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Configuration de modèles de devis et suivi des contrats

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer en quoi les modèles de devis aident les commerciaux à préparer efficacement des devis pour les clients
  • Configurer des modèles de devis
  • Créer des contrats

Concepts de base des devis

Les commerciaux ont besoin de préparer des devis pour les clients. Ces devis indiquent aux clients les prix des produits et des services proposés par votre entreprise.

Les commerciaux ont la possibilité de créer plusieurs devis qui proposent différentes combinaisons de produits, de remises et de quantités. Les clients peuvent ainsi comparer les prix.

Cependant, avant tout chose, Maria, administratrice Salesforce, doit activer les devis. Procédez comme suit :

Activation des devis

  1. Dans Configuration, Maria saisit Devis dans le champ Recherche rapide, puis sélectionne Paramètres des devis.
  2. Elle sélectionne ensuite Activer.Activation des devis dans Configuration
  3. Maria sélectionne la présentation de page sur laquelle elle souhaite que la liste associée Devis apparaisse, puis enregistre son travail.Sélection des présentations de page sur lesquelles vous souhaitez que les devis apparaissent

Notre commercial, Lance, travaille sur une opportunité. Il définit l’étape de cette opportunité sur Proposition/Devis. Il est maintenant prêt à fournir un devis à son client chez Dickenson PLC. Observons comment il prépare le devis.

Création d’un devis

L’opportunité de Lance se trouve à l’étape de proposition, à partir de laquelle il crée son devis.
  1. Dans l’opportunité, il crée un nouveau devis.

    Création d’un devis à partir de la liste associée Devis

  2. Il entre les détails du devis.

    Détails du nouveau devis

  3. Lance enregistre son travail, puis le nouveau devis apparaît.

    Un nouveau devis apparaît dans la liste associée Devis

    À ce stade, il sélectionne le devis et constate que le produit de l’opportunité apparaît en tant qu’élément de ligne. S’il le souhaite, Lance peut ajouter d’autres produits en tant qu’éléments de ligne.

    Le produit apparaît en tant qu’élément de ligne sur le devis

    Il en a terminé pour le moment, mais il peut décider ultérieurement d’ajouter d’autres éléments de ligne au devis.

  4. Lance prévoit d’envoyer plusieurs devis à son client. Une fois qu’il s’est mis d’accord sur un devis avec son client, Lance peut synchroniser le devis. Lorsqu’il synchronise le devis, les éléments de ligne apparaissent en tant que produits de l’opportunité. Ainsi, Lance sait que les éléments de ligne de son devis correspondent bien aux produits proposés.

    Synchronisation des éléments de ligne du devis avec les produits des opportunités

Préparation de devis à remettre aux clients

Vous avez découvert comment les commerciaux créaient des devis. Il est maintenant temps de découvrir ce que deviennent ces devis. Vous êtes concerné, alors lisez la suite.

Les commerciaux génèrent les devis au format PDF pour les envoyer à leurs clients. Salesforce propose un modèle standard, mais les commerciaux souhaitent parfois modifier les éléments des fichiers PDF des devis.

Prenons, par exemple, les commerciaux d’Ursa Major. Ils souhaitent exclure le champ Taxe des devis qu’ils envoient aux clients pour des programmes de maintenance. Maria, l’administratrice, leur crée donc un modèle. Procédez comme suit :

Création d’un modèle de devis

  1. Dans Configuration, Maria saisit Modèles dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Modèles de devis.

    Accès aux modèles de devis dans Configuration

  2. Maria crée un modèle. Ensuite, elle lui attribue un nom et l’enregistre.

    Nom du nouveau modèle

  3. Maria fait ensuite défiler la page jusqu’à la section Totaux et supprime le champ Taxe.
  4. Ensuite, elle enregistre son travail. Maria est prête à transmettre le modèle aux commerciaux, alors elle l’active.

    Lien Activation pour le modèle de devis

Comment les commerciaux génèrent-ils les devis au format PDF ?

  1. À partir d’un devis, les commerciaux de Maria cliquent sur Créer un PDF.

    Sélection d’un modèle de devis

  2. Ensuite, ils sélectionnent le modèle de leur choix.
  3. Les commerciaux créent ensuite le fichier PDF. Et vous voyez ? La taxe sur les ventes a disparu.

    Devis au format PDF sans la taxe sur les ventes

  4. Enfin, les commerciaux enregistrent les fichiers PDF dans leurs enregistrements de devis, où ils peuvent les récupérer et les envoyer à leurs clients.

