Préparation de vos données pour l’importation

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Dans ce badge, les validations de défi pratique Trailhead se font en anglais. Les traductions sont fournies entre parenthèses à titre de référence. Dans votre Trailhead Playground, veillez (1) à définir les États-Unis comme région, (2) à sélectionner l’anglais comme langue, et (3) à copier et coller uniquement les valeurs en anglais. Suivez les instructions ici.

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Lorsque vous démarrez un projet d’importation de données, prenez le temps nécessaire pour vous assurer que les données que vous allez importer sont correctes, organisées, sans doublons et ne présentent aucune erreur. Cette étape importante permet de vérifier la qualité des entrées pour une bonne qualité de sortie.

Vous devez également vous préparer à passer beaucoup de temps dans des feuilles de calcul et des fichiers CSV. Environ 99 % du temps que vous passez sur une importation se fera en dehors de Salesforce, afin de garantir que vos données sont prêtes. Pour faciliter ce processus, nous avons créé des modèles d’importateur de données NPSP avec les instructions et les en-têtes de colonne dont vous avez besoin pour formater vos données pour une simple importation ou des fonctionnalités de mappage avancées. Téléchargez les modèles à partir du lien dans la section Ressources ci-dessous pour les utiliser avec vos propres données lorsque vous effectuerez une importation réelle après vous être exercé dans ce module.

Considérez les défis présentés ici comme un test d’importation similaire à ce que vous ferez par la suite dans votre propre organisation Salesforce. Bien que vous puissiez avoir de grands ensembles de données à importer, commencez toute importation avec un seul enregistrement (ou seulement quelques-uns, selon la situation) pour vous assurer que le formatage est correct et pour commencer par réaliser l’importation dans une Sandbox au lieu de votre organisation votre Salesforce principale.

Pour vous permettre de relever les défis, nous avons mis à votre disposition 10 enregistrements déjà saisis et formatés dans un fichier CSV. Ce module utilise un exemple simple sans mapper les champs personnalisés et en important un nombre restreint d’enregistrements. Tout d’abord, téléchargez l’un des exemples de fichiers CSV et enregistrez-le dans un emplacement pratique comme votre bureau. Sélectionnez l’exemple de fichier qui correspond au format de dates de vos paramètres régionaux.

(Si le format de date est différent dans vos paramètres régionaux, modifiez l’un des jeux de données pour qu’il corresponde à votre format. Vous pouvez en apprendre davantage sur les paramètres régionaux dans le lien de documentation dans Ressources.)

Une fois le fichier téléchargé et ouvert, passez à la section suivante.

Dans ce projet, vous utilisez le Salesforce Data Import Wizard (Assistant d’importation de données Salesforce) pour intégrer les données dans l’objet de préproduction NPSP Data Import (Importation de données NPSP). Cependant, selon vos besoins, vous souhaiterez peut-être utiliser Salesforce Data Loader (Chargeur de données Salesforce), Dataloader.io ou un autre outil. Le modèle lié dans Ressources a un onglet formaté pour l’assistant d’importation de données ou Salesforce Data Loader.

Compréhension et utilisation du modèle

Les données que vous venez de télécharger se trouvent dans un tableau relativement simple d’objets et de champs pris en charge.

Les données téléchargées ouvertes dans un tableur, avec 11 lignes, y compris l’en-tête.

Chaque en-tête de colonne correspond à un champ dans l’objet d’importation de données NPSP qui hébergera temporairement vos données pendant que vous préparez l’importation finale dans les contacts, les comptes et d’autres objets. Il est préférable d’aligner ces en-têtes de colonne avec les champs de l’objet d’importation de données NPSP pour gagner du temps lors du mappage des colonnes lorsque les données sont dans Salesforce.

Voici comment certains des champs s’alignent dans le modèle, l’objet d’importation de données et l’objet de contact.

En-tête de colonne du modèle	Champ de l’objet Importation de données	Champ de l’objet Contact
Prénom du Contact1	Prénom du Contact1	First Name (Prénom)
Nom du Contact1	Nom du Contact1	Last Name (Nom)
Titre du Contact1	Titre du Contact1	Title (Fonction)
E-mail personnel du Contact1	E-mail personnel du Contact1	E-mail personnel
E-mail préféré du Contact1	E-mail préféré du Contact1	Adresse e-mail préférée
Téléphone domicile du Contact1	Téléphone domicile du Contact1	Téléphone domicile

Pourquoi « Contact1 » dans les noms de champs ? Vous le verrez dans la section suivante, mais vous devez d’abord savoir que si vous avez besoin de plus d’objets ou de champs, vous pouvez les ajouter via Advanced Mapping (Mappage avancé) dans NPSP Data Importer (Importateur de données NPSP). Ce module ne couvre pas ce point, mais vous pouvez consulter le lien dans la section Ressources si vous voulez en savoir plus.

Au vu de l’ensemble de données que vous avez téléchargé à nouveau, il y a une modification que vous devez effectuer maintenant avant de télécharger le fichier pour l’importation.

