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Modification des rapports pour d’autres publics

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Lister les différents moyens de modifier des rapports.
  • Ajuster les rapports pour différents utilisateurs.
  • Modifier un rapport par le biais de filtres définitifs.
  • Modifier un rapport à la volée.

Modification des rapports et tableaux de bord pour d’autres publics

Les responsables commerciaux ne sont pas les seuls utilisateurs à vouloir savoir ce qui se prépare chez Ursa Major. Les cadres de l’entreprise ont également besoin de données. Mais ils se concentrent sur bien plus que quelques représentants et affaires. Ils souhaitent savoir ce qui se déroule dans toute l’entreprise.

Ursa Major dispose d’un département vente très actif et de grande envergure comptant de nombreux responsables. Maria sait que les cadres d’Ursa Major gagneront du temps s’ils peuvent examiner des données recueillies pour la totalité des représentants commerciaux. Maintenant qu’elle dispose de quelques rapports configurés pour les responsables commerciaux, elle va créer une multitude de rapports supplémentaires en toute simplicité.

La manière simple de tout faire

Quel est le moyen le plus simple de tout faire ? Prenez quelque chose que vous avez déjà et apportez quelques modifications. Vous avez probablement déjà remarqué la manière dont nous avons transformé un seul rapport en trois dans l’unité précédente. La réutilisation de votre travail est une méthode efficace, et Salesforce vous offre diverses manières de passer à la vitesse supérieure dans vos rapports. Procédons à quelques changements que vous avez déjà essayés.

Modifications définitives

  1. Appliquer de nouveaux filtres

    Les filtres déterminent la quantité de données incluses dans le rapport. Vous pouvez limiter les données incluses dans le rapport à l’aide d’un filtre restreint, par exemple, en réglant la plage de votre rapport sur Dernière semaine. Sinon, vous pouvez aussi élargir les données, par exemple, en choisissant d’afficher les opportunités quel que soit leur état. Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un test logique, par exemple, pour n’inclure que les enregistrements dont le montant est supérieur à 10 000 $.

  2. Changer la manière dont les informations sont regroupées

    Certaines informations sont plus faciles à consulter si elles sont recueillies et affichées en étant regroupées. Par exemple, vous voudrez trier le groupe par Affectation Opportunité pour examiner la progression des propriétaires, ou par Type pour observer l’équilibre de votre activité prévue.

  3. Changer les informations récapitulées

    La récapitulation procède à des calculs pour vos données numériques. Par exemple, vous voudrez déterminer la valeur totale de vos opportunités ouvertes à l’aide d’une Somme. Ou alors vous voudrez évaluer le volume moyen des affaires à l’aide d’une moyenne.

  4. Créer des formules

    Vous pouvez traiter vos données à l’aide de formules. Par exemple, vous pouvez déterminer l’âge moyen des opportunités d’un représentant donné en les regroupant par représentant. Ensuite, vous créer une formule pour afficher l’âge moyen des affaires d’un représentant.

Modifications temporaires

Vous (ou des utilisateurs individuels) pouvez modifier des rapports tout en les affichant de différentes manières.

  1. Trier les colonnes

    Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour changer l’ordre de tri en fonction du contenu de cette colonne.

  2. Appliquer des filtres temporaires

    Affinez les données d’un rapport en ouvrant le volet Filtres. Ce filtre temporaire change l’affichage mais ne modifie pas les données incluses dans votre rapport.

Modifications automatiques

Les données que chaque utilisateur peut consulter dépendent de leur profil, de leurs autorisations, de leurs paramètres de partage et de leur position dans la hiérarchie des utilisateurs. En tant qu’administrateur, lorsque vous générez le rapport Encours d’opportunités, vous voyez toutes les données de votre organisation. Mais lorsqu’un représentant commercial génère le même rapport, il ne voit que les opportunités qu’il est autorisé à consulter.

C’est en forgeant que l’on devient forgeron

Maria va appliquer quelques personnalisations simples et rapides à ses rapports existants pour les élargir afin qu’ils répondent aux besoins plus globaux des cadres.

Modifier définitivement le cumul annuel des contrats remportés

Celui-ci est simple, puisque Maria a déjà créé une version du rapport Contrats remportés. Et vous avez fait de même si vous avez relevé le défi de l’unité précédente. Mais ce rapport récapitulait déjà toute l’activité sur cette dernière année. L’un des cadres de Maria lui a demandé un rapport qui l’aiderait à suivre l’efficacité de l’entreprise dans la vente incitative de mises à niveau aux clients. Ce cadre ne souhaite observer que les mises à niveau qui ont effectivement été vendues ce dernier mois.

  1. Trouvez et générez le rapport du cumul annuel des contrats remportés.
    1. Cliquez sur l’onglet Rapports.
    2. Sélectionnez le rapport Cumul annuel des contrats remportés.
    3. Cliquez sur Modifier.
  2. Depuis FILTRES, remplacez la plage du filtre de dates par Le mois précédent. Cliquez sur Appliquer.
  3. Filtrez pour n’afficher qu’un type de client.
    1. Depuis la référence Ajouter un filtre..., sélectionnez Type.
    2. Conserver l’opérateur égale.
    3. Dans Valeur(s), sélectionnez Client existant - Mettre à niveau.
    4. Cliquez sur Appliquer.

    Filtrez en fonction des clients existants

  4. Cliquez sur Enregistrer sous, puis enregistrez le rapport sous un nouveau rapport nommé Mises à niveau (Dernier mois).

Filtrage à la volée des mises à niveau (dernier mois)

Si vous n’avez conclu aucune opportunité récemment, votre nouveau rapport Mises à niveau (dernier mois) n’affichera aucune donnée lorsque vous le générerez. Vous vous demanderez peut-être à quand remonte la dernière mise à niveau vendue par votre entreprise !

  1. Trouvez et générez le rapport Mises à niveau (dernier mois).
  2. Cliquez sur Icône filtre.
  3. Dans le volet des filtres, cliquez sur le filtre Date de clôture.
  4. Remplacez la plage par 2 exercices précédents.

    Le volet Filtres temporaire

  5. Cliquez sur Appliquer.

Ressources

Utilisez ces ressources pour en savoir plus sur les rapports et tableaux de bord.