Collaboration avec CRM Analytics
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Faire des présentations depuis le tableau de bord.
- Utiliser des annotations pour attirer l’attention sur certains résultats des tableaux de bord CRM Analytics
- Partager des tableaux de bord dans Chatter et télécharger les données des widgets.
Vidéo de démonstration Trail Together
Vous souhaitez être guidé pas à pas par un expert pendant que vous travaillez sur cette étape ? Regardez cette vidéo qui fait partie de la série Trail Together.
(Ce clip commence à 9 min 50 s, au cas où vous voudriez revenir en arrière et regarder à nouveau le début de l’étape.)
Élargissement aux autres fonctions
CRM Analytics vous a déjà aidé dans votre nouveau travail de responsable commercial chez DTC Electronics. Vous avez facilement trouvé les indicateurs clés de performance et découvert de nouvelles informations en étudiant le tableau de bord et en explorant les données qui s'y trouvent. Vous avez aussi tiré parti des capacités d’automatisation de CRM Analytics en personnalisant votre page d’accueil Analytics avec des notifications.
Vous savez désormais que les tableaux de bord de CRM Analytics sont des cartes bien conçues qui vous ouvrent de nombreuses voies à travers vos données. Et désormais, vous n'êtes plus seul et loin de tout. Comme nous allons le voir dans cette unité, il existe de nombreuses manières d'atteindre des objectifs en collaborant avec d'autres personnes.
Il est maintenant temps d’aller voir vos représentants commerciaux et de leur montrer comment CRM Analytics peut aussi les aider. Vous allez présenter le tableau de bord Ventes régionales et les fonctionnalités d’annotation, de publication et de téléchargement. Ce sont des techniques particulièrement performantes pour échanger au sujet de vos données et mettre vos découvertes au service de votre activité.
Présentation d'un tableau de bord en mode plein écran
Lors de la réunion, vous projetez l’écran de votre portable, sur lequel CRM Analytics est ouvert. Quelqu'un vous demande si vous allez montrer des slides. Vous souriez et répondez que non. À la différence des présentations statiques à base de diapositives, les présentations de CRM Analytics permettent de présenter des graphiques interactifs contenant des données réelles. Ce peut être l'occasion d'explorer le paysage des données en groupe.
- Cliquez sur l’onglet Analytics Studio, puis sur Accueil. Sous Récents, cliquez sur Ventes régionales.
- Cliquez sur l’icône Présentation (
). Si vous disposez de deux écrans, vous pouvez continuer en mode plein écran. Si vous n’avez qu’un seul écran, cliquez sur X dans le coin supérieur droit pour quitter le mode plein écran.
Notez qu’en mode plein écran, vous disposez de la barre de commande de l’application, qui comprend des options pour partager, annoter et définir des notifications. - Passez le curseur de la souris en haut de l'écran pour montrer à l'équipe comment accéder à la barre de menu du système d'exploitation.
- Cliquez sur la liste déroulante à côté du nom du tableau de bord pour ouvrir la liste de navigation de l’application.
Vous indiquez à votre équipe que c’est à cet endroit que se trouvent les autres tableaux de bord de l’application. Mais pour le moment, nous allons nous concentrer sur la carte. - Cliquez sur Canada sur la carte.
Le graphique à barres et le tableau sont facettés en conséquence. Dans la pièce se font alors entendre des « Oh ! » et des « Ah ! ».
Vous expliquez au groupe que c’est pour cette raison qu’une présentation CRM Analytics dynamique vaut bien mieux qu’une série de diapositives. Bien que les présentations offrent une excellente manière de collaborer lors des réunions, vous devez rappeler à l'équipe que vous avez aussi besoin d'outils utilisables en d'autres circonstances. Vous allez ensuite montrer à vos agents comment poursuivre la conversation via des annotations.
Utilisation des annotations pour mettre en relief les résultats
Pour chaque widget du tableau de bord, il est possible de faire des commentaires pour partager vos idées sur les résultats affichés avec d'autres personnes. Vous pouvez également utiliser les annotations pour donner des idées à votre concepteur de tableau de bord en vue d'améliorations. Au cours de la réunion de l'équipe, vous allez montrer comment les annotations du tableau de bord peuvent motiver les performances de vos représentants.
Les annotations doivent être configurées par votre administrateur Salesforce.
- Dans le tableau de bord Regional Sales, passez le curseur de la souris dans le coin supérieur droit du graphique à barres pour ouvrir le menu déroulant. Sélectionnez Annoter.
- Dans le panneau Annotations, saisissez
Regardez les chiffres canadiens !.
