Gérer votre temps efficacement

Objectifs de formation 

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Élaborer un plan tactique pour atteindre vos objectifs
• Identifier les activités à fort impact
• Gérer différentes priorités en parallèle
• Effectuer un audit du temps

Le temps est un cadeau

Avez-vous déjà entendu l’expression « le temps est un cadeau » ? Le temps est notre plus grande richesse. Pourtant, il est si facile de le gaspiller. Ce module présente les meilleures solutions d’experts du secteur pour se sentir efficace au quotidien, que vous travailliez en tant que commercial ou à un autre poste.

Lancez-vous et faites une liste

Commencez par lister vos tâches de la journée. Pourquoi une telle recommandation ? En un mot : la dopamine. Il s’agit d’une puissante substance chimique qui est libérée lorsque vous terminez une tâche. La dopamine permet de rester concentré afin d’être efficace et aide à focaliser ses efforts dans le but de rayer des tâches de sa liste au quotidien.

Écoutez Simon Sinek expliquer en quoi la dopamine aide à accomplir des tâches. Toute la présentation est intéressante, mais le passage consacré à la dopamine commence à 8:00 et se termine à 10:36.

Vous allez donc continuer à faire des listes et rayer les tâches au fur et à mesure. Mais comment savoir quelles tâches choisir ? Comment gérer plusieurs demandes en parallèle ?  

Fixer des objectifs

Vous est-il déjà arrivé de monter dans votre voiture sans savoir où vous alliez ? Vous avez probablement déjà une destination en tête, et si vous êtes pressé, il vous faut un itinéraire ! 

Combien de fois allons-nous travailler sans penser à nos objectifs professionnels d’ici une semaine, un mois, un trimestre ou un an ? Un leader de Salesforce en Commercial Sales Enablement donne les conseils suivants.

Définissez des objectifs hebdomadaires d’activité et de pipeline, de sorte que, lorsque vous les atteignez, vous puissiez les cocher et booster votre motivation pour la semaine suivante. Faites de même pour chaque mois, trimestre et année.

Votre liste d’objectifs est désormais définie. Mais comment organiser ses tâches ?

Un véritable jeu d’enfant

La méthode ABC 123 vous permet de choisir quelle tâche effectuer en premier et lesquelles effectuer ultérieurement. Utilisez la méthode ABC 123 pour analyser chaque tâche en fonction de son impact sur la valeur annuelle du contrat (ACV) ou une autre cible à priorité élevée, ainsi que du temps nécessaire pour la réaliser. Elle se présente comme suit. 

Impact sur l’ACV :

• A : important
• B : modéré
• C : faible

Temps avant achèvement :

• 1 : court
• 2 : modéré
• 3 : long

Ne commencez pas simplement par le premier point de votre liste. Hiérarchisez chaque tâche. Réalisez d’abord les tâches ayant la valeur A1, car elles ont un impact important sur votre ACV et sont rapides. Celles-ci peuvent inclure la conclusion de transactions, l’établissement de devis, la prospection et les événements client. Effectuez les tâches C3 en dernier, car elles ont un faible impact sur la réalisation de vos objectifs de chiffre d’affaires et prennent beaucoup de temps. Celles-ci peuvent correspondre à des demandes commerciales, au support client et à la consultation de votre boîte de réception.

Votre liste est probablement un peu différente. Vous préférez peut-être vider votre boîte de réception tous les matins. Vous privilégiez vos activités de prospection à différents moments de la journée en fonction de votre région et des éventuels décalages horaires.

La gestion de plusieurs demandes en parallèle n’est pas facile. Et nous n’allons pas prétendre vous dire quoi faire dans une situation donnée. Le nombre de facteurs qui entrent en ligne de compte est tout simplement trop important. C’est pourquoi la méthode ABC 123 est si utile : elle vous permet de déterminer vos priorités.  

Voici quelques exemples pour appliquer cette méthode, effectuer les tâches et intégrer la notion d’ACV.

Que faire lorsque vous êtes bloqué sur une tâche ? Suivez les conseils suivants.

Gérer les problèmes

1. Informez au plus tôt les personnes concernées que le projet a pris du retard.
2. Déterminez si la date d’échéance peut être repoussée.
3. Laissez votre cerveau se reposer et réessayez plus tard.

L’un des défis auxquels sont confrontés les commerciaux est de ne pas toujours pouvoir établir leur propre emploi du temps. Prévoyez du temps chaque jour pour traiter des tâches imprévues et utilisez la méthode ABC 123 pour les hiérarchiser.

Votre liste de tâches semble s’allonger quotidiennement. Vous avez défini des objectifs pour l’année, le trimestre et le mois. Mais ne vous inquiétez pas, vous êtes l’atout le plus précieux. Vos responsabilités personnelles (prendre soin de vos proches, faire de l’exercice, faire du bénévolat, etc.) vous maintiennent en bonne santé et vous permettent de rester productif pour les années à venir.

Vérification du temps

Si vous voulez vraiment optimiser votre journée, faites un audit de votre temps. Comme son nom l’indique, un audit de temps est un journal détaillé de tout ce que vous faites pendant une semaine. 

Trouvez des moyens simples de garder une trace des tâches effectuées. Il existe énormément d’applications de suivi du temps dans l’App Store. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section des ressources ci-dessous.

La clé de cet exercice est d’être honnête. Ne pas inclure le temps passé à faire des achats en ligne ou à naviguer sur Internet vous empêche de visualiser à quoi vous occupez vos journées.

Envisagez d’utiliser la méthode des cinq pourquoi

Avez-vous parfois l’impression de toujours rencontrer le même problème ? Nous vous recommandons de vous demander « Pourquoi ? » cinq fois pour identifier la cause profonde. C’est ce qu’on appelle la méthode des cinq pourquoi.

. Voici un exemple :

1. Pourquoi est-ce que je ne rentre pas à la maison à temps pour dîner avec ma famille ?
   • Parce que je quitte le travail trop tard.
2. Pourquoi est-ce que je quitte le travail trop tard ?
   • Parce que je terminais des tâches de dernière minute.
3. Pourquoi est-ce que je terminais des tâches de dernière minute ?
   • Parce que je ne les ai pas faites avant ma première réunion.
4. Pourquoi ne suis-je pas arrivé au bureau plus tôt ?
   • Parce que j’ai mis plus de temps que prévu à me préparer pour le travail.
5. Pourquoi m’a-t-il fallu plus de temps pour me préparer pour le travail ?
   • Parce que je n’ai pas prévu assez de temps le matin.

Rappelez-vous le problème initial : rentrer tard. Cependant, l’origine du problème était de ne pas prévoir suffisamment de temps le matin. Il vous suffit de réorganiser votre routine du matin pour résoudre le problème.

Vous pouvez appliquer la méthode des cinq pourquoi pour comprendre la cause de tout défi auquel vous êtes confronté en matière de gestion du temps : rentrer à la maison pour le dîner, terminer des projets, respecter vos métriques ou trouver du temps pour vous détendre. 

Maintenant que vous avez identifié vos principaux défis et leurs causes profondes, il est temps de découvrir comment utiliser la gestion du temps pour être le plus productif possible.

Ressources

• Lien externe : Matrice de gestion du temps de Stephen Covey
• Article : Pour identifier la cause profonde d’un problème difficile, il suffit de demander pourquoi cinq fois