Ottimizzare la qualità dei dati

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Indicare gli standard per i dati definiti in un piano di gestione tipico.
• Elencare i modi in cui è possibile utilizzare Salesforce per implementare un piano di gestione dei dati.

Sviluppare un piano di gestione dei dati

Ora sai quanto è importante la qualità dei dati per la crescita dell'azienda. I dati di cattiva qualità sono causa di perdite di ricavi, mancanza di informazioni importanti e danni alla reputazione, per citare solo alcuni effetti. I dati di buona qualità, d'altro lato, sono eccezionali. Permettono all'azienda di agire velocemente e con precisione, ad esempio di cercare nuovi clienti e rivolgersi a loro in modo mirato, individuare opportunità di cross-selling e pianificare i territori.

La direttrice delle vendite ti ha chiesto di prendere l'iniziativa per migliorare la qualità dei dati di Gelato. È il momento di trasformare le tue conoscenze in azioni.

Sulla base della ricerca che hai condotto, ricordi che la prima fase dell'ottimizzazione delle qualità dei dati consiste nello sviluppo di un piano di gestione dei dati.

Fortunatamente, sai già quali sono i dati dei clienti necessari per supportare gli obiettivi aziendali di Gelato. Sai già chi utilizza i dati e come li utilizza. Non resta che creare un piano.

Un piano di gestione dei dati tipico include gli standard per la creazione, l'elaborazione e la manutenzione dei dati. Dai un'occhiata a questa utile tabella di riferimento.

Standard per i dati	Descrizione	Esempio
Denominazione	Impostazione delle convenzioni di denominazione per i record. Includere sempre i suffissi (Inc., Corp.)? Abbreviazioni?	Assicurarsi che i nomi delle società non siano mai abbreviati, tranne quando l'abbreviazione corrisponde al nome standard.
Formattazione	Definizione del modo in cui vengono rappresentate le date e gli importi in denaro.	Utilizzare sempre il formato gg/mm/aaaa per le date.
Flusso di lavoro	Determinazione delle procedure di creazione, revisione, aggiornamento e archiviazione dei record. Determinazione di tutte le fasi del ciclo di vita di un record.	Indirizzare le richieste di assistenza associate a società della California ad agenti in California.
Qualità	Impostazione di standard appropriati per la qualità dei dati, compresa la capacità di misurare o assegnare un punteggio ai record. Attribuzione di un valore riguardo a età, completezza, uso, accuratezza, coerenza e duplicati, oltre a qualsiasi altra metrica di qualità o valore applicabile in modo specifico all'azienda.	Aggiornare l'indicazione dei lead attivi almeno una volta al mese.
Ruoli e proprietà	Determinazione di chi detiene la proprietà dei record, chi è responsabile delle modifiche ai dati e chi riceve una notifica in caso di modifiche ai dati.	Assegnare i lead associati a società della California ad agenti di vendita in California.
Sicurezza e autorizzazioni	Determinazione dei livelli di privacy appropriati per i dati. Assicurarsi della conformità agli obblighi normativi, legali e contrattuali.	Assicurarsi che solo i membri del team regionale possano visualizzare le informazioni riservate sui loro lead.
Monitoraggio	Definizione di un processo per garantire il controllo di qualità dei dati. Determinazione di frequenza, ambito, proprietà e controlli, tra cui modalità di aggiornamento dei dati, prevenzione dei duplicati, nonché unione, aggiunta e archiviazione dei record. Determinazione di metriche facilmente monitorabili in un cruscotto digitale.	Rivedere i lead senza indicazione del settore di attività il primo di ogni mese.

Mostri il tuo piano alla direttrice delle vendite. Lei è entusiasta, ma c'è una cosa che vuole sapere: "In che modo tutto questo può migliorare i nostri dati?".

Implementare il piano di gestione dei dati in Salesforce

Siamo al conto alla rovescia finale. Hai imparato quanto è importante per un'azienda la qualità dei dati. Hai valutato la qualità dei dati della tua azienda. E hai messo a punto un ottimo piano di gestione dei dati. Va tutto a gonfie vele, ma le conoscenze e la pianificazione valgono quanto un ombrello in un sottomarino se non riesci a metterle in pratica.

Come fare?

La risposta: Salesforce.

La potenza di Salesforce risiede nella sua flessibilità. Puoi personalizzarlo facilmente per supportare il piano di gestione dei dati della tua azienda.

Fai lavorare Salesforce per te! In particolare, agevola la creazione, l'aggiornamento e la gestione dei dati dei clienti grazie ad alcune funzioni chiave di Salesforce. (Per informazioni dettagliate su come configurare queste funzioni, consulta la sezione Risorse.)

Campi obbligatori 

Sai già quali sono i campi necessari per supportare gli obiettivi aziendali di Gelato. È scritto nel piano di gestione dei dati. Imposta quei campi come obbligatori. Per i lead di Gelato, crei diversi campi personalizzati obbligatori, inclusi quelli relativi a date e informazioni di settore importanti. I lead potranno quindi essere valutati, assegnati e convertiti.

