Lancement de l’importation des données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer ce qu’est un jeu de données et ses avantages pour l’exploration de données
Décrire le processus de haut niveau de création d’un jeu de données
Identifier vos besoins en données et planifier leur intégration

En route pour devenir un expert des données CRM Analytics

Vous êtes administrateur Salesforce chez DTC Electronics et le vice-président des ventes vient de vous appeler pour une demande urgente. L’équipe de direction des ventes a besoin d’informations rapidement. En effet, le nouveau PDG de DTC a convoqué une réunion la semaine suivante pour examiner les performances des ventes. Le vice-président des ventes souhaite disposer d’un ensemble de tableaux de bord affichant les performances par commercial et par région durant la réunion.

En bref, votre travail consiste à extraire les données dont le vice-président des ventes a besoin et à les insérer dans un jeu de données.

Illustration représentant le transfert des données source vers le jeu de données

En règle générale, l’intégration de données est une tâche fastidieuse qui nécessite les compétences d’un ingénieur en données. Heureusement, CRM Analytics, anciennement appelé Tableau CRM, facilite grandement le travail des administrateurs Salesforce et leur offre des moyens efficaces pour importer des données.

Ce module présente les principaux outils servant à intégrer des données dans CRM Analytics et à les préparer à être employées. Vous apprendrez à effectuer cette opération avec des données externes et des données Salesforce. Vous découvrirez également comment préparer les données de manière à créer des tableaux de bord qui pourront être analysés par la direction des ventes.

Commençons par aborder quelques concepts clés que vous devez comprendre pour devenir un expert des données CRM Analytics.

Qu’est-ce qu’un jeu de données ?

Imaginez un jeu de données comme une boîte de données. Chez Salesforce, nous le représentons comme une boîte violette hexagonale, mais chacun peut lui donner la forme et la couleur qu’il veut. Tous ceux qui y ont accès peuvent l’ouvrir et explorer les données.

Un jeu de données peut contenir des données d’un objet Salesforce unique, comme des opportunités. Il peut également combiner les données de différents objets, par exemple des données d’opportunités, de comptes et d’utilisateurs, ainsi que des données provenant de sources externes, comme des données financières. Vous pouvez également créer un jeu de données en combinant des données issues d’autres jeux de données qui contiennent eux-mêmes des données issues de multiples sources et jeux de données. Impressionnant !

Si vous avez déjà utilisé Salesforce, vous savez que vous pouvez accéder au générateur de rapports, créer un rapport et l’afficher immédiatement. Vous n’avez besoin d’aucun jeu de données pour cela. Alors, pourquoi créer un jeu de données dans CRM Analytics ? Il y a plusieurs bonnes raisons à cela.

Les jeux de données sont plus rapides

Les experts en données diraient que les données Salesforce sont normalisées, ce qui signifie que les données associées contenues dans différents objets sont « jointes ». Lorsque vous exécutez un rapport Salesforce, le moteur de rapport doit extraire les données de ces objets pour assembler le rapport. La jonction de données est plutôt rapide lorsque vous devez traiter quelques milliers de lignes, mais lorsque le nombre de lignes se compte en millions, ce processus peut devenir assez long.

Les jeux de données CRM Analytics rassemblent toutes les données en amont. Par conséquent, elles sont presque instantanément disponibles lorsque vous ouvrez un tableau de bord CRM Analytics. Les experts des données diraient alors que les données CRM Analytics sont dénormalisées, ce qui signifie qu’une partie de leur prétraitement est déjà effectuée.

Les jeux de données rendent les requêtes plus rapides

Les jeux de données Tableau CRM compressent et indexent leur contenu, ce qui permet d’accélérer considérablement les requêtes.

Les jeux de données combinent des données Salesforce et externes

Les jeux de données vous permettent de combiner des données Salesforce avec des données financières, démographiques ou de quota qui proviennent d’un système ou d’une source externe. Les rapports Salesforce ne peuvent réaliser cette combinaison de données qu’au prix d’un lourd travail sur les objets personnalisés.

Comment créer un jeu de données ?

La création d'un jeu de données se divise en deux grandes étapes : l’extraction et la préparation. L’extraction, dont le nom peut vous faire penser à un processus fastidieux, consiste en fait simplement à importer des données dans Analytics. La préparation consiste à mettre les données sous une forme compréhensible par les personnes qui doivent les explorer. Si l’on compare le processus à de la cuisine, l’extraction consiste à prendre les ingrédients dans vos placards et à les préparer pour en faire un ragoût.

Extraire et préparer

Il existe différentes manières d’extraire des données pour les intégrer à CRM Analytics. Vous pouvez importer des données externes via un fichier CSV (à l’aide de l’utilitaire de téléchargement CSV) des connecteurs ou l’API CRM Analytics. Pour les données Salesforce, vous utilisez un outil très utile appelé Data Sync. Pour la préparation, utilisez une recette dans l’interface visuelle Préparation des données.

Outils d’extraction et de préparation

Vous extrairez et préparerez des données plus tard dans ce module, où nous vous en dirons plus sur ces outils.

Planification de l’importation des données

Maintenant que vous connaissez les concepts clés, parlons de l’étape de planification préalable à l’importation des données dans CRM Analytics. La planification se fait en deux étapes, à savoir l’identification de vos besoins en matière de données et la schématisation de l’importation des données dans CRM Analytics.

