Creare una gerarchia dei ruoli

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Spiegare quali sono le differenze tra una gerarchia dei ruoli e un organigramma.
  
• Visualizzare e modificare una gerarchia dei ruoli.
  
• Creare e assegnare ruoli per semplificare l'accesso ai record.
  

Nota

Stai seguendo la formazione in italiano? Inizia la sfida in un Trailhead Playground in italiano e utilizza le traduzioni fornite tra parentesi per la navigazione. Per quanto riguarda i valori da inserire, copia e incolla solo quelli in lingua inglese, perché la convalida della sfida è basata sul fatto che i dati siano in inglese. Se non superi la sfida nella tua organizzazione italiana, ti consigliamo di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) selezionare Inglese per la lingua seguendo le istruzioni riportate qui e, successivamente, (3) fare nuovamente clic sul pulsante "Controlla la sfida".

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Gerarchia dei ruoli e accesso ai record

La gerarchia dei ruoli interagisce con le impostazioni di condivisione predefinite a livello di organizzazione per determinare i livelli di accesso degli utenti ai dati di Salesforce. Un utente può accedere ai dati di tutti gli utenti che occupano una posizione direttamente inferiore alla sua nella gerarchia.

Gli utenti che hanno bisogno di vedere molti dati (come il CEO, i dirigenti o altri membri del management) spesso si trovano ai vertici della gerarchia. Ma le gerarchie dei ruoli non devono necessariamente corrispondere all'organigramma aziendale. Ciascun ruolo della gerarchia rappresenta solo un livello di accesso ai dati di cui un utente o un gruppo di utenti ha bisogno.

Gli utenti con un determinato ruolo a qualsiasi livello possono visualizzare, modificare e generare rapporti su tutti i dati di cui sono titolari o che condividono con utenti con ruoli a loro subordinati nella gerarchia dei ruoli. L'unica eccezione riguarda gli oggetti personalizzati, a cui è possibile disattivare l'accesso utilizzando le gerarchie. In particolare, se nell'elenco correlato Organization-Wide Defaults (Impostazioni predefinite organizzazione) l'opzione Grant Access Using Hierarchies (Concedi accesso tramite le gerarchie) è disabilitata, solo i titolari dei record e gli utenti a cui è stato concesso l'accesso mediante funzionalità di condivisione potranno accedere ai record di un dato oggetto.

Implementare la gerarchia dei ruoli nella piattaforma è facile, una volta che si ha un'idea della struttura che deve avere. L'approccio migliore consiste nel partire dall'organigramma aziendale e nel raggruppare i diversi incarichi in singoli ruoli basati sull'accesso ai record, laddove possibile. Le gerarchie dei ruoli non devono per forza corrispondere esattamente all'organigramma. È invece opportuno che ciascun ruolo della gerarchia rappresenti un livello di accesso ai dati di cui un utente o un gruppo di utenti ha bisogno.

Ad esempio, se in un team di sviluppo software ci sono un software engineer di ruolo e un software engineer subordinato, queste posizioni possono essere consolidate in un unico ruolo di software engineer all'interno della gerarchia. Fatto questo, è possibile iniziare a definire la gerarchia dei ruoli.

Gerarchia dei ruoli per l'app Recruiting

Diamo un'occhiata a un ramo della gerarchia dei ruoli per l'app Recruiting del nostro esempio. Ricorda che, in base alle impostazioni predefinite a livello di organizzazione che hai definito, i responsabili delle assunzioni sono autorizzati a visualizzare (ma non a creare o aggiornare) tutti i record relativi alle posizioni, agli annunci di lavoro e ai siti web per la ricerca di lavoro, nonché a visualizzare e aggiornare altri record di selezione del personale di loro proprietà. Così, però, l'app non risulta molto utile. Tuttavia, intendi impostare i ruoli associati alle Risorse umane in modo da consentire agli utenti di accedere ai dati di cui hanno bisogno.

Questa gerarchia di ruoli concede automaticamente questo tipo di autorizzazioni a livello di record:

• La CEO, Cynthia, può visualizzare e aggiornare tutti i record che ogni altro membro dell'organizzazione può visualizzare e aggiornare.
  
• Il Vicepresidente Sviluppo, Andrew, può visualizzare e aggiornare tutti i record che i responsabili a lui subordinati o i dipendenti subordinati ai suoi responsabili possono visualizzare o aggiornare.
  
• La Vicepresidente Risorse umane, Megan, può visualizzare e aggiornare tutti i record che Phil, il suo responsabile della selezione del personale, o Mario, il selezionatore di Phil, possono visualizzare e aggiornare.
  
• Il responsabile della selezione del personale, Phil, può visualizzare e aggiornare tutti i record di proprietà di Mario, il suo selezionatore.
  
• Il responsabile dello sviluppo software, Ben, può visualizzare e aggiornare qualsiasi record di proprietà di Melissa, Tom o Craig, i suoi software engineer.
  
