Bénéfices de Slack en matière de productivité

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer les principes fondamentaux de la productivité et du travail dans Slack
  
• Décrire les avantages qu’apportent l’automatisation, les applications, le partage des connaissances et la communication dans Slack
  
• Expliquer en quoi la plate-forme Slack transforme la productivité
  

Réalités en matière de productivité

Aujourd’hui, la productivité est radicalement différente de ce qu’elle était il y a 100 ans, et même de celle d’il y a un ou deux ans, puisqu’elle évolue avec la technologie et les outils que nous employons pour l’optimiser.

Ce qui joue toujours un rôle essentiel en matière de productivité, cependant, ce sont les interactions entre les personnes, les outils et les informations. Les éditeurs de logiciels qui mènent des recherches en ligne pour trouver les clients adéquats pour leurs produits ne sont pas si différents des agriculteurs qui consultaient des almanachs et labouraient leurs champs avec des machines manuelles. Les outils ont changé. Les sources de données aussi. Toutefois, leurs liens avec les utilisateurs demeurent.

Alors, à quoi ressemble la productivité aujourd’hui ? Comment les entreprises mesurent-elles et améliorent-elles la productivité lorsque les facteurs qui y contribuent ne sont pas toujours clairs et deviennent propres à la nature de leur activité ? Nous avons atteint un stade où les individus, les outils et les informations évoluent dans tant d’endroits et présentent tellement de caractéristiques différentes que la productivité est difficile à cerner et à transposer en objectifs. 

Une plate-forme comme Slack (plus précisément, une plate-forme de productivité), permet de mettre en place un environnement faisant interagir ces facteurs de manière coordonnée, afin de générer des résultats réels et nets.

Utilisation de Slack en tant que plate-forme de productivité

Contrairement aux e-mails et même à d’autres logiciels de collaboration, Slack agit comme un réseau qui relie les équipes, les outils, les informations, et bien plus encore. Tous ces acteurs et éléments peuvent « communiquer » entre eux grâce à la mise en œuvre collaborative du travail dans des canaux. 

Un canal est un espace dédié à un thème, un projet ou une équipe, où des utilisateurs peuvent se réunir pour communiquer, partager des informations, prendre des décisions, etc. Considérez-les comme des salles numériques où il est possible de se réunir, stocker des fichiers importants et travailler de manière collaborative. Les canaux apparaissent dans le menu latéral Slack #sous-cette-forme. Les organisations classiques disposent souvent des canaux suivants.

• Des canaux d’annonces, comme #annonces ou #général, pour les informations destinées à toute l’entreprise
  
• Des canaux d’équipe, comme #équipe-ventes ou #équipe-produit, pour les échanges généraux au sein d’une équipe
  
• Des canaux de projet, comme #lancement-site ou #proj-alpha, pour accompagner la réalisation de projets du début à la fin
  
• Des canaux de soutien, comme #aide-biztech ou #aide-avantages, pour demander des ressources ou poser des questions
  
• Des canaux sociaux, comme #animaux ou #parents, où les collaborateurs peuvent tisser des liens et partager ce qui compte pour eux
  

Lorsqu’ils sont pleinement exploités, les canaux Slack favorisent le partage des connaissances et la transparence en matière d’informations au sein de votre organisation. En effet, le contenu des canaux publics (les décisions prises par votre équipe, les données que vous partagez, ainsi que les questions que vous posez et auxquelles vous répondez) est accessible, interrogeable et consultable par tous.

Les canaux sont au cœur de ce qui fait de Slack une véritable plate-forme de productivité. Pourtant, aussi efficaces soient-ils, ils ne représentent que le sommet de l’iceberg.

L’automatisation pour tous

Pour stimuler la productivité, il faut rapprocher la puissance de la collaboration humaine de celle de la technologie. C’est là où l’automatisation entre en jeu. 

Dans Slack, l’automatisation est mise en œuvre par le biais de flux de travail, qui sont des tâches ou processus automatisés en plusieurs étapes que vous pouvez configurer avec ou sans code. Bien que l’automatisation puisse sembler complexe, 80 % des flux de travail Slack sont créés par des utilisateurs ne disposant pas de connaissances techniques. En quelques clics, n’importe qui peut créer un flux de travail permettant de traiter une série de tâches. Des flux de travail ont été créés dans Slack pour automatiser toutes sortes d’activités et d’éléments qui font partie intégrante de l’activité des employés, comme :

• les demandes de congés payés ;
  
• les demandes d’assistance informatique ;
  
• La saisie de données
  
• la synchronisation avec d’autres systèmes ;
  
• la communication d’un plan d’action ;
  
• l’organisation de courtes réunions ;
  
• les alertes destinées à l’équipe de vente ;
  
• le recueil de commentaires ;
  
• les approbations budgétaires ;
  
• et bien plus encore !
  

Les flux de travail peuvent même se connecter à d’autres outils et services ou y déclencher des actions, permettant ainsi aux utilisateurs de Slack d’enregistrer 26 % de gain de temps supplémentaire. Si l’on considère que la productivité est une question de mesures, alors il faut reconnaître que ce chiffre est remarquable.

Une affaire d’application

La plupart d’entre nous utilisons entre 5 et 50 applications chaque jour pour faire notre travail. Il s’agit d’outils modernes qui nous permettent d’être plus productifs. Toutefois, qu’en serait-il si la manière dont nous les utilisons pouvait également gagner en productivité ?