- Pour joindre une capture d’écran du tableau de bord, cochez la case.
Une capture d’écran actuelle permet de montrer l’état filtré du tableau de bord, afin que les autres voient ce à quoi vous faites référence. - Cliquez sur Partager.
Votre commentaire s’affiche dans votre fil Chatter et il est enregistré avec le tableau de bord. Toute personne abonnée au tableau de bord peut voir vos commentaires et rejoindre une conversation sur le graphique et ses données. - Pour voir l’indication de l’annotation sur le widget, cliquez sur l’icône Afficher les annotations (
) dans les contrôles du tableau de bord. (Vous devrez peut-être cliquer deux fois si le panneau commence par se fermer.)
Notez le carré bleu contenant un nombre dans le coin supérieur gauche du graphique. Il vous indique le nombre d'annotations sur ce widget. - Dans le panneau des annotations, cliquez sur la flèche de gauche pour afficher la liste des annotations, puis cliquez sur votre annotation pour l’ouvrir et visualiser son flux.
- Saisissez un commentaire, tel que
Nous avons presque rattrapé les États-Unis !et cliquez sur Commenter.
Quand vous avez terminé une conversation, vous pouvez résoudre les annotations. Le panneau Annotations vous permet de basculer entre les annotations ouvertes et celles qui sont résolues. - Cliquez sur la coche en haut à droite du panneau pour résoudre et supprimer l’annotation de la liste Ouvert.
Par la suite, vous pourrez rouvrir l’annotation ou la supprimer si vous le souhaitez.
À noter pour plus tard : si vous constatez la présence d’un cercle bleu en bas du tableau de bord, cliquez dessus pour voir les annotations détachées. Les annotations sont détachées lorsque le widget auquel elles sont attachées est supprimé du tableau de bord. Les annotations demeurent au cas où vous en auriez besoin.
Vous êtes enthousiaste à l’idée d’avoir démarré un échange avec vos représentants au sujet de vos données, et vous êtes impatient de voir les informations qu’ils pourront en tirer à l’aide des tableaux de bord de CRM Analytics.
Partager des tableaux de bord avec d'autres personnes au sein de votre organisation
C’est alors qu’un participant souhaite savoir s'il est possible de partager le tableau de bord avec une autre équipe de ventes. Elle pourrait avoir des pistes pour expliquer que les chiffres canadiens soient si proches de ceux des États-Unis. Selon vous, l’idée est bonne et vous expliquez au groupe comment partager le tableau de bord à l’extérieur de l’équipe.
- Cliquez sur l’icône Partager (
) pour partager l’intégralité du tableau de bord.
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, les onglets correspondent aux différentes actions. Vous pouvez configurer des options de partage, publier une capture d'écran de tableau de bord sur Chatter, obtenir une URL à partager ou télécharger une capture d'écran. - Cliquez sur l’onglet Obtenir l’URL.
- Si ce n’est pas encore le cas, cliquez sur Onglet Analytics afin que l’URL partagée ouvre le tableau de bord dans l’onglet Analytics.
- Copiez le lien
Vous indiquez à votre équipe de coller le lien dans un e-mail lorsqu’elle souhaite partager le tableau de bord avec un autre groupe. Votre administrateur a configuré CRM Analytics de manière à permettre à tous les membres de votre organisation d’accéder à l’application de vente. Gardez à l'esprit que seuls vos collègues qui ont accès au tableau de bord peuvent voir le lien.
Conversation sur Chatter
Bien que vous souhaitiez entendre l'opinion de l'autre équipe, vous vous recentrez sur vos propres représentants au cours de la réunion. Vous souhaitez montrer comment publier le tableau de bord dans Chatter, où une conversation commune à propos des chiffres considérables du Canada pourrait stimuler votre équipe.
L'un de vos représentants se demande où est Laura. Elle est en train de travailler sur des contrats importants et elle pourrait avoir un autre point de vue. Vous le remerciez d’avoir pensé à Laura. Vous allez l'inclure, même si elle n'a pas pu assister à la réunion du jour.
- Dans la boîte de dialogue Partager, cliquez sur l’onglet Publier dans le fil.
- Dans le champ du nom, saisissez « Laura » et sélectionnez Laura Garza lorsque la suggestion automatique la propose.
- Dans le champ dédié aux commentaires, saisissez
Laura, veuillez jeter un coup d’œil à ce tableau de bord et nous dire si vous savez pourquoi le Canada a presque déjà rattrapé les États-Unis. - Cliquez sur Publier.
Votre billet est envoyé dans le fil Chatter de Laura. Depuis ce billet, elle peut cliquer sur l’image du graphique pour ouvrir le tableau de bord et l’explorer elle-même.
