Conception de flux de travail communs

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Concevoir un flux de travail qui réalise un suivi des commentaires sur les produits
• Présenter des bonnes pratiques relatives aux flux de travail

Conception d’un flux de travail

Intéressons-nous à la manière de créer un flux de travail à partir de zéro. 

Imaginons que vous êtes chef de produit et recevez constamment des commentaires des clients au sujet du produit sur lequel vous travaillez. Ces informations proviennent de différentes sources (support client, ventes, marketing, ingénierie, etc.) et sont fournies dans des formats incohérents (messages directs Slack, messages de canal Slack, liens Jira, etc.) et dans différents niveaux de détail. Parfois, il y a beaucoup trop d’informations ; d’autres fois, il n’y en a presque pas, et vous devez donc poser des questions de suivi, ce qui vous prend beaucoup de temps. 

Configuration d’un flux de travail pour les commentaires sur les produits

Il s’agit de l’occasion idéale de standardiser la collecte de commentaires sur les produits grâce au générateur de flux de travail. Commençons. 

1. Tout d’abord, créez un canal dédié au recueil des commentaires. Vous disposez peut-être déjà d’un canal pour les commentaires, ou alors vous souhaitez peut-être en créer un dédié au produit sur lequel vous travaillez, par exemple #commentaires-nom-du-produit. Si vous voulez vraiment que la conversation dans le canal reste simplifiée et ciblée, vous pouvez en faire un canal en lecture seule muni d’instructions indiquant comment envoyer des commentaires via votre flux de travail.
2. Ensuite, cliquez sur le nom de votre espace de travail.
3. Sélectionnez Tools (Outils) | Workflow Builder (Générateur de flux de travail).
4. Puis cliquez sur Créer.
5. Donnez un nom à votre flux de travail, comme Soumettre un commentaire sur le produit, puis cliquez sur Next (Suivant).
6. Choisissez un déclencheur. Rappelez-vous qu’il détermine la manière dont votre flux de travail démarrera. Dans le cas présent, le menu des raccourcis constitue le point de démarrage le plus accessible, alors cliquez sur Select (Sélectionner) à côté de l’option Shortcut (Raccourci).
7. Vous êtes invité à configurer votre raccourci.
   1. Recherchez et sélectionnez votre canal dans le champ Which channel? (Quel canal ?).
   2. Donnez un nom à votre raccourci. Il s’agit du nom que vos utilisateurs verront et sélectionneront dans le menu contextuel. Il peut être identique à celui de votre flux de travail. Assurez-vous simplement qu’il est suffisamment descriptif et simple. Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit de Soumettre un commentaire sur le produit.
8. Cliquez sur Suivant.

Envoi d’un formulaire

Maintenant que votre déclencheur est configuré, ajoutons une séquence d’étapes à votre flux de travail. Dans le cadre de votre démarche actuelle, il est préférable de définir certains paramètres relatifs aux types de commentaires que vous souhaitez collecter. Invitez donc les utilisateurs à remplir un formulaire avec des champs obligatoires. 

1. Dans l’outil Workflow Builder (Générateur de flux de travail), cliquez sur Add Step (Ajouter une étape).
2. Trouvez Send a form (Envoyer un formulaire) et, en regard de cette option, cliquez sur Add (Ajouter).
3. Donnez un titre au formulaire et élaborez les questions auxquelles vous souhaitez recevoir des réponses. Vous pouvez choisir parmi différents types de réponse : Short answer (Réponse courte), Long answer (Réponse longue), Select from a list (Sélectionner dans une liste), Select a person (Sélectionner une personne), Select a channel (Sélectionner un canal) ou DM (Message direct). Vous pouvez également rendre certains champs obligatoires ou facultatifs.
4. Il est préférable de partager les commentaires dans le canal pour que les autres personnes puissent les lire. Assurez-vous donc que Send submitted responses to a channel or to someone in a DM (Envoyer les réponses soumises à un canal ou à quelqu’un dans un message direct) est sélectionné.
5. Ensuite, sélectionnez Channel where workflow started (Canal où le flux de travail a démarré).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Vous remarquerez que vous avez inclus la variable Channel where workflow started (Canal où le flux de travail a démarré). À l’étape suivante de votre flux de travail, vous travaillerez justement avec les données variables dans les messages.

