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Utilisation de règles de partage pour les utilisateurs externes

Règles de partage pour les utilisateurs externes

Quelle est la prochaine étape de notre aventure de partage ? Les règles de partage, bien sûr.

Le fonctionnement des règles de partage est identique pour les utilisateurs externes et les utilisateurs internes. Dans cette étape, nous allons examiner comment les utiliser pour nos utilisateurs partenaires.

La vidéo ci-dessous présente le fonctionnement des règles de partage.

Les règles de partage accordent un accès supplémentaire aux enregistrements, objet par objet, indépendamment du rôle de l'utilisateur dans la hiérarchie.

Vous pouvez créer des règles de partage basées sur le propriétaire ou sur des critères. Vous pouvez même configurer des règles de partage spécifiques pour les utilisateurs invités de votre portail ou de votre communauté.

Les règles de partage basées sur le propriétaire permettent de partager des enregistrements entre des groupes d'utilisateurs, alors que les règles de partage basées sur des critères s'appliquent lorsque certains critères sont remplis.

Salesforce crée et gère les groupes spécifiques aux communautés ci-dessous.

  • Rôles du portail
  • Rôles du portail et subordonnés
  • Rôles, subordonnés internes et du portail
  • Groupes Tous les utilisateurs du portail client et Tous les utilisateurs du portail partenaire
  • Si vous avez aussi avez configuré des programmes réseau et des niveaux, vous avez des groupes Programmes et niveaux réseau.

Vous pouvez également configurer vos propres groupes publics pour définir un partage.

Examinons comment Ursa Major utilise les règles de partage pour ouvrir l'accessibilité aux enregistrements pour des utilisateurs partenaires.

Règle de partage en utilisant un rôle de compte

Les utilisateurs partenaires d'Ursa Major appartiennent à deux catégories : distributeurs et revendeurs. Parfois, les utilisateurs partenaires de différents comptes doivent accéder aux enregistrements d'autres partenaires. Par exemple, les responsables partenaires du compte Express Logistics and Transport doivent accéder en lecture et écriture aux opportunités appartenant à tous les utilisateurs partenaires du compte Edge Communications.

Examinons comment Maria, administratrice chez Ursa Major, configure une règle de partage qui utilise les rôles de compte que nous avons définis à l'étape précédente.
  1. Dans Setup (Configuration), saisissez Sharing (Partage) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Sharing Settings (Paramètres de partage).
  2. Cliquez sur New (Nouveau) sous Opportunity Sharing Rules (Règles de partage d'opportunités), puis saisissez les informations ci-dessous.
    1. Label (Étiquette) : Share Edge Opportunities
    2. Nom de la règle : [automatiquement renseigné]
    3. Type de règle : Selon l'enregistrement du propriétaire
    4. Sélectionnez les enregistrements à partager : Subordonnés et rôles du portail : Edge Communications Partner Manager
    5. Sélectionnez les utilisateurs avec lesquels partager : Rôles du portail : Express Logistics and Transport Partner Manager
    6. Sélectionnez le niveau d'accès des utilisateurs : Read/Write (Lecture/Écriture)
  3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Qu'avons-nous défini ici ? Nous avons accordé l'accès en lecture et écriture à toutes les opportunités appartenant aux responsables partenaires Edge Communications et à leurs subordonnés (c'est-à-dire aux utilisateurs partenaires) aux responsables partenaires du compte Express Logistics and Transport.

À l'aide de règles de partage, vous pouvez également accorder l'accès aux enregistrements appartenant à des utilisateurs Salesforce internes aux utilisateurs externes détenteurs de licences Customer Community Plus et Partner Community, et inversement.

Examinons maintenant comment partager des enregistrements avec un groupe public composé d'utilisateurs partenaires.

Règles de partage basées sur des critères en utilisant un groupe public

Augmentons un peu l'intérêt (comprendre : la complexité et le plaisir !). Ursa Major souhaite que les responsables partenaires soient informés de tous les comptes d'énergie hautement prioritaires. La société souhaite également que le directeur du réseau commercial connaisse tous les détails de ces comptes.

Comment Maria peut-elle répondre à cette demande ? Pour commencer, elle crée un groupe public qui comprend les responsables des comptes partenaires ainsi que le directeur du réseau commercial. Notez qu'elle crée un groupe public qui comprend des rôles internes et externes.

  1. Dans Setup (Configuration), saisissez Public Groups (Groupes publics) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Public Groups (Groupes publics).
  2. Cliquez sur New (Nouveau), puis saisissez les informations ci-dessous.
    1. Label (Étiquette) : Partner Managers and Channel Director (Responsables partenaires et directeur de réseau)
    2. Group Name (Nom du groupe) : [automatiquement renseigné]
    3. Recherchez Channel Sales (Vente en réseau) dans Roles (Rôles), puis déplacer Role (Rôle) : Director, Channel Sales (Rôle : Directeur, vente en réseau) pour les membres sélectionnés
    4. Recherchez Manager (Responsable) dans Portal Roles (Rôles de portail) puis déplacez Portal Role (Rôle de portail) : Edge Communications Partner Manager et Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager pour les membres sélectionnés
  3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Maria doit ensuite créer une règle de partage remplissant les critères qui lui ont été demandés.

  1. Dans Configuration, saisissez Sharing (Partage) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Sharing Settings (Paramètres de partage).
  2. Cliquez sur New (Nouveau) sous Account Sharing Rules (Règles de partage de compte), puis saisissez les informations ci-dessous.
    1. Label (Étiquette) : High Priority Energy Accounts (Comptes d'énergie hautement prioritaires)
    2. Nom de la règle : [automatiquement renseigné]
    3. Type de règle : Based on criteria (Selon le critère)
    4. Sélectionnez les enregistrements à partager : Criteria (Critères)
    5. Field (Champ) : Industry (Secteur d'activité) égal à Energy (Énergie) ET Field (Champ) : Customer Priority (Priorité du client) égal à High (Élevée)
    6. Sélectionnez les utilisateurs avec lesquels partager : Public Groups: Partner Managers and Channel Director (Responsables partenaires et directeur de réseau)
    7. Sélectionnez le niveau d'accès des utilisateurs :
    8. Accès au compte et au contrat par défaut : Read Only (Lecture seule)
    9. Accès à l'opportunité : Private (Privé)
    10. Accès à la requête : Private (Privé)
  3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Voilà. Vous avez ouvert l'accès à des comptes précédemment inaccessibles pour un groupe complet d'utilisateurs. Continuons !