Découverte de la structure d’un flux de travail
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Trouver et utiliser le générateur de flux de travail dans Slack
- Présenter les types de déclencheurs de flux de travail
- Gérer des flux de travail dans Slack
Découverte des déclencheurs dans le générateur de flux de travail
Maintenant que vous connaissez les bases du fonctionnement du générateur de flux de travail, intéressons-nous plus en détail à la structure d’un flux de travail, en commençant par les différents types de déclencheurs que vous pouvez utiliser.
Des raccourcis sont présents dans un dossier déroulant que vous pouvez trouver dans la barre de favoris du canal. Lorsque les utilisateurs cliquent sur le dossier Workflows, ils peuvent voir tous les raccourcis qui ont été ajoutés à ce canal. C’est un déclencheur idéal pour les demandes d’assistance.
Le déclencheur New channel member (Nouveau membre du canal) porte bien son nom. Il peut lancer un flux de travail dès qu’une personne rejoint un canal pour la première fois. Cela est utile pour lui envoyer un message de bienvenue personnalisé contenant des éléments de contexte à propos du canal ou du projet associé.
Le déclencheur Emoji reaction (Réaction émoji), quant à lui, se déclenche lorsqu’un émoji est ajouté à un message. Par exemple, pour les questions répétitives, vous pouvez configurer l’envoi d’une réponse automatique dans le fil de discussion renvoyant à une FAQ à chaque fois que l’émoji représentant un livre ouvert est utilisé.
Les Scheduled triggers (Déclencheurs programmés) vous permettent de concevoir un flux de travail correspondant à une date, une heure et une fréquence récurrente spécifiques. Cela permet de mettre par exemple en place des rappels qui collectent des informations à intervalles réguliers, comme des évaluations de fin de trimestre.
Les Incoming webhooks (Webhooks entrants) peuvent également déclencher un flux de travail dans Slack à partir d’un système ou d’un outil externe, tel qu’un ticket de support, un tweet ou une mise à jour de statut.
Étapes dans le générateur de flux de travail
Une fois que vous avez sélectionné un déclencheur pour votre flux de travail, vous pouvez décider de ce qui se passe par la suite en ajoutant des étapes, qu’il s’agisse d’envoyer des messages ou d’utiliser des formulaires pour recueillir davantage d’informations. Vous pouvez utiliser des flux de travail pour mettre en place une réunion quotidienne, faire connaître votre statut à l’équipe, prendre des notes lors d’une réunion ou accueillir de nouveaux employés.
Des étapes correspondant aux actions que vous pouvez effectuer avec vos autres outils et services sont également disponibles, ce qui donne à vos flux de travail une portée allant au-delà des canaux de votre espace de travail.
Recherche et utilisation du générateur de flux de travail
Pour ouvrir le générateur de flux de travail à partir de l’application de bureau Slack ou de votre navigateur, accédez au menu de l’espace de travail en haut à gauche, cliquez sur le nom de votre espace de travail, sélectionnez Tools (Outils), puis Workflow Builder (Générateur de flux de travail). Ça y est, vous y êtes !
Gestion des flux de travail pour votre équipe
Par défaut, tous les membres, à l’exception des invités, peuvent accéder au générateur de flux de travail. Les administrateurs et les propriétaires d’espaces de travail peuvent gérer l’accès à l’outil et les autorisations d’utilisation lui étant associées. Bien que le générateur de flux de travail soit un outil Slack interne sécurisé et fiable, certaines organisations préfèrent restreindre l’accès à toute fonctionnalité permettant d’envoyer des informations en dehors de Slack.
Le générateur de flux de travail propose notamment aux administrateurs les options de contrôles suivantes :
- Restreindre l’accès à certains membres seulement.
- Gérer l’accès à des fonctionnalités de flux de travail supplémentaires, telles que les déclencheurs de Webhook entrants, les téléchargements de données de formulaire et les étapes de flux de travail issues d’applications.
- Afficher tous les flux de travail publiés dans les espaces de travail qu’ils gèrent et pouvoir s’y ajouter en tant que collaborateur pour les modifier.
- Désactiver l’accès au générateur de flux de travail.
Création de rapports relatifs à votre flux de travail et dépannage de celui-ci
Que vous soyez ou non administrateur, si vous êtes un créateur de flux de travail ou collaborez à leur élaboration, il existe quelques autres fonctionnalités destinées à vous aider à gérer ceux-ci. Vous pouvez générer des rapports sur l’activité et les performances du flux de travail dans l’onglet Activity (Activité) de votre flux de travail. De là, vous pouvez réaliser un filtrage par statut, période et personnes spécifiques. Vous pouvez également explorer une instance d’exécution spécifique de votre flux de travail pour analyser les détails relatifs à celle-ci.
Recherche et filtrage de vos flux de travail
Vous pouvez également rechercher des flux de travail et filtrer ceux-ci. Si vous avez créé de nombreux flux de travail, cela améliore considérablement l’accessibilité et la facilité de maintenance de ceux-ci.
Téléchargement des réponses aux formulaires
Si votre flux de travail inclut un formulaire, vous pouvez télécharger les réponses au formulaire sous forme de fichier CSV pour analyser plus facilement les informations collectées par celui-ci en dehors de Slack.
Limites du générateur de flux de travail
Sur mobile, bien que vous ne puissiez pas créer de flux de travail à partir des applications Slack iOS et Android, tout le monde peut interagir avec les flux de travail en tant qu’utilisateur final ou consommateur.
Le générateur de flux de travail est disponible pour toute personne disposant d’un forfait Slack payant, tant que son administrateur ou le propriétaire de son espace de travail n’a pas désactivé la fonctionnalité.
Bien que le menu de l’espace de travail constitue la voie d’accès privilégiée au générateur de flux de travail, vous pouvez également vous connecter directement à l’outil via l’URL slack.com/launch-workflows.