Consigli pratici per i territori di vendita

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Spiegare in che modo la gerarchia dei ruoli e la gerarchia dei territori funzionano insieme.
  
• Spiegare come mostrare il roll-up delle previsioni per i territori.
  
• Spiegare come eseguire la sincronizzazione con una singola fonte di verità esterna.
  
• Identificare le best practice per la pulizia dei dati.
  
• Indicare suggerimenti per la gestione degli account con nome.
  

Introduzione

Maria ha imparato molto su come risolvere i problemi di prestazioni correlati ai territori di vendita.

Ma ci sono ancora altre cose che vorrebbe imparare mentre finisce di configurare la funzionalità in modo che rifletta i territori, gli account e gli agenti di vendita di Capricorn Solar.

In questa unità, rispondiamo alle domande che Maria ha ancora su vari argomenti e impariamo ancora di più!

Evitare di duplicare le gerarchie

Maria deve apportare altre modifiche alla gerarchia dei territori di Ursa Major e ha dei dubbi su come strutturarla. Deve basarsi sulla gerarchia dei ruoli utente?

No. Il livello di accesso ad account, opportunità, referenti e casi fornito dai territori di vendita è legato alla gerarchia dei ruoli. Duplicare la struttura del territorio nel ramo vendite della gerarchia dei ruoli è inutile e ridondante.

Usa invece la gerarchia dei ruoli per rappresentare le relazioni di gestione, i roll-up dei rapporti, le approvazioni e altri flussi di lavoro gerarchici. Semplifica il ramo vendite della gerarchia dei ruoli in modo che contenga solo ruoli destinati a questi scopi. Poi usa la gerarchia dei territori per estendere l'accesso ai record in base alle assegnazioni dei territori degli utenti.

Quando le gerarchie dei ruoli e dei territori vengono usate in modo appropriato, si completano a vicenda e offrono due modelli per la creazione dei rapporti, l'analisi e la segmentazione delle informazioni aziendali.

• La gerarchia dei ruoli è perfetta per modellare strutture di rapporti per la gestione e le risorse umane, dove una persona fa riferimento solo a un'altra persona.
  
• La gerarchia dei territori è ideale per modellare una struttura di rapporti a matrice, dove una persona può riferire a più responsabili.
  

Mostrare i roll-up delle previsioni per i territori

Il team di vendita di Ursa Major usa le previsioni collaborative e ha recentemente abilitato le previsioni per i territori. Come fa Maria ad assicurarsi che il suo team veda l'ammontare dei roll-up delle previsioni per i loro territori?

Assegna un responsabile previsione a ogni territorio per il quale è necessario elaborare l'ammontare del roll-up delle previsioni. Ad esempio, se vuoi delle previsioni mensili per il territorio AMER, assegna il territorio AMER a un responsabile previsione, anche se non c'è una persona vera e propria che lo gestisce.

Per ogni territorio senza territori controllati, decidi se assegnare un responsabile previsione.

Ecco un esempio di come sono visualizzate le previsioni relative a un territorio per gli utenti delle previsioni.

Eseguire la sincronizzazione con una singola fonte di verità

Prima di configurare i territori di vendita, Maria usava una singola fonte di verità esterna per i territori di Ursa Major e trova che quei dati siano ancora utili. Come può sincronizzarli con i territori di vendita?

Consigliamo di creare un campo personalizzato di tipo ID esterno e di aggiungerlo al layout di pagina del territorio.

Se integri la gerarchia dei territori con una singola fonte di verità esterna, puoi basare la gerarchia dei territori su quella fonte e utilizzarla per gestire i territori. Tieni presente che questo processo non è automatico, ma richiede l'importazione di dati o l'uso dell'API. Per assicurare la sincronizzazione della gerarchia dei territori con la singola fonte di verità esterna, devi effettuare una manutenzione regolare.

Nota: se definisci il campo ID esterno personalizzato come univoco, non puoi clonare i modelli di territorio.

Eseguire più operazioni con i criteri di filtro delle regole di assegnazione

Probabilmente avrai notato che per le regole di assegnazione il numero massimo di campi utilizzabili per i criteri di filtro è 10. Mentre Maria sta impostando le regole per gli account Capricorn, questa limitazione risulta eccessiva. Come può aggirare il problema?

Quando il numero di criteri non soddisfa i requisiti aziendali, puoi utilizzare i campi formula per combinare più campi di dati per un account. Ad esempio, se hai bisogno di più di 10 campi per i criteri, puoi combinare, i campi Paese fatturazione e Stato/Provincia fatturazione in un unico campo formula. Nella sezione Risorse abbiamo fornito un link che ti permette di trovare altre informazioni sui campi formula.

Quando i criteri si basano sui record correlati di un account, usa i campi di riepilogo di rollup o i trigger per spostare i dati nell'account. Quindi usa questi campi per definire i criteri delle regole di assegnazione degli account.

Anche se sono consentiti 10 campi per i criteri, è consigliabile limitarli a un massimo di 6.

Eseguire la pulizia dei dati

Maria sta riscontrando dei problemi con i suoi dati Salesforce, ad esempio dei record duplicati. Mentre modifica il modello di territorio, ha un'idea: usare le regole di assegnazione dei territori per pulire i dati. Ottima scelta, vero?

In realtà non consigliamo di usare le regole di assegnazione dei territori per la pulizia dei dati, specialmente quando l'obiettivo è determinare quale account associare a un lead. È consigliabile eseguire la pulizia dei dati separatamente dall'assegnazione dei territori, in modo da mantenere snella la struttura delle regole dei territori.

