Maintien à jour du contenu d’un site enablement

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer comment charger du contenu existant vers Trailmaker Content pour le modifier
Expliquer comment ajouter ou supprimer une unité dans un module
Décrire comment ajouter ou supprimer un module dans un parcours

Formulation de réponses aux commentaires

Dans les unités précédentes, nous avons vu comment Cindy, créatrice de contenu chez Pure Aloe, a créé un parcours pour l’équipe commerciale de Pure Aloe : Des ventes réussies chez Pure Aloe. Elle a créé deux modules, Stratégies commerciales de Pure Aloe et Concurrents de Pure Aloe. Et nous avons exploré comment Cindy et Marisol, la responsable de versions, ont collaboré pour ajouter le parcours et ses modules à une collection de contenus et à une version.

Nous couvrons le reste du flux de travail de Marisol, la responsable de versions, dans le module Concepts de base de Trailmaker Release. Mais qu’en est-il de Cindy ? Son travail est-il terminé ? Pourra-t-elle enfin prendre des vacances bien méritées ?

Comme le site enablement de Pure Aloe devient populaire et que de plus en plus d’apprenants terminent le parcours et ses modules, l’entreprise commence à recevoir des commentaires. Il peut s’agir d’une faute de frappe dans une unité quelque part. Ou d’une image devenue obsolète. Ou encore d’un processus modifié suite à l’évolution des outils technologiques de l’entreprise. L’entreprise peut également recevoir plusieurs demandes pour certains types de nouveaux contenus. Vous avez compris le principe. Et pour Cindy, cela signifie qu’on peut toujours avoir besoin de ses talents, même après la publication du module.

Révision d’un module publié

Cindy reçoit des commentaires demandant une mise à jour du module Stratégies commerciales de Pure Aloe pour apporter plus de précisions. Regardons comment elle met à jour un module déjà publié.

Pour ces étapes, nous partons du principe que Cindy ne dispose pas déjà de la dernière version du module Stratégies commerciales de Pure Aloe dans son espace de travail. Dans l’unité précédente, nous avons recommandé aux créateurs de contenu de systématiquement supprimer le contenu de leur espace de travail local après avoir enregistré l’archive de leur contenu dans un système de contrôle de version (VCS pour « Version Control System »). Cette méthode garantit que tous les collaborateurs importent la dernière archive depuis le VCS afin qu’ils commencent toujours avec le contenu le plus récent. Sinon, le contenu de l’espace de travail d’une personne risque de ne pas être synchronisé avec la dernière archive enregistrée par un autre collaborateur. Étant donné que Cindy ne dispose pas encore du module dans son espace de travail, elle importe d’abord l’archive et met à jour son contenu.

Recherchez l’archive correspondant au contenu que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez faire cela de différentes manières :
- Retournez au système de contrôle de versions (VCS pour « Version Control System » ) où le module est enregistré et récupérez l’archive la plus récente du module Stratégies commerciales de Pure Aloe.
- Dans Trailmaker Release, un utilisateur disposant de l’autorisation Gérer les versions, tel que Marisol, la responsable de versions, peut télécharger l’archive correspondant au module Stratégies commerciales de Pure Aloe publié.
Dans l’espace de travail de Trailmaker Content, cliquez sur Ajouter du contenu et sélectionnez Contenu existant.
Sur la page Importer du contenu existant, faites glisser le fichier d’archive du module dans l’espace de travail, puis cliquez sur Importer.
Une fois l’importation terminée, cliquez sur l’icône de retour pour revenir à l’espace de travail de Trailmaker Content.
Dans l’espace de travail de Trailmaker Content, sélectionnez le titre du module.
Sur la page de modification du module, sélectionnez le titre de l’unité à modifier.
Sur la page de modification de l’unité, mettez à jour le contenu de l’unité.

Pendant ce temps, Marisol, la responsable de versions de Pure Aloe, a créé une autre version pour publier le module modifié. (Pour en savoir plus sur la façon dont Marisol crée une version, consultez le module Concepts de base de Trailmaker Release.)

Ensuite, Cindy et Marisol collaborent pour transférer le module mis à jour de l’espace de travail de Cindy vers l’espace de travail de Marisol afin qu’il puisse être ajouté à la version de Marisol.

Une fois que Cindy a terminé ses mises à jour, elle télécharge l’archive du module à partir de Trailmaker Content, l’enregistre dans le VCS, puis supprime le module de son espace de travail.
Cindy informe Marisol que ses changements sont terminés.
Marisol se connecte au VCS et obtient la dernière archive de Cindy.
Marisol se connecte au site enablement, accède à Trailmaker Content et importe l’archive dans son propre espace de travail.
Marisol ajoute le module à la version.
Marisol termine son flux de travail de publication, puis elle supprime le module de son espace de travail.

Ouf ! Sans aucun doute, l’archive change de main plusieurs fois pendant ce processus. Pour un rappel sur la façon dont Cindy et Marisol collaborent pour préparer le contenu d’une version, jetez un autre coup d’œil à l’unité Ajout de modules et de parcours à une version.

Ajout ou suppression d’une unité dans un module publié

Que se passe-t-il lorsque Cindy doit ajouter une nouvelle unité à un module et supprimer une unité obsolète d’un autre ? Elle met à jour les deux modules dans son espace de travail Trailmaker Content, puis Marisol ajoute les deux modules à une version.

