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Premiers pas avec les rapports et tableaux de bord pour responsables commerciaux

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer comment les rapports et tableaux de bord aident votre entreprise.
  • Configurer un rapport personnalisé à partir de rien.
  • Modifier des rapports existants pour les adapter à de nouveaux besoins.

Services que les rapports et tableaux de bord peuvent vous rendre

Le personnel d’Ursa Major Solar a tous types de questions concernant son entreprise. Les dirigeants de la société souhaitent connaître les grandes lignes. Les responsables veulent savoir à quel point leurs représentants sont efficaces. Et les représentants, quant à eux, peuvent optimiser leurs efforts sur les affaires les plus productives s’ils savent sur quoi se concentrer.

Ces affirmations vous semblent sensées ? Lorsqu’elle e envisagé de déployer Salesforce pour Ursa Major, l’administratrice Salesforce, Maria Jiminez, a recueilli une liste de questions auxquelles les cadres, responsables et représentants commerciaux répondent fréquemment. Quel est le volume de ventes de l’entreprise ? Les représentants en font-ils suffisamment pour conclure davantage d’affaires ? Les ventes vont-elles augmenter le mois prochain ? Maintenant, elle se prépare à gérer les réponses.

À eux deux, les rapports et tableaux de bord aident les équipes ce vente à réunir et à traiter des données pour répondre à ces questions. Maria se plonge dans les données de son entreprise des rapports personnalisés étant disponibles pour chaque type d’utilisateur. Elle envisageait de télécharger des rapports et tableaux de bord depuis Salesforce AppExchange et peut-être le fera-t-elle plus tard. Cependant, elle a déjà suivi le module Rapports et tableaux de bord Lightning Experience, elle est donc déjà familiarisée avec Report Builder. Et Maria sait par ailleurs que Salesforce simplifie la configuration de rapports et tableaux de bord. Elle va forger ses compétences sur quelques rapports et tableaux de bord de base.

Nous vous recommandons d’imiter Maria en suivant le module Rapports et tableaux de bord Lightning Experience avant d’aller plus loin dans ce module. Il est important de comprendre comment les rapports se créent, s’enregistrent et se partagent dans Salesforce et de savoir utiliser Report Builder.

Dans ce module, vous allez appliquer vos connaissances pour créer une suite de rapports pour les cadres, responsables et représentants commerciaux. Une fois terminé, vous saurez utiliser ce que vous avez appris pour créer et modifier des rapports, mais aussi pour configurer les tableaux de bord.

Rapports pour responsables

Les responsables de votre entreprise sont confrontés à de nombreux enjeux dans Salesforce. Ils veulent analyser l’efficacité de leurs représentants, mais aussi informer leurs supérieurs de ce qui se déroule.

Maria a décidé de commencer par créer des rapports pour ses responsables commerciaux directs. Il est essentiel qu’elle réponde à leurs exigences en termes de données pour réussir son implémentation de Salesforce dans l’entreprise. Les responsables d’Ursa Major souhaitent savoir à quel point leurs représentants sont efficaces pour conclure des affaires, mais aussi avoir une idée générale de l’encours d’opportunités actuel de chacun des représentants. Il serait également intéressant de savoir à quel point les représentants ont été efficaces sur les affaires précédentes. De plus, Maria pense qu’elle peut créer un seul rapport puis configurer différentes sections récapitulatives, options de filtrage des données et formules pour créer trois rapports supplémentaires. Cela revient à obtenir trois rapports à partir d’un seul, ce qui va vraiment lui simplifier la vie. Et qui n’aime pas la simplicité ?

Plus tard, elle pourra modifier ces rapports afin qu’ils soient plus utiles aux autres parties prenantes, comme les cadres et représentants commerciaux. Une fois les rapports terminés, elle créera un tableau de bord qui permettra aux responsables d’Ursa Major d’observer les résultats des trois rapports d’un coup d’œil.

Mais chaque chose en son temps.

Créer un rapport d’opportunités de base

La première chose que Maria doit faire, c’est configurer un rapport de base, sans fioritures. La création de ce rapport ne prendra que quelques secondes.

  1. Cliquez sur l’onglet Rapports.
  2. Cliquez sur Nouveau rapport.
  3. Dans la liste Choisir un type de rapport, sélectionnez Opportunités, puis cliquez sur Continuer.

