Découverte de la liste des tâches

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Définir une tâche Salesforce
  
• Énumérer les types de tâches incluses dans la liste des tâches
  
• Décrire comment les tâches individuelles fonctionnent dans la liste des tâches
  

Avant de commencer

Avant de commencer ce module, il est conseillé :

• de se familiariser avec les fonctionnalités de Sales Cloud décrites dans le module Concepts de base de Sales Cloud ;
  
• de compléter le module Concepts de base de Sales Engagement pour obtenir plus d’informations sur les cadences de vente.
  

La liste des tâches est disponible dans Lightning Experience dans les éditions Starter, Professional, Enterprise, Performance et Unlimited. Si vous ne voyez pas la liste des tâches dans la barre d’utilitaires, demandez à votre administrateur Salesforce de l’ajouter à l’aide du gestionnaire d’applications.

Liste des tâches : votre gestionnaire des tâches central

Les vendeurs sont occupés, alors imaginez avoir un assistant personnel qui organise et met à jour en permanence vos tâches tout au long de la journée. Découvrez la liste des tâches Salesforce, votre système de gestion des tâches personnalisé ! Il compile toutes vos tâches en un seul endroit, en se mettant à jour en continu selon les changements en temps réel. Au lieu d’une liste statique, la liste des tâches ajoute de nouvelles tâches au fur et à mesure qu’elles arrivent, supprime des tâches au fur et à mesure que vous les terminez et vous permet de réorganiser la vue en fonction de vos priorités.

La liste des tâches est ancrée dans la barre d’utilitaires, elle est donc disponible sur n’importe quelle vue d’écran et s’ouvre dans une fenêtre superposée. Pour plus d’informations sur la configuration de la liste des tâches, consultez cet article d’aide.

Vous connaissez les tâches dans Salesforce, mais il est important de prendre un moment pour revoir quelques éléments. La compréhension des tâches peut vous aider à exploiter tout le potentiel d’efficacité intégré à la liste des tâches.

Tâches Salesforce

Une tâche Salesforce représente une activité commerciale, comme passer un appel téléphonique ou préparer une présentation. Dans Salesforce Platform, une tâche peut être liée à des enregistrements spécifiques pour des pistes, des contacts, des comptes, des opportunités ou des contrats. Lorsque vous interagissez avec des tâches, les détails qui y sont associés sont automatiquement conservés. Ainsi, les tâches qui restent à faire et celles que vous avez terminées ou clôturées restent visibles.

Quel est l’avantage de saisir des données dans une liste de tâches numérique alors que vous pouvez simplement conserver une liste écrite des tâches importantes sur votre bureau ? La liste des tâches regroupe toutes vos tâches en un seul endroit (y compris les tâches de cadence) et toutes les informations que votre responsable souhaite que vous suiviez. Elle fait entrer votre flux de travail dans l’ère numérique, vous aidant à gagner du temps et à conclure plus d’affaires. Voyons comment cela fonctionne.

Les commerciaux utilisent les tâches Salesforce pour les rappels et la tenue des enregistrements. Salesforce Platform suit vos données de tâches et les présente dans des formats utiles, tels que la chronologie des activités, affichée sur un enregistrement de piste, de contact ou de compte personnel. Lorsqu’une tâche est terminée, elle passe de la partie Upcoming & Overdue (À venir et passés) de la chronologie aux sections d’activités passées, regroupées par mois et par année. Salesforce conserve toutes ces informations afin qu’elles soient disponibles pour un suivi, une analyse et des rapports supplémentaires.

Lorsque vous interagissez avec des tâches, de nombreuses choses se passent en arrière-plan. Explorons comment la liste des tâches rend la gestion des tâches plus efficace et productive.

Tâches dans la liste de tâches

Lorsque vous gérez des tâches dans la liste des tâches, toutes vos interactions sont suivies pour vous et transférées dans le système. La liste des tâches se concentre sur les tâches à accomplir au fur et à mesure de leur échéance, mais conserve les données des tâches que vous terminez. Les données des tâches sont suivies automatiquement dans Sales Cloud et deviennent disponibles dans les vues de liste, les rapports et les tableaux de bord d’indicateurs de performance clés. Examinons de plus près les types de tâches de la liste des tâches.

Types de tâches dans la liste des tâches

Votre liste des tâches comprend trois types de tâches :

• Tâches standard : toute tâche créée dans Salesforce (par exemple, lors de la consultation d’un enregistrement de piste ou de contact) et qui vous est attribuée.
  
• Tâches d’étape de cadence : toute tâche individuelle qui fait partie d’une cadence rapide ou d’une cadence standard pour laquelle vous devez exécuter une action.
  
• Éléments de travail : toute action obligatoire générée par un flux Salesforce configuré en arrière-plan.
  

Toutes vos tâches apparaissent ensemble dans la liste des tâches. Elles comprennent les tâches que vous avez créées vous-même, celles créées par d’autres et qui vous sont attribuées, ainsi que les éléments de travail générés par un flux automatisé.

