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Travail qualitatif grâce aux calendriers et aux événements

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Identifier les fonctionnalités du calendrier qui aident vos commerciaux à travailler plus efficacement tout au long du processus de vente
  • Personnaliser les paramètres du calendrier les plus utiles pour vos commerciaux
  • Comprendre comment le calendrier peut être utilisé avec des objets Salesforce pour aider les commerciaux à vendre plus intelligemment

Travail qualitatif grâce aux calendriers et aux événements

En dehors de Salesforce, les calendriers et les événements sont des fonctionnalités simples. Pour être honnête, on pourrait même dire qu’elles sont un peu ennuyeuses. Toutefois, dans Salesforce, les calendriers et les événements peuvent s’avérer d’une grande aide pour permettre aux employés d’atteindre leurs objectifs commerciaux. De plus, ils peuvent aider vos équipes à collaborer plus efficacement que tout autre outil de calendrier standard. Voyons ensemble comment vous pouvez aider vos commerciaux à travailler plus intelligemment avec les calendriers et les événements, et ce, sans effort supplémentaire.

Octroi de possibilités de personnalisation des calendriers aux commerciaux

Les commerciaux peuvent utiliser des calendriers d’objet pour afficher les jalons liés à des enregistrements spécifiques, tels que les opportunités et les tâches. Par exemple, Lance a plusieurs opportunités importantes à fermer ce mois-ci. Il veut s’assurer de terminer à temps les tâches relatives à ces opportunités et de hiérarchiser efficacement ses clients. Lance crée un calendrier d’objet pour afficher les dates de toutes ses opportunités à venir en fonction de leurs dates de clôture.

Fenêtre Modifier le calendrier d’objet, montrant le filtre Toutes les opportunités appliqué.

Création de vues de liste d’événements personnalisées

Maria, l’administratrice, peut aider ses commerciaux à personnaliser leurs calendriers d’objet en créant des objets et des vues de liste personnalisés à partir desquels ils peuvent élaborer leurs calendriers d’objet. Les commerciaux comme Erin et Lance peuvent utiliser les vues de liste pour afficher davantage d’événements dans la même vue, ce qui les aidera à planifier leurs journées ou à retrouver des événements passés. De plus, ils peuvent créer des vues de liste personnalisées pour examiner les événements en fonction des contacts, des pistes et d’autres points de données.

Il existe plusieurs vues de liste prédéfinies pertinentes pour les commerciaux qui ne nécessitent aucune modification :
  • Mes événements récents
  • Les événements récents de mon équipe
  • Les événements à venir de mon équipe
  • Mes événements à venir
  • Nouveau cette semaine
  • Récemment visualisés
  • Agenda du jour

Les commerciaux peuvent ajuster les champs qui s’affichent dans (la plupart de) ces vues de liste ou les utiliser comme points de départ pour personnaliser les vues de liste qui portent sur les données leur important le plus.

Pour faciliter le travail de ses commerciaux, Maria a également créé une vue de liste personnalisée que ces derniers peuvent tous utiliser.

Fenêtre de nouvelle vue de liste.

Personnalisation et association de vues de calendrier

Les commerciaux peuvent ajouter, entre autres, des calendriers de ressources, des calendriers publics ou des listes d’utilisateurs pour déterminer ce qu’ils voient sur leurs calendriers. Ils peuvent ensuite ajuster leur vue pour explorer davantage les données. Il leur est également possible d’utiliser la vue de disponibilité en lien avec les listes d’utilisateurs pour trouver un créneau libre commun aux membres de l’équipe. Vous pouvez personnaliser la présentation d’évènement compacte relative aux cartes d’aperçu d’évènement afin que vos commerciaux voient les champs d’événement les plus pertinents pour eux.

Pour accélérer et simplifier la consultation des emplois du temps, les calendriers de listes d’utilisateurs peuvent être associés aux vues de disponibilité. Voyons comment cette association peut aider Lance et Erin. Ils se partagent les clients les plus importants pour répartir la charge de travail. Aidés d’autres membres de leur équipe commerciale principale, ils partagent également des responsabilités telles que la réalisation d’évaluations sur site pour les clients actuels et potentiels. Ces évaluations nécessitent de planifier au moins une demi-journée de disponibilité puisqu’elles impliquent que Lance et Erin quittent le bureau, les rendant indisponibles pour les autres clients.

Howard, l’assistant administratif de l’équipe, planifie souvent des évaluations sur site. En plus de Lance ou d’Erin, deux techniciens spécialistes en panneaux solaires et leur camion d’équipements doivent également être présents lors de ces évaluations. Howard a besoin d’un moyen plus rapide pour ajouter le calendrier de tous les utilisateurs à sa vue, afin d’être en mesure de trouver un jour où tout le monde est disponible tout en parlant aux clients au téléphone. Maria rend tout cela possible en configurant des listes d’utilisateurs et en ajoutant des calendriers de listes d’utilisateurs pour accélérer le processus de planification d’Howard.

