Exécution d’une analyse et examen des résultats

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Générer une analyse Salesforce Optimizer
Répertorier les problèmes et les bonnes pratiques que les utilisateurs trouvent généralement dans un rapport Salesforce Optimizer

Disponibilité de Salesforce Optimizer

Dans l’unité précédente, vous avez découvert Salesforce Optimizer et pourquoi nous l’avons créé. Maintenant, vous allez pouvoir l’essayer ! Avant de commencer, examinons quelques exigences de base du système et de l’utilisateur.

Salesforce Optimizer est une application Lightning Experience disponible dans les éditions Professional, Entreprise, Performance, Unlimited et Developer. Vous pouvez exécuter Optimizer dans des environnements de production et sandbox.

Dans ce module, nous partons du principe que vous êtes un administrateur Salesforce qui dispose des autorisations adéquates pour exécuter Salesforce Optimizer. Si vous n’êtes pas un administrateur, ce n’est pas grave. Lisez simplement cette section pour découvrir quelles actions votre administrateur réaliserait dans une organisation de production.

Exécuter Salesforce Optimizer

Exécuter Salesforce Optimizer est d’une simplicité déconcertante. Procédez comme suit :

Dans Configuration, saisissez Optimiseur dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Optimiseur.
Cliquez sur Autoriser l’accès pour autoriser Salesforce Optimizer à analyser votre organisation. Cochez la case de confirmation et cliquez sur Enregistrer et fermer.
Cliquez sur Ouvrir Salesforce Optimizer pour lancer l’application dans votre organisation. Salesforce Optimizer fait désormais partie des applications de votre organisation. Elle est accessible depuis le lanceur d’application principal ().
Cliquez sur Exécuter Optimizer.

Et voilà ! Salesforce termine généralement de réaliser l’analyse dans l’heure qui suit, mais cela peut prendre plus de temps si votre organisation est complexe. Revenez simplement dans l’application Salesforce Optimizer pour suivre la progression (ou actualisez votre navigateur si la page est toujours ouverte).

Et maintenant ?

Exécuter Optimizer est la partie facile. Une fois l’analyse terminée, vous apercevrez une liste de résultats triés selon leur statut comme celle-ci.

Capture d’écran de la liste des résultats de Salesforce Optimizer

Il est maintenant temps d’examiner ces résultats et d’élaborer un plan pour résoudre les problèmes. Les problèmes les plus urgents figurent en haut de la liste et ont le statut Examen requis. Lorsque vous cliquez sur une ligne du tableau, Salesforce Optimizer affiche des résultats spécifiques issus de l’analyse, ainsi que les actions recommandées et des liens vers des ressources utiles. Vous trouverez également un bouton qui vous permet d’accéder à la zone concernée dans Configuration pour que vous puissiez commencer à l’examiner.

Capture d’écran des résultats détaillés dans Salesforce Optimizer.

L’application Salesforce Optimizer utilise la navigation de console : chaque résultat s’ouvre dans un nouvel onglet de la console. Pour revenir à la liste complète des résultats, cliquez simplement sur l’onglet Métriques d’organisation.

Examinons les problèmes les plus courants et les plus critiques signalés par Optimizer.

Des champs à perte de vue

Il est très courant de voir des objets comportant des centaines de champs. Bien que Salesforce autorise jusqu’à 800 champs par objet (selon votre édition), Salesforce Optimizer signale tout objet standard ou personnalisé ayant plus de 350 champs. Tous ces champs sont-ils nécessaires et utiles pour vos utilisateurs ? Recherchez la ligne Utilisation des champs dans la liste des résultats. Il n’est pas très pratique de devoir faire défiler des centaines de champs sur une page de détails. L’adoption de l’outil et son utilisation en pâtissent. De plus, pensez à l’expérience mobile : faire défiler des pages de champs sur un téléphone est fastidieux et frustrant.

Consultez la section Liste de données dans Utilisation des champs pour savoir si ces champs contiennent des données. De nombreux clients sont surpris de constater qu’un nombre important de leurs champs personnalisés sont vides et n’apportent donc aucune valeur aux utilisateurs.

Si Optimizer signale à votre organisation que la limite des champs personnalisés est dépassée, ou que l’utilisation des champs ou même les champs sur les mises en page posent problème, vous n’êtes pas les seuls. Les utilisateurs apprécient toujours que ces zones soient plus épurées.

Trop d’automatisation

Tout le monde aime l’automatisation. Les règles de partage, de flux et de validation rendent les utilisateurs plus efficaces et gardent les données en ordre. Mais attention à ne pas abuser des bonnes choses. Pour vos administrateurs, il peut être difficile de maintenir un ensemble de règles complexe. Lorsque l’automatisation est employée à outrance sur un objet donné, les utilisateurs finaux peuvent subir un ralentissement des performances, ainsi que rencontrer d’autres problèmes. Si votre Salesforce Optimizer signale l’une de ces catégories, envisagez de prendre des mesures pour simplifier les choses.

Trop d’administrateurs

Salesforce Optimizer considère comme administrateur tout utilisateur disposant des autorisations Modifier toutes les données et Personnaliser l’application. L’octroi d’autorisations de super utilisateur à de nombreux utilisateurs est la recette du désastre par excellence. Nous savons comment cela peut se produire : les commerciaux ayant besoin d’accéder à toutes les opportunités, vous ajoutez Modifier toutes les données à leur profil. Ensuite, un utilisateur expérimenté souhaite modifier les valeurs de la liste de sélection sur l’objet Requête, donc vous lui accordez un accès Personnaliser l’application, et ainsi de suite. Mais distribuer ce type de permissions à tout-va est risqué et doit être évité. Fuites de données, problèmes de qualité des données, apparition de gacks (écrans d’alertes) : lorsque trop de personnes s’affairent à la même tâche, il y a toutes sortes de conséquences inattendues.

Alors, quel est le bon nombre d’administrateurs ? Cela dépend vraiment de la taille de votre organisation, de sa complexité et du volume de demandes entrantes. Cet article de l’aide Salesforce vous donne quelques recommandations à ce sujet. Nous vous conseillons vivement de procéder dès maintenant à l’audit de tous vos utilisateurs et de réfléchir sérieusement à la manière de réduire le nombre d’utilisateurs disposant de ces autorisations. Il est fort probable que vous en ayez trop.

Plusieurs déclencheurs par objet

Salesforce Optimizer n’aime pas constater la présence de plusieurs déclencheurs Apex sur le même objet. Ce contre-modèle (mauvaise pratique de programmation) peut vous amener à atteindre les limites d’Apex, ce qui donne lieu à des expériences négatives pour vos utilisateurs et vos intégrations. De plus, il n’y a aucun moyen de contrôler l’ordre dans lequel ces déclencheurs s’exécutent. Nous recommandons toujours d’avoir un seul déclencheur par objet et d’utiliser des classes d’aide pour faire le gros du travail.

Adoption de Salesforce Optimizer

De nombreux clients exécutent régulièrement Salesforce Optimizer dans le cadre de leurs processus de maintenance standard. Cette pratique extrêmement utile peut vous aider à suivre l’évolution de la situation au fur et à mesure que votre organisation évolue. Essayez-la et faites-nous part de vos commentaires ! Participez aux échanges en rejoignant la Trailblazer Community Salesforce Optimizer.

Ressources