Premiers pas avec les tableaux de bord CRM Analytics

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Explorer des tableaux de bord CRM Analytics pour rechercher des informations
  
• Parcourir les différents tableaux de bord d'une application.
  
• Utiliser les filtres des tableaux de bord pour affiner les données affichées dans les graphiques.
  
• Trier et explorer les données.
  

Découverte des tableaux de bord de CRM Analytics

Vous avez peut-être déjà lu quelques articles évoquant l’aspect magique de CRM Analytics. Sur la façon dont il facilite la veille économique, même si vous n'êtes pas un expert dans ce domaine. Sur la façon dont il peut vous aider à passer rapidement des données aux renseignements et à l'action. Sur la manière dont il dresse un portrait en fonction de vos données et vous permet de répondre à des questions que vous ne vous posiez même pas. Et comment il peut accélérer la réussite de votre activité.

La magie commence avec les tableaux de bord CRM Analytics. Il rassemble des visualisations et des comparaisons de données impossibles à obtenir avec les outils que vous utilisiez auparavant. Un tableau de bord est une collection interactive de widgets qui montrent les résultats de requêtes effectuées à partir de vos données, que ces données proviennent de l'intérieur ou de l'extérieur de Salesforce. Les tableaux de bord racontent une histoire à plusieurs visages sur votre activité et sous différents angles.

Un tableau de bord CRM Analytics n’est pas une simple image statique ; il vous incite à explorer davantage les données sous-jacentes. Vous pouvez explorer les tableaux de bord en cliquant sur les éléments affichés. Des mesures clés sont calculées à l'aide de données fraîches provenant de la dernière exécution des flux de données. Chaque graphique montre une image interactive d'une requête filtrée de la base de données.

Il est facile de filtrer les données affichées dans le tableau de bord en effectuant une sélection dans les listes déroulantes, en utilisant les commutateurs et en cliquant sur les graphiques. Affichez les détails dans des tableaux, explorez et passez à l’action. Vous pouvez également utiliser les tableaux de bord pour collaborer avec des collègues et définir des objectifs pour vous-même. Nous allons aborder tous ces points dans les unités suivantes.

Vous pouvez utiliser les tableaux de bord CRM Analytics pour vous tenir au courant de toutes les données générées par vos collègues et clients. Suivez les activités du personnel des ventes, des services et du marketing. Collectez, analysez et distribuez les informations au sein de votre équipe. CRM Analytics facilite la création de nouvelles stratégies fondées sur les données pour accroître votre activité, en rassemblant toutes vos sources de données en une vue unique.

Cela semble magique, n'est-ce pas ?

Vidéo de démonstration Trail Together

Vous souhaitez être guidé pas à pas par un expert pendant que vous travaillez sur cette étape ? Regardez cette vidéo qui fait partie de la série Trail Together.

Aucune formation requise

Vous venez d’être nommé responsable commercial chez DTC Electronics, où l’on utilise CRM Analytics. On vous a dit que CRM Analytics est un outil puissant qui vous permet de mieux comprendre vos données. Grâce aux renseignements fournis par CRM Analytics sur vos activités, vous pouvez améliorer considérablement vos méthodes de travail et de collaboration. Vous pouvez mieux représenter votre division devant la direction supérieure et aider vos représentants commerciaux à augmenter leurs chiffres. Le seul problème, c'est que vous devez apprendre à l'utiliser avant la prochaine réunion avec votre supérieur !

Dans le module Concepts de base de CRM Analytics, vous vous êtes inscrit à une organisation Developer Edition compatible avec CRM Analytics et vous avez créé votre première application. Dans ce module, vous allez utiliser une application déjà configurée dans votre organisation. L'administrateur Salesforce de DTC Electronics a créé une application appelée « My DTC Sales » et lui a attribué des tableaux de bord conçus pour les responsables commerciaux. Vous allez maintenant découvrir comment utiliser au mieux ces tableaux de bord.

