Immergersi nella gestione dei dati

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

Spiegare l'importanza della qualità dei dati in Salesforce.
Comprendere perché i dati ripuliti migliorano la fiducia dell'utente, l'adozione e l'efficacia di strumenti basati sull'IA come Agentforce.
Identificare e implementare strategie efficaci di backup e ripristino per i dati e i metadati Salesforce.
Sviluppare e applicare best practice per la pulitura dei dati.
Creare e tenere aggiornati i sandbox come best practice.
Creare e tenere aggiornato un dizionario dei dati esaustivo.

Conoscere le procedure ottimali per la gestione dei dati

Il valore dei dati è direttamente proporzionale alla loro qualità. Record obsoleti o incompleti possono scoraggiare gli utenti e indurli a cercare alternative, minando la fiducia nell'organizzazione Salesforce. Per questo una buona gestione dei dati è importante. Questa unità descrive una serie di best practice per la gestione dei dati.

IA e tecnologie emergenti

Nell'era dell'IA e di Agentforce, i dati puliti sono fondamentali per ottenere risultati ottimali. Agentforce, l'assistente Salesforce basato sull'IA, dipende fortemente dall'accuratezza e dall'affidabilità dei dati per automatizzare efficacemente le attività e fornire risposte ben informate. Agentforce usa azioni personalizzate per interagire con i dati Salesforce e consentire agli utenti di completare le attività usando il linguaggio naturale.

Dati di cattiva qualità, come informazioni duplicate, imprecise, obsolete o disordinate, possono compromettere le prestazioni di Agentforce e restituire risultati inaccurati. Ad esempio, se Agentforce tenta di riassumere un record cliente disseminato di incongruenze o campi mancanti, genererà un risultato non attendibile, poco utile per il processo decisionale e deludente per gli utenti. Mantenere puliti i dati è fondamentale per liberare tutto il potenziale di Agentforce e assicurare il successo delle iniziative basate sull'IA in Salesforce.

Analizzare un backup e curarne la manutenzione

Nessuna tecnologia è infallibile e anche una piattaforma robusta come Salesforce necessita di una soluzione di backup affidabile. Esiste sempre la possibilità di perdita di dati per diversi fattori, tra cui:

Errore dell'utente: è la causa più probabile di perdita di dati e può nascere da errori durante importazioni in blocco, da implementazioni di automazioni o integrazioni non corrette e da sostituzioni o eliminazioni accidentali da parte di utenti o amministratori.
Aggiornamenti del sandbox: quando si aggiorna un sandbox, in sostanza, viene creata una copia dell'organizzazione di produzione, che può sovrascrivere settimane o anche mesi di lavoro svolto nell'ambiente sandbox.
Eventi sporadici di inattività di Salesforce: i server Salesforce sono estremamente sicuri, ma esiste sempre una piccola possibilità di perdita di dati, in caso di rari incidenti di non disponibilità.

Per ridurre al minimo questi rischi è fondamentale implementare una valida strategia di backup. Salesforce offre soluzioni di backup native, tra cui il servizio Data Export (Esportazione dati), Data Loader e l'esportazione di rapporti per il backup dei dati, oltre a Serie di modifiche, Aggiornamento sandbox e DevOps Center per il backup dei metadati. Inoltre, Salesforce Backup & Recover assicura che i dati a disposizione degli utenti business siano sempre accurati e aggiornati. È l'unica soluzione che fornisce una protezione dei dati costante per Salesforce e la possibilità di rilevare e visualizzare in tempo reale le modifiche subite da dati e metadati. Gli avvisi proattivi consentono ai team di individuare anomalie ed eliminazioni accidentali prima che provochino problemi più gravi. I team possono recuperare sottoinsiemi specifici di dati e metadati fino al livello di dettaglio dei campi. Questo strumento può essere utilizzato anche per eseguire il backup e il recupero dei dati su ServiceNow e Microsoft Dynamics 365, mettendo a disposizione dei reparti IT una soluzione per il backup dei dati efficiente e centralizzata. Per ulteriori informazioni sulla sicurezza, la conformità e la resilienza dei dati, visita https://www.salesforce.com/platform/own-integration/.

