Extraction de données externes dans CRM Analytics

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Préparer des données externes avant de les importer dans CRM Analytics
  
• Importer les données d’un fichier CSV externe
  
• Surveiller et vérifier le téléchargement de données externes
  

Présentation de l’extraction de données externes

Il est temps d’intégrer les données à CRM Analytics afin que l’équipe de direction des ventes puisse disposer de ses tableaux de bord de performances. C’est à vous d’administrer Salesforce et de le configurer pour l’équipe des ventes. Vous savez que la plupart des données qu’elle souhaite consulter se trouvent déjà dans les objets Opportunité, Compte et Utilisateur. Cependant, une partie de ces données provient d’une source externe. Ce n’est pas un problème pour CRM Analytics ! Voyons cela de plus près.

L’équipe des opérations commerciales de votre entreprise associe un champ de code SIC (Standard Industry Classification) à chaque compte pour indiquer son secteur d’activité. Les directeurs commerciaux ont du mal à déchiffrer ces codes et préfèrent lire une description. C’est pourquoi l’équipe des opérations commerciales a fourni un fichier CSV contenant tous les codes SIC qu’elle utilise, associés à leur description. En voici un extrait :

Dans cette unité, votre objectif est d’extraire ces données dans CRM Analytics afin de pouvoir les ajouter aux données Salesforce que vous allez extraire. 

Préparation de vos données CSV

Lorsque vous extrayez des données d’un fichier CSV, CRM Analytics émet des hypothèses sur les types de données qu’il contient en fonction des valeurs qu’il détecte dans chaque champ. Il attribue à chaque champ un type de mesure, de date ou de dimension. Ces types sont importants, car ils déterminent la manière dont vous interagissez avec un champ dans une perspective ou un tableau de bord de CRM Analytics.

Généralement, CRM Analytics attribue le bon type à chaque champ, mais vous devez parfois le guider sur la bonne voie. Commençons par passer en revue le fichier CSV SIC Descriptions (Descriptions SIC), champ par champ, pour voir ce que vous devez faire.

Code SIC

CRM Analytics identifie les champs numériques tels que celui-ci comme des mesures.

Une mesure est un champ que vous pouvez utiliser pour faire des calculs, tels que la somme et la moyenne. CRM Analytics reconnaît les symboles monétaires, les virgules et les points décimaux dans les données numériques, mais restez prudent. S’il repère d’autres caractères non numériques, il identifie le champ comme une dimension et vous ne pourrez pas lui appliquer de calculs. Inspectez donc les champs numériques et supprimez tous les caractères non numériques si vous souhaitez qu’ils soient identifiés comme des mesures.

Cependant, certains champs similaires contiennent des valeurs numériques, mais ne sont pas des mesures. Faire des calculs portant sur des champs de code SIC, de code postal ou d’ID n’aurait aucun intérêt, mais CRM Analytics ne comprend pas cet aspect et identifie ces champs comme des mesures. Vous ne pouvez pas y faire grand-chose pour l’instant, mais lorsque vous téléchargerez les données, vous pourrez transformer ces types de champs en dimensions. Contentez-vous simplement de noter pour le moment quels sont les éléments concernés. 

Description SIC 

Tous les champs qui contiennent des caractères non numériques, tels que celui-ci, sont identifiés comme des dimensions. Les champs de dimensions peuvent être regroupés et filtrés. CRM Analytics se trompe rarement sur l’identification de ces champs, vous n’avez donc généralement rien à modifier. 

Dernière mise à jour 

CRM Analytics reconnaît tous les formats de date courants et identifie ce type de champ en tant que date. Il est même capable de définir le format et de faire la distinction entre le format américain et le format européen. Toutefois, prenez le temps de vérifier les champs de date pour vous assurer que les valeurs sont saisies dans un format pris en charge. Si CRM Analytics ne reconnaît pas le format employé, il identifie le champ en tant que dimension. Dans ce cas, vous ne pourrez plus utiliser les fonctionnalités intéressantes de regroupement et de filtrage des dates. Vérifiez également que vos dates sont toutes dans le même format. Par exemple, si CRM Analytics repère des dates aux formats américain et européen, il choisit le format européen. 

En-têtes de colonne 

Vérifiez que les en-têtes de colonne sont corrects, car ils deviennent des étiquettes de champ dans votre jeu de données. Vous pouvez les corriger dans le fichier CSV avant de poursuivre le processus. Vous pourrez également effectuer des modifications au moment de l’importation du fichier.

