Ajout de modules et de parcours à une version

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer pourquoi une entreprise peut souhaiter que différents utilisateurs gèrent le contenu et les versions
Décrire comment sauvegarder et stocker une copie de votre contenu à des fins de gestion
Décrire comment ajouter du contenu à une version

Créateurs de contenu et responsables de versions

Cindy, créatrice de contenu chez Pure Aloe, s’arrête un instant pour admirer ses progrès. Elle a créé les modules, les unités, les questionnaires et un parcours pour l’équipe commerciale de Pure Aloe. Pour publier le contenu et le rendre disponible aux apprenants, le contenu doit être ajouté à une version. Mais, étant donné que Cindy est une créatrice de contenu et qu’elle n’a pas été autorisée à accéder à l’application Trailmaker Release, elle ne peut pas ajouter de contenu de son espace de travail à une version.

Dans le module Concepts de base des sites enablement, nous avons passé en revue les différents rôles qui travaillent ensemble pour planifier, développer, publier et gérer le contenu de formation. En outre, dans le module Configuration d’un site enablement, nous avons vu comment un administrateur Salesforce participe à la création d’ensembles d’autorisations et à leur attribution aux utilisateurs en fonction de leurs responsabilités vis-à-vis de la publication.

Certaines entreprises veulent que leurs créateurs de contenu se cantonnent à créer du contenu, la compétence dans laquelle ils excellent et pour laquelle ils ont été embauchés. Ils veulent un rôle différent, un responsable de versions, pour créer les enregistrements de version et coordonner tous les contenus qu’ils souhaitent rendre disponibles en même temps. Une entreprise peut par exemple avoir plusieurs créateurs de contenu, mais un seul responsable de versions. Pure Aloe divise le travail pour que Cindy prépare le contenu, et que Marisol gère les versions.

D’autres entreprises peuvent adopter une approche plus détendue et donner aux créateurs de contenu la liberté de préparer les versions. Ce qui est bien avec Salesforce, c’est que les ensembles d’autorisations vous donnent la possibilité de mettre en œuvre l’accès que vous souhaitez pour les membres de votre équipe !

Téléchargement et sauvegarde de contenu

Comment Cindy peut-elle mettre son incroyable parcours et ses modules entre les mains de Marisol, la responsable de versions ? Elle télécharge des fichiers d’archive séparés pour son parcours et chaque module. Une archive est un fichier ZIP qui contient toutes les métadonnées, les détails et les fichiers image du contenu.

Voyons comment Cindy peut télécharger des archives pour son parcours et ses modules.

Dans l’espace de travail de Trailmaker Content, cliquez sur le menu déroulant Actions pour le parcours Des ventes réussies chez Pure Aloe.
Sélectionnez Télécharger.

L’espace de travail Trailmaker Content, affichant l’option Télécharger dans le menu déroulant Actions d’un parcours.

L’archive d’un parcours ne contient que les informations du parcours, y compris les références aux modules qu’il contient, mais il ne contient pas toutes les informations du module. Chaque module a sa propre archive qui contient ses propres détails. Pour s’assurer qu’elle a tous les détails de son parcours et de ses modules, Cindy répète ces étapes pour télécharger également les deux archives de modules. Ensuite, elle enregistre les archives dans un emplacement partageable, tel qu’un système de contrôle de version (VCS pour « Version Control System ») ou un espace de stockage Cloud.

Suppression de contenu de l’espace de travail

Après avoir enregistré ses archives dans le VCS, Cindy supprime le parcours et les modules de son propre espace de travail Trailmaker Content. Pourquoi ? Le contenu dans le VCS est la version de référence. Si Cindy continue d’apporter des modifications localement dans son espace de travail, ce dernier ne sera plus synchronisé avec le VCS. Nous vous recommandons de toujours télécharger une nouvelle archive et de l’enregistrer dans votre VCS chaque fois que vous apportez des modifications.

Pour supprimer du contenu de l’espace de travail, Cindy clique sur le menu déroulant Actions du contenu et sélectionne Supprimer.

L’espace de travail Trailmaker Content, affichant l’option Supprimer dans le menu déroulant Actions d’un parcours.

Ajout de contenu à une version

Une fois que Cindy a sauvegardé les archives, elle informe Marisol, la responsable de versions de Pure Aloe, que le contenu est prêt à être ajouté à une version. Elles ont travaillé en parallèle : pendant que Cindy était occupée à préparer le parcours et les modules, Marisol créait des versions dans l’application Trailmaker Release. Pour en savoir plus sur le flux de travail de Marisol pour la création de versions, consultez le module Concepts de base de Trailmaker Release.

L’espace de travail de Marisol est distinct de celui de Cindy, alors comment Marisol peut-elle ajouter le contenu créé par Cindy ? Comme Cindy et Marisol sont d’excellentes communicantes, Marisol sait qu’elle peut se connecter au VCS et y trouver les archives que Cindy a enregistrées. Ensuite, elle peut importer ces dernières dans son propre espace de travail.

Connectez-vous au site enablement.
Cliquez sur l’avatar de l’utilisateur en haut à droite, puis sélectionnez Trailmaker
Dans l’espace de travail de Trailmaker Content, cliquez sur Ajouter du contenu et sélectionnez Contenu existant.
Sur la page Importer du contenu existant, faites glisser un fichier d’archive dans l’espace de travail, puis cliquez sur Importer.
Répétez cette étape pour faire glisser et importer les fichiers d’archives restants.
Cliquez sur l’icône de retour pour revenir à l’espace de travail de Trailmaker Content.
Dans l’espace de travail, cliquez sur le menu déroulant Actions du module Stratégies commerciales de Pure Aloe, et sélectionnez Ajouter à la version.
Dans la fenêtre Ajouter à la version, sélectionnez la collection de contenus (1) et la version (2) où le module doit être publié, puis cliquez sur Suivant. Étant donné que ce contenu est destiné à l’équipe commerciale, sélectionnez la collection de contenus Équipe commerciale.
Dans la fenêtre de confirmation, copiez l’URL permettant de visualiser le module dans l’aperçu de version complet. Cela vous sera utile plus tard pour prévisualiser le contenu avant sa publication.

Marisol répète ces étapes pour ajouter le deuxième module à la version, puis le parcours.

Ensemble, Cindy et Marisol ont préparé un excellent contenu de formation pour l’équipe commerciale. Pour en savoir plus sur la façon dont Marisol prépare, prévisualise et publie une version, consultez le module Concepts de base de Trailmaker Release. Dans l’unité suivante, vous examinez la prochaine tâche de Cindy en tant que rédactrice dans Trailmaker Content : gérer les parcours et les modules après leur publication.