Identification des affaires bloquées

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Expliquer pourquoi il est important de repérer les opportunités qui n’évoluent pas dans le cycle de vente
  
• Générer des rapports et créer des tableaux de bord qui vous aideront à identifier les affaires bloquées
  

Introduction

Les équipes de vente recherchent en permanence des moyens de débusquer de nouvelles pistes et de conclure des affaires rapidement. Nous savons que les opportunités à l’arrêt représentent généralement environ 10 à 15 % de l’en-cours de ventes moyen. Ces affaires bloquées peuvent mettre à mal les performances de votre équipe commerciale. Cependant, en quelques étapes simples, vous pouvez aider votre équipe à comprendre pourquoi ces transactions commerciales n’avancent pas et à les relancer.

Dans ce module, vous allez :

• Créer un rapport personnalisé pour identifier les opportunités à l’arrêt
  
• ajouter un tableau de bord pour gagner en visibilité sur les affaires bloquées.
  

Allons-y !

Si vous avez gagné d’autres badges Trailhead, vous savez déjà comment mettre vos connaissances en pratique dans votre Trailhead Playground personnel. Pour ce module, nous prenons une approche légèrement différente. 

Nous vous recommandons d’utiliser l’organisation de production de votre entreprise. Étant donné que vous allez simplement créer des rapports et des tableaux de bord, vous pouvez tout à fait suivre ce module depuis l’organisation de votre entreprise dans la création du rapport et du tableau de bord. Vous pouvez conserver le rapport dans un dossier privé jusqu’à ce que vous soyez prêt(e) à le déployer auprès de vos utilisateurs.

Si vous préférez, vous pouvez utiliser votre Trailhead Playground gratuit pour suivre ce module.

Préparation

Avant d’exécuter les instructions détaillées, vous devez d’abord effectuer une action essentielle.  Nous élaborons des rapports sur un champ de l’opportunité dénommé Durée de l’étape. Ce champ indique depuis combien de temps une opportunité est dans la phase actuelle du cycle de vente. De nombreuses entreprises appliquent des règles concernant les durées d’étapes acceptables dans le cadre de leur processus de vente. Les durées d’étapes peuvent varier considérablement : certaines organisations ont des processus de vente très longs et complexes, tandis que d’autres ont un cycle de vente plus simple. Collaborez avec votre direction commerciale afin de déterminer les durées d’étapes adaptées à votre entreprise avant de passer à l’étape suivante.

Élaboration d’un rapport sur les opportunités bloquées

Le premier point de notre liste qui nous permettra d’identifier les affaires à l’arrêt est la création d’un rapport personnalisé. Procédez comme suit :

1. Cliquez sur et sélectionnez l’application vente.
   
2. Cliquez sur Rapports dans la barre de navigation
   
3. Cliquez sur Nouveau rapport.
   
4. Saisissez opportunities (opportunités) dans la zone de texte et sélectionnez Opportunities (Opportunités) dans la fenêtre contextuelle de sélection de type de rapport.
   
5. Cliquez sur Continuer.
   
6. Une fois que l’aperçu du rapport est chargé, cliquez sur Plan. Supprimons du rapport plusieurs colonnes dont nous n’avons pas besoin. Cliquez sur la croix en regard des champs suivants de la liste pour les supprimer de ce rapport.
   

• Rôle du propriétaire
  
• Période d’exercice
  
• Chiffre d’affaires prévu
  
• Probabilité
  
• Date de création
  
• Source Prospect
  
• Type
  

7. Ajoutons une nouvelle colonne pour le champ Durée de l’étape. Cliquez sur Add column… (Ajouter une colonne…), puis saisissez duration (durée) dans la zone de texte. Sélectionnez Durée de l’étape pour l’ajouter au rapport.
   
8. Dans le volet d’aperçu du rapport, faites défiler jusqu’au bout vers la droite et cliquez sur en regard de l’en-tête de colonne Durée de l’étape. Sélectionnez Résumer, puis désélectionnez Somme.
   
9. Dans le volet d’aperçu du rapport, recherchez la colonne Montant et cliquez sur en regard de l’en-tête de colonne Montant. Sélectionnez Résumer, puis sélectionnez Somme.
   
10. Cliquez ensuite sur Ajouter un groupe juste en dessous de GROUPER LES LIGNES. Saisissez owner (propriétaire) dans la zone de texte, puis sélectionnez Opportunity Owner (Propriétaire de l’opportunité) pour grouper le rapport.
    
11. Ajoutez un deuxième groupe en cliquant sur Ajouter un groupe juste en dessous de GROUPER LES LIGNES. Saisissez stage (étape) dans la zone de texte, puis sélectionnez Stage (Étape) pour grouper le rapport.
    