    Devis au format PDF accessible depuis les enregistrements de devis

Concepts de base des contrats

Lorsqu’un client choisit les produits ou services qu’il souhaite acheter, le commercial lui fournit un contrat qui récapitule les prix et les conditions convenus. De nombreuses entreprises ont recours à des contrats pour définir les conditions de leurs relations commerciales avec d’autres entreprises.

Salesforce aide les commerciaux à créer, suivre et gérer les contrats qu’ils proposent à leurs comptes et dans le cadre de leurs opportunités. Les commerciaux assurent le suivi des contrats tout au long du processus d’approbation de votre entreprise. Ils peuvent également utiliser les alertes de workflow pour leur rappeler les dates de renouvellement des contrats.

Configuration des contrats pour qu’ils apparaissent dans les détails de l’opportunité

Les commerciaux de Maria souhaitent que les contrats apparaissent sur leurs opportunités. Elle utilise donc les options de sécurité au niveau du champ et d’accessibilité du champ (et non les présentations de page) pour inclure un contrat dans les détails d’une opportunité.
  1. Dans Configuration, Maria clique sur Gestionnaire d’objet en haut de la page. Elle sélectionne l’objet Opportunité et clique sur Contrat dans la zone des champs. Ensuite, elle clique sur Définir la sécurité au niveau du champ.

    Définition d’une sécurité au niveau du champ pour afficher les contrats sur les opportunités

  2. Elle sélectionne Visible pour chaque profil sur lequel la liste associée Contrats doit apparaître, puis elle enregistre ses modifications.

    Définition d’une sécurité au niveau du champ pour ajouter des contrats aux détails des opportunités

  3. Maria clique sur Afficher l’accessibilité du champ.
  4. Maria choisit un des profils pour lesquels elle veut que les contrats apparaissent et clique sur Masqué.

    Personnalisation de l’accessibilité du champ pour les opportunités

  5. Maria sélectionne Visible sous Présentation de page.

    Définition de l’accessibilité du champ sur Visible

  6. Ensuite, elle enregistre ses modifications. Les profils sont maintenant modifiables et marqués comme tels.

    Les profils sont marqués comme modifiables.

  7. Pour vérifier que ses modifications sont prises en compte, Maria crée une opportunité et y ajoute un contrat.

    Ajout d’un contrat à une nouvelle opportunité

    Une fois la nouvelle opportunité enregistrée, le contrat associé apparaît dans les détails de l’opportunité.

    Contrats associés dans l’onglet Détails.

Comment les commerciaux créent-ils des contrats et les associent-ils aux opportunités ?

Maintenant que Maria a configuré les contrats pour qu’ils apparaissent dans les détails des opportunités, voyons comment le commercial, Lance, crée des contrats et les associe à ses opportunités.

Créer un contrat

  1. Dans le lanceur d’application, Lance recherche les contrats et les sélectionne dans la liste des éléments.

    Contrats depuis le lanceur d’application

  2. Ensuite, il clique sur Nouveau.

    Clic sur Nouveau

  3. Lance saisit les détails spécifiques de ce contrat. Il enregistre ensuite son travail.

    Détails du nouveau contrat

    Lance voit apparaître le nouveau contrat.

    Le nouveau contrat apparaît

    Le contrat apparaît également automatiquement dans la liste associée Contrats du compte Dickenson PLC.

    Le nouveau contrat apparaît sur le compte

Associer un contrat à une opportunité

  1. Lance ouvre une opportunité pour Dickenson PLC à laquelle il souhaite associer un contrat.
  2. Il clique sur Détails.

    Détails de l’opportunité

  3. Ensuite, Lance sélectionne un contrat dans une liste spécifique du compte Dickenson PLC.
  4. Il enregistre son travail et constate que le contrat est lié à son opportunité.

    Le contact apparaît dans l’opportunité

Maria a permis à ses commerciaux de vendre des produits figurant sur un catalogue de prix qu’elle a créé. Vous souvenez-vous que ces prix étaient inférieurs aux valeurs de la liste standard ?

Ensuite, Maria a activé Devis afin que les commerciaux puissent fournir des devis à leurs clients. Une fois que les commerciaux se sont mis d’accord avec leurs clients sur un devis spécifique, ils peuvent synchroniser les éléments de ligne du devis avec les produits de l’opportunité.

Enfin, elle a configuré les contrats pour qu’ils apparaissent dans les détails des opportunités et pour que ses commerciaux puissent y accéder rapidement.

Ressources

Utilisez ces ressources pour en savoir plus sur les devis, les modèles de devis et les contrats.