La bonne nouvelle, c’est que vous avez la possibilité d’afficher un aperçu de vos données dans CRM Analytics et de le modifier si nécessaire.

Importation de vos données CSV

Une fois que vous avez préparé votre fichier CSV, il est temps de l’importer dans CRM Analytics à l’aide de l’utilitaire de téléchargement CSV. Vous créerez également une application pour le nouveau jeu de données durant le processus.

Lorsque vous importez un fichier CSV, CRM Analytics extrait les données qu’il contient et crée un jeu de données. Vous pouvez immédiatement explorer le nouveau jeu de données, mais il ne contiendra qu’une longue liste de codes SIC et de descriptions, ce qui ne serait pas très intéressant à regarder. Ce jeu de données vous servira plutôt à préparer le jeu de données final pour l’équipe commerciale. Pour le moment, considérez-le comme une zone d’attente pour les données SIC.

1. Cliquez ici pour télécharger le fichier CSV Descriptions SIC sur votre bureau.
   
2. Si vous ne l’avez pas encore fait, connectez-vous à l’organisation Developer Edition à laquelle vous vous êtes inscrit dans l’unité précédente.
   
3. Dans le lanceur d’application (), cherchez et sélectionnez Analytics Studio. Analytics Studio s’ouvre dans un nouvel onglet de navigateur.
   
4. Dans Analytics Studio, cliquez sur le bouton Créer, puis sélectionnez Application.
   
5. Vous créez une application vide, cliquez donc sur Créer une application vide.
   
6. Cliquez sur Continuer.
   
7. Dans le champ Nommer votre application, saisissez Jeux de données performances des ventes.
   
8. Cliquez sur Créer.
   
9. En haut de la page d’application, cliquez sur Créer et sélectionnez Jeu de données. Dans le processus de création d’un jeu de données à partir d’une application, le nom de l’application est sélectionné automatiquement. Il n’y a pas de petits gains de temps.
   
10. Cliquez sur Fichier CSV.
    
11. Cliquez sur Sélectionnez un fichier ou déposez-le ici.
    
12. Naviguez jusqu’au fichier CSV que vous avez téléchargé précédemment, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Si le fichier se trouve à proximité, vous pouvez également le faire glisser dans la zone Sélectionnez un fichier ou déposez-le ici pour gagner quelques secondes.
    
13. Cliquez sur Suivant. CRM Analytics utilise le nom du fichier comme nom du nouveau jeu de données, puis sélectionne l’application.
    
14. Dans le champ Nom du jeu de données, remplacez le nom par Descriptions SIC. CRM Analytics détecte certaines propriétés de votre fichier, telles que le délimiteur et le codage. Vous pouvez consulter ces propriétés dans la zone Propriétés de fichier détectées. Pour apporter des modifications, cliquez sur , puis sur Modifier.
    
15. Cliquez sur Next (Suivant). L’écran Modifier les attributs de champ s’affiche et vous donne un aperçu des données que vous allez extraire dans CRM Analytics.
    
    

Comme mentionné précédemment, vous avez maintenant l’occasion de corriger vos données avant de les intégrer à CRM Analytics. Remémorez-vous ce à quoi vous deviez faire attention lorsque vous avez préparé le fichier CSV. Vous vouliez vous assurer que le bon type était attribué à chaque champ, soit mesure, date ou dimension. Vous aviez également vérifié que les noms de champs étaient corrects. Pour vérifier si CRM Analytics a correctement défini les types de champs, examinez les en-têtes de champs dans l’aperçu. L’icône placée au début de chaque en-tête vous indique le type de champ.

Si le champ que vous voulez inspecter ne s’affiche pas, utilisez le panneau des champs à gauche pour rechercher l’un des champs de la colonne, puis cliquez sur le champ pour accéder à la colonne.

Si CRM Analytics a commis une erreur, vous pouvez cliquer sur une colonne pour consulter et modifier ses attributs dans le panneau Attributs de champ situé à droite.

Dans vos données, il semble que CRM Analytics a identifié le champ Code SIC comme une mesure. Cette identification est compréhensible, mais ce n’est pas ce que vous voulez. Si vous laissez le type de champ défini comme une mesure, vous pourrez ajouter des codes SIC (inutile), mais vous ne pourrez pas regrouper vos comptes et opportunités par code SIC (très utile). Modifions donc le type.