Salesforce offre uno strumento di backup e ripristino a pagamento; inoltre, è utile esplorare i fornitori terzi di soluzioni di backup disponibili su AppExchange, tra cui:

Gearset: un'importante piattaforma DevOps per Salesforce, che offre anche una soluzione completa di backup di dati e metadati.
AutoRABIT: un'altra importante piattaforma DevOps per Salesforce, che include Vault, un prodotto specifico per la creazione di prodotti per i settori regolamentati, come i servizi finanziari.
Oda: offre una soluzione collaudata per la gestione dei dati di Salesforce che include backup dei dati, privacy dei dati e strumenti di conformità.

Quando scegli una soluzione di backup, tieni conto di questi fattori.

Livello di dipendenza del business da Salesforce: più questo livello è elevato, più è fondamentale che la soluzione di backup sia robusta e prontamente disponibile.
Processo di ripristino dalla perdita di dati e metadati: è essenziale capire i passaggi che comporta il ripristino dei dati e dei metadati in caso di perdita, ovvero la quantità di tempo necessaria e il potenziale impatto sulle operazioni aziendali.
Frequenza delle distribuzioni di Salesforce: le distribuzioni frequenti aumentano il rischio di perdita di dati o metadati. In questo caso è necessaria una soluzione di backup allineata alla pianificazione delle distribuzioni.

Le esportazioni dei dati periodiche pianificate sono un aspetto fondamentale di una buona strategia di backup. La funzionalità di esportazione integrata in Salesforce consente di pianificare i backup con frequenza settimanale o mensile. È essenziale archiviare i file di backup scaricati in una posizione sicura, ad esempio un server SharePoint o un'altra soluzione di archiviazione protetta. Infine, può essere utile includere tutti i dati nelle esportazioni, come documenti e immagini, per evitare riferimenti mancanti e assicurare il ripristino totale dei dati.

Pulire i dati

Usare dati puliti significa avere meno duplicati e una migliore esperienza utente. La configurazione di regole di corrispondenza e di duplicazione riduce i duplicati e assicura coerenza dei record. Usando rapporti personalizzati come i cruscotti digitali "Clean Your Room!" è più facile tenere traccia e risolvere vuoti nei dati, come informazioni di contatto mancanti. Per creare rapporti dei duplicati, specifica gli oggetti e i campi target, in modo di avere una visione chiara di quali dati necessitano di pulitura e per mantenere uniformità in tutta l'organizzazione. Non limitarti ai dati, rivedi anche rapporti, cruscotti digitali, visualizzazioni elenco, modelli di email e metadati come i ruoli, i profili e le autorizzazioni. Eseguire regolarmente la pulitura dell'organizzazione snellisce i processi e migliora l'efficienza.

Rivedere e aggiornare i sandbox

Tenere aggiornati i sandbox è una best practice fondamentale per la riuscita delle implementazioni di Salesforce. Aggiornare i sandbox dopo ogni distribuzione di produzione aiuta a ridurre il rischio di errori di configurazione e assicura l'allineamento tra ambienti diversi. Questa prassi è particolarmente importante in quanto i sandbox fungono da ambienti isolati per lo sviluppo, il testing e la formazione e consentono ad amministratori e sviluppatori di lavorare a configurazioni e personalizzazioni senza alterare l'organizzazione di produzione.

Ridurre al minimo gli errori di configurazione

Quando si distribuiscono le modifiche in produzione, la configurazione dell'ambiente di produzione si evolve. Se i sandbox non vengono aggiornati, possono conservare configurazioni obsolete che generano incongruenze e possibili errori durante lo sviluppo o i test. L'aggiornamento dei sandbox li allinea all'ultima configurazione dei prodotti, riducendo il rischio che si manifestino questi problemi.