Ajout d’une unité à un module publié

Tout d’abord, Cindy procède à l’ajout d’une nouvelle unité au module Concurrents de Pure Aloe. Comme elle l’a fait lorsqu’elle a rédigé ses modules pour la première fois, Cindy collabore avec ses experts techniques et son éditeur pour rédiger la nouvelle unité. Une fois le projet terminé, elle est prête à retourner dans Trailmaker Content.

Obtenez l’archive la plus récente pour le module Concurrents de Pure Aloe publié. Comme nous l’avons vu avec le module Stratégies commerciales de Pure Aloe, vous pouvez récupérer l’archive depuis le VCS de votre entreprise ou la télécharger à partir de la liste des modules publiés dans une collection de contenus de Trailmaker Release.
Dans l’espace de travail Trailmaker Content, importez le module existant et cliquez sur le titre du module.
Sur la page de modification du module, cliquez sur Nouvelle unité.

À partir de là, Cindy suit un processus familier : elle saisit le titre de l’unité et d’autres informations, copie le contenu du brouillon, applique la mise en forme, insère des images ou des vidéos et ajoute le questionnaire.

Suppression d’une unité d’un module publié

Ensuite, Cindy procède à la suppression d’une unité obsolète du module Stratégies commerciales de Pure Aloe.

Obtenez l’archive la plus récente pour le module Stratégies commerciales de vente de Pure Aloe publié.
Dans l’espace de travail Trailmaker Content, importez le module existant puis cliquez sur le titre du module.
Sur la page de modification du module, cliquez sur l’icône de suppression en regard de l’unité à supprimer.

Ajout des modules révisés à une version

Qu’il s’agisse de la modification, de l’ajout ou de la suppression d’unités d’un module, Cindy suit le même processus lorsqu’elle a terminé : elle télécharge la dernière archive, l’enregistre dans le VCS et en informe Marisol. Et Marisol suit le même processus : elle obtient la dernière archive dans le VCS, l’importe dans son espace de travail et l’ajoute à une version.

Ajout ou suppression d’un module dans un parcours publié

Jusqu’à présent, nous avons vu comment Cindy met à jour le contenu de modules existants dans le parcours Des ventes réussies chez Pure Aloe. Elle n’a pas modifié la structure du parcours en ajoutant ou supprimant des modules. C’est pourquoi Cindy a téléchargé les archives uniquement pour les modules publiés. Elle n’a pas eu besoin de télécharger l’archive du parcours.

Que se passe-t-il si Cindy crée un troisième module, Objectifs commerciaux de Pure Aloe, et souhaite l’ajouter au parcours ?

Et si elle veut également supprimer un module existant ? Disons que Pure Aloe a publié un deuxième parcours, Gestion de sa carrière chez Pure Aloe, et qu’on a demandé à Cindy de supprimer le module De bonnes relations avec ses responsables chez Pure Aloe pour en faire un module autonome.

Voyons comment Cindy peut effectuer ces deux modifications en même temps.

Ajout d’un module à un parcours publié

Voici comment Cindy ajoute un module à un parcours publié.

Dans l’espace de travail Trailmaker Content, créez le module et ses unités.
Prenez l’archive la plus récente pour le parcours Des ventes réussies chez Pure Aloe.
Dans l’espace de travail Trailmaker Content, importez l’archive du parcours puis cliquez sur le titre du parcours.
Sur la page de modification du parcours, cliquez sur Ajouter un module.
Sélectionnez Ajouter un module depuis votre espace de travail.
Dans la fenêtre Ajouter un module au parcours, sélectionnez le module Objectifs commerciaux de Pure Aloe et cliquez sur Terminé.

Suppression d’un module d’un parcours publié

Avant d’ajouter à une version le nouveau module et la mise à jour du parcours Des ventes réussies chez Pure Aloe, Cindy supprime également le module De bonnes relations avec ses responsables chez Pure Aloe du parcours Gestion de sa carrière chez Pure Aloe. De cette façon, elle et Marisol peuvent inclure les deux parcours mis à jour dans la même version.

La suppression d’un module d’un parcours publié ne supprime pas le module de votre site enablement. Le module reste disponible pour les apprenants, mais il est autonome et n’est plus inclus dans le parcours.

Prenez l’archive la plus récente pour le parcours Gestion de sa carrière chez Pure Aloe publié.
Dans l’espace de travail Trailmaker Content, importez l’archive du parcours puis cliquez sur le titre du parcours.
Sur la page de modification du parcours, cliquez sur l’icône de suppression en regard du module à supprimer.

Cindy est maintenant prête à ajouter les deux parcours modifiés à une version.

Ajout de parcours modifiés à une version

Cindy et Marisol collaborent à nouveau pour s’assurer que le nouveau module et les deux parcours modifiés sont ajoutés à la même version.

Une fois que Cindy a terminé ses mises à jour, elle télécharge les archives du nouveau module et des deux parcours modifiés à partir de Trailmaker Content, les enregistre dans le VCS, puis supprime le module et les parcours de son espace de travail.
Cindy informe Marisol que ses changements sont terminés.
Marisol se connecte au VCS et obtient les dernières archives de Cindy.
Marisol se connecte au site enablement, accède à Trailmaker Content et importe les archives dans son propre espace de travail.
Marisol ajoute le module et les deux parcours à la version.
Marisol termine son flux de travail de publication, puis elle supprime le contenu de son espace de travail.

Cindy et Marisol ont beaucoup travaillé à la bonne gestion de la stratégie de formation de Pure Aloe. Jusqu’à présent, nous n’avons exploré qu’une petite partie des responsabilités de Marisol en tant que responsable de versions. Dans le module Concepts de base de Trailmaker Release, nous en apprenons plus sur la façon dont Marisol crée, gère et publie des versions.