Découverte du fonctionnement des licences

Si vous connaissez Salesforce depuis un certain temps, vous avez peut-être connaissance de l’analogie qui compare Salesforce à un grand immeuble de bureaux et les organisations clientes à des locataires occupant les bureaux de ce bâtiment. Chaque organisation utilise l’infrastructure technologique partagée de Salesforce et dispose d’un espace opérationnel privé et sécurisé, auquel seuls ses utilisateurs ont accès.

Pour pousser cette analogie plus loin, il est possible de dire qu’une licence Salesforce est semblable à un contrat de location entre une régie immobilière et un locataire. Une licence Salesforce, ou plus précisément une définition de licence, est une description sous forme de métadonnées des fonctionnalités et services Salesforce étant à la disposition de votre organisation.

Les définitions de licence décrivent les fonctionnalités disponibles pour votre organisation dans son ensemble et pour chaque utilisateur qui en fait partie. Une licence en elle-même est le contrat spécifique conclu entre Salesforce et un client donné, qui définit les fonctionnalités fournies à l’organisation cliente.

Une organisation dispose généralement de plusieurs licences qui, ensemble, comprennent toutes les fonctionnalités et services auxquels elle peut accéder. Les licences d’une organisation comportent des informations propres à cette dernière, telles que les dates de début et de fin, le nombre d’utilisateurs pouvant accéder à Salesforce, le nombre d’objets personnalisés que l’organisation peut créer, etc.

Plus loin dans cette unité, nous présenterons plus en détail les différents types de licences fournies par Salesforce et les fonctionnalités qu’elles contrôlent.

Le provisionnement est le processus géré par Salesforce permettant d’activer vos licences ainsi que les fonctionnalités dans votre organisation. Vous pouvez comparer le provisionnement de votre organisation au processus lors duquel un locataire signe le contrat avec la régie immobilière, effectue le premier paiement du bail et récupère les clés du bureau. Une fois votre organisation provisionnée, vous pouvez commencer à travailler avec Salesforce ! Nous vous présenterons plus en détail les mises à niveau et les compléments dans la troisième unité. Le processus de provisionnement automatisé est mis en œuvre lorsque :

• vous effectuez un achat initial pour configurer une organisation Salesforce ;
• vous faites l’acquisition d’une mise à niveau ou d’un complément ;
• une version corrective de Salesforce apporte des modifications à une définition de licence.

Il convient de noter que le provisionnement s’applique uniquement aux organisations de production, à savoir des organisations actives dans lesquelles les utilisateurs accèdent à des données en direct avec lesquelles ils travaillent. Si vous avez une ou plusieurs organisations sandbox (environnements intermédiaires utilisés pour les tests), vous devez envoyer automatiquement les modifications de licence vers chaque organisation sandbox pour que celles-ci restent synchronisées avec votre organisation de production. Vous pouvez mettre à jour les organisations sandbox en les actualisant ou en utilisant l’outil Faire correspondre les licences de production. Nous vous détaillerons plus tard la procédure de mise à jour des organisations sandbox. Le provisionnement ne s’applique pas aux organisations de démonstration, de développeur, de test ou d’évaluation.

Pour comprendre les licences, commençons par un peu de mise en contexte. Vous connaissez sans aucun doute les éditions Salesforce, telles que Professional, Enterprise et Unlimited. Les éditions regroupent des fonctionnalités et des services qui répondent à des besoins opérationnels de différents niveaux. Peut-être connaissez-vous également les compléments, qui fournissent des fonctionnalités supplémentaires pour compléter l’édition dont dispose une organisation. En outre, vous avez probablement entendu parler des autorisations et des préférences, qui contrôlent l’accès d’une organisation ou d’utilisateurs individuels à des fonctionnalités spécifiques.

Alors, comment les éditions, les compléments, les autorisations et les préférences s’articulent-ils entre eux ? Eh bien, c’est grâce aux licences !

Les autorisations et les préférences sont des paramètres, à savoir des commutateurs de métadonnées qui configurent certains aspects des fonctionnalités du produit. En général, les autorisations contrôlent l’accès aux fonctionnalités, telles que Lightning Experience ou Chatter, ainsi que certains aspects relatifs à la sécurité. Les préférences définissent des paramètres que les clients peuvent configurer, tels que les options de fuseau horaire ou de mot de passe. Nous présenterons plus en détail les autorisations et les préférences dans l’unité suivante. Pour l’instant, gardez à l’esprit qu’elles sont regroupées dans des licences qui définissent les fonctionnalités pour l’organisation dans son ensemble (les licences de plate-forme) ou pour des utilisateurs individuels (les licences utilisateur).

