Controllare gli accessi agli oggetti
Obiettivi di apprendimento
- Visualizzare i profili esistenti e crearne di nuovi.
- Modificare l'accesso agli oggetti utilizzando i profili.
- Visualizzare tutti gli utenti assegnati a un profilo.
- Creare nuovi insiemi di autorizzazioni.
- Assegnare gli insiemi di autorizzazioni a uno o più utenti.
Nota
Stai seguendo la formazione in italiano? In questo badge, la convalida delle sfide pratiche di Trailhead funziona in inglese. Le traduzioni sono fornite tra parentesi come riferimento. Nel tuo Trailhead Playground, accertati di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) impostare la lingua su Inglese e (3) copiare e incollare soltanto i valori in lingua inglese. Segui le istruzioni qui.
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Accessibilità
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Gestire le autorizzazioni a livello di oggetto
Il modo più semplice per controllare l'accesso ai dati è quello di impostare le autorizzazioni su un particolare tipo di oggetto. (Un oggetto è una raccolta di record, ad esempio lead o contatti). È possibile controllare se un gruppo di utenti può creare, visualizzare, modificare o cancellare i record di quell'oggetto.
- Il profilo di un utente determina gli oggetti a cui può accedere e le operazioni che può effettuare con qualsiasi record di un oggetto (ad esempio creare, leggere, modificare o eliminare).
- Gli insiemi di autorizzazioni concedono a un utente ulteriori autorizzazioni e impostazioni di accesso.
Utilizza i profili per concedere le autorizzazioni e le impostazioni minime di cui hanno bisogno tutti gli utenti di un determinato tipo. Quindi utilizza gli insiemi di autorizzazioni per concedere ulteriori autorizzazioni ove necessario. La combinazione di profili e insiemi di autorizzazioni ti offre una grande flessibilità nello specificare l'accesso a livello di oggetto.
Autorizzazioni a livello di oggetto per l'app Recruiting
A titolo di esempio, vediamo come configurare l'accesso a livello di oggetto nell'app Recruiting. (Nota: poiché si tratta di un esempio, non vedrai questa app nella tua organizzazione.) L'app ha quattro tipi di utenti principali: hiring managers (responsabili delle assunzioni), recruiters (recruiter), interviewers (selezionatori) e standard employees (dipendenti standard). Quali autorizzazioni di accesso agli oggetti deve avere ogni tipo di utente?
Hiring Managers (Responsabili delle assunzioni)Ben, un responsabile delle assunzioni, deve poter accedere ai record di reclutamento relativi alle posizioni aperte che sta gestendo, ma non deve avere accesso ad altri record di reclutamento (a meno che non siano di proprietà di altri responsabili delle assunzioni che fanno capo a lui). Inoltre, esistono alcuni campi sensibili che non deve vedere, come quello del codice fiscale. Valutiamo le autorizzazioni di cui Ben ha bisogno per ciascuno dei principali oggetti personalizzati dell'app.
- Position (Posizione) - Ben deve poter pubblicare nuove posizioni, nonché aggiornare e visualizzare tutti i campi delle posizioni per le quali è il responsabile delle assunzioni, ma per quanto riguarda le posizioni gestite da altri responsabili deve essere solo in grado di visualizzarle.
- Candidate (Candidato) - Ben deve poter visualizzare solo i candidati che hanno presentato domanda per una posizione per la quale è lui il responsabile delle assunzioni. Inoltre, poiché Ben non ha alcuna necessità di conoscere il codice fiscale di un candidato, questo campo deve essere escluso alla sua vista.
- Job Application (Candidatura) - Ben deve poter aggiornare lo stato delle candidature per specificare quali candidati dovrebbero essere selezionati o scartati. Tuttavia, non deve poter cambiare la persona indicata nella candidatura né la posizione per la quale il candidato si sta proponendo, quindi dobbiamo trovare un modo per impedire a Ben di aggiornare i campi di ricerca delle candidature.
- Review (Valutazione) - Per prendere una decisione sui candidati che si stanno proponendo, Ben ha bisogno di vedere le valutazioni pubblicate dai selezionatori e di esprimere i propri commenti qualora ritenga che il selezionatore sia stato troppo parziale nella sua valutazione. Analogamente, Ben deve poter creare delle valutazioni per poter ricordare le impressioni che ha avuto sui candidati con cui ha tenuto un colloquio.
Mario, un recruiter, deve poter creare, visualizzare e modificare qualsiasi posizione, candidato, candidatura o valutazione presente nel sistema. Ha inoltre bisogno di visualizzare e modificare i record di reclutamento che tutti gli altri recruiter possiedono, poiché tutti i recruiter lavorano insieme per occupare ogni posizione, indipendentemente da chi l'ha creata.
