Configuration des prévisions dans Salesforce

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire comment configurer des utilisateurs pour les prévisions
  
• Expliquer les prérequis pour configurer les prévisions
  
• Identifier les éléments supplémentaires et facultatifs de la configuration des prévisions
  

L’équipe commerciale et les dirigeants de Get Cloudy Consulting ont suivi leurs prévisions dans plusieurs feuilles de calcul et documents. Chaque semaine, ils s’efforcent de s’assurer que tout le monde dispose des mêmes données avant le prochain appel de prévisions. L’équipe est convaincue de l’utilisation de Salesforce pour les prévisions et est prête à commencer ! Explorons les principaux éléments nécessaires pour que Salesforce et l’équipe commerciale soient prêts à établir des prévisions. 

Collaborez avec votre administrateur Salesforce pour configurer votre système afin qu’il fonctionne au mieux pour votre équipe.

Les utilisateurs et la hiérarchie des prévisions

Tous les utilisateurs qui ont besoin d’accéder aux prévisions doivent disposer de l’autorisation Allow Forecasting (Autoriser les prévisions), qui est disponible dans chaque compte utilisateur. En activant les utilisateurs individuellement, vous conservez un contrôle précis sur l’accès même si plusieurs groupes utilisent le même profil. 

Chaque utilisateur des prévisions doit également faire partie de la hiérarchie des prévisions. La hiérarchie des prévisions est une liste imbriquée d’utilisateurs de prévisions qui détermine la manière dont les totaux des prévisions sont cumulés au sein de votre entreprise, et les personnes qui peuvent les visualiser et les ajuster. Les niveaux de la hiérarchie des prévisions sont générés automatiquement à partir de la hiérarchie des rôles utilisateur. Cependant, vous devez identifier les responsables des prévisions et les contributeurs individuels au sein de la hiérarchie des prévisions.

Si vous utilisez des territoires de vente, vous pouvez également configurer une hiérarchie de prévisions fondée sur les territoires. Les exemples de ce module se concentrent sur les hiérarchies fondées sur les rôles. Reportez-vous à Prévisions et territoires commerciaux dans Trailhead pour obtenir des informations sur les prévisions à l’aide des territoires.

Dans l’exemple Get Cloudy, les rôles Vice-président régional des ventes Est et Vice-président régional des ventes Ouest relèvent de Laura Garza, vice-présidente des ventes nationales. Julie et Xavier sont les responsables des prévisions de leurs régions. Une seule personne à chaque niveau peut être identifiée comme responsable. Les responsables des prévisions peuvent afficher et ajuster les prévisions pour les personnes situées un niveau en dessous d’eux dans la hiérarchie. Dans cet exemple, les activités des commerciaux qui se situent en dessous de Julie sont cumulées dans les prévisions de Julie, et les activités des commerciaux qui se situent en dessous de Xavier sont cumulées dans les prévisions de Xavier. Chaque commercial et responsable peut voir ses propres prévisions et effectuer des ajustements. Laura peut voir et ajuster les prévisions de Julie et de Xavier. 

Pour garantir que les prévisions continuent de s’exécuter correctement, assurez-vous que votre hiérarchie des prévisions reste à jour à mesure que les rôles des personnes changent au sein de l’entreprise.

Types de prévision

Votre modèle d’affaires, vos produits et services, ainsi que les équipes qui s’appuient sur les chiffres de vente déterminent ce dont vous avez besoin en matière de prévisions commerciales. Transformez ces perspectives en un ou plusieurs modèles de prévision. Dans Salesforce, ces modèles sont appelés types de prévisions.

Les types de prévisions spécifient l’objet qui contient les données sur lesquelles vous souhaitez fonder vos prévisions. Ils définissent également si la prévision repose sur les revenus ou sur la quantité, la période de mesure et le type de hiérarchie pour cumuler les valeurs des prévisions (fondé sur le rôle ou sur le territoire). Si vous utilisez des produits, vous pouvez cibler vos prévisions sur la quantité de produits que vous vendez. Chaque type fournit des filtres pour que vous puissiez vous concentrer exactement sur ce dont vous avez besoin. Par exemple, ajoutez des filtres sur les opportunités pour créer des prévisions pour les nouvelles affaires par rapport aux renouvellements.

