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Utilisation du partage spécifique à une communauté

Partage d'enregistrements avec des portails et des communautés haut volume

Jusqu'à présent, nous avons utilisé pour nos partenaires les diverses capacités de partage disponibles pour tous les utilisateurs Salesforce. Il existe cependant des capacités de partages spécifiques disponibles uniquement pour les utilisateurs externes. Commençons par les ensembles de partages.

Regardons rapidement une vidéo décrivant le fonctionnement du partage propre à la communauté.

Nous avons créé des ensembles de partages propres aux portails à haut volume et aux communautés afin de faciliter l’accès et la consultation d’enregistrements par un nombre important d’utilisateurs externes. Contrairement aux règles de partage, qui utilisent des rôles et des groupes publics, les ensembles de partages utilisent des profils pour accorder l'accès aux enregistrements à un groupe d'utilisateurs.

Le mécanisme de partage utilisé dans des ensembles de partages est appelé mappage de l'accès. Un ensemble de partages est essentiellement un conteneur de mappages d'accès.

Un mappage d'accès peut être défini de deux façons :
  • En utilisant une référence directe à l'enregistrement que vous souhaitez partager, par exemple un compte associé à une requête.
  • En utilisant une référence indirecte à l'enregistrement que vous souhaitez partager, par exemple le compte associé à un actif associé à une requête.

Examinons le fonctionnement des ensembles de partages et des mappages d'accès.

Utilisation d'ensemble de partages

Outre la configuration de portail partenaire, Ursa Major envisage de mettre en œuvre un centre d'aide pour ses clients. La société compte obtenir plusieurs milliers de membres dans les deux prochaines années.

Une fonction importante du centre d'aide est la création de requêtes : les clients peuvent créer des requêtes pour les problèmes qu'ils rencontrent avec leur système de panneaux solaires.

Souvenez-vous, dans une étape antérieure nous avons configuré le paramètre par défaut d'organisation externe sur Privé pour les requêtes. Cela signifie que chaque propriétaire de requête peut afficher uniquement sa propre requête.

Toutefois, Ursa Major souhaite permettre aux clients appartenant à un même compte d'accéder à toutes les requêtes du compte. Pour partager les données des requêtes, Maria crée un ensemble de partages avec un mappage d'accès dans l'objet Requête. Le mappage d'accès accorde d'accès en lecture aux enregistrements de requête lorsque le compte d'utilisateur correspond au compte de la requête. Ainsi, les utilisateurs d'un même compte peuvent consulter les requêtes des autres utilisateurs.

Examinons comment Maria procède.
  1. Dans Setup (Configuration), saisissez Communities Settings (Paramètres des communautés) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Communities Settings (Paramètres des communautés).
  2. Dans la liste associée Sharing Sets (Ensembles de partages), cliquez sur Nouveau.
    1. Label (Étiquette) : Share Customer Cases (Partage des requêtes clients)
    2. Nom d'ensemble de partage : [automatiquement renseigné]
  3. Sélectionnez le profil Customer Community User (Utilisateur de communauté client), c’est-à-dire le profil avec lequel vous souhaitez partager les requêtes.
  4. Sélectionnez Case (Requête). La liste des objets disponibles exclut :
    • Les objets avec un paramètre de partage de l'organisation défini sur Accès public en lecture/écriture
    • Les objets personnalisés qui n'ont pas de champ de référence de compte ou de contact
  5. Dans la section Configure Access (Configurer l'accès), cliquez sur Set Up (Configurer) en regard de Case (Requête) pour définir l'accès des profils sélectionnés.
  6. Accordez l'accès en fonction d'une référence à un compte :
    1. Sélectionnez Account (Compte) dans le menu déroulant User (Utilisateur).
    2. Sélectionnez Account (Compte) dans le menu déroulant Target Object (Objet cible) pour déterminer la référence à l'objet cible.
  7. Sélectionnez l'accès Read Only (Lecture seule).
  8. Cliquez sur Update (Mettre à jour).
  9. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Désormais, chaque fois que vous ajoutez au compte des utilisateurs clients, ils ont automatiquement accès aux requêtes de tous les autres clients de ce compte.

Créons un utilisateur client dans notre organisation (nous vous demandons d'effectuer cette étape supplémentaire afin de vérifier que vous avez correctement défini le mappage d'accès).

  1. Dans App Launcher (Lanceur d’application), sélectionnez Accounts (Comptes).
  2. Sélectionnez la vue de liste All Accounts (Tous les comptes).
  3. Cliquez sur Burlington Textiles Corp of America.
  4. Dans la liste associée du contact, cliquez sur Jack Rogers.
  5. Cliquez sur Menu déroulant, puis sélectionnez Enable Customer User (Activer l’utilisateur client).
  6. Dans la page de détail Nouvel utilisateur, saisissez les informations ci-dessous.
    1. E-mail : [saisissez votre adresse e-mail pour recevoir les informations de connexion des nouveaux utilisateurs que vous avez créés]
    2. Nom d'utilisateur : [nom d'utilisateur unique sous le format d'une adresse e-mail]
    3. Licence utilisateur : Customer Community (Communauté client)
    4. Profil : Customer Community User (Utilisateur de communauté client)
    5. Cochez la case Generate new password and notify user immediately (Générer un nouveau mot de passe et avertir immédiatement l'utilisateur).
    6. Cliquez sur Save (Enregistrer).