Recherche, activation et présentation de nouvelles fonctionnalités

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Appliquer des filtres Notes de publication pour identifier les fonctionnalités automatiquement activées
  
• Donner la priorité à certaines fonctionnalités afin de les activer en fonction des commentaires des parties prenantes et de leur facilité de mise en œuvre
  
• Déterminer les bonnes pratiques en matière de communication avec les parties prenantes et les utilisateurs à propos des nouvelles versions
  

Découverte, déploiement et optimisation

Savoir est pouvoir. Être muni de ce pouvoir, c’est disposer de multiples possibilités. Pour aider votre entreprise à anticiper les nouvelles fonctionnalités d’une prochaine version, vous devez avant tout les connaître. Si vous n’avez pas le temps de parcourir de manière approfondie l’ensemble des ressources de préparation à la publication, vous pouvez tout de même, en consultant les Notes de publication, identifier des fonctionnalités immédiatement disponibles ou au déploiement facile que vos utilisateurs ne manqueront pas d’apprécier.

Dans cette unité, vous apprendrez à utiliser les filtres des Notes de publication pour établir rapidement une liste de fonctionnalités qui seront automatiquement activées, ainsi que pour en rechercher d’autres, qui pourront être pertinentes pour vos usages et que vous pourrez facilement activer et déployer. Vous découvrirez également les fondamentaux du travail avec les parties prenantes et de la présentation des contenus de la prochaine version aux utilisateurs. 

Consultation des Notes de publication

Les Notes de publication sont une ressource qui vous sera réellement indispensable. Elles sont LA source officielle faisant autorité, contenant l’ensemble des informations au sujet du contenu des nouvelles versions de presque tous les produits Salesforce. 

Avant de nous répondre : « attendez, je n’ai pas le temps de lire les Notes de publication ! », lisez ce qui suit. Vous allez découvrir le secret pour en tirer le meilleur parti, et ce, simplement en les parcourant de manière rapide. 

Nous devons bien l’admettre… les Notes de publication sont d’une taille considérable, et les lire entièrement prend des jours. Qui a déjà dit « j’aurais dû imprimer le PDF pour les lire entièrement pendant mon dernier vol de 12 heures » ? Personne. Bon, d’accord, admettons qu’il existe peut-être un ou deux intéressés : c’est pourquoi nous proposons l’option PDF. Il est fort probable que le fichier PDF des Notes de publication ne vous soit pas utile, à moins que vous ne souhaitiez vous exercer à la lecture rapide. Les Notes de publication sont rédigées au format HTML. Il est donc possible d’y faire des recherches et d’y appliquer des filtres vraiment utiles. 

Le filtrage des Notes de publication, un outil gagnant

Les filtres vous permettent de vous concentrer rapidement sur les fonctionnalités les plus pertinentes pour votre organisation. Vous pourrez ainsi déterminer quelles sont ces dernières en seulement une heure ou deux. 

Lorsque vous naviguez dans les Notes de publication, utilisez le filtre Impact de la fonctionnalité pour trouver rapidement des fonctionnalités des deux types suivants :

• Immédiatement disponible. Ces fonctionnalités sont automatiquement activées et sont à la disposition de vos utilisateurs sans que vous ayez besoin d’effectuer une quelconque préparation ou configuration.
  
• Déploiement facile. Ces fonctionnalités ne requièrent qu’une intervention minimale pour être activées et mises à la disposition de vos utilisateurs, par exemple cocher une case ou effectuer un simple changement de configuration.
  

Avant la sortie de chaque nouvelle version, recherchez les fonctionnalités immédiatement disponibles et décidez si vous souhaitez les présenter à vos utilisateurs au préalable. Il peut s’avérer judicieux d’informer vos utilisateurs à l’avance pour deux principales raisons.

• Pour leur éviter d’être perturbés par un quelconque nouvel élément apparaissant lorsqu’ils se connectent ou venant modifier leur expérience quotidienne.
  
• Pour mettre en avant un nouvel aspect utile et intéressant pouvant les rendre plus productifs.
  

Pour identifier les fonctionnalités immédiatement disponibles, utilisez le filtre Impact de la fonctionnalité et sélectionnez Activé pour les utilisateurs. Vous pouvez également sélectionner votre édition et vous concentrer sur des produits lui étant spécifiques.

Pour identifier les fonctionnalités de type Déploiement facile, utilisez le filtre Impact de la fonctionnalité et sélectionnez Doit être activé par l’administrateur. Ceci est extrêmement important, car il s’agit là de fonctionnalités dont votre organisation ne peut pas bénéficier si vous les laissez inactives. 

En faisant défiler la liste, repérez les fonctionnalités susceptibles d’avoir l’impact le plus élevé tout en étant faciles à déployer. Le temps que vous passerez à examiner ces fonctionnalités sera largement compensé par l’ampleur des innovations que vous pourrez apporter à votre organisation simplement en les activant. 

