Sviluppare una strategia di implementazione
Obiettivi di apprendimento
Progettare la strategia di distribuzione per Chatter
Lo sviluppo di una strategia di distribuzione per Chatter è un passo fondamentale. La buona notizia è che, poiché la funzionalità Chatter è intuitiva, difficilmente avrai bisogno di includere la formazione degli utenti nella tua strategia.
Se non stai già utilizzando uno strumento di collaborazione sociale, investi un po' di tempo per preparare l'azienda a un nuovo modo di comunicare. Per molte aziende, Chatter rappresenta un cambiamento culturale e richiede dei sostenitori a tutti i livelli dell'organizzazione per un'implementazione di successo.
L'elaborazione e l'esecuzione di un piano di distribuzione è fondamentale per l'adozione. Qualunque cosa tu faccia, non saltare questi passaggi.
- Individua i sostenitori.
- Individua i casi d'uso di Chatter.
- Crea un piano di comunicazione.
- Comunica le regole di interazione (Chattiquette).
- Misura i risultati.
Esaminiamo ognuno di questi passaggi.
Individuare i sostenitori
Come prima cosa, individua chi, all'interno dell'azienda, può diventare un sostenitore di Chatter.
- Sponsor esecutivo: in ogni azienda deve esserci almeno un dirigente che funga da sponsor. Uno sponsor deve credere nel potere della social collaboration. Deve essere disposto a investire del tempo per rendere la collaborazione tramite Chatter un successo. Quando lo sponsor esecutivo pubblica attivamente contenuti su Chatter, gli altri seguono il suo esempio. Ora, siccome questa figura ha di solito un'agenda molto fitta, una buona linea guida per lo sponsor esecutivo è di pubblicare un post al giorno. È una cosa gestibile e dà il giusto esempio agli altri.
- Evangelist: non si può essere ovunque contemporaneamente e grazie a Chatter non è necessario. In questo momento nella tua azienda lavorano persone che possiedono conoscenze incredibili e che già amano la social collaboration. Coinvolgi quegli utenti! Conferisci loro formalmente il titolo di Evangelist di Chatter e coinvolgili per contribuire al successo di Chatter. Gli evangelist possono aiutare a rispondere alle domande, incoraggiare altri utenti restii a pubblicare post, creare e gestire gruppi e selezionare i contenuti.
- Responsabile della community: per far decollare Chatter sono necessari contenuti eccellenti e un senso di appartenenza alla community. È necessario un Responsabile della community che selezioni contenuti di qualità e promuova il coinvolgimento degli utenti. Esempi di contenuti eccellenti sono i file utili, i link ad articoli o video di settore, i post sugli eventi e gli annunci interessanti relativi all'azienda. Il Responsabile della community promuove l'impegno generale a livello strategico. Misurerà i tuoi risultati, lavorerà con gli evangelist e implementerà programmi di adozione per far sì che Chatter continui a essere utilizzato a lungo dopo il lancio iniziale.
Se le dimensioni dell'azienda lo permettono, una sola persona può ricoprire più ruoli.
Far conoscere pubblicamente i sostenitori all'azienda è importante: dà un riconoscimento formale al loro status e sancisce il loro ruolo. Un'idea per promuovere la visibilità è quella di creare delle foto di profili speciali con un qualche tipo di contrassegno o icona associati alla social collaboration. Crea delle foto per lo Sponsor esecutivo, il Responsabile della community e gli Evangelist. Questo permette a tutti di sapere chi fa parte del team di adozione di Chatter.
Identificare i casi d'uso
Promuovi un'adozione efficace lavorando con gli utenti aziendali per individuare i giusti casi d'uso da risolvere con Chatter. Organizza una riunione con loro all'inizio del progetto di distribuzione per fare un brainstorming sui processi che potrebbero essere trasferiti su Chatter.
Ecco alcuni esempi di casi d'uso.
- Un gruppo Chatter formato da tutti i dipendenti per la collaborazione a livello aziendale durante le riunioni aziendali trimestrali o annuali. Se i team sono distribuiti in aree geografiche diverse o se ci sono dipendenti che lavorano da remoto, un gruppo di lavoro composto da tutti i dipendenti è particolarmente importante.
- Un argomento Chatter #ObiettiviAziendali per mettere in evidenza e condividere un obiettivo aziendale chiave. Se l'azienda decide che questo è l'anno dedicato ad aiutare gli altri, trasforma la cosa in un argomento (#aiutareglialtri). Incoraggia i dipendenti a usare Chatter per raccontare le loro iniziative di solidarietà e consiglia loro di contrassegnare i post con #aiutareglialtri. Gli argomenti possono promuovere la collaborazione a livello aziendale e la visibilità degli obiettivi aziendali (#ObiettiviAziendali).