Ajout d’une étape avec des données variables

Une autre bonne pratique relative au processus de recueil de commentaires consiste à envoyer en privé un message de confirmation à l’expéditeur. C’est là que les données variables entrent en jeu. 

1. Cliquez sur Add Step (Ajouter une étape) dans votre flux de travail.
2. Trouvez Send a message (Envoyer un message) et, en regard de cette option, cliquez sur Add (Ajouter).
3. Send message to: (Envoyer ce message à :) Personne qui a soumis le formulaire (Person who submitted form)
4. Message text (Texte du message) :
   1. Saisissez Bonjour
   2. Cliquez ensuite sur Insert a variable (Insérer une variable)
   3. Sélectionnez Person who submitted form (Personne qui a soumis le formulaire)
   4. Continuez ensuite le message : ! Thank you for submitting product feedback. You can see any updates or comments related to your feedback by following along in (! Merci d’avoir envoyé des commentaires sur le produit. Vous pourrez voir les éventuelles mises à jour ou réponses relatives à vos commentaires en suivant l’activité)
   5. Cliquez à nouveau sur Insert a variable (Insérer une variable)
   6. Sélectionnez Channel where workflow started (Canal où le flux de travail a démarré)
5. L’invite de configuration Send a message (Envoyer un message) vous donne un aperçu du message, avec des espaces réservés pour les données variables. Vous pouvez maintenant cliquez sur Enregistrer.

Allez plus loin en ajoutant au canal un message annonçant l’arrivée de nouveaux commentaires. Vous pouvez suivre à nouveau les étapes ci-dessus pour rédiger le message. Lorsque vous insérez une variable, notez que vous pouvez y intégrer des réponses propres au formulaire. Dans l’exemple ci-dessous, le message présente le degré d’urgence du commentaire, le commentaire en lui-même ainsi que le cas d’utilisation ou le raisonnement associé. Ces éléments sont tous des variables du formulaire.

Votre flux de travail n’a pas forcément à s’arrêter là. Si vous souhaitez mettre au point un flux de travail sophistiqué, vous pouvez également envoyer ces informations dans Google Sheets pour un suivi et une analyse plus faciles, ou à PagerDuty pour déclencher un nouvel incident, ou à Trello pour créer une carte sur votre tableau de commentaires sur les produits. Cela garantit que votre flux de travail est adapté à vos processus et technologies spécifiques. 

Une fois que vous êtes satisfait de votre flux de travail, il vous suffit de cliquer sur Publish (Publier). 

Personnalisation de votre flux de travail

Pour rendre votre flux de travail plus personnalisé et convivial, modifiez son icône. Ainsi, celui-ci aura son propre avatar personnalisé lorsqu’il effectuera des publications dans le canal. Il vous suffit de quelques clics pour y parvenir. Cliquez sur l’icône du flux de travail | cliquez sur Choose file … (Choisir un fichier…) | sélectionnez l’image souhaitée enregistrée sur votre machine. Votre icône personnalisée doit faire 128 pixels ou plus, et être de préférence sous forme de carré.

Utilisation de modèles de flux de travail et de flux de travail existants

Si le fait de devoir partir de zéro vous apparaît comme trop chronophage, vous pouvez vous mettre à l’œuvre plus rapidement en visitant la bibliothèque de modèles dans le générateur de flux de travail. Choisissez un modèle, personnalisez-le dans votre propre espace de travail Slack, puis publiez-le sur le canal de votre choix.

