Configuration de votre système et création d'un tableau de bord

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Personnaliser les valeurs du champ de liste de sélection Type d’activité.
• Créer des rapports sur les activités clés et les taux de réussite.
• Ajouter de nouveaux rapports à un tableau de bord.

Déterminer les types de tâches

Il est temps d’analyser les activités clés de vos commerciaux pour conclure des affaires. Nous devons d’abord leur donner un endroit où enregistrer tout ce qu'ils font dans le cadre du processus de vente. 

Nous recommandons de personnaliser le champ de liste de sélection Type dans l’objet activité, de manière à ce que les utilisateurs puissent catégoriser facilement les différentes tâches qu’ils accomplissent au cours du cycle de vente. Par défaut, ce champ comprend des valeurs génériques : Appel, Réunion, E-mail, et Autre. Peut-être que ces quatre valeurs suffisent à votre organisation, mais il est possible aussi que vos commerciaux aient d’autres types d’activité pour conclure des affaires. Il peut notamment s’agir de démonstrations des produits, de présentations à des prospects, de visites de sites, ou d’estimations de projets.

Nous vous suggérons de rencontrer des commerciaux ou des responsables pour identifier les catégories qui fonctionnent pour votre organisation. Restez raisonnable et sélectionnant 5 à 10 catégories qui capturent les types de tâches les plus fréquents. Personne n’aime les listes de sélection interminables, surtout les commerciaux pressés. Gardez en tête la règle du 80/20 quand vous travaillerez avec votre équipe pour déterminer les types d’activités à implémenter dans Salesforce. 

Configuration de la liste de sélection de type d’activité

Une fois que vous avez déterminé les catégories d’activité qui vous conviennent, il est temps de configurez le champ de liste de sélection de type d’activité dans Salesforce. Procédez comme suit :

1. Cliquez sur , puis sélectionnez Configuration.
2. Cliquez sur l'onglet Gestionnaire d'objet.
3. Saisissez tâche dans la case de recherche rapide, puis sélectionnez Tâche dans le tableau.
4. Cliquez sur Champs & Relations.
5. Saisissez type dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Type dans le tableau.
6. Cliquez sur Nouveau.
7. Ajoutez vos nouvelles valeurs dans le champ de texte, avec chaque entrée sur une ligne séparée.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Création d’un rapport sur les activités clés

Maintenant que la liste de sélection Type d'activité a été personnalisée en fonction de votre processus de vente, construisons un rapport qui répartit les différents types d’activités que les commerciaux ont enregistré en fonction des affaires qu’ils ont conclues.

1. Cliquez sur et sélectionnez l’application vente.
2. Cliquez sur Rapports dans la barre de navigation
3. Cliquez sur Nouveau rapport.
4. Saisissez activités avec opportunités dans le champ de texte, et sélectionnez Activités avec opportunités dans la fenêtre modale de type de sélection.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Une fois que l’aperçu du rapport est chargé, cliquez sur Filtres.
7. Cliquez sur Montrez-moi, puis sélectionnez Toutes les activités dans la liste de sélection. Cliquez sur Done.
8. Cliquez sur Date et sélectionnez Date de fermeture , puis cliquez sur Appliquer.
9. Puis saisissez un intervalle approprié aux données du rapport. Dans notre exemple, nous utilisons TF en cours et précédent, mais vous devrez peut-être faire plusieurs essais pour trouver le bon intervalle pour votre implémentation. Cliquez sur Appliquer.
10. Cliquez sur Afficher, puis sélectionnez Activités ouvertes et terminées. Cliquez sur Appliquer.
11. Cliquez sur Ajouter un filtre, puis saisissez étape dans le champ de texte. Sélectionnez le champ Étape d'opportunité.
12. Sélectionnez Fermé gagné dans la liste des valeurs, puis cliquez sur Appliquer.
13. Vos filtres doivent se présenter comme suit.

1. Cliquez sur Plan.
2. Cliquez sur Ajouter un groupe, puis saisissez attribué dans le champ de texte. Sélectionnez Attribué.
3. Ajoutez un groupe de ligne en cliquant sur Ajouter le groupe... et saisissez type dans le champ de texte. Sélectionnez Type.
4. Désélectionnez les sélecteurs en bas correspondants à Rangées détaillées, Sous-totaux, et Total général.
5. Cliquez sur Ajouter un graphique, en haut.
6. Cliquez sur pour afficher les propriétés du graphique.
7. Cliquez sur Colonne empilée.
8. Cliquez sur Exécuter.
9. Si vous ne voyez pas de résultat dans votre rapport, c’est parce qu’aucune activité ne correspond aux critères de filtrage. Trouvez une opportunité à l'étape Fermé gagné, créez une nouvelle tâche depuis la page de détail de l’opportunité, puis réexécutez le rapport.
10. Si le rapport vous convient, cliquez sur Enregistrer.
11. Intitulez le rapport Rapport sur les activités clés, et sélectionnez un emplacement auquel vos commerciaux peuvent accéder pour enregistrer le nouveau rapport.