Trouvez la ligne pour Amer Shakil.
La valeur de Contact1 Preferred Email (Adresse e-mail préférée de Contact1) est vide. Il s’agit d’un champ de liste de sélection dans Salesforce qui autorise par défaut les valeurs Personal (Personnel), Work (Travail) ou Alternate (Autre).
Saisissez Work (Travail) dans le champ Contact1 Preferred Email (Adresse e-mail préférée du Contact1) d’Amer Shakil.
Enregistrez le modèle au format CSV dans un emplacement où il sera facile à trouver, comme votre bureau. Vous aurez besoin de ce fichier à l’étape suivante.

Utilisation du modèle dans des situations spécifiques

Vous avez probablement remarqué les colonnes supplémentaires dans l’ensemble de données que vous venez de modifier. Il y a beaucoup plus de colonnes dans l’exemple de jeu de données que vous n’en utiliserez pour ce projet. Si vous prépariez une importation dans votre organisation de production, vous supprimeriez toutes les colonnes dont vous n’avez pas besoin.

Les modèles d’importation de données NPSP dans la documentation (dont les liens se trouvent dans la section Ressources) vous aident à vous concentrer sur les informations critiques pour différents types d’importations avec quelques modèles pour des besoins spécifiques, comme l’importation de dons de particuliers ou de dons récurrents. Téléchargez le modèle qui s’applique le mieux à votre situation et commencez par là lorsque vous souhaitez importer des données dans votre organisation de production.

Examinez l’exemple de jeu de données afin d’apprendre à utiliser des combinaisons de colonnes et de lignes pour différents besoins.

Si vous souhaitez ajouter un deuxième, un troisième ou plusieurs membres du foyer : utilisez les champs Contact2 sur plusieurs lignes avec le même contact principal dans les champs Contact1. Si Contact1 correspond au prénom, au nom, à l’adresse e-mail ou à l’ID hérité, l’importateur de données NPSP ajoutera chaque Contact2 au même compte de foyer et ne créera pas de doublons. Consultez les lignes où Haley Brown est Contact1 à titre d’exemple, et où vous ajoutez trois contacts supplémentaires à son foyer.

Feuille de calcul avec trois lignes où Haley Brown est Contact1, chacune avec un nom différent dans Contact2

Si vous souhaitez ajouter plusieurs dons pour un même contact : utilisez les mêmes champs Contact1 sur plusieurs lignes avec des données différentes dans les champs Donation (Don). Les mêmes règles de correspondance s’appliquent que pour les membres du foyer. Consultez les lignes où Yasin Callahan est Contact1 à titre d’exemple, enregistrant deux dons de 50 $ à des jours différents.

Feuille de calcul à deux lignes où Yasin Callahan est Contact1 avec deux dons à des dates différentes.

Si vous souhaitez ajouter des opportunités autres que des dons, telles que des subventions ou des adhésions : désignez le type d’enregistrement dans le champ Donation Record Type Name (Nom de type d’enregistrement de don). Le modèle est configuré pour les valeurs Donation (Don), Grant (Subvention), In-Kind Gift (Don en nature), Major Gift (Don important), Matching Gift (Don jumelé) ou Membership (Adhésion). Consultez la ligne où Tabitha Maldonado est Contact1 et son employeur, Electric Lighting Systems (ELS), est Account1 (Compte1) à titre d’exemple.

Feuille de calcul indiquant un nom de type d’enregistrement de « Matching Gift (Don jumelé) »

Si vous souhaitez ajouter un don à partir d’un compte et non d’un contact : dans la colonne avec l’en-tête Donation Donor (Donateur), vous pouvez définir que le don provient de Contact1 ou Account1 (Compte1). Utilisez Contact1 pour enregistrer un don pour une personne et son foyer, et utilisez Account1 (Compte1) pour les dons d’organisations. Consultez la ligne où il n’y a pas de Contact1 et où Green’s Antique Farm se trouve dans le champ Account1 Name (Nom du Compte1) à titre d’exemple de don d’organisations. (Petite remarque : vous pouvez seulement définir Contact1 ou Account1 (Compte1) comme donateur. Contact2 et Account2 (Compte2) ne fonctionneront pas.)

Feuille de calcul ne répertoriant aucun nom de contact, mais un Nom de Compte1 de Green’s Antique Farm et un donateur défini sur Account1 (Compte1)

Création d’un exemple de contact

Pour montrer le fonctionnement des règles de correspondance, vous devez créer un contact que vous mettrez à jour via NPSP Data Importer (Importateur de données NPSP). Accédez à votre Trailhead Playground, puis :

cliquez sur App Launcher (Lanceur d’application) (), cherchez et sélectionnez Contacts.
Cliquez sur New (Nouveau).
Dans le champ First Name (Prénom), saisissez Haley.
Dans le champ Last Name (Nom), saisissez Brown.
Dans le champ Personal Email (E-mail personnel), saisissez haleybrown@mailinator.com.
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Vous venez de créer un enregistrement de contact pour Haley Brown et NPSP a également créé un compte de foyer pour elle. Vous ajouterez bientôt des membres à ce foyer avec votre importation.

C’est tout pour cette étape. Sélectionnez le Playground auquel vous avez ajouté le contact de Haley Brown dans la liste déroulante ci-dessous et cliquez sur Verify (Vérifier), puis passez à l’étape suivante.