Découverte de Kanban

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire les quatre caractéristiques clés de Kanban
  
• Indiquer comment les progrès sont mesurés et prédits grâce aux processus Kanban
  
• Décrire en quoi Kanban fait la part belle aux changements de priorités
  

Salesforce reprend des aspects de Scrum et les applique à un autre cadre que nous utilisons : Kanban. Il s’agit d’une méthode destinée aux équipes davantage axées sur l’infrastructure ou les opérations qui assurent un support relatif à la mise en production ou aux problèmes des clients. 

De manière générale, Kanban est moins normatif que Scrum, ce qui facilite sa mise en œuvre. Chez Salesforce, même lorsqu’une équipe adopte le processus Kanban, elle continue de tenir les réunions et d’utiliser les rôles prescrits par le cadre Scrum (voir les unités précédentes), car il s’agit de bonnes pratiques éprouvées. C’est ce qu’on appelle le Scrumban !

Toutefois, Kanban reste très différent de Scrum. Voici quatre caractéristiques clés de Kanban qui permettent une exécution rapide du travail. 

• Visualisation du workflow : le travail est divisé en plusieurs parties, chacune étant écrite sur une carte placée sur un mur (physique ou virtuel). Chez Salesforce, nous utilisons un mur virtuel appelé GUS. Le workflow est réparti en colonnes : celles-ci indiquent l’emplacement de chaque élément au sein du workflow. 
  
• Limitation de la quantité de travail en cours : les équipes peuvent limiter le nombre d’éléments de travail pouvant être traités simultanément à chaque étape du workflow. Si une équipe atteint une limite, ses membres s’entraident en réalisant ensemble des tâches afin de débloquer la situation.
  
• Changement progressif et évolutif : contrairement à Scrum, qui est un processus qui implique la mise en œuvre de changements conséquents dans les processus de travail, Kanban permet aux équipes d’adopter des changements plus modestes et plus nombreux en cours de route.
  
• Kanban inclut des métriques : dans Scrum, le travail est planifié et suivi par lots suffisamment conséquents pour qu’un sprint entier soit nécessaire à leur traitement. Les équipes Kanban travaillent en permanence sur de petits lots d’éléments de travail. Un certain nombre de systèmes de mesure sont employés dans Kanban : par exemple, le temps de cycle est le nombre de jours nécessaires pour réaliser une tâche une fois que le travail sur celle-ci a commencé. Cela permet aux équipes d’optimiser le processus afin de rendre le temps de cycle aussi court et prévisible que possible. On retrouve également le débit, qui est défini comme la quantité de travail effectué en une période de temps donnée.
  

Visualisation du workflow

L’une des caractéristiques de base de Kanban est la visibilité complète qu’il accorde, en assurant en permanence la transparence en ce qui concerne les éléments de travail. Ce processus s’appuie sur la carte Kanban, un mot japonais qui signifie panneau d’affichage.

Dans le système Kanban, lorsqu’une équipe termine une étape, une carte est déplacée vers l’étape suivante, ce qui indique que les tâches associées ont été réalisées. Voici à quoi cela ressemble. 

Limitation de la quantité de travail en cours

Scrum fonctionne en limitant la quantité de travail par sprint (des périodes de 2 semaines), tandis que Kanban limite la quantité de travail par état de workflow. Cette limitation n’est pas associée à une période de temps, mais la quantité de travail est mesurée. Nous utilisons les limites de travail en cours pour éviter les goulets d’étranglement, améliorer l’efficacité globale et éviter que des tâches demeurent inachevées, tout comme dans Scrum.

Les limites de travail en cours sont là pour aider l’équipe à se fixer des objectifs réalistes en fonction de sa capacité et de ses disponibilités. Bien entendu, tous ces aspects peuvent évoluer à tout moment, et les équipes sont toujours prêtes à s’adapter (cela fait partie de l’agilité !). 

À chaque fois qu’une équipe accepte de nouvelles tâches, ses membres se réunissent et se posent la question suivante : « Quelle doit être notre limite de travail en cours ? » C’est à ce moment-là que les choses deviennent amusantes : profitez-en pour mener des expériences ! Définissez une limite de travail en cours et voyez en quoi elle convient (ou non) à votre équipe. Vous pourrez toujours l’adapter lors de votre prochaine réunion rétrospective.  

Kanban, une solution faisant la part belle aux changements de dernière minute

Imaginez le scénario suivant : une partie prenante souhaite que votre équipe livre immédiatement un élément hautement prioritaire. Si vous utilisez Scrum, l’équipe répond toujours : « c’est impossible, ajoutez cette demande au backlog produit de sorte que sa priorité soit définie. » C’est la raison d’être de Scrum : empêcher l’équipe d’entreprendre de nouvelles tâches en plein milieu d’un sprint.

Toutefois, avec Kanban, l’équipe peut répondre ceci à la même partie prenante : « C’est d’accord, nous pouvons placer cette demande urgente en haut de la liste des tâches en attente et commencer à nous en occuper dès que possible. À l’heure actuelle, nous avons atteint la quantité maximale autorisée de tâches en cours. ».

Les équipes employant Kanban ne prennent pas les mêmes engagements et n’ont pas de backlog de sprint. En d’autres termes, les équipes utilisant ce workflow sont plus disposées à répondre à une demande de dernière minute. Lorsqu’elles ont terminé de traiter un élément de travail, elles passent à la tâche suivante ayant la priorité la plus élevée.

Mesure de la réussite

Comment devons-nous procéder pour prédire et déterminer nos progrès en utilisant Kanban ? Nous devons effectuer des mesures. Les métriques Kanban s’appuient sur les délais de livraison moyens pour déterminer notre productivité. En d’autres termes : combien de temps faut-il pour qu’un élément de travail transite par tous les états de travail avant d’être considéré comme terminé ?  

Remarque rapide : si vos délais de livraison commencent à s’allonger, examinez ce qui ne va pas dans votre processus. 

Amélioration de manière collaborative

Comme l’ensemble du travail est exécuté de façon très transparente dans un système Kanban, il est facile pour les équipes de savoir quand il y a des retards et de réagir rapidement. Lorsque des retards se produisent, les équipes en recherchent les causes profondes, afin d’améliorer les temps de cycle ou de réduire les goulets d’étranglement à l’avenir. 

Nous venons de passer en revue l’ensemble des principes Kanban que les équipes appliquent pour apporter efficacement de la valeur ajoutée aux clients. Toutefois, une question demeure : entre Scrum et Kanban, quel est le meilleur cadre ? Dans l’unité suivante, nous parlons des différents types de travail et présenterons quel cadre les différentes équipes de Salesforce ont tendance à employer.