Dobbiamo assicurarci che un recruiter non cancelli mai per errore un record contenente informazioni su un candidato. Questo perché le leggi statali e federali dispongono che i documenti relativi alle assunzioni vengano conservati per un certo numero di anni di modo che, se una decisione di assunzione viene messa in discussione, possa essere difesa in tribunale.
Interviewers (Selezionatori)
Melissa è un ingegnere che tiene colloqui con candidati per posizioni di alto livello tecnico. Deve poter visualizzare solo i candidati e le candidature a cui è stata assegnata come selezionatrice. Inoltre, non deve poter visualizzare le retribuzioni minime e massime delle posizioni o il codice fiscale dei candidati, poiché si tratta di informazioni sensibili che non hanno nulla a che fare con il suo lavoro.
Standard Employees (Dipendenti standard)
I dipendenti, come Harry, sono spesso le risorse migliori per reclutare nuovi assunti, anche se non sono effettivamente responsabili delle assunzioni o selezionatori. Per questo motivo, dobbiamo assicurarci che i dipendenti possano visualizzare le posizioni aperte, ma che non possano vedere i valori dei campi relativi alla remunerazione minima e massima delle posizioni. Diversamente, potrebbero suggerire agli amici di negoziare per ottenere la remunerazione massima di una posizione! Harry inoltre non deve poter visualizzare altri record nell'app Recruiting.
Ecco le autorizzazioni necessarie per ciascuno dei quattro tipi di utenti.
| Custom Object (Oggetto personalizzato) | Recruiters (Recruiter) | Hiring Manager (Responsabile delle assunzioni) | Interviewer (Selezionatore) | Standard Employee (Dipendente standard) |
|---|---|---|---|---|
| Position (Posizione) | Read Create Edit (Lettura Crea Modifica) | Read Create Edit (Lettura Crea Modifica)* | Read (Lettura (senza retribuzione minima e massima)) | Read (Lettura (senza retribuzione minima e massima)) |
| Candidate (Candidato) | Read Create Edit (Lettura Crea Modifica) | Read* (Lettura* (Nessun C.F.)) | Read* (Lettura* (Nessun C.F.)) | Not Applicable (Non applicabile) |
| Job Application (Candidatura) | Read Create Edit (Lettura Crea Modifica) | Read Edit (Lettura Modifica (senza campi di ricerca)) | Read * (Lettura*) | Not Applicable (Non applicabile) |
| Review (Valutazione) | Read Create Edit (Lettura Crea Modifica) | Read Create Edit (Lettura Crea Modifica) | Read ** Create Edit ** (Lettura** Crea Modifica**) | Not Applicable (Non applicabile) |
* Solo per i record associati a una posizione a cui è stato assegnato il responsabile delle assunzioni o il selezionatore.
** Solo per i record di cui il selezionatore è titolare.
Nella parte restante di questo modulo, imparerai a utilizzare la piattaforma per implementare queste regole nell'app Recruiting. Come vedrai, sarà necessario configurare i controlli di sicurezza su tutti i tre livelli: oggetti, campi e record.
Utilizzare i profili per limitare l'accesso
- Le impostazioni del profilo di un utente determinano se l'utente può vedere una particolare app, scheda, campo o tipo di record.
- Le autorizzazioni del profilo di un utente determinano se l'utente può creare o modificare record di un determinato tipo, eseguire rapporti e personalizzare l'app.
I profili di solito corrispondono alla funzione di un utente (ad esempio, amministratore di sistema, recruiter o responsabile delle assunzioni), ma è possibile avere profili per qualsiasi cosa abbia un senso per la tua organizzazione Salesforce. Lo stesso profilo può essere assegnato a più utenti, ma un utente può avere un solo profilo alla volta.
Profili standard
La piattaforma include una serie di profili standard. Eccone alcuni esempi:
- Standard User (Utente standard)
- Marketing User (Utente Marketing)
- Contract Manager (Responsabile Contratti)
- System Administrator (Amministratore del sistema)
- Minimum Access - Salesforce (Accesso minimo - Salesforce)
- View All Data (Visualizza tutti i dati)
- Modify All Data (Modifica tutti i dati)
Queste autorizzazioni hanno la precedenza su tutte le altre impostazioni di condivisione, quindi fai attenzione quando le assegni a profili diversi da quello di System Administrator (Amministratore del sistema). È possibile visualizzare un elenco di tutti i profili standard e personalizzati in Setup (Imposta).
