Seguire il flusso

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Spiegare come si collegano tra loro Salesforce Flow, Flow Builder e i flussi.
  
• Identificare opportunità di miglioramento dei processi aziendali tramite l'automazione.
  

Il vocabolario essenziale dei flussi

Avrai sentito molti termini che fanno riferimento ai flussi, a volte usati in modo intercambiabile. Facciamo un po' di chiarezza e vediamo il significato di ciascuno.

Salesforce Flow

Il termine generico per tutto ciò che in Salesforce ti permette di creare, gestire ed eseguire un'automazione utilizzando il mouse, senza scrivere codice. Include anche prodotti separati come Orchestrazione flusso e Flow Integration con tecnologia MuleSoft.

Flusso

La configurazione di un'automazione salvata in Salesforce, che ha la struttura di un diagramma di flusso. Il flusso automatizza un processo aziendale raccogliendo i dati e utilizzandoli per svolgere attività. Può avere effetto su elementi dell'organizzazione Salesforce e in un sistema esterno.

Flow Builder

Lo strumento principale per creare i flussi. Conoscerai meglio questo strumento nella prossima unità.

Flownatic

Una persona che si diverte a creare flussi. Esatto, esiste un'intera comunità di persone che vanno pazze per i flussi!

Ricapitolando, Salesforce Flow include vari strumenti. Uno di questi, Flow Builder, ti aiuta a creare i flussi e i Flownatic adorano crearli.

I flussi sono tuoi amici

Per comprendere cosa sono i flussi, guardiamo questo breve video. È una panoramica generale delle operazioni che i flussi sono in grado di eseguire e dei componenti di un flusso.

I flussi assomigliano ai diagrammi di flusso: sono composti da caselle e frecce di collegamento che illustrano schematicamente i dettagli di un processo aziendale, ma con una differenza fondamentale. I diagrammi di flusso illustrano un processo, mentre i flussi possono effettivamente eseguire i passaggi del processo. Siamo a un livello di potenza completamente nuovo!

Di fatto, i flussi sono talmente efficaci che puoi immaginarli come un metodo di programmazione visuale. Per crearli si utilizza il mouse, non il codice, ma è necessario conoscere alcuni concetti e un po' di logica di programmazione. 

Non temere, non dovrai davvero imparare a programmare. Tuttavia, se comprendi alcuni concetti di sviluppo potrai usare i flussi per implementare molta della stessa automazione che è possibile creare attraverso la programmazione. L'automazione non deve essere necessariamente complessa: molti semplici casi d'uso si possono risolvere con i flussi usando solo alcuni elementi.

Ovviamente i flussi non sono gli unici strumenti di automazione a tua disposizione. Ci sono anche formule, regole di convalida, azioni rapide, Apex e alcuni strumenti per situazioni molto specifiche, come le regole di inoltro al livello superiore e di risposta automatica. I flussi, tuttavia, possono automatizzare una gamma di processi incredibilmente ampia in Salesforce. Ecco alcuni esempi.

• Guidare un utente del sito passo dopo passo nella richiesta di una nuova carta di credito con una procedura guidata.
  
• Riassegnare un caso a un un tecnico dell'assistenza di livello superiore facendo clic su un pulsante di tipo Inoltra a livello superiore.
  
• Quando si aggiorna un account, aggiornare anche tutti i referenti collegati.
  
• Inviare un messaggio personalizzato a un sistema esterno quando viene aggiornata la fase di un'opportunità.
  
• Creare un'attività quando si verifica un evento piattaforma.
  
• Creare un'opportunità di rinnovo quando un'opportunità viene chiusa.
  
• Visualizzare tutti gli sconti possibili su ogni opportunità aperta e permettere agli agenti di vendita di selezionare e applicare uno sconto con un solo clic.
  
• Aggiornare il record di un lead in Salesforce una volta trascorso un certo lasso di tempo o raggiunto un momento prestabilito.
  

Per automatizzare i processi con codice personalizzato, spesso sono richieste le competenze di sviluppo Apex. È un'operazione complessa che comporta elevati costi di sviluppo e manutenzione. Fortunatamente, con Flow Builder, puoi automatizzare molte operazioni senza ricorrere alla scrittura di codice.

Se usi Salesforce da molto tempo, potresti aver sentito parlare di strumenti dichiarativi. Ma non preoccuparti. Dichiarativo significa semplicemente che non richiede competenze di programmazione di software. Flow Builder è uno strumento dichiarativo.

Flusso o non flusso?

In uno strumento dichiarativo i flussi vengono creati utilizzando il mouse anziché scrivere codice. In qualità di amministratore usi già normalmente strumenti dichiarativi. Usi uno strumento dichiarativo quando crei campi personalizzati e un altro quando progetti le pagine Lightning. Quindi, se comprendi in che modo gli oggetti e i campi Salesforce operano e interagiscono tra loro, sei già a un buon punto nella comprensione dei flussi.

In generale, è meglio prendere in considerazione le opzioni offerte dagli strumenti dichiarativi prima di prendere in esame quelle realizzabili con codice personalizzato. L'automazione con gli strumenti dichiarativi in genere è più facile da creare e da gestire. Dal punto di vista del personale, imparare a programmare richiede più tempo e spesso è più complicato, per questo è difficile trovare programmatori. I progetti basati su codice, in genere sono più costosi da creare e la loro manutenzione è più onerosa.