Création d'un rapport sur le taux de réussite

Dans ce second rapport, vous apprendrez comment calculer les pourcentages d’opportunités gagnées pour chaque commercial. Ainsi vous verrez qui est vraiment efficace pour conclure des affaires.

1. Cliquez sur Rapports dans la barre de navigation
2. Cliquez sur Nouveau rapport.
3. Saisissez opportunités dans le champ de texte, puis cliquez sur Opportunités dans la fenêtre de type de rapport.

1. Cliquez sur Continuer.
2. Une fois que l’aperçu du rapport est chargé, cliquez sur Plan.
3. Saisissez propriétaire dans le champ de texte sous Regrouper les lignes, et sélectionnez Propriétaire de l’opportunité.

1. Cliquez sur Filtres.
2. Cliquez sur Montrez-moi et sélectionnez Toutes les opportunités.
3. Cliquez sur Date de clôture et sélectionnez un intervalle adapté. Recommandé : TC actuel et précédent pour commencer. Cliquez sur Appliquer.
4. Cliquez sur Statut de l’opportunité et sélectionnez Fermé dans la liste de sélection de statut de l’opportunité. Cliquez sur Appliquer.
5. Cliquez sur Plan, puis cliquez sur en regard de la colonne, et sélectionnez Ajouter une colonne de formule récapitulative.
6. Saisissez Taux de réussite dans le champ de texte Nom de la colonne.
7. Copiez et collez la ligne suivante dans le champ de texte Formule : WON:SUM/RowCount
8. Cliquez sur Vérifier la syntaxe. Si tout va bien, le bouton Vérifier la syntaxe sera remplacé par une case à cocher verte et le mot Valide, comme sur l’image.

1. Cliquez sur Format.
2. Sélectionnez Pourcentage dans la liste de sélection Formater comme, et sélectionnez 1 pour Décimales.
3. Assurez-vous que Toutes les valeurs récapitulatives est sélectionné, puis cliquez sur Appliquer.
4. Cliquez sur Ajouter le graphique.
5. Cliquez sur pour afficher les propriétés du graphique.
6. Pour Afficher comme, sélectionnez Colonne.
7. Saisissez Taux de réussite d'opportunités comme titre de graphique.
8. Sélectionnez Taux de réussite comme valeur d’axe Y.
9. Cliquez sur Exécuter pour afficher les résultats complets.
10. Si le rapport vous convient, cliquez sur Enregistrer.
11. Intitulez le rapport Taux de réussite d’opportunité et enregistrez-le dans le dossier approprié. Nous vous recommandons de sélectionner un dossier auquel votre équipe commerciale peut accéder.

Création d'un tableau de bord

Séparément, ces deux nouveaux rapports sont déjà très bien, mais les afficher côte à côte permet vraiment de découvrir des informations intéressantes sur vos commerciaux les plus performants. Voici comment faire. Dans notre exemple, nous commençons avec un nouveau tableau de bord, mais vous pouvez ajouter facilement ces deux nouveaux composants à des tableaux de bord existants pour votre équipe commerciale.

1. Cliquez sur l'onglet Tableaux de bord dans la barre de navigation.
2. Cliquez sur Nouveau tableau de bord.
3. Intitulez le tableau de bord Tableau de bord Activités de vente clés et enregistrez-le dans un dossier auquel vos vendeurs ont accès.
4. Cliquez sur Créer.
5. Cliquez sur + Composant.
6. Sélectionnez le rapport Activités clés que vous avez créé auparavant.
7. Sélectionnez le type de graphique en barres empilées, puis cliquez sur Ajouter.
8. Cliquez sur + Composant.
9. Sélectionnez le rapport Taux de réussite des opportunités que vous avez créé auparavant.
10. Dans Afficher en tant que, sélectionnez le type de tableau Lightning.
11. Saisissez Propriétaire de l’opportunité dans la zone de texte Groupes et sélectionnez Propriétaire de l’opportunité.
12. Saisissez Taux de réussite dans la zone de texte Colonne de mesure et sélectionnez Taux de réussite.
13. Cliquez sur l’icône en forme d’œil dans Nombre d’enregistrements.
14. Sélectionnez la case à cocher Ajouter une sélection conditionnelle et saisissez des valeurs de seuil correspondant à votre organisation. Dans notre exemple, nous avons entré 50 et 75 comme intervalles pour les segments.
15. Cliquez sur Ajouter.
16. Utilisez les poignées sur les nouveaux éléments du tableau de bord pour redimensionner et organiser les éléments de manière visuellement intéressante.
17. Si tout va bien, cliquez sur Enregistrer. Puis cliquez sur Terminé.

Ressources

Add or Edit Picklist Values (article de l’aide Salesforce)

Build a Report in Lightning Experience (article de l’aide Salesforce)

Build a Lightning Experience Dashboard (article de l’aide Salesforce)