Adaptation de Slack aux besoins de votre équipe

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Harmoniser les attentes lorsque les canaux sont démarrés et rejoints à l’aide d’éléments épinglés et de descriptions de canaux
Favoriser la concentration, l’organisation et l’apport de contexte dans les conversations à l’aide des conventions de canal, des fils de discussion et des émojis
Attirer l’attention de votre public cible avec les @mentions et la mise en forme recommandée pour les messages

Apport à vos collègues du contexte dont ils ont besoin

Imaginez que vous venez de rejoindre une entreprise et d’être affecté à un projet. Comment vous y prenez-vous pour obtenir les informations contextuelles dont vous avez besoin pour travailler efficacement ? Vous pouvez écumer les Intranets de l’entreprise, rechercher en vain de la documentation ou encore jouer au super détective en interrogeant des personnes qui en savent plus que vous sur le projet.

Ne pensez-vous pas que la tâche serait plus aisée si vous pouviez donner aux personnes qui intègrent votre projet toutes les informations contextuelles dont elles ont besoin, notamment au sujet des objectifs, des membres de l’équipe et de toutes les décisions qui ont été prises précédemment ? C’est précisément ce que vous pouvez mettre en place en fournissant davantage de contexte dans les canaux.

L’espace de travail Slack, avec des légendes mettant en évidence le nom du canal, la barre de favoris, les notifications du canal et les détails du canal

Nom des canaux
Faites en sorte que le travail demeure identifiable et organisé avec les conventions de nommage des canaux.

En créant des canaux Slack correspondant à la structure de votre entreprise et en appliquant des directives de nommage claires et prévisibles, vous pouvez vous assurer que votre espace de travail reste organisé et qu’il est facile d’y naviguer. Cela aide les collaborateurs à poser leurs questions au bon endroit, à trouver des informations rapidement et à travailler efficacement.

Rédiger des descriptions de canaux
Définissez le sujet d’un canal pour donner des informations sur l’activité de ses membres ou faire connaître des dates importantes, comme la date d’échéance du projet auquel il se rapporte. Vous pouvez également renseigner la description d’un canal pour donner aux membres des informations sur l’utilisation qui doit en être faite.

Épingler des éléments
Vous pouvez épingler des messages importants à n’importe quelle conversation pour que votre équipe puisse facilement s’y référer.

Les éléments épinglés sont visibles dans la section des détails du canal concerné et sont accessibles à tous les membres d’un canal ou d’un message direct. Les plans de projet, les notes d’information créatives et les FAQ peuvent tous être épinglés dans un canal, afin que chacun de ses membres puisse rapidement trouver les fichiers et messages les plus importants.

Mettre en forme les messages
Aidez les autres membres à saisir rapidement le contenu des messages longs ou importants en les mettant en forme de manière adaptée. Utilisez des émojis, des listes à puces et des styles de texte pour faire ressortir vos titres et points clés dans les messages de longueur conséquente. Ceci s’avère particulièrement utile pour les annonces ou les récapitulatifs de réunions. Vous pouvez par exemple publier uniquement les points importants ou un résumé, puis ajouter davantage de détails dans le fil de discussion.

Méthodes pour faire participer des collègues précis aux conversations

Parfois, vous devez attirer l’attention de certains collègues en particulier. Et parfois, vous souhaitez simplement partager dans le canal des informations qu’il est utile à tous de connaître. Il existe de nombreuses manières d’attirer efficacement l’attention de vos collègues sur certaines conversations.

Une @mention dans Slack

@Mentions
Attirez l’attention de personnes précises avec les @mentions.

Les mentions sont un moyen direct d’informer certaines personnes d’un élément qui nécessite leur attention dans Slack. Elles sont particulièrement utiles lorsque vous souhaitez attirer leur attention sur certains aspects qui peuvent être facilement ignorés.

Par exemple, si vous souhaitez partager de nouvelles informations sur un client avec votre équipe chargée de la réussite client dans son canal et pensez que ces informations sont particulièrement utiles pour certaines personnes, vous pouvez les @mentionner pour vous assurer qu’elles en prennent bien connaissance : « J’ai appris quelque chose de nouveau sur les difficultés d’Acme Motors avec notre concurrent aujourd’hui ! @jane @todd, ils pourraient être particulièrement intéressés par nos mises à jour de produits récentes. »

Groupes
Attirez l’attention des bonnes personnes en les mentionnant à l’aide de @(nom_du_groupe).

Un groupe d’utilisateurs est un groupe de membres d’un espace de travail qui doivent souvent être tous notifiés en même temps. Vous pouvez mentionner le nom unique d’un groupe, par exemple @responsables, de la même manière que vous @mentionnez un autre membre de votre espace de travail.

