Organisation et automatisation de votre travail dans Slack
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer l’utilité des canaux Slack
- Configurer vos canaux pour qu’ils accompagnent votre réussite
- Expliquer l’utilité des flux de travail Slack
Trailcast
Pour écouter un enregistrement audio de cette unité, utilisez le lecteur ci-dessous. Lorsque vous avez fini d’écouter cet enregistrement, n’oubliez pas de revenir à l’unité, de consulter les ressources et de répondre au quiz. Étant donné qu’il s’agit d’un prototype, nous apprécierions vraiment d’avoir votre avis sur l’expérience. Vous pouvez le fournir en répondant à cette courte enquête.
Premiers pas avec les canaux Slack
Slack est une plate-forme de messagerie s’appuyant sur des canaux où les gens peuvent collaborer plus efficacement. En organisant votre travail en canaux, vous rassemblez les bonnes personnes, informations et conversations afin de vous concentrer sur un objectif commun.
Les canaux vous offrent, à vous et à votre équipe, une vue simplifiée du travail en cours. Comme tous les membres du canal ont accès aux mêmes informations, ils peuvent travailler ensemble sans que rien ne leur échappe. Lorsque de nouveaux membres rejoignent le canal, il leur est beaucoup plus simple de prendre connaissance des éléments de contexte dont ils ont besoin pour commencer leur travail.
Les canaux Slack peuvent se centrer sur une équipe ou un projet, être en lecture seule ou hautement interactifs, faire l’objet d’un partage avec des organisations externes ou bien demeurer internes à votre entreprise, et bien plus encore. Vous pouvez configurer des canaux de type #assistance pour centraliser les demandes entrantes de votre équipe, d’autres consacrés aux #commentaires pour suivre les demandes relatives à vos produits, des canaux de type #social pour favoriser la cohésion de votre équipe, ou encore des canaux de type #équipe pour coordonner les opérations de votre équipe immédiate. Ici, votre imagination constitue la seule limite.
La création d’un canal n’est que la première étape de la configuration d’un espace où vous pouvez atteindre avec succès un objectif ciblé. Une fois que vous avez configuré un canal :
- rendez-le aussi accueillant et convivial que possible pour les futurs membres ;
- ajoutez-y une description pour que les autres personnes sachent à quoi il se rapporte ;
- définissez-le comme privé ou public au sein de votre entreprise ;
- assurez-vous que les ressources utiles sont faciles d’accès : publiez un message de bienvenue comprenant ces ressources et épinglez-le pour que tous les membres du canal puissent facilement y accéder.
En combinant la collaboration dans les canaux avec une automatisation simple des flux de travail, vous pouvez rendre Slack encore plus performant. C’est pourquoi, avant d’inviter quiconque dans votre canal, une dernière personnalisation importante à réaliser consiste à configurer un message de bienvenue automatisé, un formulaire de demande ou un rappel récurrent.
Automatisation des tâches routinières
Lorsque vous combinez le travail d’équipe dans les canaux avec l’automatisation des flux de travail, vous pouvez rendre Slack encore plus puissant. Avec le générateur de flux de travail, vous pouvez automatiser les tâches et les processus existants de votre équipe sans avoir à écrire une seule ligne de code.
Le générateur de flux de travail permet de simplifier la coordination et la communication à travers les canaux où votre équipe accomplit ses tâches, comme la recherche d’informations, le suivi des demandes, l’apport d’une assistance aux collègues pour les rendre opérationnels, etc.
Tout d’abord, le générateur de flux de travail vous fait gagner du temps en simplifiant la réalisation des tâches quotidiennes dans Slack. Vous pouvez automatiser des actions comme la communication de rappels récurrents, l’envoi de messages, le recueil de demandes et la mise à jour de systèmes et outils tiers.
De plus, l’automatisation des flux de travail réduit le nombre d’échanges fastidieux en standardisant les interactions courantes. Cela permet à vos équipes d’établir des attentes claires dans des domaines tels que les processus de demande, en recueillant automatiquement les informations adéquates à l’avance ou en communiquant les prochaines actions à entreprendre via des messages Slack.
Enfin, le générateur de flux de travail vous aide à personnaliser Slack pour l’adapter à votre façon unique de travailler, en rassemblant les bonnes personnes et les bonnes informations au bon moment, afin que vous et votre équipe puissiez consacrer moins de temps à la coordination et plus de temps aux tâches importantes.
Utilisation de déclencheurs et d’étapes
En termes simples, un flux de travail est une séquence d’étapes personnalisée qui peut être déclenchée dans Slack et s’exécuter automatiquement. Prenons pour exemple l’accueil d’un nouvel employé dans votre équipe.
Vous pouvez configurer un flux de travail de sorte qu’il démarre après un événement spécifique dans Slack. Dans le générateur de flux de travail, nous appelons cette configuration un déclencheur. Vous avez le choix entre plusieurs déclencheurs de flux de travail, mais dans ce cas, vous identifiez comme déclencheur le fait qu’une nouvelle personne rejoigne un canal. Une fois ce déclencheur défini, vous pouvez ajouter des étapes pour déterminer ce qui se passe ensuite. Vous souhaitez peut-être envoyer un message, afficher un formulaire ou encore envoyer des informations à un autre outil ou service.
Dans cet exemple, New channel member (Nouveau membre du canal) est le déclencheur lorsque quelqu’un rejoint #team-global. Cela provoque la création d’un formulaire dans lequel le nouveau membre de l’équipe est invité à saisir son nom, fournir quelques informations et partager une anecdote à son sujet. Cela entraîne également l’envoi d’un message dans le canal présentant le nouveau collègue.
Vous pouvez rendre votre flux de travail aussi simple ou complexe que votre cas d’utilisation l’exige. Déterminez le type de déclencheur dont vous aurez besoin pour lancer votre flux de travail, ajoutez vos étapes (jusqu’à 100) et cliquez sur Publish (Publier) : votre flux de travail est prêt à être utilisé.
Dans l’unité suivante, nous nous intéresserons de plus près à la structure d’un flux de travail.
