Definire le regole di condivisione

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Utilizzare le regole di condivisione per estendere l'accesso al di là delle gerarchie dei ruoli.
  
• Creare un gruppo pubblico che includa utenti con profili e ruoli diversi.
  

Nota

Stai seguendo la formazione in italiano? Inizia la sfida in un Trailhead Playground in italiano e utilizza le traduzioni fornite tra parentesi per la navigazione. Per quanto riguarda i valori da inserire, copia e incolla solo quelli in lingua inglese, perché la convalida della sfida è basata sul fatto che i dati siano in inglese. Se non superi la sfida nella tua organizzazione italiana, ti consigliamo di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) selezionare Inglese per la lingua seguendo le istruzioni riportate qui e, successivamente, (3) fare nuovamente clic sul pulsante "Controlla la sfida".

Visita il badge Trailhead nella tua lingua per informazioni dettagliate su come usufruire dell'esperienza Trailhead in altre lingue.

Estendere l'accesso con le regole di condivisione

Le impostazioni di condivisione predefinite a livello di organizzazione forniscono un livello di accesso base (relativamente restrittivo) per ciascun oggetto. Se le impostazioni predefinite di condivisione a livello di organizzazione sono Public Read Only (Sola lettura pubblica) o Private (Privato), è possibile consentire nuovamente l'accesso ad alcuni utenti attraverso le regole di condivisione. Ciò consente di applicare eccezioni automatiche alle impostazioni di condivisione a livello di organizzazione per gruppi di utenti selezionati.

Le regole di condivisione possono basarsi su chi possiede il record o sui valori dei campi del record. Ad esempio, si possono utilizzare le regole di condivisione per estendere l'accesso alla condivisione agli utenti di gruppi o ruoli pubblici. Come nel caso delle gerarchie dei ruoli, le regole di condivisione non possono mai essere più severe delle impostazioni predefinite a livello di organizzazione. Semplicemente, consentono un accesso maggiore a determinati utenti.

Ciascuna regola di condivisione consta di tre componenti.

Quali record condividere?

È possibile condividere i record di proprietà di determinati utenti o rispondenti a determinati criteri. Le regole di condivisione basate su criteri determinano quali record condividere in base a valori di campo diversi rispetto alla proprietà. 

Con quali utenti?

È possibile definire gruppi di utenti in base al ruolo, al territorio o alla definizione di un gruppo pubblico. Un gruppo pubblico è un raggruppamento di utenti definito dall'amministratore che può essere utilizzato per semplificare la creazione di regole di condivisione. In base ai tipi di membro del gruppo disponibili nella tua organizzazione, i gruppi pubblici possono essere una combinazione di:

• utenti singoli
  
• ruoli
  
• ruoli e subordinati (puoi scegliere se includere gli utenti del sito Experience Cloud e del portale o soltanto gli utenti interni)
  
• territori
  
• territori e subordinati
  
• altri gruppi pubblici
  

Che tipo di accesso?

È possibile assegnare l'accesso Read-Only (Sola lettura) o Read/Write (Lettura/Scrittura).

Le regole di condivisione funzionano meglio quando vengono definite per un particolare gruppo di utenti determinabile o prevedibile in anticipo, anziché per un insieme di utenti che cambia frequentemente. Ad esempio, nell'app Recruiting è importante condividere ogni posizione, candidato, candidatura e valutazione con tutti i recruiter. Poiché nella gerarchia dei ruoli i recruiter appartengono tutti ai ruoli Responsabile del reclutamento (Recruiting Manager) o Recruiter, possiamo facilmente utilizzare una regola di condivisione per condividere quegli oggetti con il ruolo Recruiting Manager (Responsabile del reclutamento) e relativi subordinati.

In alternativa, considera un altro caso d'uso dell'app Recruiting: i selezionatori hanno bisogno di accedere in lettura ai candidati e alle candidature delle persone con cui stanno tenendo dei colloqui. In questo caso, l'insieme degli intervistatori è molto più difficile da prevedere in anticipo: i responsabili delle assunzioni potrebbero utilizzare gruppi di selezionatori diversi a seconda della posizione per cui stanno cercando personale e i selezionatori potrebbero provenire da gruppi diversi all'interno della gerarchia dei ruoli. Quindi, questo caso d'uso probabilmente non dovrebbe essere gestito tramite regole di condivisione: il team di selezionatori per un determinato responsabile è troppo difficile da prevedere.