- Una serie di rapidi sondaggi per valutare la reazione dei dipendenti a una direttiva aziendale, ad esempio la donazione a un ente di beneficenza o il previsto miglioramento di un prodotto. Se si desidera ottenere un feedback rapido durante un'iterazione, è possibile prendere in considerazione la possibilità di condurre un sondaggio informale in Chatter.
- Un gruppo Chatter dedicato alle strategie competitive in cui condividere informazioni sulla concorrenza, accedere a file e schede informative e ottenere risposte rapide dagli esperti.
- Un gruppo Chatter per la pianificazione di eventi in cui collaborare durante la pianificazione di un evento di reparto. Collabora alla realizzazione delle slide per l'evento, programma gli interventi dei relatori, condividi i dettagli del programma. Puoi persino invitare fornitori esterni che potrebbero fornire cibo, bevande o attrezzature per coordinare tutti i dettagli.
Ecco come iniziare.
- Collabora con lo Sponsor esecutivo per definire i casi d'uso di Chatter a livello aziendale (#ObiettiviAziendali).
- Collabora con il team di distribuzione per definire casi d'uso validi per Chatter.
- Collabora con ogni reparto per stilare un elenco di casi d'uso in cui la social collaboration può essere utile.
- Definisci le priorità dei casi d'uso, cercando quelli ad alto impatto e di facile implementazione.
Coinvolgi i team nella definizione dei casi d'uso validi e nella pianificazione del lancio. Facilita l'adozione di Chatter e aiuta i team a utilizzarlo a proprio vantaggio fin da subito.
Per una distribuzione ottimale di Chatter è necessario un solido piano di comunicazione. Sviluppa un piano per pubblicizzare Chatter agli utenti e generare entusiasmo per la novità in arrivo.
- Crea contenuti di marketing: puoi inviare email e video per pubblicizzare l'imminente arrivo di Chatter. Valuta la possibilità di stanziare un budget per gadget divertenti o per una festa di lancio. Rendere il lancio di Chatter un evento per l'azienda contribuisce a creare slancio ed entusiasmo.
- Crea una pianificazione: scegli con cura la data di lancio. Evita le festività e i periodi di punta dell'azienda (ad esempio, evita l'ultimo giorno del mese di vendita). Una best practice generale prevede l'attivazione di Chatter dopo l'orario di lavoro. Una volta decisa la data di lancio, crea una pianificazione per le comunicazioni pre-lancio. Ecco un esempio di pianificazione della comunicazione.
| 12 settimane prima | Annuncio del progetto; email dello Sponsor esecutivo |
| 8 settimane prima | Email drip n. 1 |
| 6 settimane prima | Individuazione e presentazione di Evangelist e Responsabili della community |
| 4 settimane prima | Email drip n. 2 |
| 2 settimane prima | Email drip n. 3 |
| 1 settimana prima | Email del Presidente dell'azienda; sessioni e video di formazione per gli utenti; "foto di classe" |
| 1 giorno prima | Invio di volantini con istruzioni finali e indicazioni sulle risorse da utilizzare per ottenere aiuto |
| Giorno del lancio | Primo post su Chatter da parte dell'amministratore delegato; festa di lancio; distribuzione delle "foto di classe" e incoraggiamento di tutti a usarle per il proprio profilo |
Creare un piano di comunicazione
Comunicare le best practice: la Chattiquette
Chatter è intuitivo e di solito non richiede una particolare formazione degli utenti. Tuttavia, le best practice prevedono di indicare chiaramente le regole di interazione o "Chattiquette". La Chattiquette aiuta gli utenti a rimanere in tema e a sfruttare al meglio il valore di Chatter.
Valuta la possibilità di stilare un semplice elenco di linee guida per la condotta degli utenti. Pubblica l'elenco e condividilo con gli utenti. Pubblicalo in uno spazio pubblico, ad esempio in un gruppo Chatter per tutta l'azienda.
Ecco alcuni elementi che è consigliabile aggiungere alle regole di interazione.
- Usa i @tag in modo ragionato. Puoi trasformare in un @tag ogni nome inserito, ma è più importante quando un @tag attiva una notifica meno frequente e più significativa.