Mais vous êtes le premier à reconnaître que vous n'êtes pas un analyste. Vous savez que l'administrateur a passé un certain temps avec l'équipe chargée des ventes pour savoir quels éléments inclure dans les tableaux de bord. Vous craignez qu’ils aient imaginé des visualisations complexes et difficiles à interpréter. Vous ne voulez pas vous perdre dans une jungle de données. Toutefois, lorsque vous avez demandé si vous alliez être formé à l’utilisation de CRM Analytics, l’administrateur a souri et vous a répondu « Oh, vous n’avez pas besoin de formation ».

Et de fait, pour ce module, nous allons faire une partie du travail dans l’onglet Analytics intégré à Salesforce. Vous aurez ainsi la même expérience d’utilisation de CRM Analytics qu’un utilisateur professionnel classique. Les prochaines étapes vont vous mettre sur la bonne voie.

Si vous n’avez pas suivi le module Concepts de base de CRM Analytics, faites-le maintenant. Avant de suivre ce module, vous devez vous inscrire à une organisation Developer Edition spéciale.

1. Maintenant, si cela est nécessaire, lancez à nouveau votre organisation Developer Edition compatible avec CRM Analytics. Si vous venez de terminer le premier module de ce parcours et que votre organisation Developer Edition est toujours ouverte, passez d’Analytics Studio à l’onglet avec Lightning Experience.
   
2. Dans le lanceur d’application ( ), sélectionnez Ventes. Si vous ne la voyez pas dans la liste, cliquez sur Afficher tout.
   
3. Ouvrez à nouveau le lanceur d’application, cliquez sur Afficher tout, puis sélectionnez Analytics (pas Analytics Studio) sous Tous les éléments.
   

Vous avez désormais sous les yeux la page d’accueil de CRM Analytics dans l’onglet Analytics de Lightning Experience.

Préparation de la réunion

Imaginez une application spécialement personnalisée pour vous aider dans votre tâche. Cette application affiche les dernières données de votre organisation pour vous permettre de trouver facilement les réponses aux questions de votre responsable. Vraiment, c’est possible ? Approfondissons cela pour le savoir !

1. Dans l’onglet Analytics, cliquez sur Parcourir dans le panneau de gauche, puis cliquez sur le filtre Applications.
   
2. Dans le menu déroulant, chaque application dispose d’une option Parcourir. En effet, dans l’environnement Salesforce, cliquer sur une application ouvre sa première ressource et lance son exécution. Par contre, cliquer sur une application dans Analytics Studio ouvre le mode de navigation de l’application, ce qui vous donne accès à ses ressources. Dans les deux environnements, vous pouvez facilement passer d’une vue à l’autre en fonction des besoins, mais l'affichage par défaut correspond au workflow optimal dans chaque contexte.
   
3. Comme vous vous trouvez dans l’environnement Salesforce et que vous souhaitez lancer l’application, cliquez simplement sur My DTC Sales.
   Remarque : Si l’application ne se charge pas au premier essai, fermez l’onglet, puis connectez-vous à partir du lien suivant : login.salesforce.com.
   L’application s’ouvre avec le premier tableau de bord ou la première perspective de la liste de navigation, dans ce cas « DTC Sales ».
   
4. Lorsque l’application est en cours d’exécution, vous avez accès à tous ses tableaux de bord et ses perspectives à partir de la liste de navigation. Cliquez sur la flèche orientée vers le bas située en regard du nom pour ouvrir la liste.  Ici, vous pouvez voir tous les tableaux de bord et toutes les perspectives de l’application, dans l’ordre suggéré d’exploration.
   Le premier tableau de bord, DTC Sales, est un aperçu des indicateurs commerciaux clés, une sorte de vue d’ensemble. Les autres tableaux de bord offrent différents accès aux détails de vos données. Par exemple, Opportunity Details vous permet de trier et de zoomer sur des opportunités afin de ne rien manquer. Ventes régionales vous permet de voir le nombre d'opportunités par région.
   
5. Commencez par changer la vue générale. Dans le commutateur du coin supérieur droit du tableau de bord DTC Sales, cliquez sur 2020 et observez ce qui se produit.  Avez-vous remarqué que tous les nombres ont changé et que la courbe s’est considérablement décalée ? Vous avez filtré les données utilisées par le tableau de bord en fonction de l’année. Tous les widgets du tableau de bord sont connectés, et si vous effectuez une modification à un endroit, elle est propagée partout. Cela s'appelle le facettage.
   