Étape 1 : Identifier vos besoins en matière de données

Pour identifier vos besoins en matière de données, demandez-vous de quelles données vous avez besoin, où elles se trouvent et si elles doivent être combinées avec d’autres données. Fort heureusement, votre vice-président des ventes a fourni une liste des champs que les responsables commerciaux souhaitent voir lorsqu’ils explorent des opportunités dans CRM Analytics.

Nom de l’opportunité
Nom du compte
Secteur d’activité
Date de création
Ville de facturation
Nom du propriétaire de l’opportunité
Date de clôture
Pays de facturation
Fonction du propriétaire de l’opportunité
Montant
Code SIC
Étape
Description SIC

Étant donné que vous êtes un administrateur consciencieux, vous explorez un peu Salesforce. Vous réalisez rapidement que ces champs ne proviennent pas tous d’un objet. Certains des champs proviennent de l’objet Opportunité, mais vous devez également extraire des champs des objets Compte et Utilisateur. Quant aux données du champ Description SIC, elles ne sont pas dans Salesforce. De toute évidence, vous devrez les trouver ailleurs. Lors de la vérification, le vice-président des ventes vous recommande de contacter l’équipe des opérations commerciales. Par chance, ils peuvent vous fournir un fichier CSV contenant la description des codes SIC.

Vos recherches ont porté leurs fruits. Vous avez identifié les champs dont vous avez besoin et leur origine.

Opportunité	Compte	Utilisateur	Fichier CSV

Nom	Nom	Nom complet	Description SIC
Date de création	Secteur d’activité	Titre
Date de clôture	Description SIC
Montant	Ville de facturation
Étape	Pays de facturation

Étape 2 : Schématiser l’importation des données

Une fois que vous avez identifié chaque source de données, vous pouvez commencer à réfléchir à leur importation. Comment et quand les données vont-elle être acheminées ? Le timing est particulièrement important, car vous devez combiner des données provenant de différentes sources. Si les données ne sont pas disponibles au bon moment, vous ne pourrez pas les combiner. Pour vous faciliter le travail, CRM Analytics vous permet de planifier les opérations d’extraction et de préparation de manière à avoir les données dès qu’elles sont actualisées et à les avoir à disposition au moment où vous devez les préparer. Le fait de schématiser l’importation des données vous permet également de décomposer le processus en une série d’étapes à suivre.

Étant donné que nous n’avons pas encore abordé les outils d’extraction et de préparation, nous avons schématisé l’importation des données pour cet exemple. Le schéma montre les étapes que vous effectuerez au cours de ce module.

Comme les descriptions des codes SIC sont contenues dans un fichier CSV, vous utiliserez l’utilitaire de téléchargement CSV pour les extraire. Les données restantes figurent toutes dans Salesforce. Pour les traiter, utilisez la synchronisation des données. Vous pouvez extraire vos données dans n’importe quel ordre, tant que celles-ci sont toutes extraites de leurs sources respectives avant que vous commenciez la phase de préparation.

Après avoir extrait toutes vos données, vous devez utiliser une recette pour joindre les trois objets Salesforce et les descriptions SIC.

Commençons. Configurons tout d’abord une organisation pour que vous puissiez suivre les étapes, puis nous aborderons le processus d’extraction de données externes.

Essai de CRM Analytics avec une organisation Developer Edition

Une organisation gratuite Developer Edition est un environnement sécurisé dans lequel vous pouvez exercer les compétences en cours d’acquisition. Vous en aurez certainement besoin pour relever les défis de Trailhead.

Dans ce parcours, il n’est pas possible d’utiliser une organisation Developer Edition existante ou une organisation Trailhead Playground. Vous devrez utiliser à la place une organisation Developer Edition spécifique, compatible avec CRM Analytics. Vous devez vous inscrire à cette organisation Developer Edition spéciale, car elle fournit une licence Analytics Platform limitée, et contient des exemples de données dont vous aurez besoin pour ce parcours relatif à CRM Analytics.

Procédons à la configuration afin que vous puissiez vous connecter et commencer à travailler avec CRM Analytics.

Accédez à developer.salesforce.com/promotions/orgs/analytics-de.
Renseignez le formulaire avec une adresse e-mail active. Votre nom d'utilisateur doit également se présenter sous la forme d'une adresse e-mail unique, sans nécessairement correspondre à un compte de messagerie valide. Par exemple, votre nom d’utilisateur peut être votrenom@waverocks.de, ou vous pouvez utiliser le domaine de messagerie de votre société.
Une fois le formulaire renseigné, cliquez sur Sign me up (Inscrivez-moi). Un message de confirmation s’affiche.
Dans l’e-mail d’activation que vous recevez, cliquez sur Vérifier le compte.
Renseignez le formulaire d’inscription, puis définissez votre mot de passe et une question de vérification.
Notez ou mémorisez vos identifiants. Pour vous connecter et essayer, accédez à login.salesforce.com.
Vous êtes connecté à votre organisation Developer Edition CRM Analytics. Si la fenêtre Bienvenue dans Lightning Experience s’affiche, fermez-la.

Voici la marche à suivre ! Vous disposez désormais d’une organisation Salesforce avec les données commerciales de DTC Electronics.