Choix du workflow le plus adapté

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer dans quelles situations il est préférable d’utiliser Scrum et dans quelles situations il vaut mieux employer Kanban pour gérer le travail
Définir ce qu’est le travail axé sur les interruptions
Expliquer pourquoi certaines équipes ont recours à Scrumban

Chez Salesforce, 70 % des équipes utilisent Scrum et 20 % utilisent Kanban. Les autres équipes associent les deux workflows, car il s’agit d’outils compatibles.

Alors, comment votre équipe doit-elle faire pour déterminer quel est le meilleur workflow pour lui permettre de réussir ? S’agit-il de Scrum, de Kanban, ou des deux à la fois ? Cela dépend vraiment du type de travail effectué par votre équipe et du degré auquel le travail est volatile ou axé sur des interruptions. Nous pouvons vous aider à faire votre choix.

Tout d’abord, voici les principales questions à vous poser lorsque vous vous demandez quel workflow utiliser.

Votre équipe se concentre-t-elle sur la prévisibilité et la productivité dans le cadre des projets de grande envergure ?
Combien de temps à l’avance votre équipe peut-elle planifier son travail ?
La nouvelle tâche est-elle vraiment urgente ?
Dans quel délai devez-vous livrer la nouvelle tâche ?

Étude des priorités de votre équipe en matière de prédictibilité et de productivité dans le cadre des projets de grande envergure

Examinons ces deux différents types de projets de travail.

Étude de cas relative à Scrum

Imaginez que votre équipe doive créer un nouveau site Web. L’équipe peut diviser ce travail en projets plus petits. Au fur et à mesure que les petites parties du projet sont terminées, l’équipe peut examiner quel est son avancement à l’issue de chaque sprint et s’adapter pour garantir que l’ensemble du projet est livré avec succès. Si le projet nécessite un calendrier de livraison prévisible, il est préférable d’avoir recours au workflow Scrum.

Étude de cas relative à Kanban

Votre équipe est-elle chargée de gérer les pannes de service ? Il s’agit là d’un exemple de travail axé sur les interruptions. Il n’est pas toujours possible de savoir deux semaines à l’avance qu’il y aura une interruption ou de s’y préparer. Il est courant pour les équipes chargées du support relatif à l’architecture, aux services ou à la plate-forme d’avoir à travailler sur des tâches qui apparaissent de manière inopinée et qui bouleversent les priorités.

Dans un tel environnement, il est préférable d’avoir recours à Kanban, car son workflow flexible permet de prendre en charge ce type de pannes imprévisibles.

Détermination de l’horizon de planification des activités de l’équipe

Vous cherchez à déterminer à quel point votre équipe peut planifier son travail dans le cadre de la réalisation d’un projet. Les équipes utilisent Scrum lorsque le backlog consiste essentiellement en des tâches consistant à traiter de petites portions de projets de grande envergure, qui sont faciles à planifier à l’avance.

Les priorités de votre équipe changent-elles souvent ? Est-il difficile de s’engager à respecter un périmètre de travail défini sur une période de deux semaines ? Est-ce qu’au moins 25 % du travail que vous avez à réaliser est modifié en cours de sprint ? Si votre équipe est souvent contrainte de traiter de nouvelles tâches en n’ayant que très peu de temps pour se préparer, Kanban vous conviendra mieux. C’est ce qu’on appelle le travail axé sur les interruptions.

Évaluation du degré d’urgence véritable des nouvelles tâches

Alors, en quoi consiste le travail axé sur les interruptions ?

Idéalement, il est souhaitable que l’équipe ne soit pas soumise à trop de changements. Les équipes doivent tenir compte d’un certain nombre d’aspects avant de classer de nouvelles tâches comme urgentes ou prioritaires.

Ce projet peut-il entraîner des perturbations qui font perdre du temps et sont démoralisantes ?
Les perturbations empêchent-elles l’équipe de terminer des tâches plus importantes ?
Les interruptions empêchent-elles l’équipe de terminer d’abord la tâche la plus importante ?

Kanban n’est d’aucune utilité pour l’équipe si le travail n’est pas vraiment axé sur les interruptions. Voici quelques façons de déterminer si votre travail est axé ou non sur les interruptions (et, par conséquent, de savoir si Scrum ne constituerait pas le meilleur choix).

