Creare un processo di approvazione

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Impostare un processo di approvazione che invia un'email agli approvatori iniziali.
  
• Impostare un processo di approvazione che consente agli utenti di approvare o rifiutare i record delle opportunità.
  

Nota

Stai seguendo la formazione in italiano? Inizia la sfida in un Trailhead Playground in italiano e utilizza le traduzioni fornite tra parentesi per la navigazione. Per quanto riguarda i valori da inserire, copia e incolla solo quelli in lingua inglese, perché la convalida della sfida è basata sul fatto che i dati siano in inglese. Se non superi la sfida nella tua organizzazione italiana, ti consigliamo di (1) selezionare Stati Uniti per le impostazioni internazionali, (2) selezionare Inglese per la lingua seguendo le istruzioni riportate qui e, successivamente, (3) fare nuovamente clic sul pulsante "Controlla la sfida".

Visita il badge Trailhead nella tua lingua per informazioni dettagliate su come usufruire dell'esperienza Trailhead in altre lingue.

Accessibilità

Questa unità richiede alcune istruzioni aggiuntive per gli utenti di screen reader. Per accedere a una versione dettagliata per screen reader di questa unità, fai clic sul link riportato di seguito:

Apri le istruzioni di Trailhead per screen reader.

Iniziare a sperimentare con Flow Builder

Avvia subito il tuo Trailhead Playground per seguire e provare i passaggi illustrati in questo modulo. Per aprire il tuo Trailhead Playground, scorri verso il basso fino alla sfida pratica e fai clic su Avvia. Userai il playground anche per completare le sfide pratiche.

Creare un modello di email

Per prima cosa crea un modello di email per avvisare il responsabile del titolare del record che un'opportunità è stata scontata di oltre il 40%.

1. In Setup (Imposta), inserisci Templates (Modelli) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Classic Email Templates (Modelli di email Classic).
   
2. Fai clic su New Template (Nuovo modello).
   
3. Seleziona Text (Testo) come tipo di modello e fai clic su Next (Avanti).
   
4. Configura il modello di email.
   
   • Folder (Cartella): Unfiled Public Classic Email Templates (Modelli di email Classic pubblici non archiviati)
     
   • Available for Use (Disponibile all'uso): selezionata
     
   • Email Template Name (Nome modello email): Approve Opportunity Discount (Approvazione sconto opportunità)
     
   • Encoding (Codifica): General US & Western Europe (Generale Stati Uniti e Europa occidentale)
     
   • Oggetto: Please approve this discounted opportunity (Si prega di approvare questa opportunità scontata)
     
   • Email Body (Corpo messaggio di email): {!User.Manager}, the {!Opportunity.Name} has been discounted.Please approve this discount.Thank you. ({!User.Manager}, È stato applicato uno sconto all'opportunità {!Opportunity.Name}. La prego di approvare lo sconto. Grazie.)
     

L'inclusione del campo di unione {!Opportunity.Name} agevola il responsabile dell'approvazione fornendo un link al record dell'opportunità. Ciò gli consente di esaminare il record prima di rispondere alla richiesta.

5. Fai clic su Save (Salva).
   

Aggiungere campi personalizzati

A questo punto creiamo alcuni campi personalizzati per monitorare la percentuale di sconto e lo stato di approvazione di ciascuna opportunità.

1. In Setup (Imposta), inserisci Object Manager (Gestore oggetti) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Object Manager (Gestore oggetti).
   
2. Fai clic su Opportunity (Opportunità).
   
3. Seleziona Fields & Relationships (Campi e relazioni) e fai clic su New (Nuovo).
   
4. Nella colonna Data Type (Tipo di dati), seleziona Percent (Percentuale) e fai clic su Next (Avanti).
   
5. Configura il campo percentuale con questi valori:
   
   • Etichetta (Label): Discount Percent (Percentuale di sconto)
     
   • Length (Lunghezza): lascia invariato il valore predefinito
     
   • Decimal Places (Cifre decimali): lascia invariato il valore predefinito
     
   • Required (Obbligatorio): selezionata
     
6. Fai clic su Next (Avanti).
   
7. Fai clic su Next (Avanti).
   
8. Fai clic su Save & New (Salva e Nuovo).
   
9. Nella colonna Data Type (Tipo di dati), seleziona Picklist (Elenco di selezione) e fai clic su Next (Avanti).
   
10. Configura il campo elenco di selezione con questi valori:
    
    • Etichetta (Label): Discount Percent Status (Stato della percentuale di sconto)
      
    • Values (Valori): Enter values, with each value separated by a new line (Inserire i valori, separando ciascun valore con una nuova riga)
      
    • Valori dell'elenco di selezione:
      
      • Approved (Approvato)
      • Not Approved (Non approvato)
        
11. Fai clic su Next (Avanti).
    
12. Fai clic su Next (Avanti).
    
13. Fai clic su Save (Salva).
    

Ottimo. Hai creato un modello di email per avvisare gli approvatori e hai impostato un oggetto con i campi necessari per supportare il processo di approvazione.

Creare un processo di approvazione

Ora che l'organizzazione è pronta, creiamo il processo di approvazione.

1. In Setup (Imposta), inserisci Approval (Approvazione) nella casella Quick Find (Ricerca veloce), quindi seleziona Approval Processes (Processi di approvazione).
   