Vous expliquez à l’équipe que ces billets sont un excellent moyen de lancer la conversation dans Chatter. Vous pouvez mentionner d'autres personnes (en utilisant @) pour que la sagesse de groupe fasse son œuvre. Mais vous leur rappelez de se montrer prudents si les captures d'écran de tableaux de bord qu’ils veulent publier comportent des données sensibles. Les captures d'écran peuvent être copiées et partagées n'importe où, à l'intérieur comme à l'extérieur de votre organisation. - Pour accéder à votre fil Chatter et afficher la publication, cliquez d'abord sur X en haut à droite pour sortir du mode plein écran.
- Dans le lanceur d’application (
), cherchez et sélectionnez Ventes. (Si Chatter ne s'affiche pas tout de suite, cliquez sur l’onglet Chatter.) - Dans le champ Commentaires de la publication, saisissez
N’oubliez pas que toute image postée devient publique.et cliquez sur Commenter.
Téléchargement de données depuis un widget du tableau de bord
La réunion a été productive. Vous n'avez presque plus de temps, quand quelqu'un lève la main à l'autre bout de la pièce. Un analyste vous pose des questions sur des données comportementales et démographiques sur les clients, conservées par l'équipe dans Excel. Si l'analyste peut accéder aux données brutes et les ajouter aux siennes, il sera peut-être en mesure de mieux comprendre les résultats que vous examinez.
Vous (et CRM Analytics) avez exactement ce qu’il faut pour cela. L'un des outils de collaboration vous permet de télécharger des données filtrées à partir d'un widget. Il ne faut que quelques minutes pour expliquer à l'assistance comment obtenir les données à partir d'un widget et les transférer dans un fichier CSV utilisable par l’équipe. Bien sûr, le passage de CRM Analytics à Excel ressemble à un bond en arrière. Mais certains membres de l'équipe sont des petits prodiges de la feuille de calcul et préfèrent travailler cette manière. (Du moins jusqu’à ce qu’ils comprennent toute la puissance de CRM Analytics !)
Le téléchargement des données doit être configuré par votre administrateur Salesforce.
- Dans le lanceur d’application (
), cherchez et sélectionnez Analytics Studio. Dans Analytics Studio, vous pouvez accéder directement au tableau de bord sans devoir le visionner dans l’application en cours d’exécution. - Recherchez le tableau de bord Ventes régionales et cliquez dessus.
Ce tableau de bord s’ouvre en mode d’aperçu, depuis lequel vous pouvez partager des widgets individuels. - Passez le curseur de la souris sur le coin supérieur droit du widget de la carte et cliquez pour ouvrir le menu déroulant. Sélectionnez Partager.
- Dans la boîte de dialogue Partager, cliquez sur l’onglet Télécharger.
- Cliquez sur Télécharger au format CSV.
- Recherchez maintenant le fichier téléchargé et ouvrez-le.
Vous voyez un sous-ensemble restreint de données, qui correspond exactement à ce qui était présenté dans le graphique. Le téléchargement contient les résultats de la requête du widget.
Au fond de la salle, votre analyste applaudit : c’est exactement ce dont l’équipe avait besoin pour combiner les données d’Excel avec celles issues de la requête CRM Analytics. Les analystes pourront maintenant appliquer toutes les v-lookups et autres formules de leur choix et corréler les données grâce à l'analyse pays par pays issue du filtre du widget.
Mieux encore, l’analyste manifeste son admiration pour l’efficacité de CRM Analytics, suggérant qu’il est peut-être temps pour l’équipe d’abandonner les feuilles de calcul pour passer aux tableaux de bord. Ils pourront ensuite transférer toutes leurs données pour les inclure dans CRM Analytics en vue d’une analyse ultérieure. Mais ceci est une autre histoire. (Si vous souhaitez en savoir plus sur l’intégration de données dans CRM Analytics, reportez-vous au module Principes de base de l’intégration de données.)
Désormais, un pro du tableau de bord
Comme toute votre équipe, vous avez compris qu'un tableau de bord n'est pas seulement fait pour être lu. Il permet d'avoir une conversation sur un ou plusieurs groupes de données importants pour votre activité. Ne vous contentez pas de regarder les images, utilisez les outils du tableau de bord pour approfondir l’analyse des données que vous considérez comme importantes, personnalisez CRM Analytics selon vos besoins et élargissez vos horizons grâce à la collaboration. Lancez-vous, cliquez et explorez !
Et relevez le défi ci-dessous pour obtenir votre badge Trailhead !
