Migliorare l'adozione dell'IA con il framework LEVERS

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

Definire il modello LEVERS utilizzato per la gestione dei cambiamenti.
Identificare le tattiche che si possono usare per migliorare l'adozione della tecnologia IA.

Gestione dei cambiamenti con il modello LEVERS

La gestione dei cambiamenti è un insieme di tattiche pensate per aiutare le organizzazioni e le persone ad adottare nuove iniziative, come il lancio di soluzioni di IA. Un'adozione riuscita deve unire conoscenze ("so come fare per…") e azioni/comportamenti desiderati ("scelgo di…").

I comportamenti sono modellati in base a diversi fattori di influenza, che possono essere: individuali, come credenze/convinzioni e abilità, sociali, come i condizionamenti di gruppo e la direzione della leadership, nonché strutturali, come politiche e incentivi. Questi fattori si possono riassumere nel modello LEVERS (LEVE), acronimo di Leadership, Ecosystem, Values, Enablement, Rewards, Structure (Leadership, Ecosistema, Valori, Competenze, Premi e Struttura).

La ricerca indica che l'attivazione di quattro o più elementi del modello LEVERS, aumenta di dieci volte le possibilità di successo del cambiamento.

Leadership

Per implementare il cambiamento, i leader devono incoraggiare, modellare e supportare nuovi modi di lavorare. Le loro azioni mandano un messaggio forte riguardo alla priorità e all'importanza della nuova iniziativa.

Le strategie per azionare la leva della Leadership comprendono:

Promuovere la trasparenza nelle comunicazioni: i leader devono comunicare con chiarezza i vantaggi offerti dall'IA, rispondendo alle preoccupazioni sulla possibile perdita di posti di lavoro e fare esempi concreti di come l'IA aumenti, piuttosto che sostituire, i posti di lavoro.
Coinvolgere i dipendenti nel processo di cambiamento: i leader devono coinvolgere i dipendenti sin dalle prime fasi del processo di adozione dell'IA, per far sì che possano contribuire e collaborare alla creazione delle soluzioni di IA, favorendo in questo modo l'accettazione e il sostegno in tutta l'organizzazione.
Incoraggiare l'assunzione di responsabilità da parte della leadership: i leader devono includere il successo dei progetti associati all'IA nei loro obiettivi individuali, a dimostrazione dell'impegno e del fatto che se ne assumono la responsabilità.
Preparare materiali informativi mirati per i dirigenti: metti a disposizione dei leader contenuti sintetici dedicati all'IA, che possano usare durante le riunioni, per parlare dell'impatto e dello stato di avanzamento del programma IA.
Stabilire canali di feedback bidirezionali: crea dei percorsi (usando piattaforme come Slack) che i dipendenti possano usare per fornire feedback sull'impiego e l'efficacia degli strumenti basati sull'IA, invitando la leadership a partecipare attivamente alle discussioni.

Ecosistema

il "sistema di persone" di un'organizzazione è l'insieme di clienti, dipendenti, partner, fornitori e comunità. Le relazioni che si instaurano all'interno dei gruppi e tra i gruppi stessi influiscono sul modo di pensare, di agire e di lavorare in tutta l'organizzazione.

Le strategie per azionare la leva dell'Ecosistema possono comprendere:

Eseguire una valutazione degli stakeholder dell'IA: identifica i gruppi e le persone chiave che sono interessati da o influiscono sul successo dell'implementazione dell'IA, quindi formula strategie su misura per il loro coinvolgimento.
Stabilire una rete di cambiamento per l'IA: promuovi la partecipazione attiva, supporta i nuovi progetti basati sull'IA e incoraggia la collaborazione e la condivisione delle conoscenze tra reparti, per favorire una cultura dell'IA più integrata.
Creare un comitato etico per l'IA: la creazione di comitati etici funzionali trasversali assicura che i progetti di IA siano esaminati da prospettive diverse, coinvolgendo gli stakeholder provenienti da varie parti dell'organizzazione nelle decisioni che riguardano la governance dell'IA.
Organizzare eventi promozionali incentrati sull'IA: organizza eventi per aumentare la consapevolezza sulla transizione all'IA, raccogliere feedback e coinvolgere tutta l'organizzazione nel dialogo sull'adozione dell'IA.
Valutare l'impatto sulla struttura organizzativa: valuta se l'implementazione dell'IA richiede cambiamenti nella struttura organizzativa, nella definizione dei ruoli o nelle configurazioni dei team.
Eseguire un'analisi delle lacune nelle competenze relative all'IA: identifica carenze di capacità o competenze che possono sorgere in seguito all'adozione delle tecnologie basate sull'IA, quindi programma interventi per colmare queste lacune.