En tant qu’administrateur de l’organisation, vous attribuez une licence utilisateur à chaque utilisateur, en fonction de son rôle. La licence utilisateur détermine à quelles fonctionnalités l’utilisateur peut accéder. Une édition ou un complément peut contenir plusieurs types de licences utilisateur, selon le produit. Par exemple, Sales Cloud Enterprise Edition inclut la licence utilisateur Full CRM pour les utilisateurs ayant besoin d’accéder aux fonctionnalités CRM, et inclut également la licence Chatter Free, destinée aux utilisateurs qui ont besoin d’accéder à Chatter, mais pas aux fonctionnalités CRM.

De nombreux produits Salesforce, tels que Sales Cloud et Service Cloud, comprennent également des licences d’ensemble d’autorisations. À l’instar des licences utilisateur, les licences d’ensemble d’autorisations définissent à quelles fonctionnalités peuvent accéder les utilisateurs. Cependant, alors qu’un utilisateur ne peut avoir qu’une seule licence utilisateur, il peut se voir attribuer plusieurs licences d’ensembles d’autorisations. En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des licences d’ensemble d’autorisations à un utilisateur pour accorder l’accès à des fonctionnalités supplémentaires en plus de celles fournies par la licence utilisateur attribuée. Après avoir attribué les licences utilisateur et d’ensemble d’autorisations, vous pouvez suivre des étapes supplémentaires pour déterminer à quelles fonctionnalités un utilisateur donné a accès, en attribuant des profils et des ensembles d’autorisations. Nous reviendrons sur cet aspect dans l’unité suivante.

Les licences utilisateur, de plate-forme et d’ensemble d’autorisations sont toutes appelées licences de paramètres, car elles contiennent des paramètres. Dans la section suivante, nous nous intéresserons aux liens qu’ont les licences de paramètres avec les éditions et les compléments.

Remarque

Certains produits Salesforce ne fournissent pas de licences utilisateur ou de licences d’ensemble d’autorisations. Par exemple, Heroku, l’environnement de développement d’applications, crée des licences de plate-forme, mais pas de licences utilisateur, car ses produits définissent des fonctionnalités au niveau de la plate-forme (organisation), mais pas au niveau de l’utilisateur.

Nous en savons à présent un peu plus sur la façon dont les licences contrôlent les accès au niveau de la plate-forme et de l’utilisateur dans une organisation. Toutefois, quel rapport cela a-t-il avec les éditions et les compléments ?

En tant que client Salesforce, vous n’achetez pas directement d’autorisations ou de préférences individuelles. En fait, vous n’achetez même pas de manière individuelle des licences utilisateur, de plate-forme ou d’ensemble d’autorisations (qui sont toutes des licences de paramètres). Par contre, vous achetez des éditions et des compléments, qui sont des licences de produit. Les éditions et les compléments regroupent des licences utilisateur, de plate-forme et d’ensemble d’autorisations selon différentes combinaisons pour fournir des suites de fonctionnalités, afin que vous puissiez facilement sélectionner le package de fonctionnalités et de services dont vous avez besoin.

Si nous poussons un peu plus loin l’analogie avec le contrat de location, nous pouvons comparer les licences utilisateur, de plate-forme et d’ensemble d’autorisations à chacune des clauses d’un bail, qui décrivent une propriété spécifique que vous louez (par exemple, « les chambres 1 à 12 du 30e étage de l’immeuble situé au 125 Market Street »). La licence de produit (sous forme d’édition ou de complément) correspond au contrat de bail dans son ensemble, lequel comprend des clauses sur des propriétés spécifiques, ainsi que des informations générales sur le contrat entre la régie et le locataire.

Chaque organisation dispose d’une édition, qui fournit toutes les fonctionnalités nécessaires pour l’activer. L’édition est déterminée par la licence d’édition de l’organisation, qui se compose d’un regroupement de licences de plate-forme et utilisateur. Une organisation peut avoir plusieurs contrats qui accordent aux utilisateurs l’accès à Salesforce via la licence d’édition unique de l’organisation. Cependant, l’organisation ne peut pas accorder aux utilisateurs l’accès à Salesforce via plusieurs licences d’édition en même temps. Un complément, comme son nom l’indique, est un supplément facultatif qui, comme une édition, peut contenir des licences de plate-forme et utilisateur. Bien qu’une organisation doive avoir une édition, elle peut avoir n’importe quel nombre de compléments ou aucun complément.

Illustrons le fonctionnement des éditions et des compléments grâce à l’exemple d’Ursa Major Solar, un fournisseur de composants et de systèmes photovoltaïques installé dans le sud-ouest des États-Unis. Il s’agit d’une petite entreprise d’environ 200 employés.

