Approvare i record da un feed Chatter

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Abilitare le richieste di approvazione in Chatter.
• Creare un modello per i post di approvazione.
• Creare un semplice processo di approvazione utilizzando la procedura guidata di avvio immediato.

Un processo di approvazione definisce il percorso che un record compie passando al vaglio di persone che costituiscono la linea di approvazione. Il processo di approvazione può inviare una richiesta di approvazione come post di Chatter. Puoi creare un modello per quel post per garantire che lo stesso tipo di dati venga inserito in ogni richiesta.

1. Abilitare le richieste di approvazione in Chatter.
2. Creare un modello per i post di approvazione.
3. Creare un processo di approvazione.
4. Abilitare il monitoraggio tramite feed.  Abilitare il monitoraggio tramite feed per qualsiasi oggetto su cui si basa un processo di approvazione. Ad esempio, se si desidera che la creazione di un account dia il via a un processo di approvazione, è necessario abilitare il monitoraggio tramite feed per l'oggetto Account.
5. Eseguire i passaggi da 2 a 4 per ogni oggetto che si desidera sottoporre al processo di approvazione.

• Nel feed Chatter del responsabile approvazioni assegnato
• Sul profilo dell'autore dell'invio, ma non nel suo feed Chatter, a meno che non stia seguendo il record soggetto ad approvazione
• Nel feed Chatter del record soggetto ad approvazione
• Nel feed Chatter di chiunque stia seguendo il record soggetto ad approvazione

1. In Setup (Imposta), inserisci Chatter Settings (Impostazioni Chatter) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e fai clic su Chatter Settings (Impostazioni Chatter).
2. Fai clic su Edit (Modifica).
3. Nella sezione Approval Posts (Post per approvazione), seleziona Allow Approvals (Consenti approvazioni).

4. Fai clic su Save (Salva).

Vorresti che i post di approvazione che vengono visualizzati in Chatter fossero standardizzati. Allo scopo, puoi fare un po' di lavoro preliminare. Innanzitutto, puoi impostare un modello di post. Nel modello, puoi individuare i dati del record che desideri far visualizzare nel post. Poi, una volta definito il processo di approvazione, potrai associare il modello ad esso.

1. In Setup (Imposta), inserisci Post Templates (Modelli di post) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e fai clic su Post Templates (Modelli di post).
2. Fai clic su New Template (Nuovo modello).
3. Si tratta di approvazioni degli account, quindi seleziona Account e fai clic su Next (Avanti).
4. Inserisci il nome Account Approval Post Template (Modello di post per approvazione account) e descrivilo come A template for account approval request posts (Un modello per i post di richiesta di approvazione degli account).
5. Per rendere questo il modello predefinito per tutti i post di richiesta di approvazione degli account, seleziona Default (Predefinito).
6. In Post Template Fields (Campi del modello di post), sposta Account Number (Numero account), Account Owner (Titolare account) e Description (Descrizione) nella colonna di destra. Se Account Name (Nome account) non è già presente nella colonna Selected Fields (Campi selezionati) a destra, sposta anche questo campo.  Suggerimento: metti i campi con elevato contenuto di testo, ad esempio Commenti o Descrizione, in fondo.
7. Fai clic su Save (Salva).

Creiamo un semplice processo di approvazione per gli account.

1. In Setup (Imposta), inserisci Approval Processes (Processi di approvazione) nella casella Quick Find (Ricerca veloce) e fai clic su Approval Processes (Processi di approvazione).
2. In Manage Approval Processes For (Gestisci processi di approvazione per), scegli Account.
3. Fai clic su Create New Approval Process (Crea nuovo processo di approvazione) e scegli Use Jump Start Wizard (Utilizza procedura guidata di avvio immediato).
4. Nella sezione Approval Process Information (Informazioni processo di approvazione)
   1. In Name (Nome), inserisci Account Approval Process (Processo di approvazione per gli account).
   2. Per ottenere per questo processo un nome univoco da utilizzare nell'API, fai clic sul campo Unique Name (Nome univoco).
   3. Lascia vuoto Approval Assignment Email Template (Modello email di assegnazione approvazione) per utilizzare il modello di email predefinito.
   4. Per Approval Post Template (Modello invio approvazione), fai clic sull'icona di ricerca e seleziona Account Approval Post Template (Modello di post per approvazione account). Abbiamo creato questo modello nella sezione precedente.  Per informazioni sull'impostazione Use Approval Field of Account Owner (Utilizza il campo responsabile approvazioni di Titolare account), vedi Scelta di un responsabile approvazioni automatico in un processo di approvazione.
   5. Per aggiornare tutti i layout di pagina di questo oggetto, seleziona Add the Submit for Approval button and Approval History related list to all Account page layouts (Aggiungere il pulsante Invia per l'approvazione e l'elenco correlato Cronologia approvazioni a tutti i layout di pagina account). La selezione di questa opzione consente agli utenti di inviare le richieste di approvazione e di seguirne l'iter.
5. Nella sezione Specify Entry Criteria  (Specifica criteri voci), imposta i criteri per avviare questo processo di approvazione. Serviamoci di un utente che esiste già nell'organizzazione. Se vogliamo che l'utente Integration User (Utente integrazione, non è il nome migliore, lo sappiamo) approvi tutti gli account di cui non è titolare, inseriamo questi criteri nella prima riga:
   • Field (Campo): Account: Account Owner (Account: Titolare account)
   • Operator (Operatore): not equal to (non uguale a)
   • Value (Valore): Integration User (Utente Integrazione)
6. Nella sezione Select Approver (Seleziona responsabile approvazioni), assegna tutte le richieste di approvazione a Integration User (Utente integrazione).
   • Seleziona Automatically assign to approver(s) (Assegna automaticamente ai responsabili approvazioni).
   • Seleziona User (Utente) e, nel secondo campo, inserisci Integration User (Utente integrazione).
   • In When multiple approvers are selected (Quando sono selezionati più responsabili approvazioni), seleziona Approve or reject based on the FIRST response (Approva o rifiuta in base alla PRIMA risposta). Se vuoi che tutti i responsabili approvazioni selezionati debbano approvare, seleziona Require UNANIMOUS approval from all selected approvers (Richiedi approvazione UNANIME da tutti i responsabili approvazioni selezionati).
7. Fai clic su Save (Salva).
8. Fai clic su View Approval Process Detail Page (Visualizza pagina dettagli del processo di approvazione).
9. Nella pagina Account: Account Approval Process (Processo di approvazione per account), fai clic su Activate (Attiva) per attivare il processo di approvazione.