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Résolution et prévention des données en double

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Expliquer la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication
  • Identifier les caractéristiques des règles de correspondance standard
  • Découvrir des options permettant de personnaliser les règles de correspondance
  • Créer des règles de correspondance

Approfondissement des règles

Les règles de correspondance et les règles de duplication fonctionnent ensemble pour garantir que vos équipes de vente travaillent avec des données exemptes de doublons. Avant que vos commerciaux n’enregistrent de nouveaux enregistrements ou des enregistrements mis à jour, les règles de correspondance et les règles de duplication alertent de la présence potentielle de doublons. Dans Configuration, vous pouvez gérer les règles de correspondance et les règles de duplication.

Gestion des règles de correspondance et des règles de duplication dans Configuration

Mais quelle est la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication ?
Règles de correspondance
Examinons comment fonctionnent les règles de correspondance dans Salesforce.

Nous avons développé nos règles de correspondance standard pour qu’elles renvoient le meilleur ensemble de correspondances possibles pour les comptes professionnels, les contacts, les pistes et les comptes personnels. Voici quelques exemples de critères de correspondance que nous avons inclus pour les enregistrements de pistes et de contacts.
Champ de contact et de piste Algorithmes de correspondance Traitement spécial Exemple
Prénom
  • Exact
  • Initiales
  • Distance de Jaro-Winkler
  • Metaphone 3
  • Variante de nom
Si l’enregistrement contient une valeur pour les champs Prénom et Nom, ces valeurs sont transposées pour prendre en compte les erreurs de saisie possibles. Le prénom est Luis et le nom est Antonio.

La règle de correspondance évalue Antonio comme prénom et Luis comme nom.

Titre
  • Acronyme
  • Exact
  • Distance de Kullback-Liebler
Recherche les acronymes et les titres complets. Le titre est VP.

La règle de correspondance recherche VP et Vice-président.

Rue (courrier)
  • Distance d’édition
  • Exact
Les adresses sont divisées en sections et ces sections sont comparées. Chaque section a sa propre méthode de mise en correspondance et son propre score de correspondance.
Les scores des sections sont pondérés pour déterminer un score unique pour le champ. Ce processus fonctionne mieux avec des données nord-américaines.
  • Nom de la rue (Distance d’édition, 50 % du score de correspondance du champ)
  • Numéro de la rue (Exact, 20 % du score de correspondance du champ)
  • Numéro de rue (Exact, 15 % du score de correspondance du champ)
  • Numéro de suite (Exact, 15 % du score de correspondance du champ)
La gestion des doublons compare ces deux adresses :
  • 123 Market St, Ste 100
  • 123 Market Dr, Ste 300
Seuls le numéro de la rue et le nom de la rue correspondent. Le champ a un score de 70 sur 80. Cette comparaison n’est pas une correspondance.
Nous vous offrons également d’autres moyens d’identifier les doublons. Par exemple, certains de vos contacts incluent des numéros de téléphone avec des codes de pays. Vous créez donc une règle de correspondance personnalisée pour inclure la correspondance partielle des numéros de téléphone. Salesforce signale comme doublons les contacts dont les numéros de téléphone correspondent, même si l’un contient un code de pays et pas l’autre.
Règles de duplication
Penchons-nous désormais davantage sur l’utilisation de règles de duplication pour gérer les enregistrements.

Une fois que les règles de correspondance ont identifié les doublons potentiels, les règles de duplication entrent en jeu pour déterminer comment les gérer. En tant qu’administrateur, vous choisissez d’empêcher ou non vos équipes de vente de créer des enregistrements en double.

Supposons que vous autorisiez les commerciaux à créer des enregistrements en double. Vous pouvez créer des types de rapport répertoriant les enregistrements en double potentiels après que vos représentants ont contourné les avertissements. Nous aborderons ces rapports un peu plus tard.