Vous avez notamment à votre disposition les modèles suivants : 

• A warm welcome for new teammates (Un accueil chaleureux pour les nouveaux collaborateurs)
• A way to triage requests (Un moyen de trier les demandes)
• Daily standups and check-ins (Des réunions et des mises au point quotidiennes)
• A quick way to send info (Une méthode rapide pour envoyer des informations)
• A status update for the team (Une mise à jour du statut pour l’équipe)

Peut-être avez-vous vu un flux de travail d’un autre collaborateur que vous aimeriez reproduire. Demandez-lui simplement de partager son fichier de flux de travail (à partir du flux de travail, cliquez sur l’icône de menu | cliquez ensuite sur Download workflow file [Télécharger le fichier de flux de travail]). Vous pouvez charger son fichier dans le générateur de flux de travail, le modifier selon vos besoins, puis le publier sur un autre canal. 

Conseils pour la création de flux de travail performants

Les flux de travail de chacun sont uniques, tout comme les bonnes pratiques s’y rapportant. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer. 

Créez un canal de test personnel. Testez vos flux de travail avant de les installer dans un canal officiel. Ainsi, vous pouvez vous assurer que les flux de travail se comportent comme prévu. 

Personnalisez votre flux de travail avec un avatar unique. Cela donne de la personnalité à votre flux de travail et le rend attrayant pour les utilisateurs. Pour ce faire, accédez à l’onglet Settings (Paramètres) de votre flux de travail individuel, modifiez l’icône et chargez l’image de votre choix. 

Utilisez des données variables. Personnalisez les messages ou les informations envoyés à d’autres outils et services en exploitant les données collectées par votre flux de travail, comme le nom de la personne qui a déclenché le flux de travail ou ses réponses au formulaire. 

Ajoutez des messages de confirmation. Informez les utilisateurs de votre flux de travail que leur formulaire a bien été soumis, partagez une copie de leurs réponses et dites-leur à quoi s’attendre ensuite. Ne laissez jamais vos utilisateurs dans l’incertitude !

Connectez vos outils existants au générateur de flux de travail. Analysez comment différents outils interviennent dans vos tâches quotidiennes et vos processus reproductibles, puis automatisez le travail associé.

Conclusion

L’automatisation des tâches répétitives et de la collecte fastidieuse d’informations peut contribuer grandement à la productivité de vos équipes. Dans ce module, vous avez appris les fondamentaux de l’utilisation du générateur de flux de travail Slack et découvert comment rationaliser le travail dans les canaux. Il ne vous reste plus qu’à démarrer l’automatisation avec des déclencheurs et à personnaliser les actions avec des étapes de flux de travail. En outre, n’oubliez pas de suivre les bonnes pratiques répertoriées ci-dessus pour tirer le meilleur parti de vos flux de travail. 

Vous voulez en savoir plus ?

Si vous êtes prêt à améliorer vos compétences relatives au générateur de flux de travail, consultez le badge Automatisation des processus métier à l’aide du générateur de flux de travail sur le site Slack Certified. Que vous créiez des expériences Slack dans votre entreprise, que vous proposiez des conseils sur les implémentations Slack ou que vous développiez des applications Slack, il n’y a jamais eu autant d’opportunités qu’aujourd’hui de construire votre carrière grâce à Slack. 

Le programme Slack Certified vous aide à acquérir les connaissances, les compétences et l’état d’esprit nécessaires pour réussir à :

• adapter les fonctionnalités et les paramètres de Slack à votre organisation ;
• créer des applications et des expériences sur la plate-forme Slack ;
• aider les organisations à utiliser Slack de manière plus productive.

Une fois que vous serez certifié, vous pourrez faire valoir vos qualifications auprès de l’importante communauté de professionnels qui s’appuie sur Slack pour son développement.

Ressources

• Slack : Exemples de flux de travail
• Slack Certified : Automatisation des processus métier à l’aide du générateur de flux de travail
• Slack App Directory : Transformer les tâches de routine en flux de travail automatisés