Familiarisation avec le calendrier

Nous allons maintenant vous montrer les étapes que Maria suit pour personnaliser les paramètres du calendrier Salesforce. Ce module ne comporte pas de défi pratique, mais si vous voulez essayer de suivre les étapes, voici comment lancer votre Trailhead Playground. Tout d’abord, assurez-vous d’être connecté à Trailhead. Ensuite, cliquez sur votre avatar d’utilisateur situé en haut à droite de la page et sélectionnez Organisations d’exercice dans le menu déroulant. Cliquez sur le nom d’utilisateur pour lancer votre organisation. Vous souhaitez créer une nouvelle organisation ? Consultez le module Gestion des Trailhead Playgrounds pour obtenir plus d’informations à ce sujet.

Activation des calendriers de listes d’utilisateurs

Voyons maintenant comment Maria ajuste les paramètres du calendrier pour faciliter le processus de planification d’Howard.

  1. Dans Configuration, saisissez Utilisateurs dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Utilisateurs.
  2. Sélectionnez Créer une vue.
  3. Remplissez tous les champs obligatoires et rendez la liste visible aux utilisateurs concernés. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
    Remarque

    Remarque

    ajoutez des filtres pour supprimer de cette vue de liste les utilisateurs par défaut (tels que le processus automatisé et la plate-forme), car les utilisateurs pourront la voir.

  4. Dans Configuration, saisissez Activité dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres d’activité.
  5. Sélectionnez Ajouter des listes d’utilisateurs aux vues du calendrier dans Lightning Experience. Cliquez ensuite sur Soumettre.
Page Paramètres d’activité dans Configuration.

Désormais, lorsque les commerciaux sélectionneront l’option Ajouter des calendriers dans la section Autres calendriers du panneau latéral Calendrier, ils verront les listes d’utilisateurs en tant qu’options dans la boîte de dialogue Ajouter des calendriers.

Fenêtre Ajouter des calendriers, montrant la sélection de la liste d’utilisateurs.

Lorsque des utilisateurs ajoutent une liste d’utilisateurs, tous les utilisateurs de cette liste s’affichent dans leur section Autres calendriers. Ils peuvent activer ou désactiver la liste, en fonction de leurs besoins de planification. Ainsi, une fois que Howard a ajouté la liste des utilisateurs qui comprend les calendriers d’Erin et de Lance, il peut rapidement planifier une évaluation pour un client pendant qu’il échange avec lui au téléphone, ce qui contribue au bon déroulement du processus de vente.

Panneau latéral du calendrier montrant une liste d’utilisateurs intitulée Évaluations sur site.

Pour être sûre que ses commerciaux tirent le meilleur parti des calendriers de listes d’utilisateurs, Maria s’assure qu’ils connaissent la vue de disponibilité. Les commerciaux peuvent voir une vue journalière où tous leurs calendriers visibles figurent dans des colonnes, ce qui permet de comparer facilement des emplois du temps en fonction de la disponibilité d’un client.

Page Calendrier, montrant la vue de disponibilité de plusieurs calendriers utilisateurs pour une journée donnée.

Des équipes en phase grâce aux calendriers publics

Certains événements concernent l’ensemble de l’équipe, notamment les échéances, les jalons, les formations et le réseautage. Lincoln, le directeur commercial, souhaite que son équipe participe à un salon sur l’énergie verte où ils trouveront probablement de nombreux nouveaux prospects. Il a également entendu parler d’autres séminaires sur la technologie de l’énergie solaire auxquels l’équipe peut assister. Lincoln ne veut cependant pas surcharger leurs emplois du temps déjà bien remplis et les éloigner de la vente. Il demande à Maria d’ajouter un calendrier public pour son équipe afin qu’il puisse planifier des événements comme des salons et des séminaires.

Voici comment Maria configure des calendriers publics pour les commerciaux de Lincoln, afin de rendre la planification au sein de l’équipe plus facile et plus efficace.

  1. Dans Configuration, saisissez Calendriers publics et ressources dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Calendriers publics et ressources.
  2. Créez un calendrier public.
    • Cliquez sur Nouveau, nommez le calendrier, sélectionnez Actif et enregistrez le calendrier.
    • Cliquez sur Partage. Ajoutez les groupes publics, les rôles ou les personnes avec lesquels vous souhaitez partager le calendrier.

Une fois qu’il a terminé de configurer les calendriers publics, Lincoln demande à ses commerciaux d’ajouter leur nouveau calendrier public à leur vue depuis la zone Autres calendriers du panneau latéral. Les commerciaux peuvent masquer les calendriers publics pour rendre leur vue plus lisible lorsqu’ils doivent se concentrer sur d’autres événements.

