Gestion du processus de facturation
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer en quoi les contrats et les commandes sont intégrés au processus de facturation
- Identifier les différentes fonctionnalités basées sur les délais dans Salesforce Billing
- Expliquer pourquoi le service financier est essentiel à l’engagement des clients
Salesforce Billing : organiser le chaos
Le caractère absolu des nombres explique sans doute pourquoi la facturation est si attrayante pour le non-initié. Un client vous doit un montant précis à une date précise, vous le facturez, vous obtenez un paiement en retour, vous additionnez les montants et c’est votre chiffre d’affaires.
Mais nous savons qu’elle ne se résume pas à cela. Et, comme nous l’avions évoqué dans l’unité précédente, une grande part des difficultés se produit bien avant l’entrée en jeu des outils de facturation.
Le rôle du service financier
Il est important de comprendre que, même s’il est utilisé par le service commercial, Salesforce CPQ constitue réellement l’outil de prédilection de l’équipe des finances, ce qui explique en partie pourquoi Salesforce Billing est un complément plutôt qu’un système autonome ou cloisonné.
Salesforce CPQ établit le contrat, dans lequel les termes et les engagements influencent la manière dont vous comptabilisez le chiffre d’affaires (quelles sont nos obligations et avons-nous respecté les délais de livraison ?). C’est également l’origine de la commande, élément crucial de suivi des réservations et d’émission de la facture. En fin de compte, il est important que ces éléments soient dénués de toute erreur, afin que Salesforce Billing puisse récupérer ces informations et poursuivre le processus sans heurt vers la facturation aux comptes débiteurs.
Tout d’abord, abordons les possibilités offertes par ce type de plate-forme.
- Une véritable automatisation peut être réalisée, car les données peuvent facilement transiter depuis les devis, les contrats et les commandes vers la facturation. Il n’est pas nécessaire de recalculer ni de réconcilier les différences entre les systèmes et vous pouvez choisir de vous impliquer directement ou non.
- Le fossé qui sépare les commerciaux du service financier est pratiquement comblé. Lorsque vous réfléchissez au lancement d’un nouveau produit ou d’un nouveau modèle d’affaires ou lorsque vous souhaitez modifier des processus, les deux équipes peuvent rapidement s’adapter, car elles sont sur la même plate-forme et elles utilisent le même ensemble d’outils (et ont donc des liens plus étroits).
Le temps est de votre côté
Notre manière de considérer le temps est une autre fonctionnalité principale de Salesforce Billing. Salesforce CPQ permet déjà par exemple les délais de mise en marche et le fractionnement des commandes ainsi que les amendements pour la fourniture de services sur une période donnée. Nous revenons cependant aux fondamentaux avec Salesforce Billing. Vous maîtrisez à chaque instant à quel moment et de quelle manière un client est facturé.
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Alignement des dates de facturation au sein des amendements |
Les amendements sont importants pour les activités récurrentes, car les clients ont la possibilité d’ajouter un nouveau service ou de souscrire à un abonnement plus élevé au cours du cycle de facturation. Cette fonctionnalité vous permet d’aligner les dates de facturation sur ces modifications, ce qui est utile si vous souhaitez n’envoyer qu’une facture qui prend en compte les multiples changements potentiels apportés à une commande. |
| Remplacer les dates de facturation |
Modifier temporairement les dates de facturation importantes. Cela vous aide à maîtriser le calendrier et la durée d’émission de la facture pour vos clients. |
| Facturation en attente |
Empêcher une commande d’être facturée tant qu’elle ne répond pas à certains critères. |
| Calculs au prorata |
Pour les modifications apportées à un contrat au cours de sa période d’application, réalisez automatiquement le calcul au prorata à partir du processus de création de devis et de contrats afin de mettre en place des renouvellements. Le client peut voir le coût d’un abonnement plus élevé, d’un abonnement moins élevé ou d’un échange dans le devis (Salesforce CPQ) et Salesforce Billing émet automatiquement une facture présentant exactement les mêmes données. Aucune saisie manuelle ni aucun recalcul ! |
Salesforce dispose de fonctionnalités puissantes pour vous garantir une maîtrise totale du délai de facturation. Le prochain défi est de savoir quel montant doit être facturé. C’est là que l’alliance de Salesforce CPQ et Salesforce Billing montre toute sa puissance. Dans la mesure où Salesforce CPQ gère les abonnements et les amendements, vous pouvez voir le montant exact qui sera facturé au début du processus de devis, à la fois pour les nouvelles commandes et pour les commandes générées à partir d’amendements de contrat.
En fin de compte, toutes ces fonctionnalités visent à permettre à vos clients de faire affaire avec vous en toute souplesse, à augmenter leurs achats à leur convenance et à veiller à ce qu’ils obtiennent ce dont ils ont besoin au moment opportun. De votre côté, vous êtes assez flexible pour satisfaire leurs demandes de la façon la plus prompte et la plus fluide possible.
La dernière limite des entreprises
Le service client et le service commercial collaborent pour apporter satisfaction aux clients. Le service marketing collabore avec les deux premiers afin que tous parlent la langue du client. Nous ne disposons cependant pas de modèles communs qui traitent de la manière dont le service financier doit communiquer avec l’entreprise. Et c’est bien dommage.
Les équipes des finances détiennent la dernière pièce du puzzle qui forme le cycle de vie client. Ce qui a été vendu, ce qui n’a pas encore été livré, les services auxquels les clients ont souscrit, quand un client doit renouveler son abonnement, etc. : C’est en échangeant avec l’équipe Finance que vous savez exactement quand entrer en contact avec votre client pour poursuivre le développement de votre relation. C’est comme cela que vous arriverez exactement au bon moment ! Pourtant, nous constatons que les entreprises n’exploitent pas pleinement ce genre de collaboration.
Si nous redonnons la priorité aux relations, la plate-forme appropriée de gestion du chiffre d’affaires repose sur la rationalisation de l’un des derniers bastions de l’engagement des clients et son évolution de manière à fidéliser les clients, à leur faire confiance et à ce qu’ils renouvellent leurs achats.