Questo non significa che non si debba utilizzare mai codice di programmazione. Alcuni casi d'uso si possono risolvere con i flussi ma, se si considerano le limitazioni e i requisiti, si risolverebbero meglio con la programmazione. Inoltre, alcune operazioni possono essere svolte solo ricorrendo alla programmazione ma, in definitiva, i più comuni scenari di automazione si possono agevolmente affrontare utilizzando i flussi. La decisione se creare un flusso o meno dipende dai requisiti del processo aziendale.

Per esempio, se il processo aziendale richiede che un utente generi un file PDF, cosa per cui i flussi non sono progettati, probabilmente dovrai rivolgerti a qualcuno che realizzi la soluzione mediante la programmazione. Tuttavia, se la generazione del PDF deve essere avviata da più moduli presentati agli utenti, il metodo migliore potrebbe essere quello di chiedere a uno sviluppatore di creare un plug-in Apex per la generazione di PDF, che gli utenti potranno eseguire mediante flussi creati da te.

A volte la decisione tra flusso e programmazione è una questione di tentativi ed errori: prova prima a sperimentare con un flusso e, se non funziona, passa al codice. Intendiamoci: va benissimo! Fa parte del normale processo di apprendimento dell'automazione. Persino in Salesforce, gli sviluppatori dedicano tempo a studiare e sperimentare prima di iniziare a lavorare su una nuova funzionalità. Serve ad accertarsi di aver determinato l'approccio migliore prima di intraprendere una determinata strada.

Non esiste un modo semplice e definitivo per decidere se un caso d'uso o una soluzione debbano essere realizzati mediante un flusso o la programmazione (se ci fosse, te lo diremmo). Sperimenta, e non aver paura di sbagliare la prima, la seconda e anche la terza volta.

Esaminiamo un esempio

Per darti un'idea di come puoi usare i flussi nella tua organizzazione, considera questo scenario di esempio.

Requisiti aziendali

Flo Smith è una business analyst e amministratrice Salesforce in Pyroclastic, Inc. Da mesi chiede ai suoi stakeholder di investire in una maggiore automazione dei processi aziendali. È impaziente di mettere a frutto la maggiore efficienza che possono offrire gli strumenti di automazione di Salesforce. Per questo è entusiasta quando il direttore commerciale di Pyroclastic le chiede di aiutare il suo team a lavorare in modo più efficiente.

Quando gli agenti di vendita di Pyroclastic registrano i referenti in Salesforce, spesso tralasciano di compilare molti dei campi, con il risultato di avere una serie di referenti confusi e non associati ad account. A peggiorare le cose si aggiunge il fatto che gli agenti di vendita spesso creano referenti duplicati. Potrebbero facilmente evitare questo problema eseguendo una ricerca in Salesforce prima di creare il referente, ma non lo fanno. Sarebbe meglio automatizzare questo processo. Per Flo è un'ottima occasione per dimostrare come Salesforce può aumentare l'efficienza dell'organizzazione.

Il caso d'uso

Analizziamolo.

• Acquisire soltanto i valori relativi ai campi obbligatori (Nome e Cognome) e l'account associato.
  
• Se c'è un referente corrispondente, aggiornarlo. Se non c'è un referente corrispondente, crearne uno.
  

Per completare questo processo aziendale, Flo vuole fornire la conferma che il processo aziendale è stato completato. Se comunichiamo su Chatter che l'operazione è stata eseguita dal flusso, l'informazione sarà accessibile a più utenti di quanti ne raggiungeremmo con un canale chiuso, ad esempio un'email. Aggiungiamo altri due requisiti.

• Confermare l'operazione eseguita con un post su Chatter.
  
• Informare l'utente che il processo aziendale è completato.
  

La soluzione

Dal momento che la finalità dell'automazione è che il sistema esegua le operazioni automaticamente, Flo deve trovare una soluzione che possa prendere decisioni logiche e compiere un'azione in base a condizioni prestabilite. Per questo particolare processo aziendale è necessario che l'utente fornisca alcune informazioni; Flo ha dunque bisogno di un modulo che acquisisca quelle informazioni. Diamo un'occhiata a tre modi in cui può gestire questo caso d'uso in Salesforce.

Poiché il caso d'uso richiede logica condizionale e azioni, le azioni rapide non vanno bene. Restano il flusso e il componente Lightning. Tuttavia i componenti Lightning si possono creare mediante programmazione.

Flo non ha molta esperienza di programmazione e vuole una soluzione che possa gestire in futuro senza dover ricorrere all'aiuto di un programmatore. Ricorda, in genere è sempre meglio prendere in esame le opzioni offerte dagli strumenti dichiarativi prima di esplorare la possibilità di utilizzare codice personalizzato. Flo inizia quindi a esplorare la soluzione più semplice che risponde alle sue esigenze: un flusso.

Nella prossima unità entreremo nel territorio dei flussi: Flow Builder.

Risorse

• Risorsa video sui flussi: Flow Builder