie sintesi dei conteggi. I conteggi includono il numero di membri, post, domande, domande senza risposta, "Mi piace" e commenti.
Esempi di gruppo
Quando si imposta Chatter per l'azienda, è bene creare alcuni gruppi di partenza che ruotano attorno a interessi comuni e a team funzionali. Ad esempio, si possono creare gruppi di ricerca e sviluppo, vendite e marketing legati ai prodotti; si possono creare gruppi per la formazione interna, le risorse umane e le strutture. I gruppi Chatter rendono più facile la collaborazione, la gestione dei progetti e gli aggiornamenti.
Ecco alcuni gruppi che hanno avuto successo in altre aziende. Ricorda che i gruppi possono essere pubblici per tutti i dipendenti o privati per soggetti selezionati.
Tutta l'azienda (pubblico – interno)
Aggiungi tutti i dipendenti a questo gruppo e usalo per affrontare argomenti che riguardano l'intera azienda e per fare annunci.
Team [nome progetto] (privato)
Aggiungi a questo gruppo membri del team affinché possano collaborare a un progetto, fornire feedback e condividere documenti.
Concorrenza (pubblico – interno)
Metti in contatto i dipendenti che interagiscono con i clienti e gli esperti dell'azienda in materia di concorrenza e di prodotti, per far sì che le persone più indicate parlino tra loro e condividano le informazioni.
Feedback sui prodotti (pubblico)
I team vendite e servizio clienti possono fornire il feedback dei clienti direttamente agli ingegneri e al personale della ricerca e sviluppo.
Marketing (privato)
Condividi con tutto il team idee per campagne creative, dettagli di eventi e idee di marketing.
Vendite (pubblico – interno)
Gli addetti alle vendite possono condividere esperienze, strategie e consigli per diventare vincenti.
Riunioni con [nome cliente] (privato)
Crea gruppi in cui tutti i protagonisti di una trattativa possano collaborare più facilmente a presentazioni, ordini del giorno e prodotti. Ad esempio, crea un gruppo per una visita al cliente chiamato "Riunione di luglio con Acme" e invita gli addetti alle vendite, gli specialisti tecnici, il marketing, il servizio di assistenza e gli ingegneri per allineare tutti quanti.
Politiche per [nome reparto] (diffusione – interno)
Crea un forum per rendere note le politiche per le divisioni, i reparti o i team e invita i membri a fornire un feedback. Anche se i membri non possono pubblicare post, possono commentare i contenuti pubblicati.
Creare i gruppi
Creiamo due gruppi utili per la maggior parte delle organizzazioni: un gruppo pubblico a cui può aderire qualsiasi utente autenticato e un gruppo privato a cui possono aderire i clienti. Per entrambi i gruppi, vogliamo essere in grado di associare al gruppo i record, ad esempio le opportunità, gli account e i casi.
Mentre lavori ai contenuti e alle sfide pratiche di questo modulo, assicurati di aver effettuato l'accesso al tuo Trailhead Playground. L'uso del Playground evita che tu possa modificare per errore i dati della tua organizzazione di produzione o pubblicare contenuti sul feed Chatter dell'azienda.
Abilitare i gruppi non elencati
Uno dei tipi di gruppo sono quelli non elencati. Non è possibile trovare un gruppo non elencato con una ricerca. La partecipazione a un gruppo non elencato è solo su invito. La creazione di un gruppo non elencato permette di creare uno spazio privato per parlare di argomenti sensibili con un pubblico specifico. Ad esempio, immagina di aver bisogno di uno spazio per discutere di potenziali trattative, remunerazioni o prestazioni individuali.
Per impostazione predefinita, la creazione di gruppi non elencati è disabilitata. Pertanto, prima di iniziare a creare i gruppi, passiamo a Chatter Settings (Impostazioni Chatter) e abilitiamo i gruppi non elencati.
Per abilitare i gruppi non elencati, è necessario disporre dell'autorizzazione Manage Unlisted Groups (Gestisci gruppi non elencati).
- In Setup (Imposta), inserisci Chatter Settings (Impostazioni Chatter) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e fai clic su Chatter Settings (Impostazioni Chatter), quindi fai clic su Edit (Modifica).
- Allow Records in Groups (Consenti i record nei gruppi) (1) dovrebbe essere già selezionato per impostazione predefinita; in caso contrario, selezionalo.
- Seleziona l'opzione Enable Unlisted Groups (Abilita gruppi non elencati) (2).