Valori

Trovare una connessione tra i cambiamenti e ciò che le persone già apprezzano è il modo più efficace per motivarle. La leva dei valori consiste nell'attingere alla motivazione personale degli individui. Tuttavia, questo può non essere semplice. È impossibile forzare una persona a sentirsi motivata personalmente. Cosa può fare, dunque, un fautore del cambiamento? Può mettere in relazione il cambiamento a ciò che le persone già ritengono importante, tracciare una linea di connessione chiara e sincera tra il cambiamento e ciò che le persone già ritengono importante, con l'obiettivo di ottenere il loro sostegno.

Le strategie per azionare la leva dei Valori possono comprendere:

Comunicare la finalità e il valore dell'IA: comunica con chiarezza perché l'organizzazione adotterà l'IA. Spiega come l'IA si allinea alla mission e alla visione aziendali, come contribuisce a realizzare gli obiettivi chiave dell'azienda e i vantaggi che offre alle singole persone.
Istituire una governance etica dell'IA: definisci linee guida etiche solide e rispondi alle preoccupazioni su bias ed equità nell'IA, affinché i dipendenti possano utilizzare l'IA in modo responsabile.
Mostrare trasparenza nei modelli IA: spiegare i meccanismi usati dai modelli IA per prendere le decisioni è utile per superare la diffidenza e risponde al desiderio dei dipendenti di onestà e integrità sul lavoro.
Creare una narrativa sull'IA basata sulle finalità: sviluppa una narrativa che colleghi i cambiamenti associati all'IA a uno scopo più ampio, che abbia senso per i dipendenti e a cui possano relazionarsi, mettendone in evidenza gli effetti sulla vita reale e i successi.
Progettare opportunità di uso pratico dell'IA: crea esperienze che consentano ai dipendenti di vedere in prima persona gli effetti dell'IA sul loro lavoro, sui clienti e sui partner di processo.

Competenze

La formazione è essenziale per il successo di qualsiasi nuova iniziativa aziendale, ma lo è ancora di più per le soluzioni di IA. I dipendenti che non hanno dimestichezza con il funzionamento dell'IA sul luogo di lavoro, possono essere intimiditi da questa tecnologia e dal linguaggio futuristico che le è associato. Mentre termini come automazione, algoritmo e machine learning per alcuni possono avere connotazioni positive, gli elementi di base dell'IA potrebbero non essere così chiari per altri membri del team.

Le strategie per azionare la leva delle Competenze comprendono:

Creare una strategia di formazione dettagliata: elabora un approccio sistematico per i fruitori della formazione. Cerca opportunità per introdurre la formazione nel flusso di lavoro tramite applicazioni ed esperienze pratiche.
Organizzare dimostrazioni dal vivo: mostra con esempi reali caratteristiche e funzionalità. Offri consigli pratici su come gli utenti possono trarre il massimo dai vantaggi.
Arruolare super utenti: incarica gli utenti esperti di promuovere gli strumenti basati sull'IA attraverso il supporto e la formazione dei colleghi, rispondendo alle loro domande e fornendo assistenza per l'adozione in tutta l'organizzazione.
Usare piattaforme online per la formazione sull'IA: incoraggia l'uso di piattaforme gratuite di formazione su richiesta sugli strumenti e le tecnologie IA, come Trailhead.
Istituire un laboratorio per l'innovazione e le esercitazioni pratiche con l'IA: crea uno spazio in cui gli utenti possano esplorare e testare le nuove funzionalità IA attraverso l'offerta di esperienze pratiche e di opportunità di feedback per miglioramenti futuri. Condividi prompt e best practice per realizzarli.
Condividere risorse di orientamento guidato da svolgere in autonomia: consenti l'accesso continuo agli strumenti di orientamento che permettono agli utenti di apprendere ed esercitarsi autonomamente, usandoli secondo i propri ritmi.
Offrire formazione sulle questioni etiche legate all'IA: metti a disposizione dei dipendenti corsi di formazione specialistici su come riconoscere e mitigare i bias dell'IA , in modo che possano contribuire in modo responsabile allo sviluppo e alla distribuzione dell'IA.

Premi

I premi sfruttano la motivazione estrinseca, ovvero vengono messe in palio ricompense tangibili e non tangibili per spingere le persone a comportarsi in un determinato modo. Sul lavoro, i fattori di motivazione estrinseci sono i programmi di riconoscimento, le gratifiche, i sistemi di gestione delle prestazioni e i premi monetizzabili (ad esempio, bonus, provvigioni e bonus una tantum).

Possono influenzare fortemente il comportamento delle persone, ma vanno usati con parsimonia: la ricerca ha indicato che porre troppa enfasi sui premi estrinseci può ridurre l'efficacia delle altre leve in atto, fino a produrre un risultato opposto a quello desiderato.