• Il Direttore QA, Clark, può visualizzare e aggiornare qualsiasi record di proprietà di Flash o Harry, i suoi QA engineer.
  

Definire la gerarchia dei ruoli

È il momento di fare pratica configurando il ruolo Onboarding Manager (Responsabile orientamento), subordinato alla Vicepresidente Risorse umane.

1. In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), cerca e seleziona Roles (Ruoli).
   
2. Se viene visualizzata una pagina di avvio intitolata Roles (Ruoli), fai clic su Set Up Roles (Imposta ruoli) in fondo alla pagina per passare direttamente allo strumento vero e proprio.
   

La visualizzazione predefinita per questa pagina è la visualizzazione struttura, come indicato nell'elenco a discesa all'estrema destra della barra del titolo della gerarchia dei ruoli. Quando si crea una gerarchia dei ruoli, è probabilmente più facile attenersi a questa visualizzazione o alla visualizzazione elenco, perché entrambe permettono di vedere facilmente la collocazione dei ruoli all'interno della gerarchia. La visualizzazione elenco ordinato è la migliore se si conosce il nome di un ruolo che si sta cercando, ma non si sa con certezza dove sia collocato all'interno della gerarchia, oppure se non si desidera fare clic per aprire tutti i nodi della struttura. In questa unità utilizzeremo la visualizzazione struttura. 

3. Quando si inizia a definire una gerarchia dei ruoli, la struttura ad albero visualizza un singolo nodo segnaposto con il nome dell'organizzazione. In questo punto devi aggiungere il nome del ruolo più alto della gerarchia, nel nostro caso il CEO. Nel playground, alcuni ruoli della gerarchia sono già definiti. Fai clic su Expand All (Espandi tutto) per visualizzare l'intera gerarchia dei ruoli.
   
4. Fai clic su Add Role (Aggiungi ruolo) al di sotto del ruolo VP Human Resources (Vicepresidente Risorse umane).
   
5. In Label (Etichetta), inserisci Onboarding Manager (Responsabile orientamento). Il campo Role Name (Nome ruolo) viene compilato automaticamente con Onboarding_Manager.
   
6. Nella casella di testo This role reports to (Questo ruolo fa capo a), lascia il valore precompilato, VP Human Resources (Vicepresidente Risorse umane).
   
7. Se lo desideri, puoi inserire un valore nella casella di testo Role Name as displayed on reports (Nome ruolo come visualizzato sui rapporti). Questo testo viene utilizzato nei rapporti per indicare il nome di un ruolo. Poiché i ruoli con nomi lunghi occupano più spazio nelle colonne dei rapporti, consigliamo di utilizzare abbreviazioni comprensibili.
   
8. Lascia le altre opzioni, ad esempio Contact Access (Accesso referente) oppure Opportunity Access (Accesso opportunità), impostate sui valori predefiniti e fai clic su Save (Salva). Queste opzioni di accesso non interessano l'app Recruiting. Tuttavia, di solito è opportuno configurare l'accesso del ruolo ai record controllati dagli account di cui gli utenti assegnati al ruolo sono titolari.
   
9. Ora che hai creato il ruolo, puoi assegnargli l'utente corretto. Fai clic su Onboarding Manager (Responsabile orientamento) e poi su Assign Users to Role (Assegna utenti al ruolo). 
   

10. Nell'elenco a discesa Available Users (Utenti disponibili), seleziona All Unassigned (Tutti non assegnati).
    
11. Scegli un utente dall'elenco e fai clic su Add (Aggiungi) per spostarlo nell'elenco Onboarding Manager (Responsabile orientamento), quindi salva.
    

Ora, ritornando alla pagina principale Roles (Ruoli) da Setup (Imposta), è possibile vedere il nuovo ruolo nella gerarchia. Puoi quindi definire gli altri ruoli in base al diagramma, ad esempio i ruoli Recruiting Manager (Responsabile selezione del personale) e Recruiter (Selezionatore).

Per accelerare il processo di aggiunta di un nuovo ruolo, fai clic su Add Role (Aggiungi ruolo) sotto al nome del ruolo a cui il nuovo ruolo farà capo. Così facendo, la casella di testo This role reports to (Questo ruolo fa capo a) viene automaticamente compilata con il nome del ruolo appropriato.

Come vedi, la gerarchia dei ruoli è un modo efficace per rendere i dati accessibili a chi ha bisogno di vederne una gran quantità.

Definendo le impostazioni predefinite a livello di organizzazione e stabilendo la gerarchia dei ruoli, hai quasi finito di definire le autorizzazioni di accesso a livello di record per l'app Recruiting. Non resta che condividere i record relativi alla selezione del personale tra gruppi che figurano in rami separati della gerarchia dei ruoli. Per soddisfare questo requisito, puoi utilizzare le regole di condivisione.

Risorse

• Guida di Salesforce: Impostazione dell'accesso ai record per gli utenti
• Guida di Salesforce: Controllo dell'accesso tramite le gerarchie