Definire le regole di condivisione
Obiettivi di apprendimento
Estendere l'accesso con le regole di condivisione
- utenti singoli
- ruoli
- ruoli e subordinati (puoi scegliere se includere gli utenti del sito Experience Cloud e del portale o soltanto gli utenti interni)
- territori
- territori e subordinati
- altri gruppi pubblici
Dovremmo utilizzare una regola di condivisione?
Esaminiamo l'insieme di autorizzazioni necessarie che ancora vogliamo implementare e scegliamo quelle che operano al meglio con le regole di condivisione.
I recruiter devono avere accesso in lettura e aggiornamento a tutte le posizioni, i candidati, le candidature e i record di valutazione presenti nell'app.In sintesi, ecco le principali regole di condivisione che definiamo per l'app Recruiting.
Object (Oggetto) | Rule Label (Etichetta della regola) | Owned by... (Di proprietà di...) | Share with... (Condividi con...) | Access Level (Livello di accesso) |
---|---|---|---|---|
Review (Valutazione) | Edit Reviews (Modifica valutazioni) | Entire Organization (Intera organizzazione) | Recruiter e Hiring Managers (Recruiter e Responsabili delle assunzioni) | Read/Write (Lettura/Scrittura) |
Candidate (Candidato) | Edit Candidates (Modifica candidati)) | Entire Organization (Intera organizzazione) | Il ruolo e i subordinati del Recruiting Manager (Responsabile del reclutamento) | Read/Write (Lettura/Scrittura) |
Position (Posizione) | Edit Positions (Modifica posizioni) | Il ruolo e i subordinati del Recruiting Manager (Responsabile del reclutamento) | Il ruolo e i subordinati del Recruiting Manager (Responsabile del reclutamento) | Read/Write (Lettura/Scrittura) |
Nel resto di questa unità, imparerai a creare gruppi pubblici e regole di condivisione per implementare queste autorizzazioni.
Definire un gruppo pubblico
- In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Public Groups (Gruppi pubblici) e fai clic su Public Groups (Gruppi pubblici).
- Fai clic su New (Nuovo).
- Assegna un'etichetta al gruppo. La casella di testo Group Name (Nome gruppo) si compila automaticamente quando la selezioni. Si tratta di un nome univoco utilizzato dall'API e dai pacchetti gestiti.
- Nell'elenco a discesa Search (Cerca), scegli quali utenti selezionare tra singoli utenti, altri gruppi o ruoli e se includere i loro subordinati. Puoi includere una combinazione di tipi di membri nei tuoi gruppi pubblici.
- Nell'elenco Available Members (Membri disponibili), seleziona gli utenti e fai clic su Add (Aggiungi).
- Fai clic su Save (Salva).
Una volta definito il gruppo, puoi usarlo per impostare le regole di condivisione.
Gruppi pubblici per l'app Recruiting
Guardando le autorizzazioni necessarie che desideriamo implementare per la nostra app Recruiting, ci sono solo due oggetti che necessitano di un gruppo pubblico per le loro regole di condivisione: Job Application (Candidatura) e Review (Valutazione). La buona notizia è che possiamo includere questi oggetti in un unico gruppo perché l'oggetto Review (Valutazione) si trova sul lato dettaglio di una relazione record principale-record dettaglio, quindi eredita le impostazioni di condivisione che applichiamo all'oggetto Job Application (Candidatura).
Poiché sia i recruiter che gli hiring manager (responsabili delle assunzioni) devono disporre dell'accesso "read" (in lettura) e "update" (per l'aggiornamento) alle candidature e alle valutazioni, possiamo definire un gruppo pubblico chiamato Reviewers (Valutatori) che comprende sia i recruiter che gli hiring manager (responsabili delle assunzioni). A questo gruppo aggiungiamo i ruoli di SW Dev Manager (Responsabile sviluppo software), Director Product Management (Direttore gestione prodotti) e Director QA (Direttore QA), nonché il ruolo e i subordinati del Recruiting Manager (Responsabile del reclutamento).
Definire una regola di condivisione
- In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Sharing Settings (Impostazioni di condivisione) e fai clic su Sharing Settings (Impostazioni di condivisione). Si tratta della stessa pagina utilizzata per definire le impostazioni predefinite a livello di organizzazione.
- Nell'elenco a discesa Manage sharing settings for (Gestisci impostazioni di condivisione per), scegli l'oggetto per il quale creare la regola di condivisione. La scelta di un oggetto in questo elenco a discesa permette di concentrarsi sulle impostazioni predefinite e sulle regole di condivisione a livello di organizzazione per un solo oggetto alla volta, anziché esaminarle tutte in una lunga pagina, una funzione utile se si ha un'organizzazione di grandi dimensioni con più oggetti personalizzati.
- Nell'area Sharing Rules (Regole di condivisione), fai clic su New (Nuovo) e assegna un'etichetta alla regola. La casella di testo Rule Name (Nome regola) si compila automaticamente quando la selezioni.
- Per quanto riguarda il tipo di regola, è possibile scegliere se la regola di condivisione è basata sul titolare o su criteri a cui i record devono corrispondere per essere inclusi. Per questa regola di condivisione, seleziona Based on record owner (Basata sul titolare record).
- Per Select which records to be shared (Selezionare i record da condividere), seleziona una categoria dal primo elenco a discesa e una serie di utenti dal secondo elenco a discesa o dal campo di ricerca.
- Per Select users to share with (Selezionare gli utenti con cui condividere), specifica gli utenti che possono accedere ai dati.
- Seleziona un'impostazione per l'accesso alla condivisione.
- Fai clic su Save (Salva).