Utilisation de règles de partage pour les utilisateurs externes

Vidéo de démonstration Trail Together

Vous souhaitez être guidé pas à pas par un expert pendant que vous travaillez sur cette étape ? Regardez cette vidéo qui fait partie de la série Trail Together. Le clip commence à 38 min 04 s, au cas où vous voudriez revenir en arrière et regarder à nouveau le début de l’étape.

Règles de partage pour les utilisateurs externes

Les règles de partage fonctionnent de la même manière pour les utilisateurs externes que pour les utilisateurs internes. Dans cette étape, vous découvrirez comment utiliser les règles de partage pour les utilisateurs partenaires.

Regardez cette vidéo pour avoir un aperçu du fonctionnement des règles de partage.

Les règles de partage accordent un accès supplémentaire aux enregistrements, objet par objet, indépendamment du rôle de l'utilisateur dans la hiérarchie des rôles. Vous pouvez créer des règles de partage basées sur le propriétaire ou sur des critères. Vous pouvez même configurer des règles de partage spécifiquement pour les utilisateurs invités de votre portail ou de votre site.

Les règles de partage basées sur le propriétaire vous permettent de partager des enregistrements entre des groupes d'utilisateurs. Les règles de partage basées sur des critères s’appliquent lorsque certains critères sont remplis. Salesforce crée et gère ces groupes d’utilisateurs spécifiques au site.

• Rôles du portail
  
• Rôles du portail et subordonnés
  
• Rôles, subordonnés internes et du portail
  
• Groupes Tous les utilisateurs du portail client et Tous les utilisateurs du portail partenaire
  
• Si vous avez aussi avez configuré des programmes réseau et des niveaux, vous avez des groupes Programmes et niveaux réseau.
  

Vous pouvez également configurer vos propres groupes publics pour définir un partage.

Les groupes publics Tous les utilisateurs du portail client et Tous les utilisateurs partenaires n’existent pas dans les organisations de production créées après la version Summer ’20. Cependant, vous pouvez toujours voir ces groupes publics, même dans les nouvelles organisations Trailhead Playground.

Examinons comment Ursa Major utilise les règles de partage pour ouvrir l'accessibilité aux enregistrements pour des utilisateurs partenaires.

Règle de partage à l’aide d’un rôle de compte

Les utilisateurs partenaires d'Ursa Major appartiennent à deux catégories : distributeurs et revendeurs. Parfois, les utilisateurs partenaires de différents comptes doivent consulter leurs enregistrements respectifs. Par exemple, les responsables partenaires du compte Express Logistics and Transport doivent accéder en lecture et écriture aux opportunités appartenant à tous les utilisateurs partenaires du compte Edge Communications.

Examinons comment Maria, administratrice chez Ursa Major, configure une règle de partage qui utilise les rôles de compte que vous avez définis à l'étape précédente.

1. Dans Configuration, saisissez Sharing (Partage) dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Sharing Settings (Paramètres de partage).
   
2. Sous Opportunity Sharing Rules (Règles de partage de l’opportunité), cliquez sur New (Nouveau), puis saisissez ces informations.
   

• Label (Étiquette) : Share Edge Opportunities
• Nom de la règle : [automatiquement renseigné]
  
• Type de règle : Based on record owner (Selon l'enregistrement du propriétaire)
  
• Sélectionnez les enregistrements à partager : Subordonnés et rôles du portail :
  
• Sélectionnez les utilisateurs avec lesquels partager : Rôles du portail :
  
• Sélectionnez le niveau d'accès des utilisateurs : Read/Write (Lecture/Écriture)
  

3. Cliquez sur Save (Enregistrer), puis sur OK.
   

Vous voyez ce que vous avez fait ? Vous avez accordé l'accès en lecture et en écriture à toutes les opportunités appartenant aux responsables partenaires Edge Communications et à leurs subordonnés (c'est-à-dire aux utilisateurs partenaires) aux responsables partenaires du compte Express Logistics and Transport.

À l'aide de règles de partage, vous pouvez également accorder l'accès aux enregistrements appartenant à des utilisateurs Salesforce internes aux utilisateurs externes détenteurs de licences Customer Community Plus et Partner Community, et inversement.

Examinons maintenant comment vous pouvez partager des enregistrements avec un groupe public composé d'utilisateurs partenaires.

Règles de partage basées sur des critères à l’aide d’un groupe public

Ursa Major souhaite que les responsables partenaires soient informés de tous les comptes d'énergie hautement prioritaires. La société souhaite également que le directeur du réseau commercial connaisse tous les détails de ces comptes.

Comment Maria peut-elle répondre à cette demande ? Pour commencer, elle crée un groupe public qui comprend les responsables des comptes partenaires ainsi que le directeur du réseau commercial. Notez qu'elle crée un groupe public qui comprend des rôles internes et externes.

1. Dans Configuration, saisissez Public Groups (Groupes publics) dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Public Groups (Groupes publics).
   
2. Cliquez sur New (Nouveau), puis saisissez ces informations.
   

• Label (Étiquette) : Partner Managers and Channel Director (Responsables partenaires et directeur de réseau)
• Group Name (Nom du groupe) : [automatiquement renseigné]
  
• Recherchez Channel Sales (Ventes en réseau) dans Roles (Rôles) et déplacez Role: Director, Channel Sales (Rôle : Directeur, vente en réseau) vers Selected Members (Membres sélectionnés)
  
• Recherchez Manager (Responsable) dans Portal Roles (Rôles de portail) et déplacez Portal Role: Edge Communications Partner Manager et Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager vers Selected Members (Membres sélectionnés)
  

3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Maria doit ensuite créer une règle de partage remplissant les critères qui lui ont été demandés.

1. Dans Configuration, saisissez Sharing (Partage) dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Sharing Settings (Paramètres de partage).
   
2. Sous Account Sharing Rules (Règles de partage de compte), cliquez sur New (Nouveau), puis saisissez ces informations.
   

• Label (Étiquette) : High Priority Energy Accounts (Comptes d'énergie hautement prioritaires)
• Nom de la règle : [automatiquement renseigné]
  
• Type de règle : Based on criteria (Selon le critère)
  
• Sélectionnez les enregistrements à partager : Criteria (Critères)
  
  • Field (Champ) :
    
• Sélectionnez les utilisateurs avec lesquels partager : Public Groups:
  
• Sélectionnez le niveau d'accès des utilisateurs :
  
  • Accès au compte et au contrat par défaut : Read Only (Lecture seule)
    
  • Accès à l'opportunité : Private (Privé)
    
  • Accès à la requête : Private (Privé)
    

3. Cliquez sur Save (Enregistrer), puis sur OK.
   

Voilà. Vous avez ouvert l'accès à des comptes précédemment inaccessibles pour un groupe complet d'utilisateurs. Continuons !

Ressources

Aide Salesforce : Règles de partage

Série de vidéos : Who Sees What in Experience Cloud (Qui voit quoi dans Experience Cloud)