6. Maintenant, cliquez sur le bouton d'actualisation () pour rétablir l'état d'origine du tableau de bord. Ou bien supprimez le filtre 2020 en cliquant à nouveau dessus.
   Notez que les chiffres augmentent pour refléter les totaux pour 2020 et 2021.
   

Jusqu’ici, rien d’effrayant. Nous pourrions même dire que c'était plutôt intuitif. Si un tableau de bord est bien conçu, son utilisation est aisée. Vos inquiétudes à propos de la difficulté d’utilisation de CRM Analytics commencent à s’estomper. Maintenant que vous commencez à vous y retrouver, vous êtes impatient d'explorer le tableau de bord suivant.

Plongée dans les détails

Vous souhaitez obtenir des détails sur une activité qui en est à un stade avancé, afin d’aider vos représentants à se concentrer et conclure des affaires. Mais vous savez que plus les détails sont nombreux, plus les analyses sont complexes. Le tableau de bord de vue d'ensemble vous a bien réussi, mais vous ne savez pas ce qui vous attend. Une seule solution : se jeter à l’eau et essayer.

1. Ouvrez la liste de navigation et sélectionnez Détails de l’opportunité.
   Vous remarquez immédiatement les indicateurs de performance clés des en-cours : c’est un élément important à surveiller. Le graphique en entonnoir permet de voir rapidement la répartition de votre activité sur les différentes phases. La courbe représente l’évolution de l'activité dans le temps. Le graphique à barres empilées vous fournit un aperçu des opportunités de chaque agent et de ses performances par rapport au quota. Le tableau sous les graphiques affiche des détails.
   Tout cela paraît très logique. Vous avez le sentiment que vous finirez par trouver votre chemin dans cette jungle de données.
   
2. Cliquez sur Gagné dans le commutateur Étape, puis cliquez sur Ouvert. Notez que le tableau de bord prend vie à mesure que tous les widgets changent, grâce au facettage.Vous pouvez maintenant voir clairement le « 39M » prometteur à l’étape Analyse de perception du graphique en entonnoir. Mais la courbe montre une dangereuse tendance à la baisse du nombre d'opportunités depuis septembre dernier. Vous souhaitez aborder ces deux aspects avec votre responsable.
   
3. Localisez le widget Oppty Type qui vous permet de répartir les opportunités par type. Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Nouvelle activité.
   Le tableau de bord a maintenant deux filtres. Il n'affiche que les opportunités correspondant à de nouvelles activités. En examinant l’histogramme des représentants commerciaux, vous constatez que Nicolas Weaver est celui qui possède le plus grand nombre de nouvelles activités. Mais vous tenez en réalité à savoir qui détient le plus gros montant en phase d'analyse de perception.
   
4. Cliquez sur la section Analyse de perception dans le graphique en entonnoir : les noms visibles sur l’histogramme se déplacent. En fait, c’est Johnny Green qui arrive en premier avec le montant le plus élevé à l’étape Analyse de perception.
   Pour aller un peu plus loin, voyons si vous obtenez les mêmes résultats en regardant les données sous un autre angle.
   
5. Pour actualiser le tableau de bord et lui rendre son état d'origine, cliquez sur .
   
6. Recherchez Johnny Green dans l’histogramme cumulatif et cliquez sur le segment Nouvelle activité de sa barre.  Remarquez que tous les graphiques du tableau de bord n’affichent désormais que les résultats concernant Johnny Green. Le nombre de ses analyses de perception (4,2M) est identique, quelle que soit l’approche adoptée pour l’exploration du tableau de bord.
   
7. Enfin, faites défiler l’écran vers le bas pour voir le tableau sous le graphique à barres.
   Notez qu’il est filtré sur votre sélection actuelle et qu’il ne vous donne que des détails sur la nouvelle activité de Johnny Green lors de l’étape Analyse de perception.
   