Regole di convalida 

Vuoi assicurarti che i numeri di telefono seguano un determinato formato? Puoi impostare regole di convalida per qualsiasi campo. Successivamente, durante il salvataggio dei record, i dati vengono controllati per verificare che rispettino il formato stabilito. Le regole di convalida sono estremamente versatili Ad esempio, per impostare un campo standard come obbligatorio, puoi servirti di una regola di convalida che verifichi che il campo non contenga valori. Puoi impostare regole di convalida per i campi relativi al numero di telefono, alle carte di credito e all'ID cliente. Puoi impostarle anche per rendere obbligatori i campi standard dei dati di contatto dei lead.

Salesforce Flow

Salesforce Flow è la bacchetta magica per il tuo lavoro di implementazione di Salesforce. Flow ti permette di automatizzare procedure e processi interni standard per risparmiare tempo in tutta l'azienda. Puoi creare flussi in modo da indirizzare i lead all'agente più vicino. Lo stesso vale anche per le assegnazioni delle richieste di assistenza. Ora gli agenti di Gelato possono dedicare il loro tempo a far crescere il business, invece che ad assegnare i record.

Layout di pagina

Alcuni record hanno una miriade di campi che sai che gli agenti non utilizzano. Buttali via! Proprio così: puoi rimuoverli dal layout di pagina per gli agenti. Infatti, puoi creare layout di pagina personalizzati per diversi tipi di rappresentanti e manager di Gelato, in modo da fornire loro i campi necessari quando ne hanno bisogno. Dato che ci sei, puoi anche mettere in cima i campi obbligatori più importanti.

Cruscotti digitali 

Perché costringere gli agenti e i manager a districarsi in una giungla di rapporti e record? Crea piuttosto cruscotti digitali semplici per supportare gli obiettivi aziendali. Per Gelato, crei una serie di cruscotti digitali per i manager di tutta l'azienda per mostrare, ad esempio, l'assegnazione dei lead e i dati mancanti sulle campagne.

Strumenti per l'ottimizzazione dei dati 

Una volta inseriti, i dati diventano obsoleti pressoché immediatamente. Ecco perché è importante confrontare regolarmente i dati con una fonte attendibile. In Data Apps, su AppExchange, sono disponibili diversi prodotti che possono aiutarti in questa attività.

Gestione dei duplicati

I record duplicati sono il flagello della vita di ogni agente! Quale dei record è quello giusto? Assicurati che esista un solo record per l'account di ciascun cliente di Gelato. Poi, usa la Gestione dei duplicati, ovvero gli strumenti integrati di gestione dei duplicati di Salesforce, per evitare i duplicati in futuro.

Tipi di campi personalizzati

Sai quale formato l'azienda vuole utilizzare per le date e la valuta, quindi usi i tipi di campo per i campi personalizzati. Ti assicuri che tutti i campi data personalizzati siano associati a Tipo = Data e tutti i campi valuta personalizzata a Tipo = Valuta. Per i campi che contengono un elenco standard di valori, utilizza Tipo = Elenco di selezione. A questo proposito, puoi impostare elenchi di selezione Provincia e Paese/territorio. Questo permetterà agli agenti di inserire gli indirizzi scegliendoli da un elenco standardizzato di Paesi e province.

Dopo aver implementato il piano di gestione dei dati, incontri la direttrice delle vendite, che esamina tutti i nuovi processi. Con un sorriso, dice una sola parola: "Promozione?".

Conclusione

Dopo aver indugiato nel compiacimento per tutto ciò che hai realizzato, trascorri due settimane di gloria in una vacanza ai tropici, lontano dal trambusto di Gelato. Ti colpisce il fatto che la sabbia raggiunga tutto ciò che tocchi e capisci che i dati si comportano allo stesso modo. Toccano tutto, ogni aspetto dell'azienda, in punti a cui non avevi mai pensato prima.

Ed ecco perché è fondamentale promuovere una cultura incentrata sui dati. Fortunatamente, Salesforce è a tua disposizione. Hai raggiunto un grande successo. La tua implementazione è piaciuta molto alla direttrice delle vendite, gli agenti e i manager dell'azienda si sono sperticati di lodi e hai incassato una promozione importante. Fantastico! Eppure il lavoro per migliorare la qualità dei dati non conosce sosta. In effetti, hai qualche nuova idea che vorresti implementare.

Risorse

• Guida: Introduzione alla governance e alla gestione dei dati
• Guida: Get Data Strong: How Data-Centric Teams Drive Business Success (Rafforzare i dati: come i team incentrati sui dati guidano il successo aziendale)
• Guida: Utilizzo dei campi obbligatori per assicurare la qualità dei dati
• Guida: Regole di convalida
• Guida: Personalizzazione dei layout di pagina con l'editor di layout di pagina originale
• Guida: Creazione di un cruscotto digitale
• Guida: Aiutare gli utenti a ridurre o unire i duplicati
• Guida: Consentire agli utenti di selezionare province, paesi e territori dagli elenchi di selezione
• Guida: Utilizzo dei tipi di campi personalizzati
• Blog: How Sales Ops Use Data to Drive Revenue (In che modo i responsabili delle vendite si servono dei dati per incrementare i ricavi)