Ursa Major fait l’acquisition de Service Cloud Enterprise Edition. Dans le cadre de cette édition, Ursa Major achète 100 licences utilisateur Full CRM, pour donner à 100 employés accès aux fonctionnalités CRM de Service Cloud.

Ursa Major souhaite également utiliser les fonctionnalités de service client proposées par Salesforce Einstein, le système complet d’intelligence artificielle. Ursa Major procède donc à l’acquisition du complément Service Cloud Einstein. Ce complément comprend la licence d’ensemble d’autorisations Service Cloud Einstein, à attribuer aux utilisateurs qui en ont besoin. Chez Ursa Major, seuls 10 responsables de compte ont besoin de la fonctionnalité Einstein. Ursa Major acquiert donc 10 licences d’ensemble d’autorisations Service Cloud Einstein dans le cadre du complément.

Complément

Une extension facultative pour une organisation permettant d’enrichir les fonctionnalités fournies par l’édition. Une organisation peut disposer de plusieurs compléments. Un complément comprend une ou plusieurs licences d’ensembles d’autorisations, licences de plate-forme ou licences utilisateur, ou une combinaison de ces différents types de licences.

Organisation de démonstration

Un exemple d’organisation utilisé pour faire la démonstration des fonctionnalités de Salesforce à des clients potentiels.

Organisation de développement

Une organisation gratuite sans date d’expiration qu’un développeur peut utiliser pour développer, tester et déployer des applications.

Édition

Un ensemble de fonctionnalités et de services qui comprend les éléments nécessaires à l’activation d’une organisation. Salesforce propose plusieurs éditions, qui offrent des fonctionnalités de différents niveaux.

Licence

L’accord contractuel entre Salesforce et un client donné, qui comprend une description (sous forme de métadonnées) des fonctionnalités du produit Salesforce associé mis à la disposition de l’organisation cliente.

Définition de licence

Une description (sous forme de métadonnées) des fonctionnalités d’un produit Salesforce donné mis à la disposition d’une organisation cliente.

Droit d’accès

Un commutateur de métadonnées, ou paramètre, qui configure un aspect particulier des fonctionnalités du produit. En général, les autorisations contrôlent l’accès aux fonctionnalités, telles que Lightning Experience ou Chatter, et certains aspects relatifs à la sécurité. Elles présentent des similitudes avec les préférences.

Licence d’ensemble d’autorisations

Une licence qui définit à quelles fonctionnalités ont accès les utilisateurs. Elle peut être attribuée pour compléter les fonctionnalités fournies par une licence utilisateur. Un utilisateur peut se voir attribuer plusieurs licences d’ensembles d’autorisations. Notez qu’une licence d’ensemble d’autorisations est différente d’un ensemble d’autorisations (notion définie dans l’unité suivante).

Licence de plate-forme

Une licence contenant des commutateurs de métadonnées, ou paramètres, qui contrôlent les fonctionnalités disponibles pour l’organisation dans son ensemble.

Préférence

Un commutateur de métadonnées, ou paramètre, qui configure un aspect particulier des fonctionnalités du produit. En général, les préférences définissent des paramètres que les clients peuvent configurer, tels que les options de fuseau horaire ou de mot de passe. Elles présentent des similitudes avec les autorisations.

Licence de produit

Une édition ou un complément regroupant une ou plusieurs licences de paramètres et d’autres métadonnées au sein d’un produit que le client peut acheter.

Une organisation de production.

L’organisation active du client, dans laquelle les utilisateurs accèdent à des données en direct avec lesquelles ils travaillent.

Provisionnement

Le processus d’activation des licences et des fonctionnalités dans une organisation.

Une organisation Sandbox.

Une réplique d’une organisation de production qui sert d’environnement intermédiaire dans lequel le client peut tester des modifications sans que cela n’ait d’impact sur l’organisation de production ni sur les utilisateurs.

Organisation test

Un déploiement de courte durée de Salesforce qui permet aux développeurs d’émuler différentes éditions, fonctionnalités et préférences Salesforce. Les organisations test ont une durée de vie maximale de 30 jours.

Paramètre

Un commutateur de métadonnées au sein d’une licence, qui configure un aspect particulier des fonctionnalités du produit.

Licence de paramètres

Une licence d’ensemble d’autorisations, une licence de plate-forme ou une licence utilisateur qui comprend des paramètres, c’est-à-dire des commutateurs de métadonnées configurant certains aspects des fonctionnalités du produit.

Une organisation d'évaluation.

Une organisation gratuite comportant des exemples de données, conçue pour que les clients potentiels évaluent Salesforce avant de l’acheter.

Licence utilisateur

Une licence qui définit à quelles fonctionnalités ont accès les utilisateurs. Chaque utilisateur se voit attribuer une licence utilisateur.