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Extraction de données Salesforce dans Analytics

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer la notion de flux de données
  • Créer un jeu de données avec les données Salesforce à l’aide du générateur de jeu de données et du flux de données
  • Surveiller le flux de données et inspecter un nouveau jeu de données

Présentation de l’extraction de données Salesforce

Vous avez terminé la première étape du processus d’importation des données demandées par l’équipe de direction des ventes dans Analytics. L’équipe veut présenter ses résultats de performance lors de sa rencontre avec le nouveau PDG. Le fichier CSV ne contient cependant qu’une petite partie des données dont elle a besoin. La plupart des données qui l’intéressent se trouvent déjà dans Salesforce, à savoir dans les objets Opportunité, Compte et Utilisateur. Vous allez maintenant importer ces données Salesforce dans Analytics.

Voici où nous en sommes.

Représentation de l’importation des données avec mise en évidence du processus d’extraction d’objets Salesforce

Découverte du flux de données

Le flux de données sert à extraire des données d’objets Salesforce. C’est un ensemble d’instructions au format JSON (JavaScript Object Notation) qui s’exécute pour extraire des données et créer des jeux de données. Ces instructions spécifient les objets et les champs dont vous voulez extraire les données. Elles définissent également le nom des jeux de données que vous voulez créer. Le flux de données a également d’autres utilisations, telles que la jonction de données, mais pour l’instant, nous nous concentrerons uniquement sur ses fonctionnalités d’extraction.

Vous vous demandez peut-être si le langage JSON va vous compliquer la tâche. Et si vous allez devoir écrire du code. Rassurez-vous, vous n’avez pas vraiment besoin de connaître le langage JSON. Analytics dispose d’outils qui écrivent ces instructions à votre place. Vous allez même en utiliser un.

Un flux de données n’est pas à usage unique. Vous pouvez l’utiliser pour créer simultanément plusieurs jeux de données à partir de nombreux objets différents. Vous pouvez également planifier son exécution régulière pour maintenir les jeux de données à jour. Comme il est possible que le flux de données soit déjà en cours d’utilisation, il est recommandé d’en faire une sauvegarde avant d’ajouter de nouvelles instructions. Le flux de données dans votre organisation Developer Edition n’est pas en cours d’utilisation, mais sauvegardons-le quand même pour vous montrer comment procéder.

  1. Dans Analytics, cliquez sur l’icône d’engrenage (Icône d’engrenage) puis cliquez sur Gestionnaire de données. Le gestionnaire de données s’ouvre dans un nouvel onglet de navigateur.
  2. Dans le gestionnaire de données, cliquez sur l’onglet Flux de données et recettes.
  3. À droite du flux de données Salesforce par défaut, cliquez sur Bouton de menu du flux de données dans le gestionnaire de données et sélectionnez Exécuter maintenant. Cela permet d’exécuter le flux de données.Vue du flux de données dans l’onglet Surveiller
  4. Cliquez sur Surveiller pour vérifier la progression de l’exécution du flux de données. L’exécution du flux de données Salesforce par défaut a échoué ! Selon le message d’erreur, la synchronisation des données n’a pas extrait de nouvelles données de Salesforce dans Analytics. Synchronisons donc manuellement les données.
    1. Cliquez sur l’onglet Connecter
    2. À droite du flux de données Salesforce par défaut, cliquez sur Bouton de menu du flux de données dans le gestionnaire de données et sélectionnez Exécuter maintenant. Cela permet d’exécuter la synchronisation des données pour l’ensemble de la connexion, en extrayant les données de tous les objets répertoriés de votre organisation Salesforce locale dans Analytics.
    3. Cliquez sur l’onglet Surveiller pour suivre la progression de la synchronisation des données. Actualisez la liste jusqu’à ce que tous les objets soient synchronisés avec un message de statut Réussi. Il existe désormais une nouvelle copie des données d’objet Salesforce dans Analytics que le flux de données peut utiliser. Revenons au flux de données !
  5. Cliquez sur l’onglet Flux de données et recettes.
  6. À droite du flux de données Salesforce par défaut, cliquez sur Bouton de menu du flux de données dans le gestionnaire de données et sélectionnez Exécuter maintenant.
  7. Une fois l’exécution du flux de données terminée, cliquez une nouvelle fois sur Bouton de menu du flux de données dans le gestionnaire de données et sélectionnez Télécharger.
  8. Enregistrez le fichier JSON localement et conservez-le comme sauvegarde de votre flux de données existant. Pour revenir ultérieurement à cette version du flux de données, répétez ces étapes et sélectionnez Charger à l’étape 3.
  9. Cliquez sur l’icône d’engrenage (Icône d’engrenage), puis sur Analytics Studio.