Slack dispose d’intégrations avec plus de 2 600 applications, parmi lesquelles on retrouve aussi bien vos outils de gestion de calendrier et de projet préférés que des applications d’IA et des solutions Customer 360. Comme les applications sont directement connectées à Slack, vous n’avez pas besoin de basculer entre différentes fenêtres pour terminer des tâches, démarrer une réunion ou avancer dans votre travail. Les alertes, les notifications et les actions sont présentes là où vous travaillez déjà. Vous pouvez même intégrer des applications à des flux de travail Slack pour concevoir des automatisations plus sophistiquées. 

Comme l’a déclaré le co-fondateur de Slack, Stewart Butterfield, « Slack représente les 2 % de votre budget logiciel qui optimisent la valeur des 98 % restants. ». Slack ne remplace pas vos outils : il les intègre à une expérience unifiée pour vous aider à rester concentré et à travailler plus efficacement.

Le pouvoir de la connaissance

Saviez-vous que Slack signifiait « Searchable Log of All Conversation and Knowledge » (journal interrogeable de toutes les conversations et connaissances) ? En plus d’être astucieux, cet acronyme montre bien en quoi il est si novateur de travailler dans Slack.

Revenons un instant aux canaux. C’est là que les connaissances et les données de votre entreprise sont rassemblées. Par le passé, elles étaient dispersées sur différents supports : perdues au milieu d’une myriade d’e-mails, stockées sur l’ordinateur d’un collaborateur ou encore déformées par des transmissions successives. Dans Slack, par contre, elles sont regroupées au sein d’une archive interrogeable. Cela signifie que n’importe qui, des nouvelles recrues aux collaborateurs qui sont dans votre entreprise depuis ses débuts, peut rechercher et trouver les éléments dont il a besoin. Les canaux permettent aux utilisateurs de rechercher des fichiers et des conversations spécifiques et de prendre connaissance de l’historique des projets et des équipes. Cela ne nécessite pas de plug-in sophistiqué, et il ne s’agit pas non plus d’une fonctionnalité complémentaire : Slack fonctionne tout simplement ainsi.

Le référentiel centralisé de connaissances institutionnelles (conversations, fichiers, clips vidéo, liens, etc.) présent dans Slack constitue le cerveau collectif de votre organisation. À l’instar de nos propres cerveaux, Slack s’améliore et devient plus intelligent au fur et à mesure que vous y travaillez. Alors, mettons-nous au travail sans plus attendre !

Une plate-forme centrée sur la communication

Canaux, flux de travail, recherche ultra-puissante… toutes ces fonctionnalités ne sont utiles que si les équipes les utilisent réellement. Par ailleurs, si vous avez déjà été frustré ou déçu par la technologie, vous savez qu’elle peut aussi bien rendre une expérience exceptionnelle que médiocre. Lorsque les utilisateurs sont impliqués, l’adoption est plus large, ce qui donne à la solution un impact plus important. C’est là que Slack se distingue vraiment.

Slack est par essence un outil conversationnel, ce qui permet aux utilisateurs d’entrer en contact facilement les uns avec les autres. 91 % des utilisateurs de Slack se sentent plus proches de leurs équipes et 89 % d’entre eux déclarent que Slack a amélioré leur communication*. Avec Slack Connect, les équipes internes peuvent même travailler dans Slack avec leurs partenaires externes, tels que les fournisseurs et les agences. 

Slack rend également le travail simple et agréable. Vous pouvez obtenir des réponses rapides de la part de vos collègues dans un canal au lieu d’avoir à rallonger encore davantage une énorme conversation par e-mail. Vous pouvez participer à des appels d’équipe spontanés au lieu de planifier une énième réunion. Par ailleurs, vous pouvez envoyer des clips audio ou vidéo à vos collègues dépendant de fuseaux horaires différents du vôtre pour communiquer avec eux, plutôt que d’essayer de coordonner vos emplois du temps. Enfin, si vous n’avez pas encore essayé les réactions émoji, vous n’allez pas être déçu. 😮

Rien qu’en travaillant dans Slack, les employés contribuent naturellement à enrichir la base de connaissances la plus complète et la plus à jour de votre entreprise. Cela vient s’ajouter aux grandes choses qu’ils créent déjà pour elle. Tout le monde y gagne !

Le potentiel de la plate-forme Slack

Vous rappelez-vous que nous avons dit que Slack agissait comme un réseau ? Cela n’est pas seulement important pour votre équipe, mais aussi pour vos résultats. 

Lorsque les principaux facteurs de productivité (automatisation, applications, connaissances, communication) agissent de concert, ils se renforcent mutuellement. Ces effets se combinent pour amplifier les résultats commerciaux attendus. Cet impact potentiel finit lui aussi par se retrouver multiplié. Combinez et associez ces facteurs à l’infini sur la plate-forme Slack pour découvrir de nouvelles manières spécifiques d’optimiser les résultats de votre entreprise. 

Avec Slack, vous pouvez également contrôler et ajuster les principaux facteurs de productivité pour faire évoluer la sécurité et assurer son maintien, même à l’échelle d’une grande entreprise. 

De plus, cerise sur le gâteau : la plate-forme Slack se connecte à vos informations client stockées dans Salesforce. Vous disposez ainsi d’une vue complète de vos clients qui tient compte de l’ensemble de vos applications et systèmes, tout en vous apportant encore plus de possibilités que nous découvrirons dans le module suivant.

Slack représente une approche fondamentalement différente de la productivité. C’est un logiciel qui répond aux besoins réels des entreprises d’aujourd’hui, en leur offrant la flexibilité nécessaire pour bien préparer l’avenir. 

*Moyenne pondérée. D’après 2 220 réponses à une enquête réalisée auprès d’utilisateurs hebdomadaires de Slack aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Australie et au Canada, avec une marge d’erreur de ± 2 % et un intervalle de confiance de 95 % (novembre 2022).