Activation d’une règle de correspondance

Nous mettons à votre disposition des règles de correspondance standard. Si comme Maria vous avez créé votre instance de Salesforce pour la version Winter ’15 ou une version antérieure, activez les règles standard que vous souhaitez utiliser. Maria souhaite toutefois n’activer les règles standard que pour les comptes et les pistes. Elle a d’autres projets pour ses contacts. Nous aborderons ce sujet juste après.
  1. Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de workflow.
  2. Elle clique sur Activer en regard des règles pour les comptes et les pistes.

    Activation des règles pour les comptes et les pistes

    Simple !

Création d’une règle de correspondance personnalisée pour les contacts

Pour les contacts, Maria souhaite prendre en compte la correspondance partielle pour le champ Rue (courrier).

Plutôt que d’autoriser les commerciaux à créer des doublons, elle souhaite les en empêcher. Nous aborderons ce sujet juste après.
  1. Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de workflow.
  2. Elle clique sur Nouvelle règle.

    Création d’une règle

  3. Maria sélectionne Contact.

    Sélection de Contact pour l’objet

  4. Elle attribue un nom descriptif à la règle : Contact personnalisé - Correspondance partielle - Rue (courrier). Elle ajoute également une description afin que les autres administrateurs comprennent l’intérêt de la règle.

    Nom de la nouvelle règle de correspondance

  5. Maria ajoute les critères de correspondance. L’option Mapper les champs vides compare les enregistrements dont les champs sont vides et les considère comme des doublons. Cependant, ce n’est pas ce que Maria cherche à faire. Elle enregistre sa règle et l’active.

    Activation de la nouvelle règle de correspondance

Blocage des doublons avec une correspondance partielle sur la rue

Pour qu’une règle de correspondance active puisse agir, vous devez l’associer à une règle de duplication. Maria souhaite empêcher les équipes de vente de créer des doublons si le champ Rue (courrier) contient des variantes d’une même adresse, telles que SW Barnes Ave et Southwest Barnes Avenue.
  1. Dans Configuration, Maria saisit Règles de duplication dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Règles de duplication.
  2. Elle clique sur Nouvelle règle et sélectionne Contact.

    Nouvelle règle de duplication pour les contacts

  3. Maria attribue un nom et une description à la règle de duplication.

    Nouveaux nom et description de la règle de duplication

  4. Elle empêche la création de doublons. Elle empêche également ses équipes de modifier les contacts si la modification crée un doublon.

    Blocage des doublons lors de la création et de la modification

  5. Elle compare le nouveau contact ou le contact mis à jour avec les contacts déjà présents dans Salesforce à l’aide de la règle de correspondance personnalisée créée précédemment. Ensuite, elle ajoute sa règle de duplication.

    Comparaison des nouveaux contacts et des contacts mis à jour avec ceux présents dans Salesforce

Rapport sur la création de comptes et pistes en double

Maria n’empêche pas les commerciaux de créer des doublons pour les comptes et les pistes. Lincoln veut donc vérifier la qualité des données des comptes et des pistes, et s’assurer du bon fonctionnement des règles de duplication. Pour aider Lincoln, Maria met en place des types de rapport personnalisés. Lincoln peut alors générer des rapports sur les comptes et sur les pistes que ses commerciaux créent après avoir contourné les avertissements de création d’enregistrements en double potentiels.
  1. Dans Configuration, Maria saisit Types de rapport dans la case Recherche rapide, puis sélectionne Types de rapport. Elle clique ensuite sur Nouveau type de rapport personnalisé.
  2. Elle sélectionne l’objet principal, Comptes. Elle attribue un nom au type de rapport et le stocke dans une catégorie.

    L’objet principal est Comptes.

  3. Maria sélectionne Enregistrements en double, afin que les enregistrements de compte en double nouvellement créés apparaissent dans le rapport. Ensuite, elle enregistre le type de rapport.

    Sélection de Enregistrements en double comme objet associé.

  4. Maria peut alors modifier la présentation de la page. Elle répète ensuite la procédure pour les pistes.

    Ajustement de la présentation de la page si nécessaire

    La création d’un environnement exempt de doublons permet à vos équipes de vente de donner le meilleur d’elles-mêmes et à vos responsables commerciaux de rester informés de la qualité de leurs données.