Création d’un jeu de données à l’aide du générateur de jeu de données

Générateur de jeu de données… À en juger par le nom, c’est un outil qui sert à créer des jeux de données, non ? Presque... En réalité, le générateur de jeu de données génère les instructions JSON nécessaires à la création d’un jeu de données, puis les ajoute à votre flux de données. C’est le flux de données qui crée le jeu de données, à proprement parler.

Avant d’utiliser le générateur de jeu de données, penchons-nous sur les relations entre les objets Salesforce que vous extrayez. En tant qu’administrateur Salesforce, vous savez que les opportunités ont des relations de référence avec les comptes et les utilisateurs. Lorsque vous créez des enregistrements d’opportunités dans Salesforce, vous saisissez des valeurs de champs d’opportunités et vous « recherchez » ces valeurs dans les enregistrements de comptes et d’utilisateurs associés.

Relations d’objet
Enregistrement d’opportunité

Lorsque vous créez un jeu de données, vous faites presque la même chose, sauf que vous créez des lignes au lieu des enregistrements. Pour vous faciliter le travail, Analytics vous demande tout d’abord d’indiquer l’objet racine. C’est tout simplement l’objet situé au niveau le plus bas dans la hiérarchie des objets que vous extrayez. Dans notre exemple, il s’agit de l’objet Opportunité. Vous ne pouvez inclure dans le jeu de données que des objets associés de niveau supérieur à celui de l’objet racine. Par exemple, si vous sélectionnez Compte comme objet racine, vous pouvez inclure des objets associés tels qu’Utilisateur et Compte parent, mais pas Opportunité, car il s’agit d’un objet de niveau inférieur.

Remarque

Remarque

Les experts des données définissent la racine comme le plus petit élément du jeu de données, c’est-à-dire l’unité de données au niveau de la ligne. Dans notre jeu de données, chaque ligne est une opportunité. L’enregistrement d’opportunité est donc le niveau de granularité le plus bas. C’est un concept important lorsque vous associez des données provenant de plusieurs sources, comme vous le découvrirez plus tard.

  1. Dans Analytics Studio, cliquez sur Créer et sélectionnez Jeu de données.
  2. Cliquez sur Données Salesforce.
  3. Nommez le jeu de données. Choisissez un nom aussi descriptif que possible pour que les autres utilisateurs comprennent ce qu’il contient. Nommez ce jeu de données Opportunités associées aux comptes et aux utilisateurs.
  4. Dans la liste de sélection Sélectionnez un flux de données…, sélectionnez Flux de données Salesforce par défaut. Le flux de données que vous sélectionnez à cette étape se chargera de créer le jeu de données pour vous. Si votre organisation possède plusieurs flux de données, vous pouvez choisir celui que vous voulez utiliser.
  5. Cliquez sur Suivant. Le générateur de jeu de données s’affiche avec une liste d’objets Salesforce. Sélectionnez l’objet racine.
  6. Dans la zone de recherche Sélectionner un objet Salesforce, saisissez opp. La liste affiche les objets correspondants.
  7. Dans la liste d’objets, cliquez sur Opportunité. L’objet racine sélectionné apparaît dans la zone de dessin du générateur de jeu de données.
  8. Survolez l’objet, puis cliquez sur le symbole plus (+). Objet racine Opportunité La liste des champs de l’objet apparaît.
  9. Cliquez sur les champs pour sélectionner ceux dont vous avez besoin. Si vous ne trouvez pas un champ, saisissez le début de son nom dans la zone de recherche Rechercher par nom ou métadonnées pour filtrer les résultats. Sélectionnez les champs suivants :
    1. Montant
    2. Date de clôture
    3. Date de création
    4. Nom
    5. Étape
  10. Par défaut, les champs s’affichent dans l’ordre alphabétique. Pour inverser l’ordre d’affichage, cliquez sur l’en-tête de colonne NOM. Pour trier les champs par type, cliquez sur l’en-tête de colonne TYPE.
  11. Pour ouvrir la liste des objets associés à votre objet racine, cliquez sur l’onglet Relations au-dessus de la liste des champs. Il vous permet de sélectionner les champs dont vous avez besoin parmi les comptes et les utilisateurs associés. Sélection de l’onglet Relations N’oubliez pas que seuls les objets associés situés à un niveau supérieur à celui de l’objet racine sont disponibles. Si vous changez d’objet racine, vous verrez apparaître une liste d’objets associés différente.
  12. Cliquez sur Joindre en regard de la relation ID de compte. L’objet Compte apparaît dans la zone de dessin du générateur de jeu de données. Relation Compte
  13. Cliquez sur Joindre en regard de la relation ID de propriétaire. L’objet Utilisateur apparaît dans la zone de dessin.

