Gestion des éléments d’une version
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Identifier les données requises pour ajouter du contenu à une version
- Créer et ajouter des éléments à une version
- Expliquer les opérations de publication d’une version
Rassemblement du contenu
Marisol, responsable de versions chez Pure Aloe, a créé une version, mais jusqu’à présent, aucun contenu n’y est associé. Marisol est maintenant prête à ajouter des modules ou des parcours spécifiques à la liste des versions.
Tout d’abord, examinons de plus près la relation entre les modules, les parcours et une version. Pour publier du contenu dans une version, il faut deux données.
- Le manifeste, qui est une liste des parcours et des modules à traiter dans la version. Chaque parcours ou module est un élément du manifeste. Un élément du manifeste renvoie au parcours ou au module grâce au nom d’API du contenu.
- Les archives qui contiennent le contenu à publier dans la version.
Trailmaker propose quelques options pour établir la relation entre le manifeste et le contenu de l’archive.
- Dans Trailmaker Content, vous pouvez ajouter directement un module ou un parcours à une version. Cette action fournit à la fois l’élément du manifeste et l’archive.
- Dans Trailmaker Release, vous pouvez ajouter un ou plusieurs modules ou parcours à une version. Cette action fournit uniquement l’élément du manifeste pour le parcours ou le module. L’archive du contenu est toujours manquante. La page de la version signale une erreur jusqu’à ce que l’archive soit fournie. La seule façon d’ajouter l’archive est de revenir à Trailmaker Content et d’ajouter le contenu à la version.
Chaque option prend en charge un flux de travail différent pour la publication de contenu. Certaines entreprises souhaitent maintenir des limites strictes entre les rôles : elles souhaitent que les créateurs de contenu rédigent et que les responsables de versions gèrent ces dernières.
Prenons un exemple de la vie courante pour mieux comprendre. Lorsque vous prévoyez d’aller faire vos courses, vous pouvez dresser une liste des articles que vous souhaitez acheter à l’avance. Peut-être que vous donnez la liste à quelqu’un d’autre, comme un partenaire attentionné et responsable, qui s’occupe d’effectuer les achats. Lorsque vous êtes au magasin, vous ajoutez ces articles à votre panier, puis vous passez à la caisse.
Quel est le rapport entre le fait de faire ses courses et de publier du contenu pour votre site enablement ?
Dans Trailmaker Content, ajouter des éléments à une version revient à ajouter des produits à votre panier sans suivre une liste. En ajoutant des produits à votre panier, vous faites la liste au fur et à mesure. Dans Trailmaker Content, vous ajoutez en une seule et même action vos éléments de manifeste (la liste) et vos archives de contenu (vos courses alimentaires), mais vous n’aviez au départ pas de liste.
Dans Trailmaker Release, ajouter des éléments à une version revient à faire votre liste de courses à l’avance. Vous connaissez les éléments de manifeste dont vous avez besoin (la liste), mais les archives de contenu à proprement parler (les courses alimentaires) ne sont pas encore dans la version (votre panier). La personne qui établit la liste n’est pas nécessairement celle qui ajoute le contenu.
Un responsable de versions comme Marisol dresse souvent à l’avance une liste des éléments à inclure dans une version. Elle peut créer cette liste à tout moment, même avant que le contenu ne soit prêt. Trailmaker Release signale une erreur et l’empêche de publier jusqu’à ce que le contenu soit également ajouté.
S’il y a une longue liste d’éléments à ajouter, Marisol peut en ajouter plusieurs à la fois en chargeant un fichier CSV contenant les noms d’API et les types de contenus.
Regardons comment cela fonctionne lorsque Marisol essaie d’ajouter des éléments à une version.
Ajout d’un élément individuel à une version
Disons que Marisol souhaite ajouter un seul module à une version et qu’elle soit déjà dans Trailmaker Release. Observons comment elle procède.
- Dans Trailmaker Release, accédez à la version créée.
- Sur la page de la version, cliquez sur Ajouter du contenu.
- Sur la page Ajouter à la version, saisissez ces informations :
- Le nom d’API pour le module ou le parcours à ajouter (1). Par exemple, pour ajouter le module Pure Aloe Sales Strategies (Stratégies commerciales de Pure Aloe) que Cindy a créé, Marisol saisit pure-aloe-sales-strategies (stratégies-commerciales-pure-aloe).
- Le type de contenu à ajouter (2), tel que Module ou Parcours.
- L’opération à effectuer sur le contenu (3) : archiver, restaurer ou mettre à jour et insérer. Pour ajouter un nouveau contenu à un sous-domaine, Marisol sélectionne Mettre à jour et insérer. Pour en savoir plus sur les opérations disponibles, poursuivez votre lecture !
Arrêtons-nous un instant pour parler des noms d’API. Chaque élément de contenu que vous publiez sur votre site enablement a un nom d’API unique, tout comme chaque collection de contenus et chaque version. Ensemble, toutes ces valeurs créent une URL qui mène au contenu après sa publication. Rappelez-vous que lorsque vous ajoutez du contenu à une version dans Trailmaker Release, vous ajoutez un élément de manifeste, qui fait référence au nom d’API du contenu que vous souhaitez ajouter.