- Fai clic su Save (Salva) (3).
Creare gruppi pubblici
Crea un gruppo pubblico chiamato Volunteer Central (Centrale Volontari) per condividere informazioni sugli eventi di volontariato.
- In Salesforce, fai clic sulla scheda Groups (Gruppi). Se non vedi la scheda, apri l'App Launcher (Programma di avvio app), cerca Groups (Gruppi) e fai clic sul risultato.
- Nella pagina dell'elenco dei gruppi, fai clic su New (Nuovo) per aprire la finestra New Group (Nuovo gruppo).
Nota: È possibile personalizzare i gruppi offrendo la possibilità di scegliere il layout e le funzioni per il gruppo. Quando si personalizza un gruppo in questo modo, gli utenti vedono la finestra di dialogo Select the Type of Group (Seleziona il tipo di gruppo).
Per maggiori informazioni sulla personalizzazione dei gruppi con i tipi di record gruppo, consulta la sezione Risorse di questa unità. - Inserisci le informazioni sul gruppo.
- Name (Nome): Volunteer Central (Centrale Volontari)
- Description (Descrizione): This is an open group for all employees to find information about volunteer opportunities, ask questions about volunteering, and share volunteer experiences (questo è un gruppo aperto a tutti i dipendenti che consente di trovare informazioni sulle opportunità di volontariato, di fare domande sul volontariato e di condividere le esperienze di volontariato).
- In Information (Informazioni), fornisci tutti i dettagli del gruppo che desideri condividere e formatta i dettagli utilizzando i controlli dell'editor di testo RTF.
- Suggerimento: dopo la creazione del gruppo, l'indirizzo email del gruppo compare sotto Group Email (Email gruppo). È visualizzato in questa finestra e nella colonna di destra della pagina del gruppo. Le persone che hanno accesso al gruppo possono utilizzare l'indirizzo per pubblicare post sul feed del gruppo tramite email.
- Owner (Titolare): assegna qualcuno al ruolo di titolare del gruppo. Inizia a inserire un nome e scegli dall'elenco risultante. Puoi anche lasciarlo così com'è e diventare tu il titolare del gruppo. Un gruppo può avere un solo titolare e molti responsabili. Titolari e responsabili hanno gli stessi privilegi in relazione al gruppo.
- Member Count (Numero membri) viene compilato dopo la creazione del gruppo.
- Record Type (Tipo di record) mostra il tipo di feed scelto (ad esempio, post o domanda) nel passaggio 3, a patto che sia disponibile una scelta.
- Archive (Archivia): se disponi di un ruolo o di un'autorizzazione appropriati, puoi modificare un gruppo e contrassegnarlo per l'archiviazione utilizzando questa opzione. Per impostazione predefinita, i gruppi vengono archiviati dopo 90 giorni di inattività. Per disattivare l'archiviazione automatica, seleziona Disable automatic archiving (Disabilita archiviazione automatica).
- Quando un gruppo Chatter viene archiviato, i membri del gruppo non possono pubblicare messaggi né condividere file con il gruppo. Tuttavia, i post, i commenti e i file precedenti rimangono disponibili per la consultazione. La menzione di un gruppo (@[nome_gruppo]) non conta come attività di feed in quel gruppo e non rimanda l'archiviazione del gruppo. I titolari del gruppo, i responsabili del gruppo e gli utenti con l'autorizzazione Modify All Data (Modifica tutti i dati) possono effettuare l'archiviazione manualmente oppure modificare le impostazioni di archiviazione automatica del gruppo in qualsiasi momento.
- Access Type (Tipo accesso): Public (Pubblico)
- I clienti non possono aderire a questo gruppo, quindi lascia Allow customers (Consenti clienti) deselezionato.
- Se la casella di controllo Broadcast Only (Solo diffusione) è disponibile, lascia anche questa opzione deselezionata.
- 4. Fai clic su Save & Next (Salva e Avanti). 5. Fai clic su Upload Image (Carica immagine), seleziona un'immagine per il gruppo di volontari e fai clic su Next (Avanti). 6. Nella pagina Manage Members (Gestisci membri), puoi cercare e aggiungere persone al gruppo. Siccome puoi aggiungere i membri in un secondo momento, per ora, fai clic su Done (Chiudi).
Complimenti! Hai creato il tuo primo gruppo.