Dovremmo utilizzare una regola di condivisione?

Esaminiamo l'insieme di autorizzazioni necessarie che ancora vogliamo implementare e scegliamo quelle che operano al meglio con le regole di condivisione.

I recruiter devono avere accesso in lettura e aggiornamento a tutte le posizioni, i candidati, le candidature e i record di valutazione presenti nell'app.

Sì. Come dicevamo in precedenza, è facile selezionare il gruppo di recruiter nella nostra gerarchia dei ruoli.

I responsabili delle assunzioni devono disporre dell'accesso in lettura e aggiornamento ai record delle posizioni e degli annunci di lavoro per i quali sono responsabili.

È troppo difficile prevedere quali posizioni saranno assegnate e a quale responsabile delle assunzioni. Dovremo affrontare questo caso d'uso in un altro modo, ad esempio condividendo ciascun record degli annunci di lavoro tramite una regola di condivisione manuale.

I responsabili delle assunzioni devono disporre dell'accesso in lettura ai record dei candidati per i quali sono responsabili.

No. Anche in questo caso è troppo difficile prevedere quali posizioni saranno assegnate e a quale responsabile delle assunzioni.

I responsabili delle assunzioni devono disporre di un accesso in lettura e aggiornamento per ogni record di candidatura e di valutazione.

Sì. Poiché non stiamo limitando le candidature e le valutazioni che un responsabile delle assunzioni può leggere e aggiornare, possiamo facilmente selezionare tutti i responsabili delle assunzioni dalla nostra gerarchia dei ruoli e definire una regola di condivisione per loro.

I selezionatori devono disporre di un accesso in lettura ai dati relativi ai candidati e alle candidature di coloro con cui stanno conducendo un colloquio.

No. Come dicevamo in precedenza, è difficile prevedere chi farà parte di un team addetto ai colloqui per una determinata posizione.

In sintesi, ecco le principali regole di condivisione che definiamo per l'app Recruiting.

Nel resto di questa unità, imparerai a creare gruppi pubblici e regole di condivisione per implementare queste autorizzazioni.

Definire un gruppo pubblico

Prima di creare una regola di condivisione, è importante impostare il gruppo pubblico appropriato. Un gruppo pubblico è un insieme di singoli utenti, altri gruppi, singoli ruoli o territori e/o ruoli o territori con relativi subordinati che hanno tutti una funzione in comune. Ad esempio, sia gli utenti con il profilo Recruiter che quelli con il ruolo di SW Dev Manager (Responsabile sviluppo software) esaminano le candidature. 

Quando definisci una regola di condivisione, l'utilizzo di un gruppo pubblico rende la regola più facile da creare e, soprattutto, più facile da capire in un secondo momento, soprattutto se si tratta di una delle tante regole di condivisione che stai cercando di gestire in una grande organizzazione. Crea un gruppo pubblico se desideri definire una regola di condivisione che includa più di uno o due gruppi o ruoli, o qualsiasi individuo.

1. In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Public Groups (Gruppi pubblici) e fai clic su Public Groups (Gruppi pubblici).
   
2. Fai clic su New (Nuovo). 
   
3. Assegna un'etichetta al gruppo. La casella di testo Group Name (Nome gruppo) si compila automaticamente quando la selezioni. Si tratta di un nome univoco utilizzato dall'API e dai pacchetti gestiti.
   
4. Nell'elenco a discesa Search (Cerca), scegli quali utenti selezionare tra singoli utenti, altri gruppi o ruoli e se includere i loro subordinati. Puoi includere una combinazione di tipi di membri nei tuoi gruppi pubblici.
   
5. Nell'elenco Available Members (Membri disponibili), seleziona gli utenti e fai clic su Add (Aggiungi).
   
6. Fai clic su Save (Salva).
   

Una volta definito il gruppo, puoi usarlo per impostare le regole di condivisione.