Canaux publics
Rendez les conversations visibles par l’ensemble de votre organisation en utilisant des canaux publics.

Avec les canaux publics et privés et les messages directs, il existe de nombreuses possibilités pour publier et partager des informations dans Slack, et il est clair que chacune de ces voies de communication correspond à des situations d’utilisation précises. Le fait de tenir des conversations sur des canaux publics peut aider les nouveaux employés ou membres d’un projet à devenir rapidement opérationnels.

Canaux privés
Utilisez les canaux privés et des messages directs lorsque les circonstances sont plus particulières.

Les canaux privés, qui arborent une icône en forme de verrou à côté de leur nom, ne sont accessibles qu’aux personnes invitées dans ceux-ci. Les autres membres de l’entreprise ne peuvent pas les parcourir ou les trouver sans invitation. À chaque fois que vous recherchez des messages ou des fichiers dans Slack, le contenu des canaux privés dont vous êtes membre apparaîtra dans les résultats, mais il ne sera pas présenté aux personnes qui ne font pas partie de ceux-ci.

Des conversations toujours ciblées et organisées

Beaucoup de changements peuvent être décidés et de nombreuses décisions peuvent être prises au sein des canaux. Faites en sorte que les conversations restent toujours ciblées et organisées en étant stratégique dans la manière dont vous communiquez dans les canaux et dans le choix de ceux-ci. Les fils de discussion et les émojis sont un moyen efficace et amusant de communiquer et de travailler.

Le menu des émojis dans Slack

Fils de discussion
Les fils de discussion constituent un outil puissant à plusieurs égards.

Les fils de discussion permettent de centraliser une conversation sur une thématique donnée dans un seul endroit.
- À certains moments, vous lirez un message plusieurs heures, voire plusieurs jours après sa publication, et la conversation générale portera déjà sur d’autres sujets. Démarrer un fil de discussion est un excellent moyen de connecter une réponse à un message antérieur ou de répondre à la question de quelqu’un sans interrompre la conversation en cours.
Les fils de discussion sont un excellent moyen d’aider tout le monde à rester organisé.
- Par exemple, vous pourriez remarquer qu’un de vos collègues a posé il y a plusieurs heures une question qui est restée sans réponse. Vous pouvez démarrer un fil de discussion à partir de n’importe quel message en utilisant le menu des messages ou en appuyant sur le message sur votre téléphone. Votre collègue verra alors un message non lu dans la vue Threads (Fils de discussion) de sa barre latérale. Il recevra une notification s’il a activé les notifications pour les fils de discussion.
Les fils de discussion sont un outil fiable pour rassembler des commentaires.
- Supposons que vous souhaitiez connaître l’avis de votre équipe sur un nouveau diaporama ou une maquette pour votre nouveau site Web. Procédez alors comme suit :
  - Publiez le fichier dans le canal #proj-nouveau-site-web
  - Demandez à vos collègues de discuter des éléments manquants « dans le fil ».
  - Une fois que vous avez décidé des prochaines actions à entreprendre ou que vous avez une information concernant tout le monde à communiquer, faites-le savoir dans le canal en cochant la case intitulée « also send to #proj-nouveau-site-web (envoyer également à #proj-nouveau-site-web) ».

Émojis
Utilisez les réactions émoji pour simplifier la communication et accuser réception des messages en quelques clics.

Nous adorons les émojis. Ils sont amusants, légers et transmettent efficacement un large éventail d’émotions, dont certaines que les mots ne permettent parfois pas d’exprimer. Nous les utilisons abondamment chez Slack, comme signe de reconnaissance entre nous et au sein de nos processus de travail quotidiens.

Les émojis sont un excellent moyen de confirmer que vous avez reçu le message que quelqu’un vous a envoyé d’une manière plus rapide et moins intrusive qu’une réponse sous forme de phrase : il vous suffit de répondre par un , un ✔️, ou un , si vous le souhaitez. Ces émojis n’entraînent jamais l’envoi d’une notification, potentielle source de distraction, et peuvent vous permettre de prendre un certain plaisir à réaliser votre travail.

Démarrage du travail dans Slack

Grâce à ces bonnes pratiques, vous serez en mesure de rassembler les bonnes personnes dans des canaux pour partager des idées, prendre des décisions, organiser les informations clés et faire avancer le travail avec un objectif et un lieu d’échange communs.

Vous voulez en savoir plus ?

Ce module s’appuie sur le cours Renforcement du respect des règles de bienséance et de la productivité sur le site Slack Certified. Vous pouvez y obtenir des badges et des certifications Slack, puis faire valoir vos qualifications auprès de l’importante communauté de professionnels qui s’appuie sur Slack pour son développement.

Pour accéder à plus de tutoriels, référez-vous aux liens figurant dans la section Ressources ci-dessous.