12. Cliquez sur Filtres.
    
13. Cliquez sur Date de clôture et mettez à jour l’intervalle de la liste de sélection sur Tout le temps. Cliquez sur Appliquer.
    

Ensuite, nous allons créer des filtres pour le champ Durée de l’étape. Dans cet exemple, nous allons utiliser les seuils de durée d’étapes présentés dans le tableau suivant.

1. Cliquez sur Ajouter un filtre. Saisissez Stage (Étape) dans la zone de texte et sélectionnez cette option.
   
2. Laissez l’opérateur défini sur égal, puis sélectionnez Qualification dans le champ valeur. Cliquez sur Appliquer.
   
3. Cliquez sur Add Filter (Ajouter un filtre) et saisissez Stage (Étape) dans la zone de texte. Sélectionnez Durée de l’étape.
   
4. Définissez l’opérateur de filtre sur supérieur à et saisissez la valeur 30. Cliquez sur Appliquer.
   
5. Répétez les étapes 1 à 4 pour chacune de vos étapes d’opportunité et chacun de vos seuils de remise (voir ci-dessus).
   

Si vous suivez le module dans votre organisation de production, vos noms d’étapes sont peut-être différents de ceux de cet exemple.

Dans le cas de notre exemple ci-dessus, voici le résultat une fois terminé.

Ajoutons maintenant la logique de filtrage personnalisée comme suit.

1. Cliquez sur en regard de Filtres et sélectionnez Ajouter une logique de filtrage.
   
2. Dans la zone de texte Modifier la logique de filtrage, mettez à jour les valeurs par défaut de 1 AND 2 AND 3 AND 4 AND 5 AND 6 AND 7 AND 8 comme suit :
   

(1 AND 2) OR (3 AND 4) OR (5 AND 6)OR (7 AND 8)

1. Cliquez sur Appliquer.
   
2. Cliquez sur Enregistrer et exécuter.
   
3. Nommez le rapport Stuck Opportunities (Opportunités bloquées) et enregistrez-le pour le moment dans votre dossier de rapports privé.
   

L’exemple de logique de filtrage ci-dessus concerne uniquement les cas où il y a quatre valeurs d’étapes d’opportunité différentes. Si vous configurez plus ou moins de valeurs d’étapes, vous devez ajuster la logique de filtrage en conséquence. Le modèle général ci-dessus devrait fonctionner : il vous suffit d’ajouter ou de soustraire d’autres conditions à la logique de filtrage, si nécessaire.

Si vous n’avez qu’un seul seuil de durée d’étape d’opportunité pour toutes les étapes d’opportunité, cette logique de filtre supplémentaire n’est pas nécessaire. Créez simplement un filtre pour une Durée de l’étape supérieure au seuil de votre entreprise.

Ensuite, ajoutons un graphique à ce rapport et visualisons le nombre d’opportunités bloquées par commercial. Procédez comme suit :

1. Le rapport sur les opportunités bloquées ouvert, cliquez sur Modifier.
   
2. Cliquez sur Ajouter un graphique.
   
3. Cliquez sur pour ouvrir les propriétés du graphique. Sélectionnez le type de graphique à Barres empilées.
   
4. Vérifiez que l’axe des X est défini sur Somme des montants et que Empiler par est défini sur étape.
   
5. Cliquez sur pour fermer l’éditeur de graphique.
   
6. Cliquez sur Enregistrer et exécuter.
   

Voici un exemple de graphique créé à partir de ce rapport. Le vôtre peut avoir un aspect différent en fonction des données d’opportunités de l’organisation que vous utilisez et des seuils de durée d’étapes que vous avez configurés.

Sur la base des seuils que nous avons définis, les opportunités bloquées représentent une valeur de 4,5 millions de dollars. Aïe ! Cette équipe commerciale a du travail qui l’attend.

Une fois que vous avez configuré ce rapport de base, examinez-le avec la direction commerciale pour qu’elle vous donne son avis. Les seuils d’étape sont-ils adaptés ? Manque-t-il des éléments ? Tenez compte des remarques de la direction commerciale et modifiez le rapport si nécessaire. Lorsque le rapport est prêt à être déployé, vous devez le déplacer dans un dossier auquel votre équipe commerciale peut accéder. Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Modifier dans le rapport, puis sur  en regard du bouton Enregistrer. Sélectionnez Propriétés.
   
2. Cliquez sur Sélectionner un dossier, puis sélectionnez un nouveau dossier pour enregistrer le rapport sur les opportunités bloquées.  Veillez à sélectionner un dossier auquel votre équipe commerciale peut accéder.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.
   

Ressources

Build a Report in Lightning Experience (article de l’aide Salesforce)

Rapports et tableaux de bord pour Lightning Experience (module Trailhead)