Si vous ne passez pas en revue le contenu de chaque nouvelle version, les fonctionnalités faciles à mettre en œuvre restent en sommeil dans votre organisation Salesforce et créent une « lacune de fonctionnalités » inutile, diminuant la valeur que vous apporte Salesforce. 

Utilisez les liens rapides situés sur le côté droit des Notes de publication pour vous concentrer sur les produits et les fonctionnalités associées aux usages de votre organisation. Par exemple, si vous possédez une licence Sales Cloud, examinez les Fonctionnalités de vente de base. Examinez également les améliorations s’appliquant à plusieurs de nos produits, tels que Productivité, Chatter, Fichiers et Mobile.

Voici une vidéo qui montre comment utiliser les filtres.

Coopérez avec les super utilisateurs

Si vous n’avez pas encore désigné de super utilisateurs dans votre entreprise, il s’agit du bon moment pour rechercher des utilisateurs disposant d’une vaste expérience de Salesforce et leur demander de partager leur expertise pour vous aider à préparer la sortie des nouvelles versions. Une fois que vous avez identifié quelles sont les fonctionnalités de type Immédiatement disponible et Déploiement facile pertinentes pour votre organisation, faites-les tester par quelques super utilisateurs pour vous assurer de leur utilité. Dites-leur comment vous envisagez de communiquer auprès des utilisateurs au sujet des nouvelles fonctionnalités et sollicitez des commentaires de leur part. Les super utilisateurs peuvent également vous aider en communiquant au sujet des nouvelles fonctionnalités, ainsi qu’en formant des utilisateurs et en répondant à leurs questions.

Communication au sujet de la prochaine version

Il est primordial de vérifier que vos utilisateurs et les personnes concernées sont informés de la publication d’une prochaine version, de nouvelles fonctionnalités et fonctionnalités de type Immédiatement disponible. Comme vous disposez d’un contrôle total sur le moment où vous déployez les fonctionnalités de type Déploiement facile, vous pouvez décider de procéder en plusieurs phases. Veillez donc à tenir compte des remarques reçues lorsque vous définissez vos priorités.

Lorsque vous communiquez avec les utilisateurs et les personnes concernées au sujet de la nouvelle version, mettez en évidence les avantages pour l’utilisateur (répondez à la question rhétorique « Qu’est-ce que la version peut m’apporter ? »). Pensez également à indiquer les principales dates de publication.

Vous pouvez envisager d’utiliser les canaux de communication suivants :

• Notifications dans l’application
  
• Menu d’aide personnalisé de votre organisation
  
• E-mail
  
• Bulletins d'information
  
• Fiches de conseils
  
• Déjeuners-conférences
  
• Réunions virtuelles et webinaires
  

Indiquez aux utilisateurs les adresses auxquelles ils peuvent soumettre des commentaires et poser des questions. Un groupe ou une rubrique Chatter peut aider vos super utilisateurs et les personnes concernées à répondre aux questions ou aux commentaires publiés.

Pour conclure : répétition du processus

Maintenant que vous connaissez bien le processus de publication et les ressources lui étant associées, répétez tous les trois mois les actions suivantes :

• Marquez les dates ! Tenez-vous au courant de la date de sortie de la nouvelle version et notez-la sur votre calendrier.
  
• Rejoignez la communauté Release Readiness Trailblazers pour accéder aux ressources et poser des questions.
  
• Obtenez un accès anticipé grâce aux aperçus sandbox.
  
• Appliquez des filtres aux Notes de publication pour trouver des fonctionnalités de type « Immédiatement disponible » et « Déploiement facile ».
  
• Préparez vos utilisateurs et tenez compte de leurs remarques.
  

Si votre implémentation Salesforce est relativement petite (moins de 50 utilisateurs), réaliser ces actions suffira à vous préparer aux sorties des nouvelles versions et à mettre en œuvre les nouvelles fonctionnalités les plus utiles. 

Si votre implémentation est de taille plus conséquente ou contient de nombreuses personnalisations complexes (dont, en particulier, du code personnalisé), consacrez davantage de temps à la préparation. Terminez les autres badges du parcours Préparation aux publications de versions Salesforce pour obtenir des conseils et des suggestions qui vous permettront de définir votre stratégie de préparation à la publication.

Si vous avez un peu plus de temps et que vous souhaitez voir de nouvelles fonctionnalités en action, visitez la communauté Release Readiness Trailblazers une fois par semaine. Vous y trouverez les ressources les plus récentes sous de nombreux formats, notamment des webinaires, des vidéos, des documents et des pages Web. Il s’agit également d’un endroit idéal pour poser des questions et rentrer en contact avec des experts, des équipes produit et d’autres clients.

Ressources

• Documentation : Notes de publication
• Article des Notes de publication : Ajout d’un guide dans l’application pour la formation, l’intégration et les actualités (bêta)
• Trailblazers Community : Trailblazers Release Readiness
• Parcours Trailhead : Préparation aux publications de versions Salesforce 
• Administrateurs Salesforce : ressources de publication