Exploitation optimale de vos évènements

Une fois leurs calendriers personnalisés et connectés, Maria s’assure que ses commerciaux disposent de tout ce dont ils ont besoin pour réaliser leurs planifications dans leurs présentations d’événements. Les commerciaux peuvent voir les participants et créer des événements récurrents avec des séries d’événements, des rappels, des ressources et des actions globales.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, prenez connaissance des avantages de la synchronisation des événements entre Salesforce et Microsoft Outlook ou Google Agenda à l’aide de Lightning Sync ou de la capture d’activité Einstein. Les participants aux événements Salesforce ne recevront des invitations que si votre organisation est configurée pour se synchroniser via l’un de ces produits.

Voici une liste des champs de présentation d’événement standard que vous devriez envisager d’ajouter. N’hésitez pas à en ajouter d’autres ou à personnaliser vos propres champs.

  • Participants
  • Définition du rappel
  • Répétition
Fenêtre Nouvel événement, montrant tous les champs de présentation d’événement disponibles.

Association automatique des participants

Une autre manière de faciliter la planification pour vos commerciaux est d’activer la fonction d’association automatique des participants. Lance et Erin créent souvent des événements impliquant des clients et souhaitent s’assurer que leurs événements apparaissent dans le flux d’activité sur la page d’enregistrement du contact. La fonction d’association automatique des participants permet aux commerciaux d’ajouter des participants aux réunions et de faire en sorte que l’enregistrement approprié soit automatiquement ajouté au champ Nom. Voici comment Maria active cette fonctionnalité.
  1. Dans Configuration, saisissez Activité dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Paramètres d’activité.
  2. Sélectionnez Associer automatiquement les participants aux événements des utilisateurs dans Lightning Experience et Autoriser les utilisateurs à associer plusieurs contacts à des tâches et des événements.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des ressources

Si votre entreprise s’appuie sur différents outils pour des démonstrations client ou à d’autres fins, vous pouvez répertorier ces éléments en tant que ressources dans Salesforce. De cette façon, vous pouvez réaliser un suivi des éléments et permettre aux utilisateurs d’emprunter des ressources, au sein d’un système s’apparentant à une bibliothèque. Lance doit se rendre au domicile d’un client pour inspecter un site d’installation. Il a besoin d’un camion muni de tous les outils et équipements dont ont besoin les techniciens pour effectuer leur évaluation. Voici comment Maria configure les ressources afin que Lance et les autres commerciaux disposent de tout ce dont ils ont besoin pour présenter des produits ou évaluer efficacement les besoins d’un client.
  1. Dans Configuration, saisissez Calendriers publics et ressources dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Calendriers publics et ressources.
  2. Créez une ressource.
    • Cliquez sur Nouveau, nommez la ressource, sélectionnez Actif et enregistrez la ressource.
    • Cliquez sur Partage. Ajoutez les groupes publics, les rôles ou les personnes qui peuvent réserver cette ressource et l’afficher sur leurs calendriers.
Lance et Erin peuvent maintenant automatiquement ajouter un camion à leur événement d’évaluation sur site. Ainsi, le technicien n’a plus qu’à le récupérer à l’entrepôt.

Création d’événements où que vous soyez

Les actions globales constituent un autre outil pratique pour les commerciaux. Elles permettent à ces derniers de créer rapidement des événements à partir d’opportunités et d’autres objets standard dans Salesforce. Supposons, par exemple, que Lance découvre une opportunité qui n’a pas été contactée depuis plusieurs mois. Il souhaite planifier une réunion de suivi, car les notes indiquent que le contact souhaitait en savoir plus. L’utilisation d’actions globales dans le cadre des événements permet à Lance et aux autres commerciaux de créer rapidement des événements à partir d’opportunités et d’autres objets standard dans Salesforce. De cette façon, les commerciaux peuvent faire évoluer encore plus rapidement les opportunités au sein du processus de vente. Voici comment Maria les configure.

  1. Dans Configuration, saisissez Actions dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Actions globales.
  2. Cliquez sur Nouvelle action.
  3. Sélectionnez Créer un enregistrement dans Type d’action.
  4. Sélectionnez l’événement Objet cible.
  5. Sélectionnez l’étiquette standard de votre choix ou saisissez une étiquette personnalisée pour l’action. Les utilisateurs verront cette étiquette en tant que nom de l’action.
  6. Personnalisez la présentation d’événement. Les utilisateurs ne verront cette présentation que lors de la création d’événements à partir des boutons d’action rapide globale.
Maria a mis en place des listes d’utilisateurs, des ressources et des calendriers publics pour améliorer l’expérience d’utilisation des calendriers de ses commerciaux. Elle a ensuite montré à ses commerciaux comment personnaliser leurs vues de liste d’événements et leurs vues de calendrier, ce qui leur a permis de gagner du temps, d’établir des priorités et de collaborer plus facilement. Maria a également amélioré la présentation d’événement pour s’assurer que ses commerciaux disposent des informations qui importent le plus pour eux.