- Fai in modo che i @tag siano importanti. Il luogo in cui viene pubblicato il post può influire sul fatto che la persona o il gruppo taggati ricevano una notifica o abbiano accesso al post. La tabella seguente contiene alcuni esempi.
| Il luogo in cui viene pubblicato il post | Chi puoi taggare |
|---|---|
| Il profilo di una persona | Chiunque abbia accesso a quella persona |
| Un gruppo pubblico | Chiunque abbia accesso al gruppo pubblico |
| Su un gruppo privato o non elencato | Solo i membri del gruppo (anche le persone con privilegi speciali, come "Manage Unlisted Groups" ("Gestisci gruppi non elencati") o "Modify Unlisted Groups" ("Modifica gruppi non elencati"), possono vedere il post taggato) |
| Pagina dei dettagli record | Chiunque abbia accesso al record |
Incoraggia gli Sponsor esecutivi e i leader aziendali a dare il buon esempio. Chiedi al tuo Responsabile della community di individuare gli utenti che hanno bisogno di assistenza.
Misurare i risultati
Una volta che sei operativo, puoi monitorare i risultati. Scarica Salesforce Chatter Dashboards da AppExchange. Il Responsabile della community può utilizzare i cruscotti digitali di questo pacchetto per monitorare lo stato generale dell'adozione di Chatter. Il Responsabile della community può inoltre tastare il polso della situazione utilizzando sondaggi su Chatter o gruppi di discussione, per valutare la risposta a Chatter e definire le priorità del lavoro futuro.
AppExchange offre inoltre alcuni componenti utili per il monitoraggio. Ad esempio, Follow Anything è un componente della pagina dei record che può essere utilizzato per seguire, smettere di seguire e visualizzare i feed dei record. L'app Chatter Unfollow Rules offre un modo per smettere di seguire automaticamente i record che rispondono a determinati criteri, ad esempio un caso o un'opportunità chiusa. Smettere di seguire in automatico è un modo efficace per aiutare gli utenti a non raggiungere il limite di 500 record seguiti.
Per salvaguardare la sicurezza dell'istanza di Salesforce, solo gli amministratori di sistema sono autorizzati a installare app o componenti. Se non riesci a scaricare queste app, contatta l'amministratore di sistema di Salesforce per ricevere assistenza per la loro installazione.
Impostare Chatter
Ora che la strategia di distribuzione è stata definita, sei pronto a lanciarti in Chatter.
Per tutte le organizzazioni create dopo il 22 giugno 2010, Chatter è abilitato per tutti gli utenti per impostazione predefinita. Tuttavia, puoi scegliere se distribuire Chatter a tutti gli utenti contemporaneamente o se procedere con una distribuzione basata sui profili. Il nostro consiglio è di distribuire Chatter a tutti nello stesso momento. Tuttavia, se l'organizzazione è di grandi dimensioni o se vuoi limitare l'accesso a Chatter, valuta la possibilità di una distribuzione basata su profili.
Una distribuzione di Chatter basata su profili può essere utile per le organizzazioni di maggiori dimensioni perché consente una distribuzione controllata, reparto per reparto. È utile anche per le organizzazioni con vincoli normativi per consentire/vietare totalmente l'accesso a Chatter in base ai ruoli e ai profili dei dipendenti. Con una distribuzione basata sui profili, fornisci l'accesso a Chatter solo agli utenti con il profilo utente o l'insieme di autorizzazioni richiesto.
Se non hai bisogno di una distribuzione di Chatter basata sui profili, sei a posto.
Panoramica della distribuzione basata sui profili
In linea di massima, un'implementazione di Chatter basata sui profili prevede queste fasi:
- Chiedi a Salesforce di abilitare l'implementazione di Chatter basata sui profili per la tua organizzazione.
- Stabilisci quali sono gli utenti che possono trarre il massimo vantaggio da Chatter.
- Esamina e modifica i profili utente personalizzati e gli insiemi di autorizzazioni personalizzati già esistenti. Ad esempio, verifica che l'autorizzazione Enable Chatter (Abilita Chatter) di un profilo utente personalizzato o un insieme di autorizzazioni personalizzato sia impostata correttamente.
- Attiva Chatter per la tua organizzazione.
- Da Setup (Imposta), inserisci Chatter Settings (Impostazioni Chatter) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Chatter Settings (Impostazioni Chatter).
- Fai clic su Edit (Modifica).
- Nella sezione Chatter Settings (Impostazioni Chatter), seleziona Enable (Abilita).
- Fai clic su Save (Salva).