Gruppi pubblici per l'app Recruiting

Guardando le autorizzazioni necessarie che desideriamo implementare per la nostra app Recruiting, ci sono solo due oggetti che necessitano di un gruppo pubblico per le loro regole di condivisione: Job Application (Candidatura) e Review (Valutazione). La buona notizia è che possiamo includere questi oggetti in un unico gruppo perché l'oggetto Review (Valutazione) si trova sul lato dettaglio di una relazione record principale-record dettaglio, quindi eredita le impostazioni di condivisione che applichiamo all'oggetto Job Application (Candidatura). 

Poiché sia i recruiter che gli hiring manager (responsabili delle assunzioni) devono disporre dell'accesso "read" (in lettura) e "update" (per l'aggiornamento) alle candidature e alle valutazioni, possiamo definire un gruppo pubblico chiamato Reviewers (Valutatori) che comprende sia i recruiter che gli hiring manager (responsabili delle assunzioni). A questo gruppo aggiungiamo i ruoli di SW Dev Manager (Responsabile sviluppo software), Director Product Management (Direttore gestione prodotti) e Director QA (Direttore QA), nonché il ruolo e i subordinati del Recruiting Manager (Responsabile del reclutamento).

Definire una regola di condivisione

È possibile definire una regola di condivisione per un singolo gruppo pubblico, ruolo o territorio. È possibile anche definire una regola di condivisione per un ruolo e relativi subordinati o per un territorio e relativi subordinati.

1. In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Sharing Settings (Impostazioni di condivisione) e fai clic su Sharing Settings (Impostazioni di condivisione). Si tratta della stessa pagina utilizzata per definire le impostazioni predefinite a livello di organizzazione.
   
2. Nell'elenco a discesa Manage sharing settings for (Gestisci impostazioni di condivisione per), scegli l'oggetto per il quale creare la regola di condivisione. La scelta di un oggetto in questo elenco a discesa permette di concentrarsi sulle impostazioni predefinite e sulle regole di condivisione a livello di organizzazione per un solo oggetto alla volta, anziché esaminarle tutte in una lunga pagina, una funzione utile se si ha un'organizzazione di grandi dimensioni con più oggetti personalizzati.
   
3. Nell'area Sharing Rules (Regole di condivisione), fai clic su New (Nuovo) e assegna un'etichetta alla regola. La casella di testo Rule Name (Nome regola) si compila automaticamente quando la selezioni.
   
4. Per quanto riguarda il tipo di regola, è possibile scegliere se la regola di condivisione è basata sul titolare o su criteri a cui i record devono corrispondere per essere inclusi. Per questa regola di condivisione, seleziona Based on record owner (Basata sul titolare record).
   
5. Per Select which records to be shared (Selezionare i record da condividere), seleziona una categoria dal primo elenco a discesa e una serie di utenti dal secondo elenco a discesa o dal campo di ricerca.
   
6. Per Select users to share with (Selezionare gli utenti con cui condividere), specifica gli utenti che possono accedere ai dati.
   
7. Seleziona un'impostazione per l'accesso alla condivisione.
   
8. Fai clic su Save (Salva).
   

Regole di condivisione per l'app Recruiting

Per l'app Recruiting, abbiamo bisogno di una regola che permetta di condividere le valutazioni scritte e possedute da qualunque membro dell'organizzazione con tutti i recruiter e i responsabili delle assunzioni. Creeremo una regola di condivisione che si applichi sia all'oggetto Job Application (Candidatura) che all'oggetto Review (Valutazione).

Creiamo una regola di condivisione Job Application (Candidatura) basata sul titolare con l'etichetta Review Records (Record di valutazione). Per Select which records to be shared (Selezionare i record da condividere), scegli Public Groups (Gruppi pubblici) e seleziona All Internal Users (Tutti gli utenti interni). Specifichiamo che questi record sono condivisi con il gruppo pubblico Reviewers (Valutatori) da noi creato e impostiamo il livello di accesso su Read/Write (Lettura/Scrittura).

Poiché i valutatori e i responsabili delle assunzioni devono tutti poter leggere e aggiornare le valutazioni, ci siamo occupati di tutti con un'unica regola di condivisione e un gruppo pubblico.

Risorse

• Regole di condivisione
  
• Concessione dell'accesso ai record tramite la condivisione manuale in Lightning Experience
  
• Categorie di regole di condivisione
  
• Considerazioni sulla condivisione