Envoi d’e-mails par le biais de Salesforce

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Permettre à vos utilisateurs d’envoyer des e-mails depuis Gmail et Office 365 par le biais de Salesforce.
Personnaliser la manière dont Salesforce affiche les e-mails.
Utiliser la Messagerie avancée pour adapter les e-mails sur mesure aux besoins de vos représentants.

Envoyer des e-mails depuis des services externes par le biais de Salesforce

Les membres du personnel de vente d’Ursa Major Solar comptent beaucoup sur Gmail pour leurs communications avec leurs pistes et contacts. Ils se sont en effet récemment tournés vers ce fournisseur. Tout au long de la journée, ces représentants commerciaux utilisent Salesforce pour travailler sur leurs pistes et gérer leurs activités de vente. Mais ils travaillent également avec Gmail pour suivre les communications directes avec leurs pistes et contacts.

Réduction des changements de contexte

Le responsable commercial, Lincoln, a eu vent du fait que le basculement entre Salesforce et Gmail n’était pas efficace pour ses représentants et qu’il nécessitait une quantité déraisonnable de changements de contexte. Maria a cherché à savoir si Salesforce proposait quelque chose pour soulager les représentants.

Il s’est avéré que Maria pouvait activer une option pour permettre aux membres du personnel de vente d’associer leurs comptes Gmail à Salesforce. Procédez comme suit :

Dans Configuration, saisissez E-mail externe dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Envoyer via des services de messagerie externes.
Tournez-vous vers l’un des services de messagerie que votre entreprise utilise.

Comment les représentants commerciaux commencent-ils à envoyer des e-mails par le biais de Salesforce

Les représentants commerciaux de Maria peuvent maintenant associer leurs comptes Gmail à Salesforce. Mais ses représentants ont besoin d’un profil d’utilisateur standard ou de l’autorisation utilisateur « Envoyer des e-mails par le biais de services de messagerie externes ». Que ce soit avec l’un ou l’autre, la prochaine fois que ses représentants rédigeront un e-mail dans Salesforce, une invite apparaîtra. Les représentants pourront alors commencer le processus de configuration pour associer leur compte de messagerie à Salesforce.

Invite d’association d’un compte de messagerie externe à Salesforce

Lorsque les représentants de Maria choisissent d’associer Gmail, ils suivent quelques invites simples.

Invite d’autorisation de Salesforce à se connecter à des services de messagerie externes

Ses représentants commerciaux peuvent gérer la configuration de leur messagerie depuis My Email Settings (Mes paramètres de messagerie) dans leurs paramètres personnels.

La page Mes paramètres de messagerie offre la possibilité aux représentants de Maria d’envoyer des e-mails par le biais de leur compte externe. Cette option leur permet également de personnaliser le nom et la signature qui apparaissent dans les e-mails sortants.

Gardez ces informations à l’esprit si l’envoi d’e-mails depuis Gmail ou Office 365 par le biais de Salesforce pourrait servir à vos équipes de vente.

Gmail et Office 365 gèrent la productibilité et la conformité.
Les e-mails que vos représentants envoient par le biais de Salesforce proviennent de leurs adresses électroniques Gmail ou Office 365.
Les e-mails envoyés par le biais de workflows et déclencheurs sont toujours envoyés par le biais de Salesforce.
La gestion des rebonds n’est pas prise en charge lorsque vous envoyez des e-mails par le biais de comptes de messagerie externes.
Si vos représentants envoient des e-mails via Gmail ou Office 365, le protocole Transport Layer Security (TLS) est géré par le service de messagerie externe et non par les paramètres de Salesforce.
Les informations sur la remise des e-mails ne sont pas disponibles dans les journaux d’e-mails s’ils sont envoyés via Gmail ou Office 365. Au lieu de cela, il vous faudra vous procurer les journaux d’e-mails auprès de Gmail ou Office 365.

Améliorer l’expérience E-mail de vos représentants dans Salesforce

Pour rester dans le thème de la réduction des changements de contexte pour ses représentants commerciaux, Maria souhaite les encourager davantage à envoyer des e-mails depuis Gmail par le biais de Salesforce. De cette manière, ses représentants peuvent rester concentrés sur leurs pistes et affaires sans avoir à basculer vers une autre application. La messagerie avancée de Salesforce peut aider Maria dans cette tâche.

Adapter les e-mails sur mesure pour répondre aux besoins de votre entreprise

Maria peut mieux soutenir ses représentants en configurant les fonctionnalités et options de gestion d’e-mails qui seront les plus efficaces pour Ursa Major. Par exemple, Maria peut :

Ajouter des champs personnalisés aux e-mails
Configurer des déclencheurs reposant sur les e-mails
Utiliser l’API Salesforce pour gérer les e-mails
Personnaliser des mises en page pour les e-mails
Permettre à ses représentants d’associer des e-mails à d’autres enregistrements Salesforce

Vous trouverez davantage de détails au sujet de ces fonctionnalités dans la section Ressources.

Conseils relatifs à la fonctionnalité E-mail optimisé

Tout est fourni clé en main, à moins que vous n’ayez configuré votre entreprise de manière à ce que la fonctionnalité E-mail vers requête soit utilisée. Et si votre entreprise utilise déjà E-mail vers requête, vos représentants peuvent déjà utiliser les champs, workflows et déclencheurs personnalisés avec les e-mails sans activer la Messagerie avancée.

Avec la messagerie avancée, les e-mails envoyés depuis Salesforce sont stockés à la fois en tant qu’enregistrements EmailMessage et qu’enregistrements de tâche. Mais seul l’enregistrement EmailMessage apparaît sur la page de détails de l’e-mail.
Pour les e-mails ajoutés depuis Web vers Piste, Salesforce pour Outlook et Lightning pour Outlook, Salesforce stocke les e-mails en tant qu’enregistrements de tâche, et ce même si vous avez activé la Messagerie avancée.
Les champs de devise personnalisés ne sont pas pris en charge avec l’objet EmailMessage.
Les enregistrements EmailMessage peuvent être d’un seul type.
Les règles de workflow peuvent utiliser des enregistrements EmailMessage pour ne mettre à jour que les champs des enregistrements de requête.

Maintenant que Maria est elle aussi informée de ces détails, elle est impatiente d’aider ses représentants à vivre une meilleure expérience E-mail dans Salesforce.