2. In Manage Approval Processes For (Gestisci processi di approvazione per), seleziona Opportunity (Opportunità).
   
3. Fai clic su Create New Approval Process (Crea nuovo processo di approvazione) | Use Jump Start Wizar (Utilizza procedura guidata di avvio immediato). La procedura guidata di avvio immediato ti aiuta a creare un processo di approvazione semplificato, prendendo alcune decisioni al posto tuo.
   
4. Configura il processo di approvazione.
   
   • Name (Nome): Approve Opportunity Discount (Approvazione sconto opportunità)
     
   • Approval Assignment Email Template (Modello email di assegnazione approvazione): Approve Opportunity Discount (Approvazione sconto opportunità)
     
   • Specify Entry Criteria (Specifica criteri voci):
     
     • Field (Campo): Opportunity: (Opportunità:) Discount Percent (Percentuale di sconto)
       
     • Operator (Operatore): greater than (maggiore di)
       
     • Value (Valore): 0.4
       Quando vengono salvati i valori dei campi percentuale, il numero inserito viene diviso per 100. Ad esempio, se un utente inserisce 40 in un campo percentuale, il valore viene salvato come 0.4. Quindi, questo criterio voce cerca le percentuali di sconto maggiori del 40%.
       
   • Select Approver (Seleziona responsabile approvazioni): Let the submitter choose the approver manually (Consenti all'autore invio di scegliere il responsabile approvazioni manualmente)
     
5. Save the approval process. (Salva il processo di approvazione.)
   
6. Fai clic su View Approval Process Detail Page (Visualizza pagina dettagli del processo di approvazione).
   
7. In Final Approval Actions (Azioni di approvazione definitiva), fai clic su Add New (Aggiungi nuova) | Field Update (Aggiornamento campo) e configura l'azione con questi valori.
   
   • Name (Nome): Approved (Approvato)
     
   • Field to Update (Campo da aggiornare): Discount Percent Status (Stato della percentuale di sconto)
     
   • A specific value (Un valore specifico): Approved (Approvato)
     
8. Fai clic su Save (Salva).
   
9. In Final Rejection Actions (Azioni di rifiuto definitivo), fai clic su Add New (Aggiungi nuova) | Field Update (Aggiornamento campo) e configura l'azione con questi valori.
   
   • Name (Nome): Not Approved (Non approvato)
     
   • Field to Update (Campo da aggiornare): Discount Percent Status (Stato della percentuale di sconto)
     
   • A specific value (Un valore specifico): Not Approved (Non approvato)
     
10. Fai clic su Save (Salva).
    

Ottimo lavoro! Per iniziare a valutare le opportunità a cui è applicato uno sconto, è sufficiente attivare il processo di approvazione.

Assicurarsi che i record vengano inviati

Hai fatto un gran bel lavoro per automatizzare ciò che accade quando un record viene inviato per l'approvazione. Ora aggiungiamo al layout di pagina un pulsante che consenta agli utenti di avviare il processo di approvazione.

1. In Setup (Imposta), fai clic sulla scheda Object Manager (Gestore oggetti).
   
2. Fai clic su Opportunity (Opportunità).
   
3. Fai clic su Page Layouts (Layout di pagina).
   
4. Seleziona Opportunity Layout (Layout opportunità).
   
5. Nella barra dell'intestazione dell'editor dei layout, seleziona Buttons (Pulsanti).
   
6. Trascina il pulsante Submit for Approval (Invia per l'approvazione) nella sezione Standard Buttons (Pulsanti standard) del layout di pagina.
   
7. Fai clic su Save (Salva).
   

Se l'organizzazione utilizza pagine record Lightning aggiornate per l'uso delle azioni dinamiche, devi aggiungere l'azione Submit for Approval (Invia per l'approvazione) al riquadro evidenziazioni della pagina record Lightning. Per maggior informazioni, vedi Creazione di azioni dinamiche nel Generatore di app Lightning.

Adesso, quando gli utenti fanno clic su Submit for Approval (Invia per l'approvazione) per un'opportunità, quest'ultima sarà soggetta al tuo processo di approvazione. Ma cosa succede se - orrore! - gli utenti dimenticano di fare clic sul pulsante? Entra in scena Flow Builder. Una delle azioni disponibili nell'elemento Action (Azione) è Submit for Approval (Invia per l'approvazione), il che significa che è possibile creare un flusso attivato da record in grado di inviare automaticamente un record per l'approvazione. Questo vuol dire che gli utenti non avranno bisogno di ricordarsi di sottoporre le opportunità ad approvazione. Ad esempio, puoi creare un flusso attivato da record che si avvia quando si modifica un'opportunità e verifica se la percentuale di sconto è superiore al 40%; se questo è il caso, esegue un elemento Action (Azione) che invia l'opportunità per l'approvazione.

Per saperne di più sull'invio dei record per l'approvazione con i flussi, consulta il badge Dati e azioni nei flussi. E, già che ci sei, completa la parte rimanente dell'itinerario Creare flussi con Flow Builder per scoprire come si creano i flussi attivati da record e molto altro!

Ulteriori informazioni...

Aiuta i tuoi utenti a visualizzare le richieste di approvazione aperte aggiungendo il componente Items to Approve (Voci da approvare) alla loro pagina iniziale. Inoltre, consenti agli utenti di rispondere alle richieste di approvazione direttamente tramite email o Chatter. Per maggiori dettagli, vedi Preparazione dell'organizzazione per le approvazioni.

Risorse

• Documentazione: Creazione di un processo di approvazione con la procedura guidata standard
• Documentazione: Azione centrale del flusso: Invia per l'approvazione
• Trailhead: Creare un processo di approvazione per gli sconti