Le strategie per azionare la leva dei Premi possono comprendere:

Creare un programma di incentivi: elabora una strategia che incoraggi e premi il completamento di corsi di formazione e l'uso di nuove tecnologie IA all'interno dell'organizzazione.
Esprimere approvazione verso chi adotta subito l'IA: nel corso delle riunioni del team o degli incontri con la leadership, gratifica verbalmente le persone che iniziano da subito a usare gli strumenti basati sull'IA.
Usare cruscotti digitali sull'adozione dell'IA: implementa cruscotti digitali per monitorare l'uso degli strumenti di IA in tutta l'organizzazione. Riconosci e premia i team e le persone che usano sistematicamente lo strumento e dimostrano nuovi modi di integrare l'IA nei loro processi di lavoro.
Offrire premi per la padronanza nell'uso degli strumenti di IA: offri incentivi per i campioni nell'uso degli strumenti di IA, premiandoli con buoni regalo, prodotti aziendali promozionali o bonus una tantum, allo scopo di incoraggiare l'impegno continuo e l'eccellenza.
Creare un programma di riconoscimenti per la leadership: definisci un programma a cadenza regolare per premiare i membri del team che si distinguono per l'uso eccellente degli strumenti di IA. Usa piattaforme come Slack per festeggiare questi traguardi nell'organizzazione.

Struttura

Il lancio di nuove soluzioni IA può interessare anche i team e i sistemi che sono meno coinvolti nel processo. Ad esempio, Agentforce per Service ha un impatto evidente sulle attività quotidiane degli agenti dell'assistenza, ma può anche influire sulle attività di altri reparti. Parte del processo di gestione dei cambiamenti consiste nel considerare l'impatto più ampio della nuova tecnologia sull'azienda.

Altri ostacoli che si possono mitigare attraverso la gestione dei cambiamenti possono essere la verifica della reale necessità della soluzione, la garanzia di un adeguato monitoraggio delle metriche e la riduzione dei tempi di inattività dei sistemi critici. Riconoscere le barriere già nelle prime fasi del processo consente di integrare i nuovi processi nei processi esistenti nel modo più fluido possibile.

Le strategie per azionare la leva della Struttura potrebbero comprendere:

Stabilire la governance per l'IA: implementa strutture di governance che includano linee guida etiche, standard di trasparenza e processi di mitigazione del bias, per assicurare che i sistemi di IA siano utilizzati in modo responsabile e in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.
Implementare Slack per le discussioni che riguardano gli strumenti basati sull'IA: predisponi canali Slack dedicati agli argomenti che riguardano l'IA, per mettere a disposizione dell'organizzazione uno spazio in cui porre domande, condividere feedback e aumentare la visibilità, spostando le conversazioni dalle singole inbox a una piattaforma di collaborazione.
Sviluppare cicli di feedback sugli strumenti basati sull'IA: crea canali in cui i dipendenti possono fornire feedback, per favorire il miglioramento continuo e perfezionare in modo strutturato e iterativo i processi basati sull'IA .
Creare cruscotti digitali con funzioni di IA: usa cruscotti digitali e rapporti potenziati con l'IA per mettere in evidenza il principio per cui dati e attività non registrati nello strumento di IA non vengono riconosciuti.
Implementare l'automazione per aumentare l'efficienza: ogni volta che puoi, usa le tecnologie di automazione per sostituire i processi manuali, allo scopo di velocizzare le operazioni e aumentare la fluidità dei flussi di lavoro.
Rivedere policitiche e procedure: aggiorna le politiche, i processi e le procedure organizzative standard per adattarle ai cambiamenti derivanti dall'introduzione di strumenti basati sull'IA e di nuove metodologie di lavoro.

Assicurare il successo a lungo termine delle tecnologie IA

Il successo a lungo termine delle soluzioni IA non si valuta alla fine di una giornata o addirittura ad alcune settimane dal lancio. L'implementazione di nuove tecnologie richiede tempo e la resistenza è una sfida comune nella gestione dei cambiamenti che è particolarmente evidente, ad esempio, quando si lanciano soluzioni IA su larga scala che cambiano radicalmente il modo di lavorare dei dipendenti. Uno degli elementi chiave per il successo dell'adozione dell'IA è sostenere i cambiamenti e incorporare i nuovi processi nel flusso di lavoro e nella cultura dell'organizzazione.

Utilizzando un processo di gestione del cambiamento che definisce queste iniziative fin dall'inizio, si facilita significativamente il raggiungimento degli obiettivi di lungo termine associati alla nuova tecnologia. Comincia subito ad azionare le leve (almeno quattro) per il cambiamento.

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