Marisol enregistre ses modifications et le contenu est inclus dans la liste des éléments sur la page de la version. Mais Marisol a-t-elle terminé ? N’oubliez pas que pour publier une version, il faut à la fois un élément de manifeste et une archive du contenu. Jusqu’à présent, Marisol n’a ajouté que l’élément de manifeste d’un module. Pour ajouter l’archive du contenu, elle (ou un autre utilisateur disposant de l’autorisation Gérer les versions) doit revenir dans Trailmaker Content, importer l’archive dans son espace de travail et ajouter le contenu à la version. Pour un rappel sur ce flux de travail, revoyez le module Concepts de base de Trailmaker Content.
Ce flux de travail fonctionne, mais nécessite un certain nombre de clics pour que tout soit en place. Pour simplifier les choses, nous vous recommandons d’utiliser Trailmaker Content chaque fois que vous souhaitez ajouter un élément individuel à une version. Ainsi, vous ajoutez toutes les données dont une version a besoin pour publier le contenu.
Ajout simultané de plusieurs éléments à une version
Pour ajouter plusieurs éléments à la fois à une même version, Marisol crée un fichier CSV dans lequel chaque ligne spécifie le nom d’API, le type de contenu et l’opération à effectuer pour chaque élément qu’elle souhaite modifier dans la version. Par exemple, peut-être que Marisol souhaite modifier ces modules et ces parcours dans cette version :
api_name,type,operation (nom_api,type,opération)
pure-aloe-sales-goals,module,upsert (objectifs-vente-pure-aloe,module,mettre à jour/insérer)
sell-well-at-pure-aloe,trail,upsert (ventes-reussies-chez-pure-aloe,parcours,mettre à jour/insérer)
navigate-your-pure-aloe-career,trail,upsert (gestion-carriere-chez-pure-aloe,parcours,mettre à jour/insérer)
pure-aloe-sales-challenges,module,archive (defis-vente-pure-aloe,module,archiver)
pure-aloe-annual-meeting-prep,module,restore (prepa-reunion-annuelle-pure-aloe,module,restaurer)
Pour que des données puissent être importées à partir d’un fichier CSV, la première ligne du fichier CSV doit inclure les intitulés de colonne api_name (nom_api), type et operation (opération).
Marisol commence à partir de la page de la version dans Trailmaker Release.
- Sur la page de la version, cliquez sur Ajouter du contenu.
- Sur la page Ajouter à la version, cliquez sur Importer.
- Sélectionnez le fichier CSV avec le contenu à modifier.
La page Ajouter à la version se remplit avec le contenu de son fichier CSV.
Une fois que Marisol a enregistré ses modifications, tous ces éléments apparaissent sur la page de la version dans Trailmaker Release. Mais, tout comme lors de l’ajout d’un élément individuel, chaque élément de la liste ne représente que l’élément de manifeste du contenu. Pour les éléments associés aux opérations d’archivage et de restauration, Marisol peut s’arrêter là. Pour les éléments associés à l’opération Mettre à jour et insérer, Marisol doit encore retourner dans Trailmaker Content, importer l’archive de chaque parcours ou module dans son espace de travail, puis ajouter chaque parcours ou module à la version.
Sélection d’une opération de version
Lorsqu’un responsable de versions ajoute un élément de manifeste à la liste d’une version, il doit sélectionner une opération pour le contenu. L’opération indique comment la version traite l’élément spécifique.
Opération |
Description |
|---|---|
Upsert |
Ajoute du contenu à votre site enablement ou met à jour le contenu qui a déjà été publié. Rappelez-vous : Lorsque vous ajoutez du contenu à une version dans Trailmaker Release, la sélection de cette opération nécessite que vous ajoutiez également le contenu nouveau ou mis à jour à la version dans Trailmaker Content, afin que l’archive du contenu soit traitée avec la version. Remarque : Lorsque vous ajoutez du contenu à une version dans Trailmaker Content, cette opération est sélectionnée par défaut. |
Archiver |
Masque le contenu qui a déjà été publié sur votre site enablement. Cette opération ne nécessite aucun travail dans Trailmaker Content. |
Restaurer |
Permet d’afficher à nouveau du contenu archivé qui avait été masqué. Cette opération ne nécessite aucun travail dans Trailmaker Content. |
L’opération sélectionnée pour chaque élément de la version apparaît sur la page de la version.
Généralement, Marisol publie de nouveaux contenus ou corrige des contenus existants. Elle sélectionne donc habituellement l’opération Mettre à jour et insérer.
Parfois, le contenu devient obsolète, par exemple lorsque les processus ou les outils d’une entreprise changent. Pour supprimer du contenu obsolète du site enablement, Marisol sélectionne Archiver. Et pour retrouver le contenu archivé, elle sélectionne Restaurer.
L’opération d’archivage n’est pas destructrice, ce qui signifie qu’elle ne supprime pas les points ou les badges des apprenants gagnés avant l’archivage du contenu.
Parfois, le contenu archivé redevient pertinent, par exemple, les modules qui aident les commerciaux de Pure Aloe à se préparer pour leur réunion annuelle. Marisol archive ces modules après chaque réunion annuelle. Dans les semaines précédant la réunion annuelle suivante, elle les affiche à nouveau en sélectionnant Restaurer.