Résolution et prévention des données en double dans Salesforce
Objectifs de formation
- Expliquer la différence entre les règles de correspondance et les règles de duplication
- Identifier les caractéristiques des règles de correspondance standard
- Découvrir des options permettant de personnaliser les règles de correspondance
- Créer des règles de correspondance
Règles relatives aux données sans doublons
Les règles de correspondance et les règles de duplication fonctionnent ensemble pour garantir que vos équipes de vente travaillent avec des données exemptes de doublons. Avant que vos commerciaux n’enregistrent de nouveaux enregistrements ou des enregistrements mis à jour, les règles de correspondance et les règles de duplication alertent de la présence potentielle de doublons. Dans Configuration, vous pouvez gérer les règles de correspondance et les règles de duplication.
Règles de correspondance
Examinons comment fonctionnent les règles de correspondance dans Salesforce.
Champ de contact et de piste | Algorithmes de correspondance | Traitement spécial | Exemple |
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Prénom |
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Si l’enregistrement contient une valeur pour les champs Prénom et Nom, ces valeurs sont transposées pour prendre en compte les erreurs de saisie possibles. | Le prénom est Luis et le nom est Antonio. La règle de correspondance évalue Antonio comme prénom et Luis comme nom. |
Titre |
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Recherche les acronymes et les titres complets. | Le titre est VP. La règle de correspondance recherche VP et Vice-président. |
Rue (courrier) |
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Les adresses sont divisées en sections et ces sections sont comparées. Chaque section a sa propre méthode de mise en correspondance et son propre score de correspondance. Les scores des sections sont pondérés pour déterminer un score unique pour le champ. Ce processus fonctionne mieux avec des données nord-américaines.
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La gestion des doublons compare ces deux adresses :
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Activation d’une règle de correspondance
- Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la zone Recherche rapide, puis sélectionne Règles de correspondance.
- Elle clique sur Activer en regard des règles pour les comptes et les pistes.
Facile !
Création d’une règle de correspondance personnalisée pour les contacts
Pour les contacts, Maria souhaite prendre en compte la correspondance partielle pour le champ Rue (courrier).
- Dans Configuration, Maria saisit Règles de correspondance dans la zone Recherche rapide, puis sélectionne Règles de correspondance.
- Elle clique sur Nouvelle règle.
- Maria sélectionne Contact.
- Elle attribue un nom descriptif à la règle : Contact personnalisé - Correspondance partielle - Rue (courrier). Elle ajoute également une description afin que les autres administrateurs comprennent l’intérêt de la règle.
- Maria ajoute les critères de correspondance, puis enregistre sa règle de correspondance et l’active.
Blocage des doublons avec une correspondance partielle sur la rue
Penchons-nous désormais davantage sur l’utilisation de règles de duplication pour gérer les enregistrements.Une fois que les règles de correspondance ont identifié les doublons potentiels, les règles de duplication entrent en jeu pour déterminer comment les gérer. En tant qu’administrateur, vous choisissez d’empêcher ou non vos équipes de vente de créer des enregistrements en double.
Supposons que vous autorisiez les commerciaux à créer des enregistrements en double. Vous pouvez créer des types de rapport répertoriant les enregistrements en double potentiels après que vos représentants ont contourné les avertissements. Nous aborderons ces rapports un peu plus tard.
- Dans Configuration, Maria saisit Règles de duplication dans la zone Recherche rapide, puis sélectionne Règles de duplication.
- Elle clique sur Nouvelle règle et sélectionne Contact.
- Maria attribue un nom et une description à la règle de duplication.
- Elle empêche la création de doublons. Elle empêche également ses équipes de modifier les contacts si la modification crée un doublon.
- Elle compare le nouveau contact ou le contact mis à jour avec les contacts déjà présents dans Salesforce à l’aide de la règle de correspondance personnalisée créée précédemment. Ensuite, elle enregistre sa règle de duplication et l’active.
Rapport sur la création de comptes et pistes en double
- Dans Configuration, Maria saisit Types de rapport dans la zone Recherche rapide, puis sélectionne Types de rapport. Elle clique ensuite sur Nouveau type de rapport personnalisé.
- Elle sélectionne l’objet principal, Comptes. Elle attribue un nom au type de rapport et le stocke dans une catégorie.
- Maria sélectionne Enregistrements en double, afin que les enregistrements de compte en double nouvellement créés apparaissent dans le rapport. Ensuite, elle enregistre le type de rapport.
- Maria peut alors modifier la présentation de la page. Elle répète ensuite la procédure pour les pistes.
La création d’un environnement exempt de doublons permet à vos équipes de vente de donner le meilleur d’elles-mêmes et à vos responsables commerciaux de rester informés de la qualité de leurs données.
Ressources
- Aide Salesforce : Règles de correspondance standard
- Aide Salesforce : Règles de duplication standard
- Aide Salesforce : Personnalisation des règles de correspondance
- Aide Salesforce : Règles de correspondance
- Aide Salesforce : Règles de duplication