Non è possibile modificare le autorizzazioni a livello di oggetto di un profilo standard. Tuttavia, è possibile clonare qualsiasi profilo esistente e utilizzarlo come base per un nuovo profilo, adattando le app e le impostazioni di sistema secondo le esigenze. Ad esempio, nell'app Recruiting potresti creare tre nuovi profili, uno ciascuno per recruiter, selezionatori e responsabili delle assunzioni. Ogni profilo può quindi essere configurato per fornire il tipo specifico di accesso ai dati richiesto da un determinato ruolo. È quindi possibile utilizzare gli insiemi di autorizzazioni per concedere ulteriori autorizzazioni ove necessario.
La funzionalità dei profili in un'organizzazione dipende dal tipo di licenza utente.
Gestire i profili
La pagina panoramica del profilo è un punto di accesso per tutte le impostazioni e le autorizzazioni relative a un singolo profilo. In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Profiles (Profili) e fai clic su Profiles (Profili). Fai clic sul profilo che desideri visualizzare.
Creare un profilo
- In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Profiles (Profili) e fai clic su Profiles (Profili).
- Fai clic su Clone (Clona) accanto al profilo che corrisponde a quello che vuoi creare.
- Assegna un nome al nuovo profilo e salvalo.
Assegnare un profilo
- Assicurati che l'interfaccia utente profilo ottimizzata sia abilitata nelle impostazioni di gestione degli utenti.
- In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Profiles (Profili) e fai clic su Profiles (Profili).
- Fai clic sul nome del profilo che desideri personalizzare.
- Modifica il profilo, utilizzando le impostazioni e le autorizzazioni più restrittive possibili per quel tipo di utente. (Non preoccuparti del fatto che stai impedendo all'utente di fare ciò che ha bisogno di fare. Gli apriremo altre possibilità più avanti, nella sezione "Utilizzare gli insiemi di autorizzazioni per concedere l'accesso".)
- In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Users (Utenti) e fai clic su Users (Utenti).
- Fai clic su Edit (Modifica) in corrispondenza dell'utente a cui vuoi assegnare il profilo.
- Nell'elenco a discesa Profile (Profilo), seleziona il profilo che hai appena impostato. Fai clic su Save (Salva).
Utilizzare gli insiemi di autorizzazioni per concedere l'accesso
Supponiamo che nella tua organizzazione ci siano molti utenti con le stesse funzioni fondamentali. Puoi assegnare a ciascuno un profilo che garantisca tutti gli accessi necessari per il lavoro. Tuttavia, alcuni di questi utenti stanno lavorando a un progetto speciale e hanno bisogno di accedere a un'app che non viene utilizzata da nessun altro. Altri utenti hanno bisogno di accedere a quell'app e anche a un'altra di cui il primo gruppo non ha bisogno. Se disponessimo solo di profili, dovremmo creare altri profili personalizzati per le esigenze di quei pochi utenti oppure correre il rischio di aggiungere altri accessi al profilo originale, rendendo le app disponibili a utenti che non ne hanno bisogno. Nessuna di queste due opzioni è ideale, soprattutto se la tua organizzazione è in crescita e le esigenze degli utenti cambiano regolarmente.
Concedere autorizzazioni per campi specifici.
Supponiamo che un utente, Tom, abbia temporaneamente bisogno di modificare un campo mentre un collega è in vacanza. Puoi creare un insieme di autorizzazioni che conceda l'accesso al campo e assegnare tale insieme a Tom. Quando il collega di Tom torna dalle vacanze e Tom non ha più bisogno di accedere al campo, basta rimuovere l'assegnazione dell'insieme di autorizzazioni dal record utente di Tom.
Se un utente dispone di un'autorizzazione nel suo profilo di base, non è possibile rimuoverla assegnando all'utente un insieme di autorizzazioni. Un insieme di autorizzazioni può solo aggiungere autorizzazioni. Per revocare un'autorizzazione, devi rimuoverla dal profilo base dell'utente e da tutti gli insiemi di autorizzazioni che quell'utente potrebbe avere. In alternativa, se l'utente viene assegnato a un gruppo di insiemi di autorizzazioni, per disattivare le autorizzazioni selezionate è possibile utilizzare una disattivazione dell'insieme di autorizzazioni. Per maggiori informazioni, consulta Disattivazione dell'insieme di autorizzazioni nella Guida di Salesforce.
Gestire gli insiemi di autorizzazioni
La pagina panoramica di un insieme di autorizzazioni è il punto di ingresso per tutte le autorizzazioni di un insieme. Per aprire la pagina della panoramica di un insieme di autorizzazioni, in Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Permission Sets (Insiemi di autorizzazioni) e seleziona Permission Sets (Insiemi di autorizzazioni). Seleziona l'insieme di autorizzazioni che desideri visualizzare. In ciascun insieme di autorizzazioni, le autorizzazioni e le impostazioni sono organizzate in impostazioni dell'app, impostazioni di sistema, autorizzazioni oggetti e autorizzazioni campi.