Le composant To Do List (Liste des tâches) est le développement le plus récent en matière de gestion des tâches et offre des avantages par rapport à la file d’attente des travaux. La liste des tâches est globalement disponible. La file d’attente des travaux n’est accessible qu’à partir de la console Sales Engagement.

Flexibilité des cartes de tâches dans la liste des tâches

La navigation dans les actions de la liste des tâches n’a rien de compliqué. Les tâches sont affichées comme des cartes et chaque tâche apparaît comme une carte individuelle. Vous pouvez réorganiser les tâches, les trier automatiquement selon différents critères ou cliquer sur une tâche et la faire glisser pour la déplacer dans la liste.

Vous pouvez cliquer sur une carte de tâche pour développer sa vue, exécuter une action directement à partir de la carte de tâche ou créer un lien vers des actions supplémentaires. Dans la liste des tâches, les cartes individuelles sont condensées, avec la possibilité de les développer. Lorsque votre curseur se déplace sur les cartes, une icône d’action contextuelle apparaît pour vous permettre d’agir directement depuis la carte de tâche.

Vous pouvez également agrandir ou réduire la taille de toutes les tâches à la fois, ce qui révèle plus de détails sur chaque carte, tels que des étiquettes personnalisées.

Organisation et étiquetage à l’aide du panneau de navigation en vue fractionnée

Pour personnaliser votre vue de liste, utilisez les étiquettes et les options de tri dans le panneau de navigation. Cliquez sur la zone de navigation en haut de votre liste des tâches et affichez une vue fractionnée pour trier et filtrer les tâches par :

• Suivis
  
• Due Today (Dû aujourd’hui)
  
• Overdue (En retard)
  
• Nom de la cadence
  
• Étiquette personnalisée
  

Vous pouvez également ajouter une tâche ou une nouvelle étiquette dans cette vue fractionnée développée.

Gestion de votre travail à la station Tâches

Voici une analogie simple pour vous aider à comprendre le rôle de la liste des tâches. Imaginez que la liste des tâches est une gare routière et que vos tâches entrent et sortent comme des bus circulant dans une plate-forme centrale.

• Les tâches arrivent automatiquement et partent lorsque vous les terminez.
  
• Vous reconnaissez les tâches, car elles arrivent étiquetées avec une source de cadence ou d’autres icônes pour identifier un appel, un e-mail ou une tâche LinkedIn.
  
• Vous pouvez ajouter plus d’étiquettes avec un code couleur pour trier et filtrer vos tâches.
  
• Lorsque vous exécutez une action sur une tâche, celle-ci quitte votre liste des tâches, mais ses informations sont enregistrées automatiquement.
  

Tâches standard

Vous ou votre responsable pouvez créer une tâche à partir d’une vue de liste, d’un rapport ou d’un enregistrement individuel. Les tâches créées ailleurs dans Salesforce apparaissent dans la liste des tâches dès leur création et affichent une date d’échéance. Tout comme un bus arrive à une gare, cette tâche arrive dans votre liste des tâches et la date d’échéance vous indique quand la réaliser. Des tâches récurrentes apparaissent également : vous ou votre responsable pouvez définir une tâche mensuelle ou trimestrielle, par exemple « Préparez vos notes pour la séance d’équipe ».

Tâches de cadence

Les tâches d’une cadence de vente sont similaires à une série de bus. Votre responsable peut définir une cadence qui vous propose une tâche à accomplir avec une cible spécifique, telle qu’une piste, un contact ou un compte personnel. Lorsque la tâche arrive dans votre liste des tâches, vous pouvez voir sur sa carte qu’elle fait partie d’une cadence. Vous réalisez la tâche, elle part et la tâche suivante de la cadence arrivera dans votre liste des tâches lorsqu’elle sera à réaliser.

Éléments de travail d’orchestration de flux

Les éléments de travail arrivent dans la liste des tâches lorsqu’un flux Salesforce, configuré par un responsable ou un administrateur, génère un élément d’action à réaliser. Les responsables et les administrateurs créent des flux en arrière-plan pour aider les équipes à être plus productives, et la liste des tâches avertit un commercial lorsque sa tâche doit être effectuée. Les éléments de travail sont liés à leur enregistrement, qui contient un flux d’écran que vous complétez.

Synthèse

Et voilà, une gare centrale où vous gérez toutes vos tâches. Félicitations, vous venez de terminer votre première initiation à la liste des tâches !

Dans les unités suivantes, vous découvrirez des outils spécifiques de la liste des tâches pour vous aider à trier, la liste des tâches, à la filtrer et à faire des recherches dans celle-ci.

Ressources

• Aide Salesforce : Plus de possibilités dans les listes de tâches
  
• Aide Salesforce : Premiers pas avec les tâches
  
• Aide Salesforce : Organisation et finalisation d’une tâche avec la liste de tâches
  
• Aide Salesforce : Set Up Tasks for Your Sales Reps
  
• Aide Salesforce : Activités : Tâches, événements et calendriers