È consigliabile utilizzare:

• Funzionalità integrate di gestione dei duplicati per gestire e unire i record duplicati.
  
• Lightning Data per mantenere aggiornati i record e trovare nuovi account simili ai clienti migliori.
  

Nella sezione Risorse, abbiamo fornito dei link per aiutarti a trovare altre informazioni sulle funzionalità di gestione dei duplicati e su Lightning Data.

Definire in modo efficace gli account con nome

Come molte aziende, Capricorn Solar ha alcuni account con nome, ovvero account importanti assegnati agli agenti di vendita in grado di gestirli al meglio. In genere, un account con nome prende il nome da un'azienda, ad esempio Solar Emporium, piuttosto che dal territorio di vendita in cui si trova, ad esempio San Francisco. Maria non ha ancora lavorato con gli account con nome e vuole qualche consiglio.

Abbiamo alcune strategie per la definizione degli account con nome all'interno della struttura standard delle regole di assegnazione account.

• Definire gli account con nome nei criteri delle regole. Poiché i nomi degli account possono essere lunghi, di solito consigliamo questa strategia per i clienti più piccoli, per i quali è definito un numero inferiore di account con nome all'interno di un territorio.
  
• Definire criteri basati sui numeri degli account, che sono più concisi rispetto ai nomi. Questa strategia consente ai team commerciali di includere un maggior numero di account con nome all'interno di un territorio.
  
• Definire criteri basati sugli attributi dei record degli account relativi alle sedi centrali. I clienti possono usare campi formula o Apex per specificare questi attributi dall'account della sede centrale in tutti i record della stessa famiglia di account. Questo metodo garantisce che venga utilizzato lo stesso insieme di criteri per assegnare tutti gli account della stessa famiglia di account.
  
• Sviluppare una soluzione di assegnazione personalizzata se le soluzioni precedenti non offrono una scalabilità adeguata.
  

Risparmiare tempo ed energia con le API

A causa della struttura dei territori di Capricorn, Maria si aspetta frequenti cambiamenti della gerarchia dei territori. Cosa può fare per semplificare il frequente riallineamento dei territori?

Alcuni clienti riallineano i loro territori mensilmente, settimanalmente o addirittura quotidianamente, inviando aggiornamenti frequenti a un'ampia base di regole. Questi clienti possono trarre vantaggio dai processi automatizzati che aggiornano la struttura delle regole.

È consigliabile utilizzare le nostre API per automatizzare la manutenzione della struttura delle regole standard di assegnazione degli account. Non è consigliabile personalizzare la struttura delle regole standard.

Nota: la struttura delle regole standard di Salesforce è relazionale e offre una flessibilità sufficiente per la nostra ampia base di clienti. Sebbene mantenere la struttura delle regole standard sia tecnicamente possibile per i clienti più grandi, la struttura relazionale rende difficile la manutenzione automatizzata.

Evitare il ricalcolo non necessario delle condivisioni

Ursa Major utilizza la vendita in team. Maria ha bisogno di aiuto per l'assegnazione della proprietà degli account. Bisogna ricorrere di nuovo ai territori di vendita?

Più o meno. I territori di vendita non assegnano né cambiano automaticamente i titolari degli account. Ma quando più agenti sono assegnati a uno o più territori, alcuni clienti assegnano un "utente fittizio" o "utente integrazione" come sostituto del titolare dell'account. Poi assegnano agenti e ruoli ai territori per modellare l'associazione agente-account.

Questo metodo riduce la necessità di un ricalcolo della condivisione, cioè di modifiche dei record a valle dopo l'aggiornamento dei titolari degli account.

È anche possibile utilizzare Apex o un altro strumento di programmazione per designare un utente del territorio assegnato come titolare di un account.

Maggiore produttività con i territori di vendita

Maria ha quasi finito. Si chiede se sia una buona idea adottare i team account per Ursa Major ora che hanno acquisito Capricorn. Può utilizzare i territori di vendita e i team account allo stesso tempo?

Se usi i territori di vendita, ti consigliamo di non utilizzare i team account.

Entrambe le funzionalità forniscono un meccanismo per l'assegnazione degli agenti giusti agli account, il controllo dell'accesso richiesto ai record e un roll-up per i rapporti.

Ma i territori di vendita offrono una struttura più gerarchica per il roll-up, le previsioni e la possibilità di assegnare automaticamente gli agenti agli account. Alcuni clienti ci hanno detto di essere passati dai team account ai territori di vendita per semplificare i requisiti di condivisione e di creazione dei rapporti. Quindi, se vuoi automatizzare il processo o se il tuo team commerciale prevede una crescita significativa, prendi in considerazione l'uso dei territori di vendita.

Riepilogo

Maria ha imparato tutto ciò che le serve per gestire l'acquisizione di Capricorn Solar da parte di Ursa Major. Ora la funzionalità dei territori di vendita riflette l'insieme dei territori di vendita, degli account e degli agenti di entrambe le aziende. Ottimo lavoro, Maria!

Ora è il momento di verificare le tue conoscenze.

Risorse

• Guida di Salesforce: Assegnazione di responsabili previsione ai territori
• Guida di Salesforce: Gestione dei record duplicati
• Guida di Salesforce: Integrazione dei dati di terze parti nei propri record
• Guida di Salesforce: Creazione di un campo formula
• Salesforce SOAP API Developer Guide: AssignmentRuleHeader