Aggiungere un'azione al layout del gruppo
Il layout del gruppo è lo spazio che permette di definire i tipi di azione e le impostazioni disponibili per i gruppi. Personalizziamo il layout del gruppo con un'azione che ci consenta di creare casi a partire dal gruppo.
- In Setup (Imposta), inserisci Group (Gruppo) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e fai clic Group Layouts (Layout gruppo).
- Sulla riga Group Layout (Layout gruppo), fai clic su Edit (Modifica).
- Nel riquadro Group Layout (Layout gruppo) nella parte superiore della pagina, seleziona Mobile & Lightning Actions (Azioni Mobile & Lightning). Se non è già presente, trascina New Case (Nuovo caso) nell'area Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience).
È possibile modificare l'ordine delle azioni nell'area Salesforce Mobile and Lightning Experience Actions (Azioni Salesforce Mobile e Lightning Experience). Spostiamo l'azione New Case (Nuovo caso) in cima all'elenco.
- In Group Layout (Layout gruppo), nella parte superiore della pagina, fai clic su Save (Salva).
Ottimo lavoro. Hai personalizzato il layout di un gruppo aggiungendo un'azione New Case (Nuovo caso).
Ora diamo un'occhiata ai risultati delle nostre azioni in Volunteer Central (Centrale Volontari).
Ecco l'azione New Case (Nuovo caso) nella pagina del gruppo.
È inoltre possibile personalizzare ulteriormente il gruppo facendo clic su Edit Group (Modifica gruppo) nel menu di overflow delle azioni. Si possono modificare l'immagine, il nome, i dettagli e il titolare di un gruppo. Puoi anche cercare e aggiungere altri membri.
Creare un gruppo privato con clienti
Per i team di progetto, i gruppi Chatter privati rappresentano un ottimo strumento di collaborazione e condivisione di informazioni riservate. I gruppi privati possono contenere anche membri esterni. Ad esempio, puoi creare un gruppo privato per collaborare con i clienti o con esperti che non fanno parte della tua azienda.
Quando scegli di consentire ai clienti di far parte di un gruppo privato, questo viene indicato chiaramente nella pagina del gruppo. L'etichetta Private with Customers (Privato con Clienti) viene visualizzata sotto al nome del gruppo. Controlla sempre la presenza di questa dicitura! Lascia che ti guidi nel decidere che tipo informazioni condividere in questo gruppo.
Un gruppo privato viene creato come viene creato un gruppo pubblico, ma selezionando un tipo di gruppo diverso.
- Per accedere alla pagina Groups (Gruppi), fai clic sulla scheda Groups (Gruppi) oppure trova e seleziona Groups (Gruppi) nell'App Launcher (Programma di avvio app).
- Fai clic su New (Nuovo).
- Fornisci informazioni sul gruppo.
- Dai un nome al tuo gruppo e descrivine lo scopo.
- Fornisci tutti i dettagli del gruppo che desideri condividere e formatta i dettagli utilizzando i controlli dell'editor di testo RTF.
- Assegna qualcuno al ruolo di titolare del gruppo. Inizia a digitare un nome e scegli dall'elenco risultante o tieni il tuo nome come titolare del gruppo
- Seleziona il tipo di accesso Private (Privato) e seleziona la casella Allow Customers (Consenti clienti).
- Fai clic su Save & Next (Salva e Avanti), Next (Avanti) e poi Done (Chiudi).
Aggiungere e promuovere i membri
Una volta creato il gruppo, è facile aggiungere altri membri. Vai al gruppo, apri il menu delle azioni nel banner del gruppo e seleziona Manage Members (Gestisci membri). Nella finestra di dialogo Add Members (Aggiungi membri), cerca le persone che vuoi aggiungere e fai clic su Add (Aggiungi) in corrispondenza del loro nome.
Puoi cercare anche membri esistenti e promuoverli a responsabili. I responsabili di un gruppo godono degli stessi diritti e privilegi del titolare. I responsabili possono modificare il gruppo, gestirne gli iscritti ed eseguire altre azioni consentite ai titolari del gruppo. È un ottimo modo per condividere la responsabilità della gestione del gruppo.
Per promuovere un membro a responsabile:
- Apri la finestra di dialogo Add Members (Aggiungi membri).
- Cerca un membro esistente.
- Seleziona Manager (Responsabile) nel menu in corrispondenza del nome.
Ora che padroneggi l'arte dei gruppi, vedremo come si fa a ricevere notifiche nei feed quando i valori dei campi dei record cambiano. Ma prima, mettiamo alla prova le tue conoscenze!