    Type de rapport basé sur l’objet Opportunité

  4. Cliquez sur Créer.

Maria pourrait dès maintenant ajouter des filtres, des formules, des niveaux récapitulatifs, etc. Mais elle prévoit d’utiliser ce rapport standard comme base pour plusieurs autres rapports, donc au lieu de cela, elle l’enregistre tout simplement en l’état.

  1. Cliquez sur Enregistrer.
    1. Nom du rapport : encours d’opportunités
    2. Description du rapport : toutes les opportunités de Salesforce
    3. Dossier du rapport : Rapports publics

    La boîte de dialogue Enregistrer le rapport.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

L’organisation Salesforce de Maria ne comprend pas encore beaucoup de données, et son rapport sera un peu minimaliste. Plus les représentants d’Ursa Major créeront des opportunités, plus elle pourra extraire des données de chacun des rapports.

Par défaut, la plage de dates des rapports est définie pour qu’ils n’affichent que les données du trimestre d’exercice en cours. Si vous êtes comme Maria, c’est-à-dire qu’aucune opportunité n’a été clôturée dans votre entreprise durant le trimestre d’exercice en cours, votre rapport sera également vide.

Remarque

Remarque

N’avez-vous pas toujours rêvé d’être riche ? Eh bien, en tant que Trailblazers, vous avez l’opportunité de réaliser ce rêve ! Si vous avez bien suivi les consignes dans votre organisation Developer Edition, en créant des rapports tout comme Maria, vous remarquerez bientôt que les données de votre organisation ne sont pas idéales pour tester nos rapports avec des plages de dates comme Dernier mois ou même Cette année.

Vous pouvez remédier à ce problème et laisser penser que vous êtes un millionnaire en herbe en configurant quelques opportunités fictives dans votre organisation DE. Il vous suffit de vous rendre dans l’onglet Opportunités, de cliquer sur Nouveau, et de prévoir large. N’oubliez pas d’ajouter quelques produits. Ou alors quelques milliers de produits. Plus vous en ajouterez, plus vous donnerez le sentiment que vous allez bientôt devenir riche.

Il s’agit vraiment d’une grande opportunité.

Allez-y, essayez. Nous patienterons ici le temps que vous vous transformiez en millionnaire fictif. Mais de grâce, ne nous abandonnez pas trop longtemps. La musique d’ascenseur diffusée ici nous rend fous.

Maintenant que le rapport de base de Maria est prêt, elle va l’utiliser pour créer une tonne de rapports dérivés qui seront plus pratiques pour son entreprise, en commençant par créer les quelques rapports que les responsables commerciaux lui ont demandés.

Encours par rapport de représentant

L’encours montre aux représentants et à leurs responsables les affaires sur lesquelles ils sont actuellement en train de travailler. Si les responsables comprennent le contenu de l’encours, ils sont alors en mesure de prendre de meilleures décisions quant aux domaines sur lesquels concentrer les ressources et de mieux prévoir les recettes à venir.

Les responsables de Maria souhaitent pouvoir observer le contenu de l’encours de chacun des représentants. Pour obtenir ces données, Maria va commencer par le rapport Encours d’opportunités de base. Elle le modifiera de manière à ce qu’il indique ce que chacun des représentants concocte.

  1. Trouvez et générez le rapport Encours d’opportunités.
    1. Cliquez sur l’onglet Rapports.
    2. Sélectionnez le rapport Encours d’opportunités.
    3. Cliquez sur Modifier.
  2. Pour définir le champ d’application du rapport en utilisant les filtres standard, cliquez sur FILTRES.