Pianificazione coerente degli aggiornamenti

Una pianificazione coerente degli aggiornamenti promuove una migliore collaborazione e prevedibilità all'interno dei team. Gli amministratori e gli sviluppatori possono sapere in anticipo quando saranno aggiornati i loro sandbox e pianificare di conseguenza il lavoro per ridurre al minimo le interruzioni. Inoltre, in questo modo si ha la certezza che tutti lavorino nell'ambiente più aggiornato, per una maggiore efficienza dei processi di sviluppo e di testing.

Tipi di sandbox di Salesforce e intervalli di aggiornamento

Salesforce offre diversi tipi di sandbox, ognuno dei quali risponde a esigenze specifiche e offre intervalli di aggiornamento diversi.

Developer Sandbox: progettate per lo sviluppo e il testing individuali, questi sandbox si possono aggiornare tutti i giorni per assicurare che gli sviluppatori abbiano sempre un ambiente aggiornato con cui lavorare.
Developer Pro Sandbox: offrono una serie di dati più ampia rispetto alle Developer Sandbox. Sono adatti ad attività di sviluppo e testing più complesse e gli intervalli di aggiornamento possono essere di qualche giorno.
Sandbox Copia parziale: contengono un sottoinsieme di dati di produzione e sono ideali per i test di accettazione utente e i test di integrazione; gli intervalli di aggiornamento in genere sono di qualche giorno o di una settimana.
Sandbox completi: replicano l'ambiente di produzione per intero, compresi dati e configurazioni, e sono ideali per i test delle prestazioni e la fase di pre-produzione; in considerazione delle loro dimensioni vengono solitamente aggiornati una volta al mese.

Proprietà del sandbox e coordinamento

Designare un proprietario per ogni sandbox è essenziale per un buon coordinamento prima di ogni aggiornamento. Questa prassi consente di avere un canale di comunicazione e responsabilità di gestione del sandbox ben definiti, per garantire che il lavoro in corso sia preservato e che eventuali conflitti siano risolti prima dell'aggiornamento. La persona titolare del sandbox può avvisare gli utenti dell'aggiornamento imminente, dando loro la possibilità di eseguire il backup di eventuali dati critici o configurazioni non ancora pronte per la distribuzione.

Idoneità all'allineamento e alla distribuzione

La revisione e l'aggiornamento regolari dei sandbox mantengono le configurazioni allineate alla produzione, assicurando che le funzionalità e le personalizzazioni sviluppate siano pronte per la distribuzione senza disturbare il normale procedere del lavoro. Questa prassi contribuisce a realizzare un processo di rilascio più agile e affidabile.

Tuttavia, l'aggiornamento dei sandbox non sempre è un'operazione semplice, specialmente quando si ha a che fare con personalizzazioni importanti o grandi volumi di dati. Per istruzioni specifiche sulle procedure di aggiornamento di sandbox complesse, consulta la documentazione Salesforce oppure rivolgiti all'assistenza Salesforce per farti aiutare da una persona esperta.

Gestire e migliorare il dizionario dei dati

Un dizionario dei dati è uno strumento vitale per la collaborazione e la gestione efficaci in un ambiente Salesforce, specialmente per quanto riguarda l'IT e le integrazioni. Curare un dizionario dei dati è utile per ridurre al minimo gli equivoci di comunicazione, gli errori e la necessità di ripetere il lavoro, migliorando al contempo la collaborazione.

Dizionario dei dati: un modello completo

Un dizionario dei dati ben curato funge da archivio centralizzato delle informazioni sulla struttura dati dell'organizzazione Salesforce. Il modello include i dettagli sugli oggetti (equivalenti alle tabelle di un database) e i loro attributi (campi), che raccolgono informazioni fondamentali come:

Tipi di dati: il tipo di dati archiviati in ogni campo (testo, numero, data, elenco di selezione). Queste informazioni contribuiscono ad assicurare l'integrità e la coerenza dei dati nel sistema.
Risultati campione: esempi che illustrano i valori dei dati in ciascun campo per offrire una visione e una comprensione più chiare a utenti e sviluppatori. Gli esempi possono servire per la convalida dei dati e i test.
Dettagli di integrazione: documenta il modo in cui ogni campo interagisce con i sistemi esterni o le applicazioni; questi dati sono essenziali per la gestione efficace delle integrazioni.
Utilizzo campo: i dettagli su dove e come viene utilizzato un determinato campo, compresi layout di pagina, classi Apex, pagine Visualforce e flussi di lavoro. Queste informazioni sono utili per identificare campi non utilizzati e valutare l'impatto di potenziali modifiche.
Fonte di dati: l'origine dei dati dei singoli campi, che siano stati inseriti manualmente, derivati da un'automazione o compilati tramite un'integrazione. È un elemento fondamentale per comprendere il flusso dei dati e le dipendenze all'interno del sistema.
Sicurezza e livelli di accesso: documenta le impostazioni di sicurezza a livello di campo, specificando chi ha accesso in visualizzazione, modifica o modifica dei dati per ciascun campo. È fondamentale per assicurare la privacy dei dati e la conformità in materia di sicurezza.
Tracciamento cronologia: identifica per quali campi è attivo il tracciamento della cronologia per eseguire controlli e analisi del cambiamento dei dati nel tempo. È particolarmente utile per la risoluzione dei problemi legati ai dati e per garantire l'integrità dei dati.
Layout di pagina e posizionamento dei campi: specifica i layout di pagina in cui è visualizzato ogni singolo campo e la sua posizione all'interno del layout. È utile per identificare campi ridondanti o non utilizzati e ottimizzare i layout di pagina ai fini dell'esperienza utente.
Domande e note: offre uno spazio in cui registrare domande e osservazioni relative a campi specifici, facilitando la chiarezza e la comunicazione tra i membri del team. Favorisce un approccio collaborativo alla gestione dei dati.

I vantaggi del dizionario dei dati

Migliore collaborazione: un dizionario dei dati serve da singola fonte di verità per tutti gli stakeholder, inclusi amministratori, sviluppatori, business analyst e professionisti dell'IT. La comprensione condivisa della struttura dei dati facilita comunicazioni efficaci, riduce i malintesi e promuove processi decisionali informati.
Riduzione degli errori e della rilavorazione: fornendo linee guida e definizioni chiare per i dati, un dizionario dei dati aiuta a prevenire errori di inserimento, incongruenze e interpretazioni errate. Questa qualità, a sua volta, riduce la necessità futura di pulire i dati, eseguire di nuovo la lavorazione e apportare costose correzioni.
Integrazioni semplificate: un dizionario dei dati ben documentato è indispensabile per gestire efficacemente le integrazioni. La comprensione chiara della struttura dati, delle relazioni e dei punti di integrazione semplifica il processo di integrazione, riduce gli errori al minimo e agevola il flusso di dati tra sistemi.
Migliore qualità dei dati: impostando gli standard per i tipi, le regole di convalida e le fonti dei dati, il dizionario contribuisce a mantenere coerenza e accuratezza nei dati. Di conseguenza, i rapporti, i cruscotti digitali e gli approfondimenti analitici sono più affidabili.
Controlli dei dati facilitati: un dizionario dei dati rappresenta una struttura in cui condurre controlli dei dati per individuare problemi di qualità come record duplicati, incongruenze, record incompleti e dati danneggiati. È possibile dunque eseguire la pulitura proattiva dei dati e implementare iniziative di miglioramento.

Aggiornare il dizionario dei dati

Mantenere il dizionario dei dati aggiornato è importante per ogni amministratore. La pianificazione settimanale dell'aggiornamento può essere indicata per le organizzazioni soggette a cambiamenti frequenti; in ogni caso, la frequenza ottimale dipende dalle esigenze specifiche dell'organizzazione e dai ritmi di sviluppo. L'importante è assicurare che tutte le modifiche alle strutture, ai campi o alle integrazioni dei dati si riflettano rapidamente nel dizionario.

Integrando queste informazioni, il dizionario dei dati si può usare efficacemente come strumento potente per la collaborazione, la gestione dei dati e l'integrazione nell'ambiente Salesforce.

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