Il link Object Settings (Impostazioni oggetti) è visibile solo quando l'opzione Enhanced Profile User Interface (Interfaccia utente profilo ottimizzata) è abilitata nella pagina di impostazione di User Management Settings Setup (Impostazioni di gestione utente).
Creare un insieme di autorizzazioni
- In Setup (Imposta), nella casella Quick Find (Ricerca veloce), inserisci Permission Sets (Insiemi di autorizzazioni) e seleziona Permission Sets (Insiemi di autorizzazioni).
- Fai clic su Clone (Clona) in corrispondenza dell'insieme che vuoi copiare. Un insieme di autorizzazioni clonato ha la stessa licenza utente dell'originale. Invece, per creare un insieme con una licenza diversa, fai clic su New (Nuovo) (1).
- Inserisci un'etichetta e una descrizione. Il nome API è un nome univoco utilizzato dall'API e dai pacchetti gestiti. Replica automaticamente l'etichetta, ma è possibile modificarlo.
- Se si tratta di un nuovo insieme di autorizzazioni, seleziona un'opzione di licenza utente.
- Se intendi assegnare questo insieme di autorizzazioni a più utenti con licenze diverse, seleziona --None-- (Nessuno).
- Se soltanto gli utenti con un solo tipo di licenza utilizzeranno questo insieme di autorizzazioni, seleziona quella licenza utente.
- Fai clic su Save (Salva) per tornare alla pagina della panoramica dell'insieme di autorizzazioni.
- Nella barra degli strumenti dell'insieme di autorizzazioni, fai clic su Manage Assignments (Gestisci assegnazioni) e poi su Add Assignments (Aggiungi assegnazione).
- Seleziona gli utenti da assegnare a questo insieme di autorizzazioni e fai clic su Assign (Assegna). Esamina i messaggi nella pagina Assignment Summary (Riepilogo assegnazioni). Se non sono stati assegnati utenti, nella colonna dei messaggi viene spiegato il motivo.
- Fai clic su Done (Chiudi) per tornare all'elenco degli utenti assegnati all'insieme di autorizzazioni.
Profili e insiemi di autorizzazioni per l'app Recruiting
Selezionatori del personale
Questi utenti rappresentano una funzione ben precisa e hanno bisogno di accedere a tipi di dati diversi rispetto ad altri utenti. Per questo motivo, ha senso creare un profilo per i selezionatori del personale.
Responsabili delle assunzioni
Per la maggior parte delle organizzazioni, un responsabile delle assunzioni nel ramo delle vendite avrà bisogno di accedere a dati di tipo diverso rispetto a un responsabile delle assunzioni nel ramo ingegneria. Tuttavia, tutti i responsabili delle assunzioni hanno bisogno dello stesso tipo di accesso ai dati di reclutamento: valutazioni, candidati, posizioni e candidature. Per questo motivo, è pratico creare per i responsabili delle assunzioni un insieme di autorizzazioni che possa essere assegnato a vari tipi di utenti.
Intervistatori
Qualunque dipendente di qualsiasi reparto e funzione lavorativa può essere chiamato a partecipare a un colloquio e deve poter accedere alle informazioni di reclutamento solo per un periodo di tempo limitato. Ha senso definire un insieme di autorizzazioni per questo tipo di utenti, in quanto le autorizzazioni possono essere facilmente assegnate e revocate in base alle necessità.
Dipendenti standard
Si tratta di un gruppo generico che non rispecchia una particolare funzione. Per la maggior parte dei dipendenti, è possibile creare un profilo di base che fornisce l'accesso a un ristretto insieme di dati e poi, in base alla loro specializzazione, creare e assegnare insiemi di autorizzazioni per aumentare la loro capacità di accesso secondo necessità.
Quindi, da quanto abbiamo visto, il metodo ottimale per configurare le autorizzazioni a livello di oggetto per l'app Recruiting è il seguente:
- Creare due profili: Recruiters (Recruiter) e Standard Employees (Dipendenti standard).
- Creare due insiemi di autorizzazioni: Hiring Managers (Responsabili delle assunzioni) e Interviewers (Selezionatori).
- Assegnare il profilo Standard Employee (Dipendente standard) ai responsabili delle assunzioni e ai selezionatori, quindi concedere l'insieme di autorizzazioni appropriato alla loro funzione.