Qu’est-ce que tout cela signifie ? Les types de prévisions offrent personnalisation et flexibilité à votre entreprise ! Par exemple, les entreprises technologiques comme Get Cloudy Consulting prévoient leurs ventes en fonction des catégories de produits et de la valeur annuelle des contrats. C’est-à-dire qu’une entreprise de fabrication établit des prévisions en fonction d’une date de livraison personnalisée, et qu’une organisation de vente mondiale utilise des données fondées sur sa région et ses prévisions à l’aide d’une hiérarchie de territoires.

Vous voyez où nous voulons en venir. L’assistant de configuration du type de prévision intégré vous guide à travers les sélections pour obtenir ce dont vous avez besoin. Nous avons également fourni un type de prévision par défaut pour vous aider à démarrer en fonction de l’objet d’opportunité qui mesure le montant en fonction de la date de fermeture.

Définissez et activez plusieurs types de prévisions pour fournir différentes vues de vos ventes prévues. 

Catégories et méthodes de cumul

Chaque étape d’opportunité correspond à une catégorie de prévisions, qui indique la probabilité qu’une opportunité se clôture. Par exemple, une affaire en cours de négociation a une probabilité plus élevée d’être conclue et peut être classée comme engagée dans vos prévisions, par rapport à une affaire que vous commencez à négocier. Les opportunités aux premières étapes du processus sont considérées comme faisant partie de votre pipeline ouvert. Un mappage par défaut est défini pour vous dans le champ d’étape de l’objet d’opportunité. Pour chaque catégorie, mettez à jour les mappages en fonction de votre entreprise et modifiez le pourcentage de confiance selon lequel une opportunité se clôturera en fonction de chaque catégorie.

Les utilisateurs des prévisions examinent les prévisions dans toutes les catégories pour prédire quelle opportunité se clôturera au cours de la période de prévision. Chaque catégorie apparaît sous forme de colonne sur la page des prévisions.

Vous pouvez configurer Salesforce pour cumuler les totaux dans une seule catégorie ou pour additionner collectivement les valeurs de toutes les catégories.

Most Likely (Plus probable) est une catégorie facultative que vous pouvez ajouter aux prévisions. Elle est incluse afin de vous montrer comment elle est cumulée dans les autres catégories.    

• Single forecast category rollups (Cumuls de catégorie de prévisions uniques) inclut les opportunités dans la catégorie donnée uniquement. Par exemple, la catégorie Best Case (Maximal) inclut uniquement la somme des opportunités dans cette catégorie.
  
• Cumulative forecast rollups (Cumuls de prévisions) combine les opportunités en totaux cumulatifs pour une catégorie de prévisions donnée et toutes les catégories suivantes. Par exemple, la catégorie Best Case (Maximal) inclut toutes les meilleures opportunités, ainsi que les opportunités des catégories Most Likely (Plus probable), Commit (Engagé) et Closed (Fermé). La catégorie Commit (Engagé) inclut les opportunités engagées, ainsi que toutes les opportunités fermées. Les vues cumulatives permettent aux utilisateurs des prévisions de voir facilement les totaux qu’ils sont susceptibles d’obtenir, sans avoir à calculer manuellement les totaux de plusieurs catégories.
  

Voici une comparaison des différentes méthodes de cumul et des opportunités incluses dans chacune d’elles. Vous pouvez renommer et masquer les catégories qui ne s’appliquent pas à votre entreprise.

Quotas

Si vous travaillez dans la vente, vous savez que les quotas sont un facteur déterminant pour la réussite de votre équipe. Le quota de chaque équipe commerciale est spécifique à ce qu’elle vend, et la part du quota de chaque commercial dans l’équipe est fondée sur les produits et services, l’environnement de vente actuel et son expérience. 

Bien que l’inclusion des informations sur les quotas soit facultative, nous vous recommandons vivement d’inclure les données de quota pour chaque période de prévision et type de prévision dans le cadre de votre configuration des prévisions. L’ajout d’informations sur les quotas permet à votre équipe commerciale de voir une représentation visuelle du pourcentage de quota atteint pour la période de prévision. 

Plus d’options de personnalisation pour votre entreprise

Pour aider les utilisateurs des prévisions à tirer le meilleur parti de l’examen des prévisions, Salesforce offre encore plus de flexibilité pour leur apporter tout ce dont ils ont besoin. Envisagez ces autres personnalisations facultatives qui pourraient être adaptées à votre équipe.

Avec ces éléments en place, Get Cloudy Consulting est prêt à commencer les prévisions.

Ressources

• Aide Salesforce : Configuration des prévisions Salesforce
• Trailhead : Prévisions et territoires commerciaux