Vous venez de découvrir la puissance de CRM Analytics et vous avez vu comment il peut vous aider à naviguer parmi les données pour obtenir les renseignements dont vous avez besoin. C’est un peu comme si CRM Analytics vous montrait le chemin. Vous êtes maintenant prêt à vous frayer de nouvelles voies !

Tri et exploration

Vous souhaitez savoir qui sont les meilleurs représentants commerciaux de DTC aux États-Unis. Vous êtes désormais convaincu que vos tableaux de bord CRM Analytics vont vous aider à le découvrir rapidement. Vous disposez de toutes les données les concepteurs des tableaux de bord ont posé toutes les questions nécessaires. Il ne reste plus qu'à vous familiariser avec le terrain lors de votre exploration de chaque tableau de bord. Il est temps de consulter le troisième tableau de bord de votre application.

1. Ouvrez la liste de navigation et sélectionnez Ventes régionales.
   
2. Pour filtrer le tableau de bord, cliquez sur la barre États-Unis dans le graphique à barres Ventes totales.
   Si vous faites défiler l’écran vers le bas, vous voyez que toutes les entrées du tableau ont désormais États-Unis comme pays de facturation.
   
3. Pour trier le tableau par montant, cliquez sur Montant dans l’en-tête de la colonne. Une flèche pointant vers le bas s’affiche alors dans l’en-tête. Les valeurs de la colonne sont triées par ordre décroissant. Vous pouvez donc répondre à la question : « Quels sont les montants les plus élevés ? ».
   
4. Cliquez à nouveau sur Montant pour passer à l’ordre croissant. Cliquez ensuite une troisième fois pour revenir à l’ordre d’origine. Il semble que différents commerciaux contribuent aux gros chiffres des États-Unis.
   
5. Passez le curseur de la souris dans le coin de l’histogramme pour localiser son menu, cliquez dessus pour l’ouvrir et sélectionnez Explorer. Il se change alors en loupe qui vous permet d’en savoir plus sur ces affaires en explorant les données qui se cachent derrière cette grande barre.
   
6. Cliquez sur la barre États-Unis pour la sélectionner, puis cliquez sur pour ouvrir le menu Exploration. Dans le menu, sélectionnez Propriétaire du compte. Cette vue vous permet de consulter rapidement les leaders de votre équipe. Bien que le tableau comporte de nombreux noms, vous ne pouvez pas comparer les totaux de chacun tant que vous n'avez pas accédé à cette vue. Pouvez-vous pousser l’exploration plus loin pour savoir quels produits l’équipe de Laura Garza vend pour obtenir le montant le plus important ? Oui !
   
7. Pour ouvrir le menu, cliquez sur la barre de Laura Garza pour la sélectionner, puis cliquez à nouveau sur . Dans le menu, sélectionnez Famille de produits. Il semble que les ordinateurs portables représentent les plus grosses ventes parmi les comptes de Laura. C'est une chose bonne à savoir avant la réunion !
   

Vous êtes maintenant prêt à rencontrer votre responsable avec des informations utiles et appuyées par des données. Au cas où il aurait d’autres questions, vous pouvez lui montrer votre application et explorer les données avec lui maintenant que vous connaissez un peu mieux CRM Analytics. 

Sur la bonne voie avec les tableaux de bord CRM Analytics

Toutes les conditions sont réunies pour que vous puissiez commencer à utiliser les tableaux de bord dans votre application spécialement personnalisée. Vous avez appris à naviguer dans l’application et vous savez maintenant que les tableaux de bord peuvent vous offrir des vues détaillées ou des aperçus de haut niveau. Vous savez appliquer des filtres et vous avez vu le facettage à l'œuvre sur les widgets. Vous avez également exploré les données sous-jacentes des graphiques visibles dans les tableaux de bord. Vous êtes convaincu que l'application va vous apporter une aide précieuse dans votre travail.

Dans l'unité suivante, vous allez découvrir comment personnaliser votre application pour la rendre encore plus utile. Vous êtes très impatient ! Mais auparavant, relevez le défi et gagnez quelques points.

Ressources

• What Is a Dashboard?
• Principaux éléments d’un tableau de bord CRM Analytics