L’étape suivante consiste à sélectionner les champs souhaités dans chacun des objets associés.

  1. Pour ouvrir la liste des champs du compte, survolez l’objet Compte et cliquez sur le symbole plus (+). Objets associés dans le générateur de jeu de données
  2. Sélectionnez les champs suivants :
    1. Nom du compte
    2. Ville de facturation
    3. Pays de facturation
    4. Secteur d’activité
    5. Code SIC
  3. Repérez l’onglet Relations au-dessus de la liste des champs. Vous pouvez l’utiliser pour inclure des champs d’objets associés à l’objet Compte, tels que Compte parent.
  4. Pour masquer la liste des champs, cliquez sur Icône en forme de croix permettant de fermer la liste des champs à droite de l’objet Compte.
  5. Répétez les étapes 1 à 4 pour sélectionner les champs suivants dans l’objet Utilisateur :
    1. Nom complet
    2. Titre

Récapitulons rapidement ce que vous avez fait. Vous avez sélectionné l’objet racine Opportunité et les champs dont vous avez besoin. Vous avez également sélectionné les objets associés Compte et Utilisateur, ainsi les champs dont vous avez besoin dans ces objets. Lorsque vous créez le jeu de données, chaque ligne correspond à une opportunité. Les champs sont issus des enregistrements de compte et d’utilisateur propriétaire associés.

Ligne d’opportunité

Finalisons le tout en ajoutant ces instructions au flux de données et en créant le jeu de données.

  1. Cliquez sur Suivant. Le flux de données que vous avez sélectionné précédemment s’ouvre en arrière-plan dans l’éditeur de flux de données. Si vous observez attentivement, vous pouvez voir que les instructions de création du jeu de données apparaissent sous la forme de cases ou de « nœuds » dans l’éditeur.
  2. Dans la liste de sélection Sélectionnez une application pour votre jeu de données, sélectionnez Jeux de données des performances commerciales. Vous pouvez encore modifier le flux de données à cette étape, mais le vôtre est déjà prêt.
  3. Cliquez sur Créer un jeu de données. Normalement, vous voyez apparaître une notification indiquant que le jeu de données a été mis dans la file d’attente de création. Analytics exécute le flux de données en arrière-plan pour créer le jeu de données.
  4. Cliquez sur le lien Accédez à la surveillance de données pour observer ce qui se passe.