    Filtres standard

    1. Dans le volet Filtres, réglez État de l’opportunité sur Ouverte. Cliquez sur Appliquer.
    2. Pour Date de clôture, réglez la Plage sur Tout le temps. Cliquez sur Appliquer.
  3. Pour personnaliser les colonnes selon vos besoins, cliquez sur PLAN.
    1. Depuis la référence Ajouter une colonne..., ajoutez ces colonnes :
      • Type
      • Source Prospect
      • Étapes suivantes
      • Période d’exercice
      • Ancienneté
      • Date de création
      • Rôle du propriétaire
    2. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les en-têtes de colonne suivants :
      • Affectation Opportunité
      • Nom du compte
    3. Faites glisser Propriétaire de l’opportunité et Nom du compte depuis la liste Colonnes, et déposer juste au-dessus de la colonne Nom de l’opportunité.
    4. Dans le volet Champs, faites glisser le champ Durée de l’étape du volet d’aperçu et déposez-le à droite de la colonne Étape.
  4. Pour regrouper les lignes par Propriétaire de l’opportunité, sélectionnez Propriétaire de l’opportunité depuis la référence Ajouter un groupe....
  5. Ajoutez un champ récapitulatif. Depuis l’en-tête de la colonne Montant dans le volet Aperçu, cliquez sur le bouton en forme de flèche et cliquez sur Résumer | Somme.
  6. Enregistrez une copie du rapport sous le nom Encours par commercial (de manière à ne pas perdre le rapport original Encours des opportunités).
    1. Cliquez sur Exécuter le rapport.
    2. Cliquez sur le bouton Action (flèche vers le bas) situé en haut, choisissez Enregistrer sous, puis saisissez les détails d’enregistrement du rapport.
      • Nom du rapport : Encours par rapport de représentant
      • Cliquez sur Sélectionner un dossier | Rapports publics | Sélectionner les rapports publics.
    3. Cliquez sur Créer.

Maintenant, Maria dispose d’un rapport organisant les opportunités de son entreprise par propriétaire qui indiquera la valeur potentielle de chaque compte.

Rapport sur le taux de réussite des représentants commerciaux

Maria continue sur sa lancée. Ses responsables souhaitent également savoir quels seront les représentants les plus susceptibles de conclure des affaires. Elle va les aider en leur fournissant des informations sur les représentants qui ont les meilleurs taux de réussite. Elle pourrait commencer par le Rapport Encours d’opportunités. Mais le rapport Encours par représentant est plus proche de ce dont elle a besoin ; elle va donc plutôt modifier celui-ci.

  1. Pour afficher les opportunités conclues par représentant commercial, modifiez le rapport Encours par représentant.
    1. Cliquez sur l’onglet Rapports.
    2. Cliquez sur le bouton Action (flèche vers le bas) à côté du rapport Encours par représentant, puis sélectionnez Modifier.
    3. Dans le volet FILTRES, cliquez sur le filtre standard Statut de l’opportunité, sélectionnez Clôturé, et cliquez sur Appliquer.
  2. Dans PLAN, supprimez la colonne Montant en la localisant dans la liste Colonnes et en cliquant sur X.
  3. Pour afficher les taux de réussite par représentant commercial, ajoutez une colonne de formule récapitulative.
    1. Dans la liste Colonnes, cliquez sur la flèche (vers le bas) des actions supplémentaires, puis cliquez sur Ajouter une colonne de formule récapitulative. Puis cliquez sur Basculer vers l'éditeur complet.
      • Nom de la colonne : Taux de réussite
      • Description : Rapport opportunités gagnées / opportunités fermées.
      • Format : Pourcentage
      • Décimales : 2
      • Où cette formule doit-elle être appliquée ? Toutes les valeurs récapitulatives
      • Depuis CHAMPS, sélectionnez Gagné et cliquez sur Insérer >. Vérifiez que WON:SUM est inséré dans le champ Formule.
      • Cliquez ou tapez /.
      • Depuis CHAMPS, sélectionnez Clôturé et cliquez sur Insérer >. Vérifiez que CLOSED:SUM est inséré dans le champ Formule.
      • Vérifiez que la formule apparaît bien sous la forme GAGNÉ:SOMME / FERMÉ:SOMME.
      • Cliquez sur Vérifier la syntaxe. Si elle est valide, continuez. Si non, vérifiez la formule.
      • Cliquez sur OK.

      La formule Taux de réussite.

    2. Dans le volet Aperçu, cliquez sur le commutateur Lignes détaillées pour masquer les détails.

      Masquer les détails du volet d’aperçu

  4. Cliquez sur la flèche (vers le bas) Plus d’actions à côté d’Enregistrer et sélectionnez Enregistrer sous. Enregistrez le rapport en tant que nouveau rapport nommé Taux de réussite des représentants commerciaux.
  5. Cliquez sur Exécuter.

Le rapport doit se présenter comme suit :

Aperçu du rapport Taux de réussite des représentants commerciaux

Il a suffi de quelques minutes à Maria pour préparer quelques rapports que ses responsables vont adorer. Si le rapport sur les taux de réussite fait partie des rapports gagnants, elle est au top !