1. Cliquez sur la colonne Code SIC. Les attributs de champ apparaissent dans le panneau à droite.
   
   
2. Dans la liste de sélection Type de champ, sélectionnez Dimension.
   

Vous aviez également vérifié le champ de date dans le fichier CSV pour vous assurer que CRM Analytics procède correctement à la définition du type et du format. Allons voir ces éléments.

1. Cliquez sur la colonne Dernière mise à jour. Les attributs de champ apparaissent dans le panneau à droite.
   
   

Il semble que CRM Analytics a correctement défini le type de données, mais qu’il a opté pour le format j/M/aaaa. Toutes les dates contenues dans le fichier CSV ont pour valeur 1/10/2017, ce qui peut soit correspondre au 10 janvier si vous utilisez le format M/J/AAAA, très répandu aux États-Unis, soit au 1er octobre si vous utilisez le format J/M/AAAA, largement utilisé en Europe. Comme CRM Analytics ne sait pas quel format choisir, il opte pour le format européen. Si vous souhaitez utiliser le format américain, vous pouvez facilement le modifier ici.

2. Dans la liste de sélection Format de date, sélectionnez M/j/aaaa.
   

Comme nous l’avions prévu, CRM Analytics n’a eu aucune difficulté à identifier correctement le champ Description SIC comme une dimension. Tout semble donc parfait. Cliquez sur Charger un fichier pour terminer le processus.

CRM Analytics charge les données et affiche un aperçu de la progression de la création du jeu de données.

La boîte de dialogue contient un lien vers la Surveillance des données, ce qui vous permet de surveiller l’évolution de jeu de données. Toutefois, arrêtons-nous ici pour le moment. Si la boîte de dialogue de progression ne s’est pas fermée, cliquez sur Fermer. Fermez l’onglet Jeu de données des performances commerciales.

Il est temps de prendre une pause. À votre retour, vous pourrez constater que le jeu de données a été créé.

Surveillance de la tâche de données et inspection du nouveau jeu de données

CRM Analytics crée une tâche pour votre nouveau jeu de données, qui s’exécute en arrière-plan. La durée d’exécution de cette tâche dépend de la taille de votre fichier CSV et du nombre d’autres tâches que CRM Analytics est en train d’exécuter. Vous pouvez facilement suivre l’avancement des tâches dans le gestionnaire de données.

1. Depuis le lanceur d’application () en haut à droite, recherchez et sélectionnez Data Manager (Gestionnaire de données). Le gestionnaire de données s’ouvre dans un nouvel onglet de navigateur. La première chose que vous voyez ici est l’onglet Surveiller.
   
2. Cherchez votre tâche dans la liste. Le nom de la tâche commence par le nom du fichier CSV, SIC_Descriptions, suivi de « Upload flow - overwrite » (Charger le flux - remplacer).
   
   
3. Si vous souhaitez savoir comment CRM Analytics a extrait vos données, cliquez sur l’ID de la tâche.
   

Si la tâche s’est effectuée correctement, son statut est défini sur Réussi. Si ce n’est pas le cas, répétez la procédure et rechargez les données.

Il est temps de vérifier le jeu de données lui-même. Revérifiez notamment les types de données de champ et les formats de date directement dans le jeu de données. Pour cela, recherchez et inspectez le jeu de données.

1. À gauche du gestionnaire de données, cliquez sur l’onglet Data Assets (Actifs de données).
   
2. Dans l’onglet Data Assets (Actifs de données), à droite du jeu de données SIC Descriptions (Descriptions SIC), cliquez sur et sélectionnez Explore (Explorer).
   
3. À gauche de la nouvelle perspective, sous Bar Length (Longueur des barres), cliquez sur (+), le bouton permettant d’ajouter une mesure.
   
   

Aucune mesure ne se trouve ici ! En effet, nous n’avons pas défini de mesure dans les attributs de champ.

4. Sous Barres, cliquez sur (+), le bouton permettant d’ajouter un groupe. Vérifiez que les champs Dernière mise à jour, Code SIC et Description SIC s’affichent. Vous vous assurez ainsi que CRM Analytics les a définis comme date ou dimension. Fermez l’onglet de navigateur New Lens (Nouvelle perspective).
   

Félicitations ! Vous avez transformé votre fichier CSV en un jeu de données à l’aide de l’utilitaire de téléchargement CSV.

À suivre : découvrez comment importer vos données Salesforce dans CRM Analytics.

Ressources

• Création d’un jeu de données à partir de données externes