Surveillance du flux de données et inspection du nouveau jeu de données

  1. Dans l’onglet Surveiller du gestionnaire de données, cliquez sur le sous-onglet FLUX DE DONNÉESSous-onglet Flux de données sélectionné dans l’onglet Surveiller du gestionnaire de données. Le sous-onglet Flux de données vous permet d’afficher uniquement vos tâches de flux de données.
  2. Pour actualiser la vue, cliquez sur Bouton Actualiser en haut à droite de l’onglet Surveiller. L’icône du flux de données indique son statut. Si l’opération s’est exécutée correctement, l’icône est en forme de coche et le message « Réussi » s’affiche lorsque vous la survolez. Le flux de données s’est correctement exécuté Si le statut est défini sur En file d’attente ou En cours d’exécution, continuez d’actualiser la vue jusqu’à ce que le processus soit terminé.
  3. Pour afficher la liste de toutes les exécutions du flux de données, cliquez sur le symbole plus (+) à côté du flux de données.
  4. Cliquez sur le symbole plus (+) à côté de la dernière exécution. La liste de toutes les instructions JSON effectuées par le flux de données s’affiche. Nœuds du flux de données
Vérifions maintenant le jeu de données lui-même.
  1. À gauche du gestionnaire de données, cliquez sur l’onglet Données.
  2. À droite du jeu de données Opportunités associées aux comptes et aux utilisateurs, cliquez sur Bouton de menu du flux de données dans le gestionnaire de données et sélectionnez Explorer. Si le jeu de données n’apparaît pas à l’écran, essayez d’actualiser votre navigateur.
  3. À gauche de la nouvelle perspective, sous Longueur des barres, cliquez sur le bouton Ajouter une mesure (+). Le champ Montant de l’opportunité s’affiche en tant que mesure.
  4. Sous Barres, cliquez sur le bouton Ajouter un groupe (+). Vous pouvez utiliser les champs Date de fermeture et Date de création, ainsi que tous les autres champs de dimension que vous avez sélectionnés dans le générateur de jeu de données, pour regrouper les données.

Planification du flux de données

Lorsque vous créez un jeu de données à l’aide du générateur de jeu de données, c’est Analytics qui exécute le flux de données la première fois. Par la suite, vous pouvez démarrer le flux de données manuellement ou planifier son exécution régulière. La planification est un excellent moyen de conserver le jeu de données à jour avec les dernières données de vos objets Salesforce.

  1. Dans le gestionnaire de données, cliquez sur l’onglet Flux de données et recettes.
  2. À droite du flux de données Salesforce par défaut, cliquez sur Bouton de menu du jeu de données dans le gestionnaire de données et sélectionnez Planifier. Les paramètres de planification du flux de données s’affichent. Écran des paramètres de planification du flux de données
  3. Planifiez le flux de données pour qu’il s’exécute tous les jours de la semaine à 00 h 00 en sélectionnant les paramètres suivants.
    1. Planifié par : Heure
    2. Début : 00 h 00
    3. Exécuter chaque : 24 heures
    4. Sélectionner les jours : Lu, Ma, Me, Je, Ve
  4. Grâce à ce paramétrage, vos utilisateurs disposeront des toutes dernières données chaque matin. Cela empêche également le flux de données de s’exécuter pendant les heures ouvrables. Ainsi, les utilisateurs ne risquent pas de voir de différences dans les tableaux de bord en fonction de l’heure.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque

Remarque

Votre flux de données extrait des données de votre organisation chaque fois qu’il s’exécute. Avec ce flux de données simple, le temps d’extraction est court, mais il sera plus long lorsque plusieurs flux de données complexes s’exécuteront. Vous pouvez accélérer vos flux de données en programmant une exécution préalable de l’extraction de données à l’aide de la fonctionnalité de synchronisation des données. Vous pouvez planifier la synchronisation dans l’onglet Connexion du gestionnaire de données. Un lien renvoyant vers les instructions pour y parvenir figure dans la section Ressources.

Bon travail ! Vous avez créé deux jeux de données. Le jeu de données Descriptions SIC contient les données que vous avez extraites du fichier CSV. Le jeu de données Opportunités associées aux comptes et aux utilisateurs contient les données issues des objets de votre organisation Salesforce. Vous avez également planifié le flux de données pour qu’il dispose toujours des données Salesforce les plus récentes. L’étape suivante consiste à joindre les données provenant de ces deux jeux de données. Le but est que toutes ces données puissent être explorées à partir d’un jeu de données unique. Passons maintenant à l’étape de préparation des données.