Posez-vous la question suivante : le travail nécessaire est-il associé à un risque d’interruption de l’activité de l’entreprise, ou risquons-nous une perte de chiffre d’affaires si nous ne le réalisons pas immédiatement ? Souvent, vous constaterez que ce n’est pas le cas et que c’est en raison d’une mauvaise planification que le travail concerné doit être réalisé de toute urgence.
Quelle est la cause profonde expliquant pourquoi ce travail est nécessaire, et pourquoi celui-ci n’a-t-il pas été identifié lors de la phase de planification ?

Était-ce parce que nous n’avions pas planifié à l’avance ?
Le travail était-il associé à une nouvelle demande d’une partie prenante ou d’un client ?
Le produit est-il en panne ?

Si votre équipe doit traiter des tâches de manière urgente simplement en raison d’une mauvaise planification, les interruptions auxquelles celle-ci est soumise dans son travail ne sont pas suffisamment importantes pour justifier le passage à Kanban.

Évaluation de la vitesse à laquelle les nouveaux éléments de travail prioritaires doivent être livrés

Toute entreprise compétitive et prospère doit faire face à des interruptions hautement prioritaires. Ce qui est important, c’est la manière dont ces urgences sont gérées.

Alors, lorsqu’une demande urgente arrive, posez-vous la question suivante : « Combien de temps vous ou la partie prenante pouvez-vous attendre qu’une tâche urgente soit terminée ? » Il est important de se poser cette question : en effet, Scrum et Kanban traitent les projets selon des délais différents. Si le travail doit être effectué le plus rapidement possible, Kanban est le workflow avec lequel il y aura le moins de perturbations.

Rappelez-vous : Scrum limite la capacité de travail en se concentrant sur une section de 2 semaines du backlog de l’équipe. Kanban limite quant à lui la capacité de travail en évitant le multitâche grâce à des limites de travail en cours.

Voici un tableau qui décrit certaines des principales différences entre les workflows Scrum et Kanban. Imaginez qu’un client demande qu’une nouvelle fonctionnalité soit élaborée pour l’application que nous sommes en train de créer.

	Scrum	Kanban
Qui fixe les priorités ?	Le propriétaire de produit fixe les priorités au sein du backlog produit.	Le propriétaire de produit fixe les priorités au sein du backlog produit.
Mais où va-t-il donc ?	Le backlog produit est réorganisé pour le prochain sprint.	Le backlog produit est continuellement réorganisé pour la prochaine personne disponible ayant la capacité de prendre en charge une tâche.
Quand commence la réalisation du travail ?	Lors de la planification du sprint, l’équipe s’engage à effectuer la tâche lors du prochain sprint.	Dès que la capacité de travail disponible permet de l’effectuer.
Pourquoi y a-t-il un délai d’exécution ?	Avec Scrum, l’équipe est focalisée sur le fait de respecter les engagements pris pour le sprint en cours, et les interruptions en cours de sprint sont mal accueillies.	Kanban se concentre sur une exécution efficace du travail, de sorte que la première tâche du backlog est toujours celle qui sera traitée en priorité.
Dans combien de temps la livraison aura-t-elle lieu ?	Cela peut prendre 2 semaines ou plus, selon le statut du sprint.	Dès que le travail sera terminé.

Ayez recours à Kanban s’il est nécessaire de changer souvent de cap, de minimiser les perturbations par rapport au suivi d’un plan et de démarrer rapidement les tâches urgentes.

Ayez recours à Scrum si vous gérez un projet planifié de grande envergure, si votre équipe peut s’engager à accomplir des tâches définies sur une durée de deux semaines, et si la partie prenante peut atteindre la fin d’un sprint pour que l’équipe commence à réaliser de nouvelles tâches.

Une solution hybride : Scrumban

De nombreuses équipes de Salesforce ont recours à des principes issus à la fois de Scrum et de Kanban pour gérer leur charge de travail. Souvent, les équipes apprécient la structure de la cadence régulière de planification et d’examen de Scrum, car cela leur permet de gérer plus facilement la progression des tâches. Les équipes utilisent également les limites de travail en cours de Kanban pour réaliser les tâches urgentes, tout en tirant parti de la capacité de Kanban à minimiser les perturbations.

Lors de ce parcours, nous avons mis en évidence les thèmes communs et les méthodes courantes qui régissent la manière dont est organisé le travail, en menant une démarche d’analyse et d’adaptation pour offrir la plus grande valeur ajoutée possible à nos clients.